TPA

1.2 Entrevista

El Abogado o Notario solo podrán recibir la solicitud del cliente por medio de una entrevista ya sea en las oficinas de la Notaría o excepcionalmente y por las circunstancias del testador en el domicilio en que se encuentre o en el hospital en que se le esté tratando

1.2

1.3 Análisis de la voluntad

Es la función más importante del Notario y los Abogados de conformidad con la ley, ya que el Notario deberá como Notariado Latino, recibir e interpretar la voluntad del testador y traducirla en términos jurídicos. Esta actividad implica lograr una planeación asertiva del servicio.

1.3

1.4 Asesoría y llenado de la solicitud

La recepción de la voluntad del testador implica que el Notario y los Abogados deben orientarlo y asesorarlo para que su voluntad logre los fines, de tal manera que el testamento comprenda la totalidad de sus pretensiones, siempre actuando de manera estrictamente imparcial y bajo los principios éticos y código de deontología notarial. Para dejar constancia el Notario o Abogado llenarán la Solicitud de Testamento,

1.4

1.5 Documentación soporte (en su caso)

Una vez determinados los elementos del testamento, si el Notario o el Abogado juzgan necesaria la presencia de dos testigos, o acreditar cláusulas irrevocables en testamentos anteriores o acreditar parentescos, filiaciones, matrimonios u otras situaciones personales o acreditar la propiedad o titularidad de ciertos derechos sobre determinados bienes para especificar los legados y llegar a plena identificación de los mismos y en general si requiere de cierta documentación, la solicitará al cliente, haciéndoselos saber, de ser posible por escrito.

1.5

1.6 Datos de

identificación

del cliente

Deberán solicitarse al testador sus datos de identificación a fin de lograr una comunicación acertada posteriormente. Los datos recomendables son: Nombre, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, domicilio, teléfonos fijo y móvil, e-mail, fax, ocupación, RFC, CURP, identificación oficial y domicilio fiscal.

1.6

1.7 Establecimiento de compromisos mutuos

1.7

El Notario y los Abogados deberán establecer con el testador compromisos mutuos para la prestación del servicio, haciéndose hincapié en los plazos mínimos para su debida prestación, de conformidad con la Libreta de Costos, indicando claramente que dicho plazo no puede iniciar sin la completa integración de la documentación e información soporte, haciéndole ver que es mejor proporcionar toda la documentación e información en una sola exhibición que a “cuenta gotas”. Asimismo le informará del costo que implica la elaboración de su testamento de conformidad con la Libreta de Costos y si procede lo puede citar a una segunda entrevista en la que firmará su testamento.

2.1 Asignación del previo

Deberá darse de alta el expediente en el Sistema de Cómputo de la Notaría, a efecto de que se le asigne un número previo que servirá para identificarlo interna y externamente y darle trazabilidad al servicio previo a la firma del instrumento.

2.2 Registro en el control de expedientes

El Sistema de Cómputo lleva un control de los expedientes previos a firma, sin embargo dicho control se alimenta de la información que las distintas áreas de la Notaria le proporcionan por lo cual es sumamente importante que todos colaboren en la alimentación correcta del sistema.

2.3 Llenado de la orden de trabajo

La orden de trabajo es otro elemento de extrema importancia en una planeación asertiva del servicio y una prestación eficiente y eficaz del mismo, ya que a través de la misma el Notario y los Abogados instruyen a las demás áreas de la Notaría, acerca del instrumento a realizar, los comparecientes y otorgantes, la documentación post-firma y las observaciones con relación a los trámites post-firma; por lo tanto el Notario y Abogados deberán ser muy explícitos en su llenado ya que es una forma de comunicación interna muy importante.

2.4 Llenado del expediente

El expediente es otro elemento de extrema importancia en una planeación asertiva del servicio y una prestación eficiente y eficaz del mismo, ya que a través del mismo el Notario, los Abogados, las Secretarias de Barra y la Caja anotan: la operación de que se trata, los datos de identificación del cliente, la documentación soporte pendiente de entregarse, las observaciones, los pendientes, las comunicaciones con el cliente, los datos del anticipo y el número de previo y además sirve para guardar, conservar, custodiar y concentrar la documentación relativa a la prestación del servicio; por lo tanto el Notario y Abogados deberán ser muy explícitos en su llenado ya que es una forma de comunicación interna muy importante y asimismo todo el personal deberá ser muy cuidadoso en depositar en el mismo la documentación que utilice en sus ocupaciones ordinarias.

2.5 Elaboración de cotización

Será responsabilidad del Notario y Abogados elaborar la cotización del testamento, para lo cual deberán tomar en cuenta la Libreta de Costos y el Sistema de Cómputo de la Notaría. El Notario y Abogados deberán grabar en el mismo Sistema de Cómputo de la Notaría la cotización que realicen y la imprimirán y engraparán a la Orden de Trabajo.

2.6 Entrega y recepción de la documentación soporte (en su caso)

El testador, en su caso, deberá entregar la documentación e información soporte que se le requirió, por la cual deberá entregársele invariablemente un recibo de entrega de documentos, perfectamente recabado por duplicado, ya que el mismo implica la responsabilidad de la Notaría en la custodia y conservación de dicha documentación que es propiedad del cliente.

2.7 Análisis de la documentación soporte

Una vez recibida la documentación soporte, deberá entregársele al Notario o Abogado, según corresponda, a fin de que éstos realicen un análisis de la misma, revisando que esté completa, sus requisitos de fondo y forma, la coincidencia con el objeto y sujetos de la relación jurídica y que no sea falsa o nula. El Notario o Abogado deberá informar al cliente, preferentemente por escrito, la documentación soporte faltante, así como las deficiencias que encuentre en la presentada, a fin de que éste la subsane, recordándole que el plazo establecido en los compromisos mutuos no puede correr sin que esté integrado el expediente.

2.8 Integración de Expediente

Será responsabilidad del Notario y Abogados determinar la integración del expediente con la documentación e información soporte requeridas, conforme a la legislación y criterios jurídicos del Notario.

Es facultad exclusiva del Notario autorizar el otorgamiento del instrumento sin la debida integración del expediente, para lo cual deberá constar la autorización respectiva, mediante su rúbrica, en la Orden de Trabajo.

3.2 Determinación del modelo de testamento

El Notario o Abogado determinará de conformidad con los catálogos existentes, el modelo, proemio,

antecedentes, cláusulas, certificaciones, documentos del apéndice y demás elementos del

testamento, señalándolos claramente en la solicitud, para que el Oficial de Protocolo y

Documentación los confirme y proceda en consecuencia

3.2

3.3 Llenado del modelo o creación del proyecto

3.3

Con base en las instrucciones del Notario o Abogado y resolviendo con ellos las dudas que se

tuvieren, el Oficial de Protocolo y Documentación procederá a llenar el modelo de testamento con

los datos correspondientes de conformidad con la documentación e información soporte (la cual

deberá conservar cuidadosamente) o en su caso procederá a redactar el proyecto con base en el

dictado del Abogado y la documentación e información soporte. Una vez conformado el proyecto el

Oficial de Protocolo y Documentación deberá imprimirlo, colocarlo en la camisa y anotar en la

misma su nombre, guardando el archivo electrónico en el sistema de computo correspondiente.

3.4 Integración del apéndice

El Oficial de Protocolo y Documentación deberá integrar los documentos del apéndice, llenando la carátula correspondiente y señalándolos con la letra que les corresponda con el rotulador, engrapándolos siempre para evitar su extravió. Deberá llenar los formatos de los documentos que así correspondan, como la relación de identidad

3.4

3.5 Primera revisión y validación del proyecto

Una vez conformado el proyecto de testamento e integrado el apéndice, el Oficial de Protocolo y Documentación, lo entregará al Revisor de Escrituras quien anotará en el momento de la entrega los datos del proyecto entregado para llevar el control de esta etapa del proceso y en la camisa su nombre y la fecha en que inicia la revisión, asimismo deberá seguir en su revisión las guías de revisión creadas al efecto, bajo el principio de que “la revisión de la escritura comienza con los documentos y no con el Ditto”.

3.5

3.6 Segunda revisión y validación del proyecto

Una vez revisado por primera el proyecto se deberá revisar en una segunda ocasión, haciendo en esta revisión mayor hincapié en la forma que en el fondo, para lo cual el Oficial de Protocolo y Documentación, lo entregará al Revisor de Escrituras para que sea revisado por segunda ocasión. El Revisor de Escrituras, anotará en la camisa su nombre y la fecha en que inicia la revisión, asimismo igual que en la revisión por primera deberá seguir en su revisión las guías de revisión creadas al efecto, sin embargo en esta ocasión utilizará la misma que haya utilizado el Revisor por Primera. Deberá revisarse también en esta ocasión bajo el principio de que “la revisión de la escritura comienza con los documentos y no con el Ditto”.

3.6

3.7 Tercera revisión y validación del proyecto

Una vez revisado y validado por primera y segunda el proyecto, el Oficial de Protocolo y Documentación entregará el expediente con la documentación e información soporte, la camisa y Ditto y el apéndice integrado a la Secretaria de Barra, cuidando siempre que el proceso de elaboración, revisión y validación de los proyectos se realice en los plazos predeterminados. La Secretaria de Barra entregará el mismo al Abogado para su revisión por tercera. Durante la revisión el Abogado deberá señalar claramente las correcciones en el Ditto a efecto de que el Oficial de Protocolo y Documentación las realice.

3.7

3.8 Revisión y validación del proyecto por el Notario

Una vez revisado y validado por tercera el proyecto, el Abogado entregará al Notario el expediente

con la documentación e información soporte, la camisa y Ditto y el apéndice integrado, para que

éste lo revise y autorice. Durante la revisión el Notario deberá señalar claramente las correcciones

en el Ditto a efecto de que el Oficial de Protocolo y Documentación las realice y una vez hechas en

el proyecto y en el sistema informático en su caso sean verificadas por el mismo y solo hasta ese

entonces éste podrá autorizar el proyecto con su firma en la camisa.

En caso de ausencia del Notario, otro Abogado podrá autorizar y validar el proyecto.

3.8

3.9 Revisión y validación del proyecto por el cliente (en su caso)

En el caso de que el cliente requiera la revisión del proyecto de testamento antes de programar la

cita para la firma del mismo, el Notario o Abogado deberán remitirlo con la información que sea

requerida por el cliente, ya sea por mensajería, fax o correo electrónico, recabando su autorización.

Siempre que sea remitido a un cliente un proyecto de instrumento, se procurará que el mismo lleve

en cada página el sello con la leyenda “Proyecto de Escritura”.

3.9

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4.4 Revisión de la memoranda de citas a firma

El Pasante, al llegar a la Notaría, tiene la obligación indelegable de consultar la memoranda o

Agenda de citas a firma para enterarse si tiene asignado o no un testamento y solicitará al

Coordinador de Pasantes y encargado de protocolo una “Check List de TPA” y anotará en su

momento en la misma el número de instrumento y su nombre, además, conforme vaya realizando

cada etapa o actividad, el Pasante irá marcando el renglón que corresponda. Solicitará al RSGC el

cuestionario de satisfacción del servicio que recabará del testador en su oportunidad

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4.5 Entrega de expediente, camisa y apéndice e instrucciones del Abogado

Con los elementos anteriores el Pasante pasará con el Notario, Abogado ó su Auxiliar (en caso de

que no se encuentren en la Notaría, deberá llamarle por teléfono) para solicitar el expediente,

camisa con Ditto y apéndice, así como recibir instrucciones.

1.- Al recibir el expediente, camisa con Ditto y apéndice verificará que los elementos estén

completos.

2.- El Notario, Abogado ó su Auxiliar deberá instruir al Pasante de Firmas, acerca de por lo menos:

a) Horario de la firma.

b) Lugar de la firma,

c) Persona o personas que deberá atender.

d) La identificación de los comparecientes.

e) El cobro de la factura y la forma de pago convenida con el cliente.

f) La documentación soporte que el Pasante de Firmas deberá entregar al cliente requisitando

invariablemente el recibo de documentos correspondiente. .

g) Otras indicaciones que procedan como la entrega de testimonios contra la firma del

protocolo.

El Pasante deberá anotar en su “Check List de TPA” cada una de las instrucciones anteriores y

pedirá que se las rubriquen. El Notario, el Abogado ó el Auxiliar, tienen la obligación de corroborar

que las instrucciones dadas sean las mismas que el Pasante anotó en su “Check list de TPA” y que

éste ha entendido todas y cada una de las indicaciones.

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4.6 Aviso al Abogado y Notario

Una vez preparada la firma, podrán darse dos supuestos: a) que la firma se vaya a desarrollar en la

Notaría;

b) que la firma se vaya a desarrollar en la calle.

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4.7 Identificación y capacidad del testador

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El Pasante de Firmas, después de presentarse deberá solicitar a los comparecientes los originales

de sus identificaciones; comparará la fotografía con el compareciente poniendo especial atención y

cuidado en que sea la misma persona, los datos de la misma.

A continuación verificará la capacidad legal y natural de los comparecientes, tomando en cuenta

que la incapacidad natural es la situación permanente o transitoria que impide al sujeto querer y

entender el acto que esta realizando; por lo mismo esta prohibido la comparecencia de menores de

edad, enfermos mentales, ebrios o drogados. Si el compareciente se encuentra en alguna de estas

circunstancias lo comunicará al Abogado y al Notario y esperará instrucciones.

4.8 Lectura del testamento sobre Ditto

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Una vez que el Pasante se ha cerciorado de la identidad y capacidad del testador y los testigos en

su caso, procederá a leer en voz alta para ellos el testamento sobre el Ditto e irá marcando con

lápiz y de manera muy discreta los errores que detecte o las correcciones que le señalen los

comparecientes haciendo mucho hincapié en los nombres asentados y la manera en que están

escritos.

Una vez leído el Ditto, preguntará al testador y testigos en su caso, si tienen dudas acerca del

testamento; en caso negativo continuará con el procedimiento; en caso afirmativo está prohibido

que el Pasante de Firmas trate de resolverlas o dé su opinión, en este caso avisará de inmediato al

Notario o Abogado, a fin de que sean éstos quienes resuelvan y expliquen al testador y testigos en

su caso, las consecuencias legales del testamento.

4.9Determinación de la hora de firma

Inmediatamente después de leer el Ditto el Pasante de Firmas solicitará al Notario le indique la hora que se asentará en el folio como de firma del testamento.

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4.10 Asignación del Número de escritura, su incorporación y elaboración del testimonio

A continuación el Pasante de Firmas solicitará al Encargado de Protocolo que le asigne número de instrumento al testamento quien deberá asignarlo en la Memoranda o Agenda de Citas a Firma, informando de esto al Oficial de Protocolo y Documentación, y en general a toda la Notaría, a través de la misma memoranda o agenda. Con estos elementos el Pasante de Firmas acudirá con el Oficial de Protocolo y Documentación para realizar las siguientes actividades:

a) Conociendo el número de escritura y hora de firma asignados pasara con el Abogado

quien se encargará de solicitarle al Oficial de Protocolo y Documentación, que los incorpore al proyecto.

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4.11 Autorización para impresión de folios

El Abogado o el Pasante de Firmas, deberán remitir al Notario, el proyecto de testamento con número y sus elementos (expediente, apéndice, orden de trabajo, tarjetón y documentación soporte) junto con el presupuesto, para que éste autorice con su firma en la camisa la impresión del instrumento en los folios del protocolo. En caso de que así lo determine el Notario, algún otro Abogado podrá autorizar la impresión del instrumento en los folios del protocolo.

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4.12 Registro en libreta negra

y asignación de folios

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El Notario, Abogados o el Pasante de Firmas, una vez autorizada la impresión del instrumento en los folios, entregarán al Encargado de Protocolo, el DITTO y demás elementos (expediente, apéndice, orden de trabajo, etc.) quien firmará de recibido en la camisa.

El Encargado de Protocolo, procederá a registrar en la Libreta Negra el Instrumento, de conformidad con el número de escritura; procediendo para estos efectos como sigue:

1. Revisará el número de páginas del instrumento para determinar el volumen que corresponda.

2. Revisará en el DITTO, el número de escritura, volumen y fecha

3. Registrará en las hojas que conforman la Libreta Negra el instrumento.

4. Determinará y asignará el número de folios a utilizar en la impresión del instrumento, asentando los números asignados en la camisa, registrándolo en el control de folios.

5. El encargado del sistema informático y auditor del sistema, con base en las instrucciones del encargado de protocolo y de la orden de trabajo respectiva, registrará en el sistema informático el instrumento

4.13 Elaboración de estado de cuenta y factura

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El Notario, Abogado, con base en la cotización y el número de instrumento, deberán elaborar el estado de cuenta del instrumento, que deberá ser autorizado por el Notario u Oficial de cumplimiento en ausencia del primero y que servirá para enviar vía correo electrónico la factura, así como para controlar las facturas y recibos emitidos, los ingresos y los egresos, solo si el cliente lo solicita se le podrá dar copia de la misma.

El Notario, Abogados o sus Secretarias de Barra, una vez autorizado el estado de cuenta deberán entregarlo a la Caja, conservándolo cuidadosamente y procediendo a imprimir y enviar la factura correspondiente, anotando en el propio estado de cuenta y en el Sistema Informático el folio de la factura, su fecha y el importe. La Caja deberá conservar el original y una copia (para entregarla a su pago al cliente y en el corte de caja, respectivamente) entregando la copia del consecutivo al Administrador, a fin de que éste controle estrictamente la facturación, compilándolas.

El Pasantes de Firmas, con base en las instrucciones del Notario o Abogado, solo si el cliente lo solicita, se le entregará una copia de la factura por lo que el Pasante de Firmas deberá solicitar la factura que corresponda en Caja.

4.14 Cobro de la Factura

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Mientras el Encargado de Maquinas por instrucción del Encargado de Protocolo se encarga de pasar el testamento al protocolo, el Pasante de Firmas, procederá con el cliente en relación con la factura de la siguiente manera:

a) Si así fue instruido por el Abogado, solicitará al cliente el pago de la factura, para el efecto recibirá del mismo el numerario, inmediatamente pasará a la Caja para entregar al encargado el numerario, que en el caso de ser efectivo deberá informar al Administrador y anotarlo en la Libreta de Efectivo solicitando al encargado de la Caja firme de recibido.

b) Si la instrucción del Notario o Abogado es no cobrar en ese momento la factura, le avisará a la encargada de caja que envíe la factura vía correo electrónico, para gestionar su pago.

4.15 Entrega y recepción del expediente y apéndice del archivo

El Encargado de Protocolo deberá entregar el expediente y apéndice al encargado de Archivo, quien recibirá asentando en el expediente el sello del Archivo, indicando la fecha de recepción, si lleva o no apéndice y la firma de quien recibe.

Inmediatamente después el encargado del Archivo, dará de alta el expediente en el registro de expedientes a fin de controlar las entradas y salidas del mismo, procediendo a archivarlo por su número.

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4.16 Impresión, sellado de folios, armado de testimonio y entrega al archivo

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El Encargado de Protocolo deberá entregar la camisa, DITTO, los folios asignados y proyecto de testimonio y nota de expedición al encargado de Máquinas, quien firmará de recibido en la camisa, procediendo a imprimir en los folios el DITTO y a sellar los mismos en la parte superior izquierda con el sello de autorizar del Notario, incorporándolos al fólder correspondiente y señalando en éste el número de instrumento.

Una vez impresos los folios y armado el testimonio, el encargado de Máquinas deberá entregar al

encargado del Archivo, la camisa, el DITTO, el testimonio, su nota y los folios compilados en el

fólder correspondiente, quien firmará de recibido en la camisa.

El encargado del archivo, procederá de inmediato a archivar en el expediente correspondiente el

testimonio, su nota, la camisa y el DITTO.

Los folios los archivará por su número por separado, llevando un estricto control de los mismos

4.17 Entrega y recepción de folio, apéndice, expediente y testimonio del archivo

El Pasante solicitará al encargado del Archivo el expediente, apéndice, testimonio y folios del instrumento.

a) El Pasante podrá sacar los documentos anteriormente mencionados si llena

adecuadamente el Libro de Registro, en el cual anotará el número del expediente, apéndice y folio, además de firmar de recibido.

b) En el momento que le sean entregados los documentos, el Pasante deberá verificar si el apéndice viene completo ó no, revisando si todos los documentos se encuentran materialmente.

c) Posteriormente, se cerciorará de que todos los folios del instrumento sean consecutivos, estén legibles y tengan en la parte superior izquierda el sello de autorizar, revisará el número de libro, del instrumento y la fecha que viene en el proemio del instrumento, al igual que los números de página y de instrumento que deben estar colocados en los márgenes superiores de cada página y pondrá sus iniciales con tinta azul al margen de la última certificación.

d) Por último se cerciorará que el testimonio está debidamente armado.

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4.18Elaboración del recibo de entrega

El Pasante de Firmas, deberá entregar al cliente el testimonio en su oportunidad, para lo cual deberá preparar por duplicado un recibo de Entrega de Testimonios, el cual deberá solicitar al Encargado de Entrega de Testimonios, dicho recibo deberá estar llenado correctamente ya que el mismo implica la responsabilidad de la Notaría en la entrega a la persona adecuada del mismo que es propiedad del cliente

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4.19 Aviso al Abogado y Notario

El Pasante de Firmas teniendo en su poder el expediente, apéndice, folios, testimonio, recibo de entrega y sobre, avisará al Notario y Abogado que se encuentra listo el testamento para ser leído por el Notario y firmado por el testador y sus testigos en su caso, indicando la sala de firmas en que se encuentra.

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4.20 Lectura del testamento por el Notario

En la sala de firmas se presentarán el Notario, Abogado y Pasante de Firmas con el testador y sus testigos en su caso y el Notario procederá a identificarlos y a leer en voz alta el testamento para ellos haciendo hincapié en que los datos asentados, nombres y su escritura estén correctos.

Si por la modalidad se requiere que algún testigo lea el testamento lo hará a ruego y súplica del testador directamente de los folios.

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4.21 Firma del cliente y Notario en protocolo y entrega de testimonio

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Si el testador está conforme con su testamento, ante el Notario procederá a firmarlo e imprimir la huella correspondiente al pulgar de su mano derecha con la tinta especial para ello, en unión de los testigos en su caso. Si el testador no puede o no sabe firmar imprimirá solamente la huella correspondiente al pulgar de su mano derecha con la tinta especial para ello y firmarán los testigos pidiéndole al compareciente que de su puño y letra anote su nombre y arriba de este asiente su firma. Acto seguido firmará el Notario en el protocolo y procederá a firmar y entregar en el sobre el testimonio al testador solicitándole le firme de recibido en el recibo de entrega de documentos que para el efecto se preparó, entregándole la copia del mismo y conservando el original de dicho recibo para entregarlo al Encargado de Entrega de Testimonios.

Asimismo deberá recabar el cuestionario de satisfacción del servicio que le provea el RSGC, para en su oportunidad entregárselos.

Por último el Pasante de Firmas despedirá al testador y sus testigos en su caso, acompañándolos hasta la puerta.

4.22 Sello de autorizar y asiento de la nota de expedición

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El Pasante de Firmas solicitará al encargado de Máquinas imprima el sello de autorizar al lado de la firma del Notario y que imprima la nota de expedición en los folios. Esta última acción debe manejarse con el mayor de los cuidados, ya que a esta altura los folios se han convertido en instrumento público, único e irrepetible, por lo tanto deberá hacerse con extrema atención, cuidando de no imprimirla sobre las firmas del testador o sus testigos en su caso, del Notario, del sello de autorizar o sobre el texto del instrumento.

4.23 Firma de la nota de expedición

Una vez impresa la nota de expedición en el folio, el Pasante de Firmas lo pasará al Notario para que la rubrique.

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4.24 Tachado de firmas

Esta acción es de suma importancia en la actividad del Pasante de Firmas ya que la misma detona otras actividades realizadas por el Coordinador de Avisos Post firma como él envió del aviso de TPA.

El tachado de firmas es la acción que realiza el Pasante y que consiste en cruzar con una línea de tinta preferentemente negra los nombres de los comparecientes que firmaron el testamento y que fueron atendidos por él, indicando las iniciales del pasante que atendió la firma y la fecha en que firmaron. Esta acción debe realizarse en los siguientes registros:

CARPETA NEGRA

ORDEN DE TRABAJO

SISTEMA DE CÓMPUTO.

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4.25 Entrega de folio, apéndice y expediente al archivo

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Por último el Pasante de Firmas deberá llenar y devolver los elementos siguientes a las personas que se indica:

1) Al Archivo deberá devolver el folio, apéndice y expediente, procurando firmar en el Libro de Registro en el apartado de devolución.

2) Al RSGC deberá entregar el cuestionario de satisfacción del servicio, para su resguardo.

3) Al Encargado de la Entrega de Testimonios, deberá entregar el recibo de entrega respectivo y avisará a la Secretaria de Testimonios que el testimonio respectivo quedó firmado y entregado para que ésta lo registre en la Libreta de Testimonios.

4) Deberá llenar y entregar al Coordinador de Pasantes la lista de verificación ó (Check List de TPA) de la atención de la firma.

5.2

5.3

5.4 Firma de la tarjeta

Una vez sellada la tarjeta correspondiente, el Coordinador de Avisos Post firma o su auxiliar (si es instruido para ello), la compilará en el “Fólder asignado el expediente” y la dejará en el despacho del Notario para que éste en su oportunidad la firme.

5.4

5.5 Entrega al gestor de la tarjeta y línea de captura

5.5

El Coordinador de Avisos Post firma realizará la línea de captura correspondiente y la entregara junto a la tarjeta al Coordinador de Previos y Gestoría.

El coordinador de Previos y Gestoría registrará en el Control de Gestoría y en el sistema la tarjeta y línea de captura entregadas y se las proporcionará al Gestor, quien firmará de recibido el mismo. Para el efecto, el Coordinador de Previos y Gestoría solicitará periódicamente a la Administración se cubra las líneas de captura con los derechos respectivos.

5.6 Trámite

El Gestor deberá presentar la tarjeta ante el Archivo General de Notarías, vigilando que el trámite ante éste se desahogue lo más rápido y satisfactorio que sea posible, siendo su responsabilidad atender las solicitudes de las autoridades para alcanzar el objetivo y avisar al Notario y Abogados cualquier contingencia, para que éstos resuelvan lo conducente.

El coordinador de Mesa de Control deberá estar al pendiente del trámite de éstos documentos, informándose con el Gestor acerca del mismo.

5.6

5.7 Entrega, recepción y revisión de la tarjeta presentada

5.7

El Gestor, una vez obtenido del Archivo General de Notarías el acuse de recibido de la tarjeta, lo entregará al coordinador de Previos y gestoría, quien firmará de recibido en el Control de Gestoría y se lo hará llegar al Coordinador de Avisos Post firma.

El coordinador de Avisos Post firma revisará el acuse de recibido de la tarjeta, verificando su validez (autoridad competente, sellos, firmas y demás elementos), presentación en tiempo y contenido (confrontación con los sujetos, objeto y acto jurídico) para validar su conformación e integración al apéndice.

5.8 Integración al apéndice

Será responsabilidad del Coordinador de Avisos Post firma o Auxiliar si es instruida para ello agregar al apéndice los documentos post-firma, cuidando de señalarles con el rotulador la letra que les corresponda, señalándolos en la carátula del apéndice y engrapándolos cuidadosamente para evitar su extravío.

5.8

5.9 Elaboración, revisión y validación de la nota complementaria

5.9

El Coordinador de Avisos Post firma, deberá llenar las plantillas de las notas complementarias con las que se relacionarán los documentos post-firma en los folios, procurando un cuidado extremo en su llenado.

El coordinador de Avisos Post firma entregará al Coordinador de Revisión de la Calidad de la Documentación, los folios, apéndice y la plantilla de la nota complementaria debidamente llenada, a fin de que éste revise con extrema atención y cuidado los datos asentados, marque las correcciones necesarias y una vez hechas los valide con su rúbrica; todo lo anterior tiene el propósito de que la nota complementaria se llene debidamente a fin de evitar contradicciones y errores al imprimirla en los folios (que contienen el instrumento público).

5.10 Impresión de la nota complementaria

Una vez validada la nota complementaria, El Coordinador de Avisos Post firma procederá por si o con auxilio del encargado de Máquinas a imprimirla en el folio. Estas acción debe manejarse con el mayor de los cuidados, ya que a esta altura los folios se han convertido en instrumento público, único e irrepetible, por lo tanto deberá hacerse con extrema atención, cuidando de no imprimirla sobre las firmas de los comparecientes, sobre el texto del instrumento, sobre otra nota o incluso en desorden de las mismas.

5.10

5.11 Firma de la nota complementaria

Una vez impresa la nota complementaria en los folios, El Coordinador de Avisos Post firma o Auxiliar (bajo instrucción del primero) los dejará junto con el apéndice en el despacho del Notario para que éste en su oportunidad firme las nota complementaria y ya firmada la Secretaria del Notario lo comunicará al coordinador de Avisos Post firma, quien se encargará de devolver los folios y apéndice para su custodia al Archivo.

5.11