Copy of DIAGNS

DEFINICIÓN

Diagnóstico Administrativo

Busca determinar cómo es la empresa, su estructura orgánica y su nivel de planeación, sus planes y programas estratégicos, la forma como se miden los avances en los programas, la coordinación que existe entre el gerente y los subalternos encargados de cada área específica de la empresa, las relaciones externas e internas, en general, la congruencia de la organización con los objetivos fijados, la planeación desarrollada, los programas y los recursos con se cuentan.

PROPÓSITO

Conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área o áreas objeto de estudio

FINALIDAD

DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

Detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

SURGIMIENTO

Surge de la necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa.

http://www.voki.com/pickup.php?scid=12023807&height=267&width=200

APLICACIÓN

Sin límites, ni barreras, en todo nivel administrativo.

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

O ADMINISTRATIVO

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Comparar la información registrada en la etapa de análisis y los aspectos técnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos críticos que afectan al buen desempeño del área evaluada.

Se realiza a través del análisis de los siguientes aspectos organizacionales

Análisis de la estructura

Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes:

• Organigrama estructural

• Niveles jerárquicos

• Tipo y líneas de autoridad

• Tramos de control

• Recursos existentes

• Dependencia y relación con otras áreas

La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, tratar de comprender los síntomas directos.

Se recopila de fuentes confiables que pueden ser internas o externas, en forma verbal directa y luego se ampara con fuentes legales.

Tomar en cuenta un listado de problemas para iniciar un auto diagnóstico preliminar.

Análisis de las funciones

Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo de cada empleado

Análisis de relaciones

Comprende el estudio de la coordinación, comunicación y dependencia que existe entre los elementos integrantes de la organización en general y que se relacionan con el área objeto de estudio

Análisis de los procesos

Comprende el estudio de los pasos que se desarrollan para llevar a cabo cada proceso en la empresa, como los procesos siguientes:

• Procesos principales

• Sub-procesos

• Procesos contingentes

• Actividades que se llevan a cabo

Se realiza a través del análisis de los siguientes aspectos organizacionales

ASPECTOS QUE ABARCA

ETAPAS

Consta de 4 etapas

Líneas de autoridad y tramos de control

Comunicación y coordinación entre dos o más áreas.

Procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de las funciones

Facultades delegadas dentro del personal.

Funciones de cada uno de los órganos administrativos

OBTENCIÓN DE CONCLUSIONES

PROPUESTA Y PLAN DE ACCIÓN

Se debe elaborar un listado de las aspectos que están mal y producen fallas dentro de la organización.

Algunos ejemplos de problemas organizacionales:

• Inexistencia de misión, visión y objetivos definidos claramente.

• Inexistencia de estrategias, metas y políticas administrativas.

• Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio

• Falta de comunicación y coordinación entre el personal a todo nivel.

• Falta de programas de inducción y capacitación para el personal que realiza las diferentes actividades.

• Exceso de papelería y formularios en general.

• Inadecuada distribución del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades.

• Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.

• Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal

La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir:

• Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las oportunidades detectadas.

• Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las amenazas detectadas.