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MECI
TERCER MODULO
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
SEGUNDO MODULO
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
GRUPO No 5
Alexa Espitia
Leydi Aguirre
Greys Catalina Mora
Luis Gabriel Montañez
AUTOEVALUACIóN
INSTITUCIONAL
COMPONENTES Y
ELEMENTOS
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Este componente le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad. (DAFP, 2014, p. 87).
De acuerdo con el Manual Técnico, y siguiendo al Instituto de Auditores Internos, la autoevaluación del control conlleva una serie de beneficios como los siguientes:
De acuerdo con el Manual Técnico, y siguiendo al Instituto de Auditores Internos, la autoevaluación del control conlleva una serie de beneficios como los siguientes:
• Mejora y estimula el trabajo en equipo y la confianza entre los miembros del equipo.
• Promueve y ayuda a compartir el conocimiento y logra un compromiso frente mejoramiento continuo.
• Mejora la calidad en la información sobre el estado del control y los riesgos existentes.
• Minimiza la desconfianza y prevención sobre las auditorías internas requeridas por el Sistema de Control Interno.
• Mejora la capacidad de la Alta Dirección para evaluar el grado en que identifica, mide, supervisa y controla los riesgos clave
ELEMENTOS QUE MÁS DIFICULTAD HAN GENERADO EN SU IMPLEMENTACIÓN
AUTOEVALUACIóN
INSTITUCIONAL
- La socialización y apropiación de los acuerdos, compromisos y protocolos éticos por parte del personal.
- Las personas querían ver en el mapa de procesos los nombres de las dependencias, cuando uno y otro son elementos diferentes de trabajo.
- Los indicadores de gestión.
- Las políticas de operación.
- La identificación de riesgos.
- La valoración de riesgos.
El Manual Técnico establece que como resultado de este componente se deben tener, al menos, estos productos:
El Manual Técnico establece que como resultado de este componente se deben tener, al menos, estos productos:
- Actividades de sensibilización a la cultura de la autoevaluación.
- Herramientas de autoevaluación.
AUDITORIA INTERNA
Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
AUDITORíA INTERNA
En este tema, se presenta nuevamente, la tendencia a homologarse el sistema con las prácticas derivadas de las normas ISO. En este caso en particular, la ISO 19011, conocida como la que establece las directrices para las auditorías de sistemas de gestión.
Nota 1. Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se realizan por parte de la propia organización, o en su nombre, para la revisión por la dirección y otros propósitos internos […] Las auditorías internas pueden formar la base para una auto declaración de conformidad de una organización.
Nota 2. Las auditorías externas incluyen auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes, tales como las autoridades reglamentarias o las que proporcionan la certificación.
DEFINICIÓN
Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad; que ayuda a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. (DAFP, 2014, p. 95).
DEFINICIÓN
PRINCIPIOS
- Integridad, como fundamento de la profesionalidad del auditor.
- Presentación imparcial, la obligación de informar con veracidad y exactitud.
- Debido cuidado profesional, la aplicación de diligencia y juicio al auditar.
- Confidencialidad, seguridad de la información.
- Independencia, la base de la imparcialidad y de la objetividad en las conclusiones.
- Enfoque basado en la evidencia, método racional para alcanzar conclusiones fiables.
MODELO
ASPECTOS BÁSICO
ASPECTOS
BáSICOS
- Cumplimiento: Verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables.
- Estratégico: Hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales.
- Gestión y Resultados: Verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas. (DAFP, 2014, p. 99).
- El Manual Técnico establece que como resultado de este componente se deben tener, al menos, estos productos:
- Procedimiento de auditoría interna.
- Programa y plan de auditoría.
- Informe ejecutivo anual de control interno.
PLANES DE MEJORAMIENTO
PLANES DE
MEJORAMIENTO
Se caracterizan como aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos, como resultado de la Autoevaluación realizada por cada líder de proceso, de la Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.
EXTERNAS
Están conformadas por los informes de las auditorías efectuadas por las Contralorías municipales (donde las haya), departamentales o de la Contraloría General de la Nación (CGN).
Acá también pueden incluirse las auditorías de tercera parte con fines de certificación
FUENTES
INTERNAS
Las fuentes internas se refieren a los ejercicios de autoevaluación, las auditorías de primera parte, y las auditorías practicadas por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
INTERNAS
MECI DEL AÑO 2005
MECI DEL AÑO 2005
1. El plan de mejoramiento institucional, Permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pública. Integra las acciones de
2. El plan de mejoramiento por proceso corresponde al plan que debe formularse por cada proceso o dependencia de la entidad
3. El plan de mejoramiento individual. cada uno de los empleados de carrera debe tener un plan de mejora para el desarrollo de sus labores en la entidad.
NORMA TECNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000 (DAFP, 2009)
• El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos o en forma global para el Sistema
• La entidad debe mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de calidad y los resultados de las auditorías.
• La entidad debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir.
• Debe establecerse un procedimiento documentado
NTCGP 1000
El Manual Técnico establece que como resultado de este componente se deben tener, al menos, estos productos:
• Herramientas de valuación definidas para el plan de mejoramiento.
• Seguimiento a las acciones definidas en el plan.
TERCER MODELO DE MECI
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÒN
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACION
La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los niveles y procesos de la organización
La información comprende todos los ámbitos de la entidad y se constituye en el soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos, y debe ser considerada como uno de los principales recursos de la entidad.
La comunicación, por su parte, tiene una dimensión estratégica al ser el medio por el cual las personas y demás partes interesadas puedan asociarse al logro de objetivos comunes, involucrando a todos los niveles de la organización
INFORMACION EXTERNA
INTERNA
Hace referencia a todos los datos que provienen o son generados por el cliente y/o usuario externo.
INFORMACION INTERNA
Es aquella información que se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad
EXTERNA
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
La Ley 1712 de 2014, conocida como ley de acceso a la información pública, la cual tiene por objeto “Regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información”.
Artículo 2º, señala que “Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal”. Adicionalmente, plantea que se deben aplicar unos principios como los de transparencia, buena fe, facilitación, no discriminación, gratuidad, celeridad, eficacia, calidad de la información, divulgación proactiva, y responsabilidad en el uso de la información
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MANEJO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL
Ley 594 de 2000, ley general de archivo en su artículo 23 establece la manera como se forman los archivos:
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
MANEJO DE LA
INFORMACIÓN
DOCUMENTAL
El Manual Técnico establece que como resultado de este componente se deben tener, al menos, estos productos:
• Identificación de las fuentes de información internas y externas.
• Rendición anual de cuentas.
• Tablas de retención documental.
• Políticas de comunicaciones.
• Mecanismos de consulta con grupos de interés.
• Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad
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