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Capacitación
¿Cómo usar Trello?
¿Qué es Trello?
Es una herramienta web colaborativa para organizar proyectos.
También cuenta con App para dispositivos móviles (Android / iOS).
¿Qué es?
¿Qué hace Trello?
Organiza de una manera muy gráfica y sencilla uno o varios proyectos. Por proyecto se puede entender cualquier cosa prácticamente:
- La elaboración de un proyecto de fin de Carrera de un estudiante.
- Agenda de tareas para un día de un autónomo.
- La gestión de incidencias de una empresa de atención al cliente.
- El desarrollo de una app.
¿Por qué vale para cualquier cosa?
Cualquier trabajo que queramos hacer normalmente puede dividirse en subtareas. Y estas subtareas a su vez pueden tener (básicamente) tres estados:
- Sin comenzar.
- En progreso.
- Finalizadas.
Si aplicamos estos tres estados a cualquiera de los ejemplos anteriores vemos que cualquiera de las tareas que se nos ocurran estarán en uno de esos estados.
¿Cómo se usa Trello?
Se basa en la metodología Kanban que desarrolló Toyota en los Años 40. A nivel visual Trello es un sistema de notas (que serían las tareas) que vamos pasando por diferentes estados hasta su finalización. Básicamente Trello utiliza tres elementos:
¿Cómo se usa?
Tableros
Puedes pensar en ellos como pizarras independientes. En cada pizarra vas a gestionar un proyecto concreto.
Listas
Son las diferentes «columnas» de cada tablero. Podemos poner tantas como queramos. Por ejemplo podríamos poner 3: Tareas pendientes, En proceso y Finalizadas.
Tarjetas
Serían las diferentes tareas que conforman el proyecto. Estas tarjetas irían pasando de una columna a otra.
Checklist
Puede añadir prácticamente cualquier tipo de información a una tarjeta haciendo clic en ella. Adjunte archivos, agregue listas de comprobación, publique comentarios... La lista es interminable.
¿Cómo crear una cuenta en trello?
Creación de una cuenta
Crear una cuenta gratuita en Trello es muy sencillo. Símplemente hemos de dirigirnos a la página web de Trello, allí colocaremos nuestro correo electrónico en el recuadro blanco y pulsaremos sobre el botón verde que pone «Regístrese. ¡Es gratis!»:
Nos llevará la pantalla de creación de la cuenta, donde incluiremos nuestro nombre, un correo electrónico válido (nos solicitará confirmación con un mail a esa dirección) y una contraseña de acceso a Trello:
Al registrarnos nos abrirá un aviso en el que nos pide que vayamos a confirmar el registro a nuestro correo:
En el correo que se nos envía automáticamente nos aparece un botón azul con el texto «Verificar Dirección» que debemos pulsar para finalizar el registro en Trello:
Uso de Trello
Ahora sí, ya veremos la pantalla principal de Trello sin ningún aviso. Debemos pensar en esta pantalla como un lugar donde veremos nuestras «pizarras» virtuales o tableros. Si queremos entrar a cualquiera simplemente pulsaríamos sobre ellos.
Uso de Trello
En la parte superior izquierda de la pantalla principal también tenemos acceso a los tableros, así como a crear nuevos:
En la parte superior derecha de la misma pantalla tendremos acceso al menú principal, que nos permitirá entre otras cosas:
- Acceder a nuestro perfil.
- Cambiar el idioma.
- Configurar Trello.
- Cerrar la sesión.
Si pulsamos sobre crear tablero nos preguntará el nombre del mismo (luego puede cambiarse) y su nivel de privacidad (por defecto Privado, ya que sólo lo veremos nosotros):
En Trello existen tres tipos de privacidad para los tableros:
Privado: El elemento será visible únicamente por el administrador o aquellas personas a las que invite.
Equipo: Todos los miembros de una determinada organización podrán verlo, pero sólo podrán cambiar cosas los usuarios invitados.
Público: Será visible a través de la dirección web. Únicamente los usuarios que estén invitados a ese tablero podrán realizar los cambios.
Al crearlo veremos una pantalla como la siguiente donde nos ayuda para generar la primera lista de ese tablero:
Si vamos al menú del Tablero (en la parte derecha de la pantalla) tendremos entre otras opciones:
- Cambiar el color de fondo del tablero.
- Filtrado de tarjetas.
- Añadir otros miembros (para trabajo en equipo).
Si creamos nuestra primera lista y damos sobre los tres puntos que salen en su esquina superior derecha que nos permitirá:
Añadir una tarjeta: No se suele utilizar esta opción ya que desde la misma vista de tablero en cada lista nos sale un enlace para añadir tarjetas de manera trivial.
Copiar o mover lista: Para desplazar o copiar listas entre tableros.
Archivar la lista: en los sistemas de gestión de tareas es habitual que no se permita eliminar elementos (un usuario podría querer borrar algo y otro no). Por ello se opta por «archivarlas».
Si pulsamos sobre una tarea veremos una pantalla como la siguiente, donde podremos entre muchas cosas:
- Cambiar la descripción de la tarea desde «Editar la descripción».
- Añadir comentarios a la tarjetas: Yo habitualmente les doy nombres muy cortos a las tarjetas y les añado en forma de comentarios la información que me interese (documentos, imágenes, etc).
- Se puede añadir «checklists» a la tarjeta, para poder ir marcando como realizadas determinadas subtareas.
- Añadir un color a la tarjeta. Esto puede ser útil para identificarla de manera visual.
- Indicar una fecha de vencimiento.
- Archivar la tarjeta.
- Compartir la tarjeta.
La opción de etiquetas permite:
- Asignar una o varias etiquetas de color (o texto que se puede asignar a cada color).
- Crear nuevas etiquetas.
Si queremos añadir un checklist a una tarjeta nos pedirá un título:
Si volvemos a la vista de la tarjeta con un checklist creado tendrá un aspecto como el siguiente:
Como decía se pueden añadir fechas de vencimiento, que hará que la tarjeta se resalte visualmente si se supera esa fecha.
Este es el aspecto de una tarjeta dentro del tablero y de su lista. En este caso vemos que está etiquetada, tiene un checklist con tres tareas (dos acabadas) y con fecha de vencimiento asignado: