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CLASE 4 EXCEL
Enlazar hojas de trabajo
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra.
IMPRESIÓN
Datos
VALIDACIÓN
FILTROS
desarrollo-humanosocial@outlook.com
DATOS
- EL libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.
- El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.
VIDEO
TAREA
¿Para que sirve?
Si deseamos unir datos de encuestas
Unificar
Si nos envian información de varios sectores
Datos
INSERTAR COMENTARIOS
¿COMO?
Filtros avanzados
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado.
Avanzadas
Skill 1
Skill 2
Skill 3
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
INSERTAR SUBTOTALES
Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales de ventas por cada mes:
Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales. Para este ejemplo ordenaré los datos por la columna Mes. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna y posteriormente seleccionado el comando Ordenar de más antiguos a más recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.
EL BOTÓN SUBTOTAL EN EXCEL
Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opción Mes ya que indica que para cada cambio de mes se insertará un subtotal. Además utilizaré la función Suma y la columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarán los subtotales.
Observa cómo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para cada mes. Además a la izquierda de la hoja de cálculo Excel coloca controles adicionales que son útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo a los subtotales. Al hacer clic en alguno de ellos el grupo correspondiente se expande o se contrae:
VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.
¿CUAL ES EL PROBLEMA?
Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:
El comando Validación de datos que utilizaremos se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
Podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.
De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier criterio, lo cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.
La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil y casi imperceptible para la mayoría de los usuarios al momento de introducir datos, así que te recomiendo dejarla siempre seleccionada.
LISTA DE VALIDACIÓN DE DATOS
LISTA DESPLEGABLE
PERSONALIZAR EL MENSAJE DE ERROR
La opción Detener mostrará los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda.
La opción Advertencia mostrará los botones Si, No, Cancelar y Ayuda.
La opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.
MENSAJES EMERGENTES
CÓMO ELIMINAR LA VALIDACIÓN DE DATOS
Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango, deberás seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar todos.