Guardar los documentos utilizados en la organizacion.
Integrantes :
Perez Delgado Zuri Aimilet
actividad de la pagina 182 a la 200
Gestion de documentos de los Recursos Humanos
Aplica el proceso para guardar los expedientes en el mueble de archivo.
Como ya sabes, la organizacion no puede funcionar sin los Recursos Humanos(RR.HH.).Las personas son el elemento vital de las empresas. Pero el Departamento de RR.HH.debe asegurarse de que estan haciendo todo lo indispensable para reclutar y retener a los mejores empleados ,garantizando al mismo tiempo su trabajo normal ,teniendo presentes las regulaciones y requisitos necesarios. La gestion nde los documentos optimiza los procesos de administracion de recursos humanos.
Gestion de archivos fisicos tradicionales.
Gestion de archivos fisicos tradicionales
La gestionm de archivos involucra diferentes disciplinas o capacidades y puede recurrira una variedad de formas de experiencia .Los archivos deben ser identificados ,registrados y almacenados. En algunos casos se requiere una manipulacion mas cuidadosa.
Gestion de archivos electronicos.
Los principios generales de la gestion de documentos se aplican a los archivos en cualquier formato. Los archivos digitales, sin embargo,plantean problemas especificos. Es mas dificil garantizar que el contenido, contexto y estructura de los archivos esta preservado y protegido cuando los archivos ni tienen una existencia fisica .
El resguardo de informacion en lo medios digitales.
Es el almacenamiento de datos que se encuentran en kla ciomputadora en algun medio secundario, esta actividad es una tarea de vgran importancia debido a que permite tener cierta proteccion de nuestra informacion ;ya que en cualquier momento puede haber algun problema inesperado ,como , por ejemplo :fallas electricas, errores de hardware y software ,virus informaticos ,borrado por omision ,desastres naturales ,incendios ,etc. Se debe determinar la informacion a respaldar .
- Medios de almacenamiento :Segun la cantidad de informacion haydiferentes medios de almacenamiento:ópticos ,cinta magnetica, discos duros, discos CD y DVD ROM ,etc.
Esta tarea es de utilidad para ahorrar espacio de respaldos y por que almacena mas archivos en cada resguardo.Para esto ,existen software libre y comercial que realiza estas tareas ;los mas comunes : Winzip, Winrar, entre otros.
- Periocidad de los respaldos: Depende de la importancia y el ciclon de actualizacion de la infomacion de la empresa.
- Tipos de respaldos: Puede ser de parte de la informacion o respaldo completo en el cual se realiza una copia exacta de toda la informacion.
- Pruebas de restauracion: Se debe verificar cada determinado tiempo la informacion que se resguardo , con el objetivo de ver que el medio en que se almaceno ,esta en condiciones optimas para una posible retauracion ,asi como tambien verificar los dispositivos en donde fue grabada.
Comprension de la informacion.
Identificacion de los archivos
Si un articulo se presenta como un registro legal que debe ser auntenticado ,los expertos forenses pueden tener que examinar un documento o artefacto para determinar que no es una falsificacion ,y que cualquier daño ,alteracion ,o contenido faltante esta documentado.
Las Metas ambientales para guardar los archivos incluyen:
- Entorno resistente al fuego.
- Area libre de posibles inundaciones o daños por agua.
- Zona libre de insectos ,roedores ,moho u hongos.
- Area con temperatura y humendad constante.
- Zona poca y controlada .
- Area asegurada.
- Zona accesible.
- Aera de procesamiento independiente
- Area de almacenamiento.
- Area para el trabajo administrativo.
Principios basicos para la organizacion de los archivos de la oficina .
- Cada seccion/unidad deba mantener su archivo de gestion correctamente organizadovmediante la informacion de expedientes y series documentales, de acuerdo con criterios de archivisticos previamente establecidos.
- Cada seccion/unidad debe tener un responsable ,al menos , de su archivo de gestion.
- El primer paso a seguir en la organizacion del archivo de oficina es el de separar los documentos de apoyo informativo de la documentacion propiamente archivistica .
- El segundo paso es clasificarlos segun el sistema de gestion elegida en la organizacion.
Clasificación de archivos
Clasificar es la actividad de ordenar y disponer por categoria los documentos que se van a archivar.
clasificacion de archivos
Sistemas de clasificacion de archivos
un sistema de esta tipon es el conjunto de normas cuya aplicacion permite el adecuado ordenamiento y conservacion de documentos a fin de poder localizarlos con rapidez.
Existen diferentes tipos de sistemas de archivo
- Sistema alfabetico :se ordenan las hojas segun la letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento,los nombres seclasifican alfabeticamente por apellidon ordenandololetra por letra ,se puede comprobar que es muy sencilloy facil de usar para los archivos pequeños .
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- Sistema nuemerico :Se utiliza para ordenar documentos (facturas pedidos etc )o expedientes
- Sistema alfa-numerico: combina el sistema alfabetico y el sistema numericon se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta el finaly los materiales archivados , segun el numero de cada letra pueden tener una relacion correlativa secundaria de acuerdo a la fecha de entrada ,el sistema es facil de establecer y permite un buen control de la colocacion correcta de los documentos archivados .
- Sistema cronologico : Ordena los documentos teniendo en cuenta la fecha de emision o la fecha de recepcion
- Sistema de ordenacion onomastica :Sigue el criterio alfabetico pero se ordenan :primer apellido segundo apellido y nombres sin tener en cuenta las particulas del la el de la etc que preceden algunos apellidos .
sistema numerico
sistema geografico
Se ordena de acuerdo con los lugares geograficos asociados a la misma :domiciliolugar de emision destino etc implica varias clasificaciones sucesivas :region o zona geografica comunidad autonoma provincia localidad incluso calle ,en cada bloque geografico se utilizan el orden alfabetico se usa para clasificar la correspondencia
- Sistema de archivo por asunto : se agrupan los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cadsa uno de ellos.
Y otros sistemas :
- Sistema numerico terminal.
- Sistema numerico en serie.
- Sistema decimal numerico en codigo .
El cuadro general de clasificacion archivistica (CGCA)es el instrumento tecnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependenciao entidad . Este documento con tiene los dsatos esenciales claves y niveles en que se apoya la organizacion del archivo.
Las finalidades de contar con un CGCA en los archivos de tramite son:
- Ordenar los documentos dentro del espacio fisico que ocuparan pra su conservacion temporal.
- Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de manera logicacon otros documentos mediante el lenguaje clasificatorio.
- Facilitar la localizacion de cada expediente o documentos para su eficaz control y manejo.
Cuadro general de clasificacion archivistica
la clasificacion de los expedientes de los trabajadores depende el tamaño de la empresa
- Empresas pequeñas :La forma mas sencilla consiste e ordenar los expedientes alfabeticamente .Tambien se puede ordenar por categoriasprofesionales y dentro de cada categoria alfabeticamente por los apellidos y los nombes de los trabajadores
- Empresas grandes :Es en el departamento de personal donde se gestionaran y guardaran los expedientes personales de los trabajadores .
los expedientes se ordenaran alfabeticamente y por departamentos dentro de cada departamento por categorias profesionales y dentro de cada categoria alfabeticamente por apellidos y nombres de los trabajadores.
Los expedientes deben estar actualizados constantemente cda vez que se produzca cualquier variacion esta debe ser anotadaen el expediente junto al documento preciso.