Tilapalveluiden suunnittelu

KOy Ulkoniitynkuja

Kiinteistöosakeyhtiä Ulkoniitynkuja 6 on Vantaalla sijaitseva toimisto/teollisuuskiinteistö, jonka omistaa Yhtymä R-10 Oy. Yhtymä R-10 Oy on suomalinen kiinteistösijoitusyhtiö, joka toimii yhteistyössä kiinteistöhallintaan erikoistuneen Kupari Solution Oy:n kanssa.

Kupari Solution manageroi kiinteistöä, vastaten kiinteistön ja toimitilojen vuokrasopimuksiata, rahaliikenteestä ja laskutuksesta, hallinnoimalla koko kiinteistön vuokrasopimuskantaa.

Kiinteistöhoito- ja teknisetpalvelut ulkoitettu kiinteistöhuolto Madclub Oy:lle, joka vastaa kiinteistön ja ulkoalueiden kunnon ylläpidosta sekä huoltotöistä.

Kiinteistössä ei tuoteta vuokralaisille tilapalveluja, vaan he vastaavat itse omien tilojen vartioinnin, siivouksen ja esimerkiksi vastaanottopalveluiden järjestämisestä.

Kiinteistön tiedot

Kiinteistö on vuonna 1987 rakennettu 3 kerroksinen betonirakenteinen rakennus, joka alunperin rakennettiin Automaa Oy:n myymälä ja huoltotilaksi. Kiinteistössä on 3517 m2 kerrospinta-alaa, joista parkkihalli käsittää noin 1600 m2.

Kiinteistönpidosta ja kiinteistöpalveluiden tuotamisesta vastaa Kupari Solutions Oy.

Kiinteistön tiedot

Kiinteistö on vuonna 1987 rakennettu 3 kerroksinen betonirakenteinen rakennus, joka alunperin rakennettiin Automaa Oy:n myymälä ja huoltotilaksi. Kiinteistössä on 3517 m2 kerrospinta-alaa, joista parkkihalli käsittää noin 1600 m2.

Kiinteistönpidosta ja kiinteistöpalveluiden tuotamisesta vastaa Kupari Solutions Oy.

Kiinteistö

Kiinteistö; kiinteistörekisteriin merkitty maan tai vesialueen omistuksen yksikkö siihen kuuluvine rakennuksineen, etuuksineen ja rasitteineen

Käytetään yleiskielessä yleisesti rakennuksesta.

Kiinteistöliiketoiminta; kiinteistön omistamiseen, hyödyntämiseen tai asiakaspalvelujen tuottamiseen liittyvät toiminnot, joilla on liiketaloudelliset tavoitteet.

Kiinteistönpito; kiinteistönpito voi sisältää samat toiminnot kuin kiinteistöliiketoiminta, mutta kiinteistönpitoa ei välttämättä harjoiteta liiketaloudellisin periaattein, esimerkiksi asunto-osakeyhtiöt.

Kiinteistökehitys; toiminta, jonka tarkoituksena on investoinneilla lisätä yksittäisen kiinteistön arvoa.

Toimitila

Toimitila; kiinteistöön sisältyvä rakennettu tila, jota käytetään aineettomien tai aineellisten hyödykkeiden tuotantoon.

Toimitilajohtaminen; kiinteistöjohtaminen, jonka tarkoituksena on vastata tilojen hankkimisesta ja kehittämisestä sekä kiinteistö- ja käyttäjäpalveluista.

Toimitilapalvelut; toimitila- ja käyttäjäpalvelut, jotka kohdistuvat tilojen ominaisuuksiin ja tukevat käyttäjän toimintaa, kuten siivous, vartiointi ja viherpalvelut.

Palvelut

Kiinteistöpalvelut; kiinteistön hoitoon ja ylläpitoon sekä toimitiloihin ja käyttäjiin kohdistuvat palvelut

Kiinteistönhoitopalvelut; Kiinteistön hoito- ja ylläpitopalveluita ovat energiahallintapalvelut, tekniset palvelut, kiinteistöhuolto, jätehuolto, siivouspalvelut ja ulkoalueiden hoito, joiden tarkoituksena on ylläpitää kiinteistön arvoa.

Teknisetpalvelut; kiinteistön hoito- ja ylläpitopalvelu, jossa haluttuja oloja tai haluttua toimintaa pidetään yllä teknisten järjestelmien tarkastuksen, ohjaustoiminnan, kunnostusten ja korjausten avulla.

Jätehuolto; palvelun tarkoituksena on organisoida kiinteistössä syntyvän jätteen keräys, merkitseminen, lajittelu, säilyttäminen ja kuljetus sekä toimintaan liittyvä raportointi.

Organisaatio Espoon seurakuntavirasto

Vastuuhenkilöt

hallintojohtaja Risto Hämäläinen

Kiinteistöpalvelut, kiinteistöjohtaja Jorma Jussilainen

Palvelukeskus, hallintopäällikkö Maija Heinonen

Talous- ja tietohallintopalvelut, talouspäällikkö Harri Hakulinen

Viestintäpalvelut, viestintäpäällikkö Urpu Sarlin

Yhteisen seurakuntatyön palvelut, yhteisen seurakuntatyön päällikkö Eero Jokela

Toimitilastrategia

• maapolitiikka omistuksen, hankintojen, luovutusten ja kiinteistöjen kehittämisen kannalta
• toimitilapolitiikka tilatarpeiden, tilojen hankinnan, hankintojen ohjauksen kannalta sekä
• kustannusvastaavuuden toteuttamiseksi
• asuntopolitiikka työsuhdeasuntojen, diakonisen asumisen ja sijoitusasuntojen osalta
• ympäristöpolitiikka kestävänä kehityksenä ja arvoina
• kiinteistöihin sijoittamisen periaatteet

Strategian tarkoituksena on luoda paikallisseurakuntien ja seurakuntayhtymän

eri toiminnoille edellytykset toimia tiloissa ja työkohteissa, jotka ovat toiminnan luonteeseen soveltuvia, yhteiskunnan ja seurakuntien kehityksen mukaan sijoitettuja, ajallisesti tarkoituksenmukaisesti kohdistettuja ja tasapainossa käytettävissä olevien resurssien kanssa.

Kiinteistöpalvelut

Seurakunnan toimitilojen korjaukset ja huollot kuuluvat kiinteistöpalveluun, lisäksi kiinteistöpalvelu vastaa hautaumaiden hoidosta sekä uudisrakentamisesta.

Toimitila- ja käyttäjäpalvelut

Toimitila- ja käyttäjä palveluista vastaa Toimistopalvelut yksikkö. Toimistopalvelut vastaa kiinteistöpalveluiden sihteeritehtävistä, laskuista ja kustannusseurannasta, arkistosta ja kiinteistötiedon hallinnasta.

Kiinteistöhoitopalvelut

Kiinteitöstönhoitopalveluiden vastuualueena on seurakunnan omistamien tilojen, kirkkojen, leirikeskusten sekä hautausmaiden kunnossapito, mukaan lukien ulkoalueiden istutukset ja kunnossapito.

Entresse, sisätilat

Entresse, ulko-ovet

Kulkuyhteys ulkohissillä

Toimistotila - tilajaon esittely

Ulkoniitynkuja 6

Kyseessä turvallisuusalan yrityksen toimisto, jossa sijaitsevat toimihenkilöiden työpisteet. Lisäksi tiloissa sijaitsee tilannekeskus, joka vastaa työvuoron aikana koko operatiivisen toiminnan johtamisesta.

Yksi työhuoneista on myyntiryhmön käytössä (Työhuone 1), osa työhuoneista sijaitseen 2 kerroksessa, niin kutsutussa maisema konttorissa.

Kustannukset

• Toimitilan kuukausivuokra esitellyn tilan osalta on 1400 €/kk, johtuen pääosin 5 vuoden vuokrasopimuksesta. Kiinteistössä keskivuokra on 16,5 €/neliö/kk.
• Kuukausi vuokra sisältää veden ja sähkön, sekä huoltoyhtiön palvelut.
• Merkittävimmät lisäkustannukset ovat tietoliikenne, jätehuolto ja siivous. Oheispalvelut eivät sisälly tilavuokraan, eikä omistaja tarjoa kyseisiä palveluita.
• Lisäksi parkkihallin autopaikkojen vuokra on erikseen veloitettava.
• Yhteenvetona tilan hinta-hyötysuhde on kustannustehokas.

Tilojen käyttö

• Suurimmat haasteet tilojen osalta ovat turvallisuustason aiheuttaman jaon suhteuttaminen tilan käyttöön.
• Muun muossa Tilannekeskus voitaisiin sovittaa pienempään tilaan fyysisesti, mutta näyttöjen, tietokoneiden ja palvelimen tuottaman lämpökuorman johdosta tilan tulee olla iso.
• Tilan rakenteelliset ratkaisut tuottavat paljon hukkatilaa, kuten iso aula ja käytävä
• Kyseinen rakennus on aiemmin ollut suuren autoliikkeen toimitila ja rakennettu tätävarten. Yrityksemme tilat ovat aiemmin olleet autoliikkeen johdon tiloja.

Tilojen haasteet

• Tilojen haasteena on, että kaikki seinät ovat kiinteistä seinä. Ilman merkittävää kustannusta tilaratkaisujen muuttaminen on mahdotonta.

Kiinteistön omistaja ei ole antanut lupaa tehdä tiloihin erillistä ilmastointi/jäähdytysjärjestelmää.

Kiinteistön omistaja ei ole suostunut ehdotuksiin tilajaon muuttamisesta vuokralaisen kuluun.

Tilan vuorasta tehty pitkä vuokrasopimus rajoittaa tällä hetkellä uusien tilojen kartoittamisen toimintaan sopivammasta kiinteistöstä.

Tilojen hyödyt

• Tilojen hyötynä on niiden näyttävyys ja avaruus, joka on omiaan luomaan vierailijalle tiettyä mielikuvaa yrityksestä.
• Tiloissa on kaikki seinärakenteet betonia ja äänieristettyä, kaikki ovet ovat kulunvalvonnan piirissä.
• Liikkumista voidaan rajoittaa henkilöstön osalta ovi tasolla, etähallinta mahdollistaa yksittäisen oven avaamisen. Esimerkiksi palaveria varten voidaan avata ulko-ovi ja neuvotteluhuoneen ovi siihen oikeutetun toimesta mobiilisovelluksella.

Tilatehokkuus

• Toimitilat on hyödynnetty toimintaan nähden mahdollisimman tilatehokkaasti, jotta työssäviihtyvyys ja käytettävyyv on voitu pitää korkealla.
• Tehokkaampi tilankäyttö tilan rajoitteista johtuen on hankalaa.
• Tilatehokkuuden parantaminen vaatisi muuttoa uusiin toimitiloihin, joka pitkän vuokrasopimuksen johdosta ei ole kustannustehokasta.

Siivousmenetelmät

Pintamateriaali ja likatyyppi vaikuttavat siivousmenetelmän valintaan

• Kuivapyyhintä; Pyyhitään paikkoja ja materiaaleja, joihin ei saa
• käyttää yhtään vettä, esim. taide-esineet, sähkölaitteet. Käytetään esimerkiksi mikrokuituliinaa.
• Nihkeäpyyhintä; Työväline kostutetaan vedellä tai puhdistusaineliuoksella. Pintaan ei saa jäädä jälkiä vedestä.
• Kosteapyyhintä; Pinnalta poistetaan tahroja ja roiskeita. Puhdistettava pinta jää kosteaksi, mutta se kuivuu itsestään hetken kuluttua.
• Märkäpyyhintä; Poistaa vaikeaa likaa ja vaikeita tahroja. Käytetään vain, jos pinta kestää kosteutta. Pinta pestään harjalla tai hankauspesimellä. Pinta huuhdellaan ja kuivataan.

Siivousmenetelmät

Pintamateriaali vaikuttaa ennen kaikkea siihen, kuinka paljn vettä voidaan käyttää. Samoin se vaikuttaa merkittävästi puhdistusaineiden valintaan, joiden tulee olla kyseiselle pintamateriaalille soveltuvia.

Materiaalin ja suojauksen vaikutus puhditukseen

Materiaali ja suojausmenetelmät vaikuttavat puhdistettavuuteen ja siivouksen käytettyyn työaikaan. Mitä helpommin lika ja tahrat irtoavat materiaalista, vähemmän työaikaa joudutaan käyttämään lian irroitukseen.

Tarttunut lika tai tahra vaatii usein mekaanista hankausta tai voimakkaita kemikaaleja irroittamiseen, tällä on kuluttava vaikutus pintamateriaaleihin.

Siivouskäsitteet

Erikoissiivous; Tilojen tai kohteiden siivous, joka vaatii erityistäosaamista ja kemikaalien käyttöä. Tälläisia voivat olla esimerkiksi biologisten eritteiden siivous, räjähdysherkkien tilojen tai korkeantason hygieniatilojen siivous.

• ilkivalta- ja töhrintäsiivoukset
• henkilövahinkojen jälkeiset siivoukset
• eritesiivoukset
• muutto- ja remonttisiivoukset
• homesiivoukset ja pintojen desinfioinnit
• EX- ja ATEX-tilojen siivoukset
• sairaala- ja hygieniatilojen siivoukset
• laboratorio ja puhdastilojen siivoukset

Siivouskäsitteet

Ylläpitosiivous ja hoito; Tarkoituksena on säilyttää tilassa sovittu puhtaustaso ja varmistaa tilojen toimivuus siivouskertojen välillä. Toistumistiheys määräytyy tilan käyttötarkoituksen ja halutun puhtaustason mukaan. Ylläpitosiivous voi siältää myös väli- ja tarkastusiivouksia, jotka ovat siivouskertojen välillä tapahtuvia tilojen toimivuuden ja sovitun puhtaustason varmistamiseksi tehtäviä siivoustehtäviä tarvittavin siivousmenetelmin.

Perussiivous; Perussiivouksessa palautetaan tilaan sovittu

puhtaus, suoritetaan sovituin määräajoin. Perussiivouksessa voidaan käyttää erilaisia siivousmenetelmiä, usien siivouksessa käytetään apuna paljon siivouskoneita.

Siivouksen mitoittaminen

Siivouksen mitoittamisessa on neljä määrittävää tekijää

1. Siivottava pinta-ala

2. Siivottavan alueen pintamateriaalit

3. Siivottavan alueen kalustuksen määrä

4. Vaadittu puhtaustaso

Mitoitustyön lähtökohtana toimii tilojen pohjapiirustus ja paikan päällä tehty tilojen käyttöasteen kartoitus. Niiden perusteella määritellään työmäärämitoituksen yksityiskohdat eli minkälainen siivous, miten usein ja millä välineillä kussakin tilassa on tarpeen. Mitoittamalla pyritään palvleun kustannustehokkuteen sekä saavuttamaan säästöjä puhdistuaineiden kulutuksessa.

Siivoustyön mitoitus

Siivousaikojen laskeminen perustuu kertolaskuun:

• Yksikköaika x neliömäärä x tilojen määrä = kokonaisaika

• Yksikköaika saadaan SSTL Puhtausala ry julkaisemasta aikastandardista, se vaihtelee tilan ja kalustusmäärän mukaan

• Kertomalla kokonaisaika kuukauden siivouskerroilla voidaan laskea kuukauden siivouskustannukset.

Aikastandardi

Siivoustyöajan laskenta perustuu menetelmä- ja aikastandardeihin. Ne kertovat kuinka paljon aikaa tietty työmenetelmä tietyllä välineellä tehtynä tarvitsee aikaa erilaisissa likaisuus- ja kalustusasteissa.

Siivoustyön mitoitusohjelmien työaikalaskenta pohjautuu menetelmä- ja aikastandardeihin.

https://puhtausala.fi/ty%C3%B6ntutkimukset-0

(Lähde: SSTL - Puhtausala Ry)

Siivoustyön mitoituksen vaiheet

1. Mitoitukseta tiedottaminen

2. Laatutason määritteleminen

3. Tiedon keruu

4. Siivoustyömäärän laskenta

5. Tulosten esittely

6. Suunnitelman käynnistäminen

7. Työaika seuranta

8. Tarvittaessa uudelleen mitoittaminen

Kalustusaste

Kalustusaste ilmoitetaan yleensä neljällä kalustusasteella.

Viereisestä graafista näkyy kalustusasteet ja niiden vaikutus käytettyy siivousaikaan (sininen palkki).

Mitä enemmän tilassa on kalustusta, sitä enemmän työaikaa kuluu.

Työturvallisuus

Siivoustyössä on huomioitava työturvallisuus kokonaisvaltaisesti.

• Työn kuormittavuus ja riittävät lepotauot
• Käsiteltävät kemikaalit voivat aiheuttaa allergiaa tai huolimattomasti käsiteltäessä aiheutta silmä ja ihovammoja
• Käytettyihin laitteisiin tulee olla riittävä perehdytys
• Oikeat työmenetelmät ja suojavarusteiden käyttö tulee varmistaa
• Suunnittelu ja työjärjestys tulee olla ammattimaisesti laadittu
• Työn mitoituksessa realistiset arvot, jotta annetussa ajassa on mahdollista suorittaa annettu työ.

Pelastussuunnitelma

Työtehtäviini kuuluu pelastussuunnitelmien laatiminen ja auditointi asiakaskohteissa, tämän tehtävän suorittamiseksi tarkastin kahden uusimman työnalle tulleen kohteen pelastussuunnitelmat.

Suunnitelmat olivat pääsääntöisesti kunnossa, mutta niissä löytyi yleisimmän puutteet.

• Yhteyshenkilöiden luettelo oli päivittämättä
• Viittaukset lainsäädäntöön vanhentuneet
• Perehdytys jäänyt tekemättä

Lainsäädäntö

Kiinteistön kohdalla useampi laki voi velvoittaa kiinteistön turvallisuuden osalta.

Pelastuslaki velvoittaa kiinteistöjä laatimaan pelastussuunnitelman, sekä ryhtymään toimenpiteisiin palo- ja pelastusturvallisuuden parantamiseksi.

Rakennusmääräyskokoelman E-osa määrittelee kiinteistön paloturvallisuuteen liittyviä rakennusteknisiä määräyksiä.

Laki vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta asettaa määräyksiä vaarallisten kemikaalien varastoinnille, sekä varaston rakenteelle.

Pelastuslaki

Pelastuslaki asettaa vaatimuksen rakennuksen paloturvallisuudesta huolehtimisesta omistajalle tai tilanhaltijalle.

Rakennuksen omistajan ja haltijan sekä toiminnanharjoittajan on osaltaan huolehdittava siitä, että uloskäytävät ja kulkureitit niille pidetään kulkukelpoisina ja esteettöminä ja muutenkin sellaisessa kunnossa, että niitä voidaan käyttää turvallisesti ja tehokkaasti.

Rakennuksen omistajan, haltijan ja toiminnanharjoittajan on yleisten tilojen ja koko rakennusta palvelevien järjestelyjen osalta sekä huoneiston haltijan hallinnassaan olevien tilojen osalta huolehdittava ilmastointi hormit, tulisijat, savu- ja rasvahormit nuohotaan säännösten mukaisesti, sekä vastaa niiden kunnossapidota.

Laki vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta

Toiminnanharjoittajan on ryhdyttävä kaikkiin tarpeellisiin toimiin onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja niistä ihmisten terveydelle ja ympäristölle sekä omaisuudelle aiheutuvien seurausten rajoittamiseksi.

Onnettomuuksien ennalta ehkäisemistä koskevien toimenpiteiden tulee kattaa koko tuotantolaitoksen toiminta. Niiden tulee olla suunnitelmallisia ja järjestelmällisiä ja perustua toiminnasta aiheutuvien vaarojen tunnistamiseen sekä vaarojen rajoittamista koskevien päämäärien ja toimintatapojen määrittämiseen. Toiminnanharjoittajan tulee seurata ja arvioida toimenpiteiden toteutumista ja niiden vaikutusta sekä ryhtyä tarvittaessa korjaaviin toimenpiteisiin

Rakennusmääräyskokoelma

Rakennukset tai niiden palo-osastot ryhmitellään niiden pääkäyttötavan perusteella. Ryhmittelyn lähtökohtana on, miten hyvin käyttäjät tuntevat tilat ja miten he kykenevät pelastautumaan itse tai toisten avustamina palotilanteessa.

Rakennus on suunniteltava, rakennettava ja varustettava niin, että palon syttymisen vaara on mahdollisimman pieni. Tällöin on otettava huomioon myös ulkoisen syttymisen vaara.

Tekniset asennukset on tehtävä siten, että palon syttymisen sekä palon ja savun leviämisen vaara rakennuksessa ei olennaisesti niiden johdosta kasva.

Tulisija, savuhormi ja lämmityslaite on sijoitettava ja rakennettava tai asennettava niin, ettei niiden käytöstä aiheudu palo- tai räjähdysvaaraa.

Riski, vaara, turvallisuus

Riski on mahdollisuus, että haitallinen tapahtuma toteutuu. Riskillä on kolme vakavuuteen vaikuttavaa tekijää, todennäköisyys, vaikuttavuus sekä tapahtumatiheys.

Vaara on tekijä, josta vaaratilanne voi aiheutua. Vaara on olemassa, mikäli jollakin kohteella, toiminnalla tai aineella, on luontainen ominaisuus aiheuttaa haittavaikutus. Tällainen voi olla esimerkiksi jäinen piha tai märkä kivilattia.

Turvallisuus on kaksijakoinen käsite, joka jakautuu turvallisuustoimintaan (Security) ja työturvallisuuteen (Safety). Turvallisuudella tarkoitetaan yleisesti niitä toimenpiteitä, joiden avulla pyritään estämään vaaran/riskin toteutuminen, vähentää sen vaikutuksia sekä parantaa toiminnan ennakoitavuutta.

Riskienhallinta

Riskienhallinta on organisaation johdon ja muun henkilökunnan toteuttama organisaation johtamiseen ja toimintaan sisältyvä prosessi, jota sovelletaan strategian valinnasta lähtien kaikessa organisaation toiminnassa (yksiköt, prosessit, asiakassuhteet jne.). Riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa ja hallita organisaatioon vaikuttavia potentiaalisia tapahtumia ja pitää riskit sellaisissa rajoissa, ettei organisaation toiminta ole uhattuna, ja jotta voidaan vähentää epävarmuutta organisaation tavoitteiden toteutumisesta. (PK-RH-riskienhallinta)

Riskenhallinta prosessi

Riskienhallinta prosessissa pyritään tunnistamaan riskit, sekä arvioimaan niiden vaikutus toiminnalle. Tunnistetut riskit arvioidaan vaikutuksen ja todennäköisyyden perusteella.

Toimenpiteet riskien hallitsemiseksi ovat välttäminen, pienentäminen, siirtäminen ja hyväksyminen.

Riskienhallinta keinot

(PK-RH-riskienhallinta)

Itsearviointi

Suoriuduin mielestäni tehtävästä hyvin, vaikka tein sitä saman aikaisesti opinnäytetyön rinnalla. Tehtävään liittyvistä materiaaleista löytyi paljon uutta opittavaa, kiinnostuksen johdosta luin paljon enemmän kuin tehtävän johdota piti.

Erityisesti kiinnosti kiinteistö- ja tilahallinta, joihin syvennyin pitkäksi aikaa.

Oma arvio suorituksesta on arvosana 3.

Mitä opin

Tehtävä opetti paljon uutta asiaa, jotka ovat sivunneet turvallisuualaa. Kiinteistö- ja tilahallintaan tutustuin syvällisemmin, koska se edes auttaa keskustelua asiakkaiden kanssa.

Siivousalan tehtävä oli mielenkiintoinen, samalla tuli luettua koko Siivoustyön käsikirja. Tähän alaan en ole juurikaan tutustunut, mutta nyt pystyin syventämään tietoa paljon.

Tehtävää suorittaessani päätin, että laadin sen siten, että voin käyttää sitä muistiinpanona tai oppaana itselleni.

Miten kehityin

Tehtävää suorittaessani ja opintoaineistoon tutustuessani huomasin, että kiinteistöalan asiakkaiden kanssa keskusteleminen helpottui. Tämä johtuu sekä tiedon lisääntymisestä, että yhteisen terminologian käyttämisestä.

Erityisesti huomasin, että yhteisen terminologian vuoksi väärinkäsitysten määrä on laskenut paljon. Samalla on oppinut ymmärtämään, miksi esimerkiksi kiinteistöpäälliköt ajattelevat tietyllä tavalla.

Mielestäni opintojakso oli hyödyllinen ammatillisesti ja opin käyttämään Preziä.