Biblioteca “L.A.E. Jorge Guadarrama López”
Unidad "Los Uribe"
UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MÉXICO
Facultad de Contaduría y Administración Unidad “C.U”
INVENTARIO FÍSICO
BIBLIOTECA “L.A.E JORGE GUADARRAMA LÓPEZ” UNIDAD “LOS URIBE”
INICIO
Presentado por representantes de equipo:
- Carrasco Bartolo Brenda Itzel
- García Guadarrama Jovanni Yojari
- Merlos Rodríguez Gracia
Docente: Profr. AntonioHernándezLópez
INTRODUCCIÓN
El presente informe describe los objetivos, el plan de trabajo y el desarrollo de la revisión y visita llevada a cabo el día Martes 23 de octubre de 2018 a las 15:00 horas en la biblioteca “L.A.E. Jorge Guadarrama López” ubicada en Santa Cruz, Delegación Santa Cruz Atzcapotzaltongo, Facultad de Contaduría y Administración, Unidad “Los Uribe”.
Este plan de trabajo se lleva a cabo con la única finalidad de poner en práctica y saber cómo se debe analizar y sustentar una Auditoria de inventarios físico, siendo de ayuda la biblioteca de la Unidad “Los Uribe”, la cual nos servirá de apoyo para realizar una investigación y análisis del control interno de la biblioteca de la Facultad de Contaduría y Administración. Podremos percatarnos que riesgos y observaciones está corriendo esta área de la Universidad, si mantienen un buen control y una buena comunicación, si es verídico y se puede conciliar la Auditoria de inventario físico que nosotros realizaremos contra la base de datos que nos otorgara el encargado de la biblioteca Lic. Jesús Padilla Dávila.
Propósito
Realizar un inventario físico y auditoría interna de la biblioteca “L.A.E. Jorge Guadarrama López” ubicada en Santa Cruz, Delegación Santa Cruz Atzcapotzaltongo, Facultad de Contaduría y Administración, Unidad “Los Uribe” para analizar y hacer observaciones sobre los riesgos que dentro de esta misma área se puedan encontrar, esto para poder brindar un mejor servicio y mantener un buen control interno dentro de la misma.
Objetivo general
• Auditar el control interno que se lleva a cabo en la biblioteca “L.A.E. Jorge Guadarrama López” ubicada en Santa Cruz, Delegación Santa Cruz Atzcapotzaltongo, Facultad de Contaduría y Administración, Unidad “Los Uribe”.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Revisar inventario físico de la biblioteca “L.A.E. Jorge Guadarrama López” ubicada en Santa Cruz, Delegación Santa Cruz Atzcapotzaltongo, Facultad de Contaduría y Administración, Unidad “Los Uribe”.
Interpretar los datos obtenidos para la toma de decisiones.
Elaborar un plan de trabajo para las actividades a realizar.
Aconsejar a los integrantes de la biblioteca como llevar a cabo un mejor control interno
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Biblioteca “L.A.E. Jorge Guadarrama López”
Biblioteca “L.A.E. Jorge Guadarrama López” con un acervo de 5788 títulos y 12010 volúmenes de material bibliográfico.
Así mismo, las bibliotecas cuentan con otros servicios para la comunidad estudiantil, académica y administrativa de la Facultad.
• 16 bases de datos de revistas electrónicas de texto completo.
• Cubículos de estudio (Unidad Los Uribe)
• Consulta interna.
• Préstamo a domicilio.
• Base de Tesis de la licenciatura y de postgrado.
• Préstamo de libros de reserva.
• Convenio de préstamo interbibliotecario con el TEC. de MONTERREY, CAMPUS, TOLUCA.
• Préstamo de videos para clase.
• Servicio de hemeroteca (publicaciones periódicas y revistas).
Responsable de Bibliotecas
M. en A. Susana Vilchis Camacho
NORMATIVIDAD APLICABLE
NIA 300 Planeación de una Auditoría de Estados Financieros. Aspectos Clave
Antes de iniciar nuestro proceso de auditoría debemos tener claros nuestros objetivos. Sugerimos que los objetivos estén alineados de acuerdo con el modelo COSO, dentro de las siguientes categorías:
• Operacionales: utilización eficaz y eficiente de los recursos de una organización. (Por ej. Rendimiento, Rentabilidad, Salvaguarda de activos, etc.)
• Información financiera: preparación y publicación de estados financieros fiables.
• Cumplimiento: Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
MUESTRA DE LA POBLACIÓN
Para elaborar el muestreo utilizamos la fórmula de n= N/(1+N (〖e)〗^(2 ) ) . , que nos ayudara a conocer cuál es la cantidad de libros a contar.
DESARROLLO
POBLACIÓN TOTAL
“N” será igual a 19462libros
"n"=tamaño de la muestra
ERROR
"N"=número de la población total
Desarrollo de la formula
“e” =error y tiene un valor de 0.05
La fórmula nos marca que el tamaño de la muestra, después de realizar la formula el resultado de los libros a auditar serán 392 libros para dar una muestra de nuestra población.
La fórmula nos marca que el tamaño de la muestra, después de realizarla el resultado de los libros a auditar serán 392 libros para dar una muestra de nuestra población. Sin embargo, nosotros tuvimos la oportunidad de inventariar un promedio de 2486 libros.
Gráfica de
la muestra
GRÁFICAS Y TABLAS
Los siguientes datos presentados son obtenidos de la biblioteca:
Según a la base de datos de que la biblioteca nos proporcionó, estas son las estadísticas:
Comparaciòn
OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS
1. Observación: Dentro de la revisión para sus sellos electrónicos hay una deficiencia ya que hay existencias de libros que contienen dicho sello, y aun así no se encuentra en funcionamiento dicho sello.
Sugerencia: Esto podría provocar que algunos libros sean extraviados por la misma falta del sello, por lo que se recomienda realizar un chequeo a todos los libros para identificar los libros con esta deficiencia y solucionarlo.
Observación: Existe la base de datos con un numero de extravíos de 3803 libros, el cual representa un 16% de libros de la biblioteca, están reflejados en la base de datos y es una cifra preocupante por el simple hecho de que no se ha dado aviso y no se ha levantado acta alguna a la autoridad ni a la biblioteca central
Sugerencia: Levantar lo antes posible el acta a las autoridades de los libros extraviados para así poder dar una explicación a los 3803 libros que siguen dados de alta en el sistema
1. Observación: Se puede apreciar que hay ejemplares antiguos (1992) que ya no sirve para el uso de un estudiante actual de contaduría, además, de que esos y otros ejemplares recientes tienen hojas sueltas, lo que hace que el libro no esté un 100% completo.
Sugerencia: Tomar en cuenta que libros con una antigüedad alta, se tomara la consideración de tenerlos en una ubicación en donde su resguardo sea mayor debido a la delicadeza del mismo, o bien sustituir el ejemplar con un volumen o ejemplar más actual, ya sea por medio de donativos, recursos federales o bien de la misma facultad.
Observación: Se encuentra que la ubicación del acervo bibliográfico se encuentra con una deficiencia de espacio para ordenar los mismos, ya que se encuentran muy apretados entre cada uno de ellos, y esto puede ocasionar que se maltraten o al momento de querer retirar un libro tires otro libro por lo apretados que están.
Sugerencia: Distribuir la ubicación de los libros de una mejor manera para que estos no queden tan apretados entre sí, o bien adquirir nuevo mobiliario de estantes para el resguardo del material bibliográfico, coincidiendo con la sugerencia antes mencionada al momento de distribuir el exceso de libros entre las dos bibliotecas, esto favorecerá a que se encuentre con un mayor espacio para el resguardo del mismo.