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Modelagem de Processos
Se você não é capaz de descrever o que você faz como um processo, então você não sabe o que está fazendo.
William Edwards Deming
Fundamentos da Modelagem de Processos
BPM
Processo
Processo
Atividades previamente estabelecidas que têm como objetivo determinar a forma como o trabalho é realizado numa organização. Constituem um conjunto de ações, relacionadas entre si de forma lógica e coerente a fim de promover um resultado favorável à organização.
É um conjunto de atividade lógicas, relacionadas e sequenciais que, a partir de uma entrada, agrega-lhe valor e produz uma saída.
Valor do Processo para a Organização
Refletem como a empresa funciona.
O que é BPM
Gestão de processos de negócio focada em alinhar os processos das organizações às necessidades dos clientes.
O objetivo do BPM é desenvolver e realizar a gestão dos processos de negócio de forma flexível e eficaz, tendo como suporte a tecnologia e seus avanços.
Como a gestão de processos de negócio BPM é usada para melhoria contínua de processos e inovação possibilitando a integração e interação humana, ela considera que os processos das organizações devem ser continuamente melhorados para oferecer sempre um maior valor agregado aos clientes e acionistas.
Requisitos para Implantação
O entendimento e o envolvimento da alta administração,
A definição clara de papéis,
A existência de processos de decisão como parte da governança de BPM,
Metodologias apropriadas,
Sistema de informações de processos,
Colaboradores capacitados e bem treinados e
Cultura receptiva para a gestão de processos.
Requisitos para Implantação
Disposição para mudar e confiança
vídeo das formigas
Disposição para mudar e confiança
Elementos do BPM
As pessoas e a forma como elas trabalham juntas
A descoberta, análise, redesenho e implantação de negócios
Cumprimento dos objetivos do processo
O gerenciamento dos processos
Mudanças na organização para suportar o gerenciamento dos processos (novos papéis e responsabilidades
Ferramentas para modelagem
O que envolve um processo?
Processo é o conjunto de atividades que são executadas por um conjunto de papéis para alcançar uma meta.
Um papel é uma responsabilidade que uma pessoa tem no processo.
Uma pessoa cumpre um papel.
Um papel usa recursos para cumprir suas responsabilidades.
Papéis têm interações para colaborar com o resultado do processo.
Um processo tem metas e saídas.
Modelagem de Processos
Os processos são representados por um modelo.
Um modelo pode ser um desenho, um gráfico ou um diagrama que representa o processo.
Possibilita tornar o processo visível para as partes envolvidas
É uma forma simplificada da realidade complexa.
Representamos no modelo apenas o necessário para o propósito
Modelo de Processo
Modelagem
É a fase mais visível do BPM.
Há muitas metodologias na literatura para a modelagem de processos.
Os modelos/diagramas devem ser representados de forma padronizada para permitir que todos possam entendê-los.
A notação que será abordada é a BPMN (Business Process Modeling Notation)
Duas grandes atividades
Na hora da modelagem
Identificar os atributos do processo:
Dono do processo: quem se responsabiliza pelo processo todo.
Propósito: qual é o propósito final do processo?
Cliente: Quem tem interesse que o processo seja executado?
Especialistas no assunto: qual é a nossa fonte de informação para o descobrimento?
Na hora da modelagem
Identificar os atributos das Atividades:
Papéis: quem executa a atividade?
Recursos: quais sistemas são usados?
Dados: qual estrutura de dados do negócio a atividade consome ou produz?
Duração: qual é o tempo para iniciar a atividade e o tempo total de duração?
Descrição: o que é feito na atividade?
Regras: quais as regras de negócio governam o desempenho da atividade?
Especialistas no assunto: qual é a nossa origem de informação para a descoberta?
Análise e Melhoria
Existe possibilidade de colocar algumas atividades em paralelo?
Existe alguma atividade gargalo?
Como diminuir o tempo da execução dessa atividade?
Há múltiplos aprovadores?
Existe retrabalho?
Vamos praticar?
Separar grupos por área de atuação
Material: papel, régua, caneta ou pincel
Prática:
1) escolher um processo da unidade
2) Identificar as principais atividades
3) Identificar os papéis responsáveis pela execução
Vamos praticar?
Representação e Modelagem de Processos
Discutir e compreender os processos;
Apoiar a melhoria contínua (análise da eficiência e eficácia);
Simular alternativas;
Treinar os operadores dos novos processos;
Especificar os sistemas de informação que deverão suportar o negócio.
Preparação do projeto de modelagem
Preparação do projeto de modelagem
Consiste em:
Definir o escopo (qual processo será modelado, seus propósitos, métricas, alinhamento estratégico, prazos, etc);
Compor a equipe;
Planejar as reuniões;
Consultar os documentos que regem o processo a ser modelado, como normas, leis, regulamentos,referências, etc.
Entrevista e coleta de dados com usuários (especialistas de negócio e facilitadores)
Entrevista e coleta de dados com usuários (especialistas ...
Nesta etapa, várias técnicas podem ser utilizadas:
Entrevistas, brainstorm, modelagem com papel, etc.
Devem ser registradas as atas de reuniões;
Documentação do processo
A representação de processos tem como objetivo fundamental a detecção de oportunidades para a sua melhoria
Existem diferentes possibilidades de documentação
Manual de processos;
Representação / descrição de macro-processos, processos, subprocessos, atividades;
Procedimentos;
Instruções.
Instrumentos
Descrições;
Fluxograma.
Controle da documentação
Distribuição, atualização.
Validação do processo
Testar o modelo e verificar se realmente está coerente;
Pode ser automatizado ou não;
Dependendo do processo, o teste de validação em uma instância real poderá ser muito longo e inviável.
Correção da documentação
Ajustar eventuais distorções percebidas durante a validação do processo.
Correção da documentação
Análise
e Melhoria
de
Processos
Análise
e Melhoria
de
Processos
Apresenta menores riscos;
Necessidade de constante monitoramento por parte dos envolvidos;
Existem técnicas sedimentadas e plenamente conhecidas de implementação: PDCA, Espinha de peixe, etc.
Resultados esperados
Redesenho do processo ou mesmo um novo processo;
Documentação de suporte;
Confirmação de que está alinhado à estratégia e de que atende às expectativas;
Um relatório das diferenças e dos ganhos;
Plano de implantação e treinamento;
Relatório de impacto na organização e fora dela.
Na prática
Link para o vídeo do filme Fome de Poder
Na prática
Ferramentas para Modelagem de Processos
BPMN
É uma linguagem gráfica usada para representar processos de negócio através de um conjunto de símbolos padrão que são organizados em um diagrama.
Categoria básica de elementos
Categoria básica de elementos
Atividades
São passos lógicos que ocorrem dentro do processo.
Tarefa: nível mais baixo de um passo no processo
Atividades
Subprocesso: atividade composta que deve contar dentro de um fluxo outras atividades.
Exemplo
Eventos
É algo que acontece ou pode acontecer em um processo de negócio.
Afetam o fluxo do processo e tem uma causa (trigger/gatilho) ou um impacto (resultado).
São representados por círculos
Exemplo
Gateways
São usados para controlar o fluxo de sequência. Agem como pontos de divergência (dividindo os caminhos) e de convergência (juntando os caminhos ) do fluxo.
São usados para pontos de decisão, caminhos que são realizados em paralelo e pontos de sincronização (juntando os caminhos paralelos)
Exemplo 1 Gateway exclusivo
Exemplo 1 Gateway exclusivo
Exemplo 2 Gateway inclusivo
Gateway paralelo
Exemplo 4 Gateway paralelo
Fluxo de Sequência
É usado principalmente para mostrar a ordem (sequência) em que as atividades são realizadas em um processo
Fluxo de Sequência
É utilizado para conectar os objetos do fluxo (atividades, eventos e gateways)
Piscinas
As piscinas são representadas por uma caixa retangular e agem como um container para os objetos do fluxo de um participante do processo.