BUENAS PRÁCTICAS DE DOCUMENTACIÓN
Presenta: IPI José Alberto González Torres
NORMATIVIDAD
¿Estamos obligados a cumplir con BPD?
NORMATIVIDAD
¿POR QUÉ?
La NOM 059, vigente, en su numeral 5.2.4, establece que debemos cumplir con Buenas Prácticas de Documentación
¿QUÉ SON?
¿QUÉ SON?
Conjunto de lineamientos y actividades relacionadas entre sí, destinadas a asegurar que registros y documentos sean:
CLAROS
VERACES
OPORTUNOS
INTEGROS
TRAZABLES
Trazabilidad: A la capacidad de reconstruir la historia, localización de un elemento o de una actividad, por medio de registros de identificación.
DEFINICIONES
a la capacidad de un proceso de ser insensible, en cierta medida conocida, a factores que pudieran afectarlo en las condiciones establecidas.
al documento que presenta evidencia de las acciones realizadas para demostrar el cumplimiento de actividades o instrucciones.
A la capacidad de reconstruir la historia, localización de un elemento o de una actividad, por medio de registros de identificación.
¿Por qué debemos documentar?
Facilita la comunicación.
Promueve la estandarización.
Preserva datos y observaciones.
Ayuda a tomar decisiones.
Contiene historia.
Asigna derechos y responsabilidades.
Descarga nuestra mente.
IMPORTANCIA
¿Qué interrogantes responde el documentar?
¿EN QUÉ AYUDAN?
¿Qué hago?
¿Por qué lo hago?
¿Hago lo que dije que haría?
¿Están mis procesos bajo control?
¿Tomo acciones si algo está equivocado?
¿Las acciones tomadas me permiten ayudar a la mejora continua?
Para lograrlo, los documentos deben poseer, al menos, las siguientes características:
¿CÓMO LOGRARLO?
Si contienen instrucciones deben ser aprobados, firmados y fechados.
Deben definirse y apegarse a lo establecido.
Deben revisarse periódicamente y mantenerse actualizados.
Deben resguardarse correctamente, para asegurar la trazabilidad de la información y del proceso
Debe existir un mecanismo que permita identificar las firmas y rúbricas del personal que ejecuta la operación.
¿QUÉ NOS DICE
LA NORMA?
Los registros escritos a mano en documentos, deben realizarse de forma clara, legible e indeleble.
El registro de actividades debe realizarse al momento de la actividad respetando el orden cronológico.
Cualquier corrección al registro de una actividad o a un documento debe ser firmado y fechado y permitir la lectura de la información original.
Cuando se requiera una explicación del motivo de la corrección debe documentarse; estos registros deben contener la fecha e identificar quién realizó la actividad.
¿CÓMO SE HACEN LOS REGISTROS?
Contamos con el PDC-004 Buenas Prácticas de Documentación, el cuál contiene las instrucciones para la realizar de manera correcta los registros.
GENERALIDADES
GENERALIDADES
- Los documentos deben contener los espacios suficientes para permitir la realización de los registros correspondientes.
- Los formatos empleado deben ser autorizado y contar con su código asignado por el departamento de Aseguramiento de Calidad.
- Una misma persona no puede elaborar y aprobar a la vez una operación, registro y/o actividad.
- Se deben registrar las observaciones si no existe alguna, colocar la leyenda “Ninguna” y completar el registro.
- Queda prohibido alterar, registrar, escribir o rayar sobre documentos originales o autorizados, en caso de encontrar algún error o modificación que deba realizarse, notifique y, de ser necesario, solicite el cambio correspondiente.
- La cantidad máxima de correcciones por hoja es de cinco. En caso de detectarse más de cinco errores, proceder a solicitar la capacitación del personal involucrado. En caso de recurrencia, se debe levantar una No conformidad, de acuerdo al PAC-001, vigente.
- No emplear marca textos en documentos originales ni copias autorizadas.
- No utilizar hojas recicladas para la impresión de documentos o registro de datos.
REGISTRAR UNA FECHA
...REGISTRAR
UNA FECHA?
- Dos dígitos para el día
- Guión medio
- Tres primeras letras del mes en que se realiza el registro
- Guión medio
- Dos últimos dígitos del año en que se está realizando el registro.
Por ejemplo:
16-SEP-17
31-OCT-17
27-DIC-17
REGISTRAR
ANTEFIRMA
- Primer inicial, del primer nombre, seguida de un punto.
- Espacio
- Primer apellido
Ejemplo:
J. González
¿Y si mi antefirma ya la ocupa otro colaborador?
- Primer inicial, del primer nombre, seguida de un punto.
- Espacio
- Primer apellido
- Espacio
- Primer inicial, del segundo apellido, seguida de un punto.
Ejemplo:
A. González A. González H
REGISTRAR
ANTEFIRMA
REGISTRAR UNA HORA
...REGISTRAR
UNA HORA?
- Dos dígitos para la hora
- Dos puntos
- Dos digitos para los minutos
Ejemplo:
00:15
12:20
23:49
18:30
Las horas se registran en formato de 24 horas, es decir, de las 00:00 a las 23:59
CANCELAR ESPACIOS EN BLANCO
- Trazar una diagonal
- Registrar N/A
- Colocar Antefirma
- Registrar fecha en que se realiza la cancelación
Por ejemplo:
...CANCELAR
ESPACIOS EN BLANCO?
CORREGIR REGISTROS
...CORREGIR REGISTROS?
- Trazar una línea sobre el dato incorrecto.
- Escribir el dato correcto
- Escribir antefirma
Por ejemplo:
En caso de que no se cuente con espacio suficiente, se debe colocar el "llamado" correspondiente, consecutivo.
Por ejemplo:
FIRMAR POR AUSENCIA
...FIRMAR POR AUSENCIA?
- Colocar las letras “P.A., p.a., PA o pa” que significa "Por ausencia"
- Firmar en el espacio asignado.
- Colocar la antefirma.
- Colocar la fecha en que se firma el documento.
Este procedimiento será de acuerdo al PAC-006 "DELEGACIÓN DE FUNCIONES Y FIRMAS POR AUSENCIA".
REGISTRAR UNIDADES
- Registrar el valor numérico
- Dejar un espacio
- Registrar las unidades
...REGISTRAR
UNIDADES
REDONDEO DE CIFRAS SIGNIFICATIVAS
...REDONDEO DE CIFRAS SIGNIFICATIVAS
- Se registran de acuerdo a lo indicado en cada tipo de Documento según aplique y conforme a las siguientes reglas:
- Quitar el último dígito, si se trata de un número menor a 5. Por ejemplo:
ESPECIFICACIÓN:
35.450 – 36.150 mg
DATO OBTENIDO:
35.6963 mg
DATO A REGISTRAR:
35.696 mg
- Incrementar a la unidad el dígito anterior, si se trata de un número mayor o igual a 5. Por ejemplo:
REQUERIMIENTO
32.6400 kg
DATO OBTENIDO:
32.63886 kg
DATO A REGISTRAR:
32.6389 kg
PEGADO DE ETIQUETAS
- Pegar las etiquetas con ayuda de un lápiz adhesivo, pegamento líquido, o bien, con grapas metálicas estándar
- Colocar en alguno de los extremos, abarcando cada etiqueta así como la hoja en la que serán adheridos, las letras iniciales del nombre de la persona que está pegando las etiquetas.
...PEGADO DE ETIQUETAD
ADEMÁS...
- Los registros deben realizarse en tinta indeleble, color azul
- Prohibido:
- Usar tinta de gel
- Emplear corrector
- Utilizar lápiz
- Rayonear datos erroneos
- Remarcar registros
- Realizar registros en pedazos de papel, post-it, etcétera.
- Pegar etiquetas y/o formatos, con cinta adhesiva, cinta adhesiva para empaque, cinta adhesiva para empaque con leyenda “Globalcaps”, gelatina.
- Los datos incorrectos deberán ser legibles.
ADEMÁS...