Gob corporativo

Gobierno corporativo y políticas de información

• Practicas formales que involucran las politicas de información
• Imprescindible para la toma de decisiones
• Fomenta la transparencia
• Evita el fraude empresarial

Normativa

• Código de Comercio:

331 (Publicacion de la memoria)

446 (Información pública necesaria)

• Resolución Administrativa RA/AEMP/N° 142/2011

Reporte anual de gobierno corporativo

Artículo 1 (Objeto)

Regular la gestión, control, administración, divulgación, posesión, supresión y modificación de la información que sea generada por la sociedad Las Moras del Norte S.A. por parte de los accionistas, miembros del directorio, gerentes, trabajadores y cualquier otro tipo de persona de interés que tenga vinculación alguna con la sociedad ya sea de manera directa o indirecta. Asímismo, el presente reglamento procura que toda la información generada por la sociedad Las Moras del Norte S.A. sea brindada de manera suficiente, directa, veraz y oportuna para la efectiva toma de decisiones y el cumplimiento de las responsabilidades legales, tributarias y de cualquier otra índole.

Artículo 2 (Principios)

• Confidencialidad.- Se establece como obligación de cada parte interesada en la sociedad la consideración y evaluación del tipo de información que posea y resguarde conforme a los lineamientos específicos establecidos en el presente reglamento, así como los establecidos en su manual de funciones con el fin de que estos sean protegidos y gestionados con confidencialidad. La inobservancia de las disposiciones que se establezcan conforme a este principio acarreará responsabilidades.

• Comunicación.- En atención a la transparencia y al acceso a la información, así como a la privacidad se prevé y establece mecanismos específicos de la difusión y flujo de la información.

Artículo 2 (Principios)

Ética.- Por el cual, se establece y promueve las conductas de las distintas partes de interés de la sociedad con respecto a la información responderán únicamente a los fines que esta establezca, así como a los objetivos, valores, misión y visión entabladas por Las Moras del Norte S.A.

Formalidad.- Establece el cumplimiento efectivo de los requisitos y procedimientos establecidos para el flujo de la información en todos sus niveles y para todas las personas interesadas en la sociedad asegura la transparencia, la confidencialidad y la veracidad de la misma.

Artículo 2 (Principios)

Responsabilidad.- Este principio se refiere a que los agentes que conozcan de información que sea delicada o privilegiada, o que pueda afectar en alguna manera a la sociedad van a ser responsables de su uso y manejo, por lo cual tendrán responsabilidad de cualquier conflicto que se pueda suscitar.

Seguridad.- Se establece que sin afectar el principio de transparencia de la información, la misma tendrá un flujo que dependerá de la condición de su receptor, estableciendo al efecto mecanismos de seguridad que deberán tener en cuenta el receptor, el tipo de información, la publicidad, la confidencialidad y la finalidad de la misma.

Artículo 2 (Principios)

Transparencia.- En el ámbito del gobierno corporativo se deberá asegurar, certificar, proteger, afianzar la divulgación y revelación pertinente y exacta de la información, además de las inherentes de todas las cuestiones materiales relativas a la sociedad, a los procesos y acciones, reglas, planes, incluida la situación financiera, los resultados, la titularidad y el gobierno de la sociedad.

Artículo 3 (Alcance)

Se tendrá alcance en sus efectos a los accionistas, miembros del directorio, los gerentes o administrativos designados por la sociedad o que hayan ejercido dichas funciones, todo el personal en todos los niveles que se encuentre ejerciendo algún cargo o función o que lo hayan ejercido y tengan conocimiento de información privada o confidencial, los postulantes a algún cargo que hayan tenido acceso a información privada o pública en la sociedad o de la sociedad, los estudiantes universitarios que se encuentren realizando pasantías dentro de la sociedad y a causa de esto tengan acceso a la información, cualquier otra persona que se encuentre ligada de manera directa o indirecta con Las Moras del Norte S.A.

Artículo 4 (Justificación)

Este Reglamento como función asegurar la continuidad de la sociedad y reducir al mínimo el riesgo de daño mediante el acceso de información, así como reducir los daños potenciales de su inadecuado uso y son desarrollados con el fin de garantizar que las futuras decisiones se basen en preservar la confidencialidad, integridad de la sociedad.

Artículo 5 (Definiciones)

• Contrato. - Se entenderá por contrato a todos los documentos que sean emitidos por el área legal y vinculan jurídicamente a cualquier persona jurídica o natural a la sociedad. 

• Derecho a la información.- El acceso a la información se reconoce como un derecho a quienes están legitimados para solicitar y recibir en función a las características de su cargo y funciones, de manera completa, oportuna, adecuada y veraz de la sociedad.

• Directorio. - Comisión encargada de toma de decisiones y control dentro de una sociedad específica en busca de diferentes objetivos. 

• Información. - Es el conjunto sistemático de datos que posee una determinada área de conocimiento.

• Informes contables. - Son reportes para dar a conocer la situación económica, financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado

Artículo 5 (Definiciones)

Información digital. - Conjunto de conocimiento sistemático que se transfiere o comunica por medio virtual o cualquier medio análogo.

Información escrita. - Conjunto de conocimiento sistemático que se transfiere por medios físicos de forma textual.

Información externa o pública. - Conjunto de conocimiento sistemático de contenido apto para ser divulgado o manifestado a externos.

Información interna. - Conjunto de conocimiento sistemático de contenido exclusivo apto para funciones específicas dentro de la sociedad que se comunica de forma privada entre los interesados de acuerdo a las funciones que desarrollen.

Información verbal. - Conjunto de conocimiento sistemático que se transfiere o comunica de forma oral. 

Artículo 5 (Definiciones)

Gobierno corporativo. - Conjunto de prácticas o procedimiento que rigen las relaciones entre los directivos y todos aquellos que invierten en los recursos de la sociedad, principalmente accionistas y acreedores, y busca brindar protección adecuada a los derechos de los accionistas, garantizar la calidad y oportunidad de la información que revela la sociedad, entre otros.

Manual de funciones. -  Es la definición de la estructura organizativa de la sociedad; describe los diferentes puestos de trabajo y normas y protocolos de coordinación entre estos puestos.

Organigrama. - Representación gráfica de la estructura organizacional y distributiva de una determinada sociedad mediante los vínculos relacionales.

Partes interesadas. - Se hace referencia a cualquier individuo, organización, o grupo que tienen una obligación, derecho o beneficio ya sea en común o no dentro de una relación jurídica.

Personal. - Conjunto de personas que realizan actividades laborales en la sociedad bajo un contrato laboral realizado por el área habilitada al efecto.

Artículo 7 (Deber de confidencialidad)

Se debe tener confidencialidad en:

1.- Información y comunicación: Las personas físicas con motivo a su trabajo, empleo, cargo o desempeño, sea gerencial, una dirección y/o jefatura, o aquellos en un grado o nivel administrativo; y en función a su puesto laboral que tengan acceso información considerada confidencial deberá mantenerla y gestionarla teniendo la observancia pertinente, además de dar el tratamiento respectivo en razón al tipo de información, cumpliendo los procesos correspondientes para ello.

2.- Contrato de confidencialidad: como consecuencia del deber de confidencialidad, detallado anteriormente y a fines de proteger los intereses de la sociedad Moras del Norte S.A  se les impondrá la obligación de guardar reserva mediante un contrato de confidencialidad para salvaguardar el rédito de la sociedad respecto a limitar el acceso a la información confidencial, a quienes ejerzan especialmente funciones gerenciales, direcciones, jefaturas o en aquellas que así se consideren prudentes y necesarias.

3.- Resarcimiento daños y perjuicios: El incumplidor de las obligaciones derivadas del contrato confidencial quedará sujeto a la indemnización, reparación  de daños y perjuicios por incumplimiento contractual. De igual proceder se considerará a quienes incurran con negligencia o morosidad en el cumplimiento de sus funciones concernientes al cargo que desempeñan.

Artículo 8 (Tipos de información)

Los tipos de información que se considera, para el presente documento de políticas de manejo de información, son: 

a) Reserva Total

b) Información Interna

c) Información Externa

El acceso a la información que emane y sea de pertenencia o manejo de la sociedad debe aplicarse a todo el personal y Directorio o Junta de Accionistas, como a los estudiantes que se encuentren como pasantes estudiantiles para precautelar los intereses de la sociedad y todas las personas vinculadas con la sociedad de manera actual o pasada. 

Reserva total

Se considera información de reserva total a información privilegiada e información confidencial.

1.-Información privilegiada.- Se considera información privilegiada a la información estratégica de la sociedad, planes de inversiones a realizar, futuras adquisiciones de bienes, del know how, de las mejores, manejo interno y pretensiones sobre la sociedad, entre otras; y a toda información que emane de los actos y documentos de las reuniones de directorio, de la junta de accionistas o de las decisiones de los altos cargos gerenciales de la sociedad.

Reserva total

2.-Informacion confidencial.-

Se considera información confidencial a toda información y documentos que pertenecen a la sociedad, a su representación, constitución, conformación y funcionamiento, misma a la que tenga acceso el personal de la sociedad para realizar actos en cumplimiento de su manual de funciones. Esa se clasifica en: 

A.- Información funcional de estructura de la sociedad y el know how que se maneja

B.-Información que emanen de niveles jerárquicos de gerencias, subgerencias y jefaturas de la sociedad

C.-Información estratégica y de cumplimiento de metas y objetivos a mediano y largo plazo de la sociedad

D.-Información del mercado de valores, la participación y actuación de la sociedad

E.-Información legal del área laboral y contractual, además de los libros de actas entre otros de la misma condición

F.-Información correspondiente al área de recursos humanos como las listas de dependientes, planillas de sueldos, documentos de vinculación a seguridad social a corto y largo plazo del personal, cuentas bancarias de uso de la sociedad y de las remuneraciones. 

g.-Información comercial y cartera de clientes, proveedores y servicios tercerizados

H.-Información correspondiente al área de publicidad y las estrategias planteadas, la planificación, manejo e investigación de mercados y de los nichos objetivo.

I.-Información correspondiente al área de finanza sobre los costos, inversiones, gastos, pérdidas y utilidades. Además, información correspondiente a contabilidad, finanzas internas, acciones dentro el mercado de valores, cuentas bancarias y de las cuentas por pagar y cobrar si corresponde. 

J.- Información correspondiente a los procesos de propiedad intelectual concerniente a las recetas, y procesos gastronómicos registrados y creados por la sociedad 

K.-Información concerniente a los datos de los huéspedes registrados dentro de la sociedad. 

INFORMACION INTERNA.-

Se considera información interna a toda a las que el personal tenga acceso y sean utilizados con fines de cumplir el manual de funciones dentro las áreas y cargos designados, mismas que son limitadas al público general, estas son: 

1. Información sobre la estructura y funcionamiento de la sociedad

2. Información que contenga manual de funciones y los objetivos a corto plazo, así también las formas de evaluación del desempeño de cada cargo 

3. Información sobre las decisiones, por áreas, para el cumplimiento de los objetivos, con el visto bueno y aprobación de las áreas correspondientes. 

Demás información que no se encuentre detallada como confidencial

Artículo 11 (Información Externa)

Considera un estándar de control el cual procesa y unifica un conjunto de información y datos de la sociedad, procedente de fuentes externas y/o internas, difundiendo información necesaria de manera general destinada a quienes son parte de la sociedad, como a la sociedad en general, así como también al organismo fiscalizadores y reguladores que realizan mediante sus órganos el seguimiento correspondiente, igualmente a grupos de interés externos relacionado a la entidad.

Directorio;

Administración y representación legal;

Distribución de acciones;

Política de Dividendos;

Actividades Financieras;

Reporte legal;

Estados Financieros.

Se considera información externa lo estipulado también en el Art. 446 Código de Comercio: La memoria anual de las sociedades por acciones; 2) el balance condensado y estado resumido de resultados; 3) los dividendos acordados, y 4) la composición del directorio, representantes legales, personal ejecutivo y demás funcionarios.

Asimismo, la memoria anual se publicará previa aprobación de la junta de accionistas dentro de los 6 meses al cierre de cada gestión y deberá contener lo siguiente:

Artículo 12 (Canales de información)

Se considera canales y formas de comunicación:

1. Verbal:

Entre dos o más personas donde se pueda dar a conocer información externa de la sociedad, información de nivel de importancia bajo o para las actividades cotidianas de las funciones de cargos dentro la empresa.

mas.

3. Escrita:

Canal de información utilizado para solicitar y dar a conocer información interna y de reserva total con datos y documentos no digitalizados. Este canal se utiliza mediante carta de solicitud dirigido al inmediato superior del área que necesita, especificando el uso y el responsable de la obtención de información. Esta información se da en los niveles subgerenciales a gerenciales.

Para la información externa se utiliza medios de prensa y publicidad, mismas que deben ser informadas al inmediato superior y planificadas en cuanto a la publicación y contenido de las mismas

2. Digital:

Información que se solicita y se da a conocer mediante correo electrónico institucional. Se utiliza este canal de información para la información de carácter externo, interno y datos confidenciales para el desarrollo de las actividades y funciones de la empresa. Para la información confidencial se utiliza correo electrónico encriptado entre las partes, teniendo conocimiento el inmediato superior de la solicitud, destino de uso y nombre de quien maneja la misma. Esta información se da en los niveles de jefatura a subgerencia y gerencias. Para la información confidencial se da entre gerencias, gerencia general y la junta de accionistas.

La información que se transmita a través de otros sistemas físicos que almacene información digital como discos o memorias USB también es válido para información interna y externa, para su uso dentro la empresa y

Artículo 13 (Manejo de Documentos).

El manejo de los documentos se realizará por parte de los trabajadores u operarios de las distintas áreas de la sociedad, misma que deberá ser suministrada a la brevedad posible a aquellos que sean los encargados en los departamentos específicos que lleguen a componer la sociedad, la responsabilidad sobre el manejo de estos documentos recae plenamente en el personal que conozca sobre esta información y que tenga en su poder. Así mismo, recae también en el encargado del área. la información deberá estar registrada, escaneada (en caso de ser física) y guardada en los servidores de la sociedad. Para poder ingresar a esta base de datos para su revisión o manipulación se deberá hacerlo por medio de un código que será entregado a los encargados por parte del departamento sistemas a aquel encargado del departamento, por motivos de control y seguridad.

En el caso de que contengan información que sea de tipo de reserva total y ponga en riesgo el bienestar de la sociedad, se debe realizar el procedimiento mencionado precedentemente y además de ello contar con la respectiva aceptación de los altos cargos de la sociedad. Este procedimiento deberá ser repetido con aquellos documentos que se lleguen a relacionar con informes, actas y demás antecedentes que tuviesen relación con aquellos acuerdo que fueron tomados en cuenta en las juntas generales que se llevaron a cabo.

Artículo 14 (Procedimiento de acceso a la información)

2. Revelación o divulgación de información solicitada.

a. La sección correspondiente gestionará y emitirá respuesta a la solicitud de información de acuerdo a los lineamientos desarrollados mediante el siguiente procedimiento estandarizado:

Recepción de solicitud, registro de solicitudes, admisibilidad, elaboración de respuesta, revisión de contenido, aprobación, envío y registro de respuesta.

3. Garantía de acceso a la información:

La alta gerencia se considera como máximas autoridades y a ellas se deben asegurar el acceso íntegro de la información referente a la sociedad

1. Proceso de revelación de información: De acuerdo al derecho a la información y al principio V de divulgación de datos y transparencia de la OCDE. se deberá cumplir con el ciclo respectivo cumpliendo los procedimientos formales detallados a continuación:

a. Identificación de la parte interesada vinculada a la sociedad

b. Solicitud de acceso a un tipo de información:

Deberá hacerse por medio escrito o por sitios electrónicos, la cual contendrá: Nombre y apellidos, dirección. identificación de qué información está solicitando, su firma y la identificación de la sección a la que pertenece.

c. Si la solicitud no reúne los requisitos, se pedirá al solicitante que en un plazo de 2 días hábiles subsane la falta, caso contrario se la considera como no presentada.

d. Si el área a que se dirige la solicitud no es competente, enviará la solicitud a la autoridad que corresponda.

e. La sección a quien se solicitó información tiene máximo 5 días hábiles para responder.

f. La sección a quien se solicitó información puede entregar la información solicitada o denegarla. Si es denegada, la persona afectada puede solicitar al Consejo para la Transparencia y revisar el caso.

Artículo 15 (Clasificación y erradicación de la información)

1. Fases del ciclo de vida de la información:

a. Obtención (recolección): es la parte inicial del proceso de administración de la información, ya que mediante esta operación se consiguen, recolectan y adquieren datos estratégicos para el manejo y gestión de la sociedad.

b. Transferencia (transmisión): es la transmisión de la información o datos a través de canales de comunicación, la misma que puede ser realizada física como digitalmente. que está gestionada mediante sistemas de información integral que contempla procesos operativos entre otros necesarios para su diligencia.

c. Procesamiento: Cualquier acción que habitualmente manipula información que posteriormente puede transformarla según los requerimientos y necesidades de la sociedad, llegando a ser útiles para cada determinada función o cargo. Que tendrá como fin la toma de decisiones.

d. Almacenamiento (retención) Se la podrá concretar mediante sistemas adecuados y eficientes para la custodia respectiva, además de contar con uno específico de acuerdo al nivel o sector de la sociedad.

e. Eliminación/Destrucción: con el fin de proteger los intereses de la sociedad y quienes son parte de ella, se aplicarán las operaciones pertinentes a la eliminación de información o datos generados o producidos de la gestión empresarial de la sociedad.

2. Sanitización y destrucción de la información: Es el proceso el cual se selecciona y/o quita información considerada delicada, reservada o confidencial de un medio ya sea físico o digital, ya sea con el objeto de desclasí ficarlo, reutilizar o destruir el medio en el cual se encuentra, dicho proceso considera dos etapas:

a. Pre- Sanitización de la Información:

i. categorización de confidencialidad: Baja, moderada, alta.

ii. Descripción de la Sanitización:

1. decidir

2. limpiar

3. destruir

b. Post- Sanitización de la Información:

i. Verificación: El realizar el proceso de desinfección y eliminación de la información seleccionada es un paso esencial para mantener la confidencialidad, por ello consiguientemente se procederá a la otorgación de la documentación respectiva, que corresponde al siguiente punto.

ii. Certificación: Una certificación será una constancia de la acción realizada, la cual da por reconocido y avalado además de legítimo el fiel cumplimiento de todo el proceso de Sanitización efectuado en las operaciones realizadas para su fin.

Artículo 16 (Reserva total).

Los siguientes documentos son aquellos que requieren una reserva total de información:

• Documentos contables 
• Documentos de juntas y actas
• Documentos marketing y publicidad
• Documentos conteniendo el know how de los procedimientos que se llevan a cabo 
• Documentos con la base de datos de clientes proveedores o cualquier grupo de interés 
• Documentos y recibos de transacciones financieras 
• Documentos  relacionados con la cotización en bolsa de la sociedad
• Documentos de la identidad de huéspedes y clientes

Artículo 17 (Clasificación de Información interna)

La información interna debe ser manejada con la debida diligencia, documentación interna comprende:

• Documentación sobre el manual de funciones y objetivos. 
• Documentos que contengan estados contables.
• Documentación que contenga estructura y funcionamiento de las distintas áreas de la sociedad.
• Documentación que contenga la cartera de clientes.
• Documentación que avala las decisiones del directorio.
• Documentación que estipule los lineamientos estratégicos

Artículo 18 (Clasificación de Información externa)

La información externa debe ser manejada con la debida diligencia, documentación interna comprende:

• Documentos de auditoría o fiscalización externa. 
• Documentos que contengan recomendaciones de alguna autoridad.
• Documentos revelando índices de crecimiento. 

• Pedir y tener información sustantiva de forma puntual y periódica y acceder a los siguientes puntos:

Reporte anual de los estados financieros

Reporte anual de la situación legal de la sociedad

Reporte anual de gobierno corporativo

Reporte anual de estancia y criterios de calidad

Informe financiero mensual

Informe mensual de estancia y criterios de calidad

Informe mensual de logro de objetivos

Además el accionista tiene derecho de pedir cualquier documento que vea necesario a fin de evaluar el desarrollo de la sociedad en aspectos legales y financieros.

Reportes a entregar

• Reporte anual de los estados financieros
• Reporte anual de la situación legal de la sociedad
• Reporte anual de gobierno corporativo
• Reporte anual de estancia y criterios de calidad