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BASE DE DATOS MICROSOFT ACCESS

¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?

¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?

Es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado, y el de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Estos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional, en donde se organizan en Tablas.

PANTALLA INICIAL

PANTALLA INICIAL

FORMAS DE CREAR UNA BASE DE DATOS

Creando una base de datos en blanco

CREAR BASE DE DATOS

Creando una base de datos web en blanco

PANTALLA PRINCIPAL

PANTALLA PRINCIPAL

  • BARRA DE TÍTULO: contiene el nombre del programa.
  • BARRA DE ESTADO: allí se encuentran indicaciones sobre el estado del programa.
  • CINTA DE OPCIONES: en ella encontramos todas las opciones de Access agrupadas en pestañas.
  • VENTANA DE TRABAJO: Una vez seleccionado el objeto con el cual se trabajará, del lado derecho muestra su ventana de trabajo.
  • PANEL DE NAVEGACIÓN: permite acceder a todos los objetos almacenados en nuestra base de datos.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA PRINCIPAL

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

TABLAS: Es el lugar donde se almacena la información, formada por filas y columnas, en donde cada fila representa un registro y cada columna un campo del registro. Cada campo es de un tipo de datos y tiene un tamaño (número de caracteres máximo), y un registro está compuesto por un grupo de campos.

TABLAS

FORMULARIOS: Están destinados para la carga, edición y visualización de los datos de las tablas y consultas

FORMULARIOS

INFORMES: Facilitan la muestra de los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. A diferencia de los formularios, los informes solo se pueden visualizar o imprimir, no se pueden modificar y en ellos se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

INFORMES

CONSULTAS: son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

CONSULTAS

¿COMO CREAR UNA TABLA?

Para crear una tabla seleccionamos la pestaña CREAR y la sección TABLAS, allí encontramos tres posibilidades:

TABLAS

DISEÑO DE TABLA: colocamos los nombres de los campos y sus correspondientes definiciones, según el tipo de dato que se vaya a almacenar.

DISEÑO DE TABLA

TIPOS DE DATOS

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres.

Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales.

Autonumérico: número secuencial único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tablaSi/no: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto ole: objeto, como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervínculo: exto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.

Datos adjuntos: permite adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos.

Calculado: un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos.

Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores, mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS

RELACIONES ENTRE UNA TABLA DE UNA BASE DE DATOS

Permiten el uso, al mismo tiempo, de datos pertenecientes a diferentes tablas. Esto evita que se dupliquen datos, ahorra espacio de almacenamiento de datos y favorece la velocidad de trabajo.

Para poder relacionar tablas entre sí se deberá contar con un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas, y dicho campo será CLAVE PRINCIPAL en una de ellas.

CLAVE PRINCIPAL

CLAVE PRINCIPAL

  • Proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve de identificador de registros de forma tal que, con esta clave, podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

  • Una clave principal simple o compuesta no puede estar vacía o que sus valores se repitan.

Para poder definir una clave principal seleccionamos el botón de la barra de herramientas, o sobre el campo hacemos clic con el botón derecho del mouse y, entonces, se muestra un menú donde la primera opción es la Clave Principal.

DEFINIR CLAVE

¿COMO CREAR UN FORMULARIO?

FORMULARIOS

Para crear un formulario tenemos que seleccionar la pestaña CREAR y luego la sección FORMULARIOS, allí podemos elegir diferentes posibilidades:

FORMULARIO PREDETERMINADO

A diferencia de los otros 2 tipos , esta opción nos muestra un formulario con un esquema ya confeccionado y listo para cargar la informacion necesaria

DISEÑO DE FORMULARIO

En esta opcion, podremos diseñar nuestro propio formulario, ordenando los campos de diferentes formas y con una guia cuadriculada para mantener el orden visual

FORMULARIO EN BLANCO

Este forma de crear un formulario es similar a la anterior. Encontramos con una hoja en blanco en donde determinamos que tabla y campos deseamos aplicar

OPCIOPNES DE CREAR FORMULARIOS

¿COMO CREAR UN INFORME?

INFORMES

Para crear informe tenemos que seleccionar la pestaña CREAR y luego la sección INFORME, allí podemos elegir diferentes posibilidades:

INFORME PREDETERMINADO

En esta opción simplemente se crea y diseña automaticamente un informe listo para ser impreso.

Es una buena elección si lo necesitamos con rapidez

DISEÑO DE INFORME/INFORME EN BLANCO

Estas opciónes son más adecuadas en el caso de que deseemos diseñar un informe de manera personalizada

OPCIONES DE CREAR UN INFORME

¿COMO CREAR UNA CONSULTA?

Para obtener realizar consulta debemos ir a la solapa CREAR, luego seleccionar el DISEÑO DE CONSULTAS Y ELEGIR ENTRE LAS SIGUIENTES 2 OPCIONES:

CONSULTAS

ASISTENCIA PARA CONSULTAS

ASISTENCIA DE CONSULTAS

SU FUNCIÓN ES GUIARNOS PARA PODER LLEVAR A CABO UNA CONSULTA

PASO 1: SE ELIGE QUE TIPO DE CONSULTA SE QUIERE REALIZAR

PASO 2: SE ELIGEN LA TABLA Y LOS CAMPOS PARA APLICAR EN LA CONSULTA

TIPOS DE CONSULTAS

Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros. Muestra los datos que cumplan con uno o más criterios específicos.

DE SELECCIÓN

Cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo que solicita un determinado valor llamado parámetro. Este valor es desconocido, es decir que deberá ingresar el usuario en el momento de ejecutar la consulta.

Para realizar este tipo de consulta podemos actuar de dos formas

  • Usando directamente un campo que no está en la tabla.
  • Otra forma es accediendo directamente a herramientas de consulta, y seleccionando el siguiente botón:

DE PARÁMETROS

DE ACTUALIZACIÓN

Permiten modificar los datos guardados en un registro de una tabla, se pueden modificar de a uno o todos juntos.

Para poder utilizar esta consulta vamos a DISEÑO y seleccionamos el siguiente botón:

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