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ELEMENTOS DE UN PLAN DE OPERACIONES

El diagrama de flujo de procesos constituye una herramienta para el análisis y la

planificación de las operaciones que se tienen que efectuar en las organizaciones

para su adecuado funcionamiento.

Los símbolos proporcionan una mejor visualización del funcionamiento del proceso, ayudando en su entendimiento y haciendo la descripción del proceso más visual e intuitivo.

En la gestión de procesos, la herramienta tiene como objetivo garantizar la calidad y aumentar la productividad de los trabajadores. Esto sucede pues la documentación del flujo de las actividades hace posible realizar mejoras y aclara mejor el propio flujo de trabajo.

DIAGRAMA

DE FLUJO DE PROCESOS

APLICACIONES

Aplicaciones del Diagrama de Flujo

Entre las ventajas de utilizar el diagrama de flujo estan:

• Mejora la comprensión del proceso de trabajo.

• Muestra los pasos necesarios para la realización del trabajo.

• Crea normas estándar para la ejecución de los procesos.

• Demuestra la secuencia e interacción entre las actividades / proyectos.

• Puede ser utilizado para encontrar fallas en el proceso.

• Se puede utilizar como fuente de información para el análisis crítico.

• Facilita la consulta en caso de dudas sobre el proceso.

Símbolos del Diagrama de Flujo

Para facilitar el entendimiento y análisis del proceso, el diagrama utiliza una serie de símbolos para representar las acciones y momentos del proceso.

No es obligatorio el uso de todos los símbolos, debiéndose utilizarlos de acuerdo con las necesidades de las actividades mapeadas. En general, se puede decir que los símbolos de inicio o fin del proceso y de toma de decisiones son los más utilizados.

SIMBOLOS

Tipos de Diagrama de Flujo

Existen varios tipos de diagramas que deben ser utilizados en diferentes contextos, entre ellos destacan:

TIPOS

DE DIAGRAMAS

Ejemplo de Diagrama de Flujo

EJEMPLO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PASOS PARA REALIZAR UN MANUAL

MANUAL

DE

PROCEDIMIENTOS

Es un documento que contiene todas las actividades que deben realizarse en un área organizacional o en un puesto específico.

Se distinguen por ser claros y concisos, ya que detallan cómo debe efectuarse cada actividad en la organización para el logro de un objetivo.

Expresa por escrito cuáles son los pasos que se deben seguir para el logro de los objetivos organizacionales, del mismo modo describe el cómo se hace cada paso. Ayuda a tener claro quién es el responsable de cada tarea, y cómo es que las acciones de todos los elementos que conforman la empresa se articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas.

PASOS PARA REALIZAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El primer debes realizar una introducción e identificar el objetivo de las áreas en las que se piensa aplicar el manual. Para ello debes aclarar quienes serán los responsables en cada área para implementarlo. Debemos tambien:

1. DEFINE EL CONTENIDO

1. Saber cuales son las politicas bajo las cuales se aplicara este procedimiento

2. Saber cuales son las descripciones de las operaciones que quieres aclarar

3. Identificar cuales son los formatos que se tienen que utilizar en cada area

4. Realizar un diagrama de flujo para ejemplificarlo

5. Cuida la terminologia que utilizas para cada area

6. Analiza la evaluacion de desempeño y aplicacion

Se necesita documentar, de manera lógica, cada detalle operativo de las áreas, para ello se recomienda realizar un estudio preliminar de cada una. Para ello necesitas:

2. RECOPILACION DE INFORMACION

1. Elaborar un inventario de procedimientos

2. Integrar la informacion a traves de analisis, graficar cuando se necesite y detallar la informacion

3. Realizar una revision de objetivos, politicas y areas responsables

Es hora de comenzar a hacerlo, cuida que su estructura sea limpia y con una redacción legible y lógica para aquél que lo lea. También es importante cuidar la ortografía y los siguientes detalles.

3. ESTRUCTURAR EL MANUAL

1. Portada del manual

2.Nombre de la empresa

3. Logotipo de la empresa

4. Un indice de contenidos

5. Una version impresa y una digital

Una vez que lo hayas realizado, el objetivo primordial será difundir su existencia. Debes trabajar tu estrategia de comunicación para que cada trabajador esté enterado de ello y también dar las herramientas para su fácil acceso.

Estos manuales deben contar con lugar y fecha de la elaboración, así como los responsables de su realización y aquellos que lo autorizan. También es importante cuidar los formatos en los que se presentan para cada área y que la información sea clara para cada persona que pueda tener acceso a ella.

4. COMUNICALO

EJEMPLO

El emplazamiento se refiere, a la localización geográfica del

negocio

El lugar donde emplazar la empresa es una decisión con gran repercusión en la vida y funcionamiento de la misma. En numerosas ocasiones la decisión se toma en función del precio y de uno o dos factores, como afluencia y accesibilidad, pero existen otras cuestiones que también son relevantes, que analizaremos a continuación:

EMPLAZAMIENTO

DE

NEGOCIO

CUESTIONES ADMINISTRATIVAS

Cuestiones administrativas

Es necesario conocer las regulaciones tanto estatales como municipales o de la localidad en materia de creacion de empresas, en ellos se indican las actividades que se pueden desarrollar en cada zona y los requisitos que han de cumplir los locales para dichas actividades.

Si la actividad a desarrollar por la empresa está calificada como molesta, insalubre, peligrosa o nociva, se ha de prestar especial atención a las prohibiciones.

También es interesante consultar las ayudas y programas proporcionadas por las administraciones públicas para la promoción y el desarrollo de zonas geográficas, asi como para emprendedores.

MERCADO

OBJETIVO,

PROVEEDORES...

Mercado objetivo, proveedores, subcontratistas y asistencia técnica

La cercanía de los cuatro grupos de interés mencionados es muy beneficiosa para el negocio. En algunas ocasiones la cercanía con el mercado objetivo no es posible, pero si la empresa es un local comercial siempre será recomendable instalarse en una zona urbana con elevada afluencia de personas o en un entorno comercial.

La cercanía con los proveedores es de especial importancia para las empresas que trabajan con productos perecederos que no pueden permitirse por la vida del producto tener grandes stocks en almacén.

La presencia de subcontratas o empresas de asistencia técnica en el entorno también puede resolver muchos problemas y reducir costos de desplazamientos

Suministros

Es imprescindible que el local donde se instalara la empresa y el entorno garanticen un suministro de electricidad, agua, gas, telefonía, internet… adecuado y suficiente para las necesidades del funcionamiento de la empresa

SUMINISTROS

Comunicaciones y accesibilidad

En función de la actividad desarrollada por la empresa está tendrá diferentes necesidades de comunicación por carretera, mar o aire. La comunicación necesaria para la misma se debe poder garantizar con la ubicación elegida.

El local debe ser accesible por carretera y/o caminando para trabajadores, clientes y demas personas interesadas y mucho mejor si cuenta con líneas de transporte público que lleguen hasta el mismo. También se debe valorar el espacio de estacionamiento en los alrededores y las zonas de carga y descarga

COMUNICACIONES

Y

ACCESABILIDAD

MANO DE OBRA

Mano de Obra Calificada

Si la empresa va a necesitar trabajadores es necesario comprobar que existe suficiente mano de obra cualificada en el entorno o bien asegurarse de que se puedan acercar a las instalaciones de la empresa

ESTRUCTURA

Y

ADECUACION

Estructura y adecuación

Una vez que se han determinado las cuestiones anteriores, se puede proceder a valorar las características de la edificación en la que se va a situar el local o que se va a construir para el empresa.

En el caso de nueva construcción se debe prestar especial atención a las complicaciones técnicas que pueden surgir por aguas subterráneas o cercanía de tendidos eléctricos, carreteras, aeropuertos, ríos…; y a las especificaciones del uso de suelo.

En el caso de edificaciones ya existentes se debe observar:

El estado de conservación del edificio, el interior del local, y su estructura o división espacial,espacios de almacenamiento, de servicios, las necesidades de restauración y adecuación para comenzar la actividad asi como las posibilidades de ampliación para un futuro

LAYOUT

LAYOUT

El término layout hace referencia al plan de operaciones; se utiliza para nombrar

al esquema de distribución de los elementos dentro del diseño, indica la relación

existente entre éstos y la forma en que se operarán. Significa diseñar, trazar o distribuir objetos en un espacio determinado.

Se trata de la manera en que se ubican los artículos o servicios que se ofrecen en un mercado o tienda para que cada producto sea exhibido de la manera correcta.

El layout de una empresa implica la disposición de una serie de estrategias para maximizar la cantidad de ventas de un producto por metro cuadrado; es decir, se trata de calcular cuántos artículos son adquiridos por el consumidor en un local comercial según el espacio del cual se disponga en el mismo

BENEFICIOS

BENEFICIOS

*Más exposición de los artículos para ser elegidos por los compradores.

*Mayor competitividad respecto de otras marcas del mismo rubro.

*Mejor disposición espacial para aprovechar el lugar disponible.

*Reducción de la mano de obra que necesariamente interviene en el proceso.

*Mejor circulación dentro del local comercial.

*Reducción en infraestructura y montaje de muebles, estructuras, etc. en los locales comerciales

PASOS PARA REALIZARLO

A continuacion un listado de consejos y tips útiles para realizar el layout en tu empresa:

1. Es preciso estudiar la arquitectura del local donde se van a emplazar los productos.

2. Una regla básica es que las personas normalmente suelen ingresar a los locales comerciales por el lado derecho y van en el sentido opuesto a las agujas del reloj. Entonces, lo que quieres que ellas vean primero tiene que seguir esta orientación.

3. Los productos de primera necesidad siempre tienen que estar al fondo del local, para provocar que, a su paso, los clientes tengan que ver primero aquellos artículos que sean “prescindibles”, pero que queremos que también compren.

4. En los estantes de las tiendas, almacenes o supermercados, los niveles superiores e inferiores no importan tanto como los centrales, que son los que se encuentran frente a los ojos de los consumidores directamente.

5. Hay que pensar en el mobiliario, las estructuras y espacios de acuerdo con las características del rubro específico del cual se trate.

6. Es necesario dar capacitaciones específicas a los empleados, para que conozcan y aprendan a respetar las reglas del layout de una empresa.

7. El sistema tiene que ser flexible para poder adaptarse a futuros cambios en el modelo de negocio o propuesta comercial de la compañía.

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PASOS PARA REALIZARLO

EJEMPLO

Mobiliario y equipo

Representan los recursos materiales de una organización, que se asignan de acuerdo con las necesidades presentadas y según lo que se pretende producir o vender en la empresa. El mobiliario y equipo ayudan a la empresa a ser productiva pues son básicos para la operación

MOBILIARIO Y

EQUIPO

Entre éstos se pueden

encontrar:

*Escritorios

* Sillas

* Computadoras

* Impresoras

* Copiadoras

* Cajones

*Repisas

*Teléfonos

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