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El presupuesto es un plan de acción expresado en términos financieros, en función de horas hombre - hombre , unidades producidas, horas- máquina; o cualquier otro término numérico mensurable.
La función del presupuesto es programar la distribución de ingresos y egresos financieros, prever el aprovechamiento del recurso y apoyar la consecución de objetivos.
De la utilización adecuada y racional de los recursos disponibles dependerán el logro de objetivos organizacionales.
• Elaborarse por partidas
• Prever cambios e imprevistos
• Fijar ingresos y egresos
• Ser flexible
• Aprovechar al máximo los recursos disponibles
• Fijar Controles
La responsabilidad de elaborar el presupuesto de a un equipo, el cual debe incluir a los dirigentes, patrocinadores, administradores, jefes de departamentos áreas y sectores especiales relacionados con presupuesto.
• Presupuesto de ingresos y egresos
• Presupuesto de costos fijos
• Presupuestos de costos variables
• Presupuesto por programa
• Presupuesto Financiero
• Presupuesto operacional
• Presupuesto con base cero
Es un plan financiero que se estima de acuerdo con los ingresos y percepciones promedio, según experiencia previas. Los egresos se consideran como inversiones necesarias, ya probadas.
Como su nombre lo indica se programan partidas que por lo general son los mismos periodos prolongados; por ejemplo, sueldos, mantenimiento, alimentación, etc.
Las partidas programadas se estiman conforme a un promedio de egresos. Apropiado para controlar los egresos que puedan variar según la demanda, por ejemplo, material desechable viáticos, actividad de enseñanza, etc.
Sí se detallan los ingresos conforme a los diversos programas que integran el plan general. Estas partidas plata programa presenta particularidades que dificultan la elaboración de un presupuesto general.
Es aquel que se expresa en unidades monetarias, y en función de horas- hombre y ahora- máquina. La particularidad de Esta técnica presupuestal es el establecimiento de números en su elaboración.
Los egresos se señalan en detalle indicando cantidad costo por unidad, y total parcial y global. A veces se incluye un análisis de la existencia.
Es un sistema variable bien operado ya que la idea sustantiva de esta técnica medir los programas empresariales en paquetes y calcular Los costos por paquetes.
Las políticas también son planes cuando el sentido que se le asigna como el lineamiento a seguir en la toma de decisiones.
Política sirven para guiar las acciones; orientar los programas; comunicar las decisiones de nivel estratégico, interpretar los objetivos organizacionales y conocer las líneas generales a las que deberán orientarse el funcionamiento de la organización.
• Redacción Clara y orientación positiva
• Ser alcanzables, que se puedan medir y operables.
• Poseer un alto grado de permanencia
• Anticiparse al futuro
• Ser de interés para toda la comunidad
• Ser congruentes con las leyes respectivas.
• Congruente con los objetivos generales de las organizaciones que participan.
• Dentro de ciertos límites la discrecionalidad
• Simplificación administrativa
• Reordenación económica
• Aprovechamiento de recursos
• Impulso a la investigación
Políticas generales: De nivel estratégico y afectan a toda la organización.
Políticas específicas: Son departamentales o sectoriales
Según su área de influencia, pueden ser: Servicio económico o social.
Los programas son planes específicos de acción en los que no sólo se fijan objetivos y secuencias operacionales sino especialmente el tiempo requerido para su ejecución. Los programas incluyen las metas políticas, procedimiento y todos los pasos que han de seguirse para llevar a cabo un curso de acción.
Los programas son las alternativas de solución que deciden la secuencia en las actividades la utilización de recursos y la forma de alcanzar los objetivos de la organización.
• Programas generales
• Programas específicos
• A largo plazo
• A corto plazo
• Aspectos de un programa
Los modelos para elaborar programas pueden ser muy variados; sin embargo, un buen programa debe contener; por lo menos, los siguientes elementos:
Antes de la introducción propiamente dicha se elabora una portada con los datos generales de la institución y el departamento responsable del programa, las personas que lo elaboran y la fecha.
Acción se elabora con datos generales sobre el tipo de programa, se sintetiza de un modo muy general el contenido del programa y las razones para su aplicación.
La introducción se incluye el índice de contenido con base en los capítulos o apartados del programa.
El diagnóstico administrativo es la parte medular del programa Qué debe incluir la situación real que genera el programa y las alteraciones que señaló las investigaciones previas.
Se anota las razones por las que se elabora el programa y los propósitos a que está destinado.
Siguiendo las normas y requisitos para elaborar objetivos se detalla por escrito lo que se desea lograr con el programa. Se recomienda no dividir los objetivos dineral y específicos para evitar la automatización y desvinculación en cuanto a la importancia de los alcances.
En este apartado se incluyen los límites de tiempo, espacio, universo de trabajo, participantes, funciones especiales marco de acción.
Es importante detallar el presupuesto necesario que necesitas para elaborar un programa recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para lograr las metas.
Las actividades de los planes y programas son el aparato más extenso en el que se define en en detalle que se va a ser quienes lo harán y cómo y cuándo se hará. Es común utilizar cuadros especiales para detallar las actividades ya que dichos cuadros se conocen como cartas descriptivas las cuales nos permiten hacer operativos los objetivos, por actividades, cronogramas, organización y formas de evaluar no se utilizan cartas descriptivas, las actividades se mencionan en forma secuencial y cronológica.
Se establece Cómo se medirá el alcance del programa y hacen general o de actividad por actividad, al programa la evaluación Dante estar por escrito Los criterios con los cuales se medirá El Progreso. Por ejemplo, un programa de supervisión que incluye un objetivo de adiestramiento en la toma de signos vitales puede establecer en evaluación los siguientes" el personal que se está adiestrando demostrar a la técnica para demostrar los signos vitales".
Los cronogramas son diagramas en los cuales se describen acciones eventos en las filas y en las columnas los periodos considerados como estándar. La función de los cronogramas es a relacionar dos variables: Eventos y tiempo.
La Gráfica de la programación de actividad ideada por Henry Gantt permite planear y controlar las acciones.
Son diagramas que representan la secuencia de operación pimientos o rutinas previamente establecidas flujo descriptivos y a la vez son dinámicos ya que nos indican la secuencia y nos permiten la visualización del proceso de tal forma que favorece el análisis. Las ventajas de la utilización de diagrama de flujo son las siguientes:
• simplifican el trabajo
• permiten el análisis y la eliminación de actividades inútiles o innecesarias
• es el mejor flujo de operaciones