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Para crear un diagrama adimensional de bloques hay que cortar 20 trozos cuadrados de papel de unas 2 pulgadas por lado. En la hoja de trabajo, iniciar con el renglón 1, se coloca el número de renglón y el nombre del departamento en medio del bloque. Después, comenzando en la esquina superior izquierda, se sitúan las relaciones A que tenga este departamento con otros.
Como se trata de una oficina de 22 personas, se necesitarán 22 diagramas de fuerzas de comunicaciones.
Éstos diagramas deben resumirse en otro más grande de 22 círculos con todas las líneas entre cada uno.
Ahora, se colocan las relaciones E en la esquina superior derecha, en la parte inferior izquierda las de código I, y en la inferior derecha las O. Se hace igual con los 20 bloques.
Al terminar los 20 bloques, hay que encontrar aquél con las relaciones más importantes (códigos A y E), y colocarlo en medio del escritorio.
Ahora se sitúan las oficinas más importantes alrededor de esta oficina central hasta que se satisfacen las relaciones código A. Cuando ubique las oficinas 6 y 11 tendrán relaciones A que satisfacer. Se debe trabajar con las relaciones A hasta que todas las oficinas tengan un lado en contacto con otra. Ahora se comienza a trabajar con las relaciones E, las I y, por último, las O.
Existen cientos de posibilidades y la mejor respuesta es aquella que satisfaga la mayoría de relaciones.
Una vez que se tiene el diagrama adimensional de bloques final, se identifica dónde estarán las paredes exteriores, los talleres y las bodegas o almacenes departamentales (no oficinas), de modo que se desarrolle una orientación. Éste será el plan para determinar dónde va cada oficina.
No importa la técnica que se emplee, se necesita saber el largo y el ancho de la oficina para hacer la distribución. Estas medidas son suficientes para comenzar la construcción, pero se requerirán más detalles.
El nivel siguiente de detalle son las distribuciones de los departamentos, que incluirán las paredes internas que los limitan.
El nivel final del detalle será el lugar donde se ubicarán los escritorios, las sillas y el resto del equipo. Este plan detalla- do será necesario antes de hacer las asignaciones de espacio.
En octubre de 1996, General Services Administration (GSA) elaboró una guía exhaustiva y un marco de referencia para tomar buenas decisiones relacionadas con propiedades inmobiliarias, en especial, en lo que se refiere a la planeación de espacios para oficinas. Estos principios de administración de activos se desarrollaron para guiar el manejo de las propiedades inmobiliarias del gobierno federal.
Observe las líneas largas. Ésos son departamentos que necesitan estar cerca. Las personas o departamentos que tengan el máximo contacto fuera de la oficina se encuentran en la periferia del diagrama; quienes tengan mucho contacto dentro de la oficina se sitúan en medio de éste. Imagine que las líneas entre los individuos u oficinas son bandas elásticas o fuerzas que originan una tensión entre ellos. Por tanto, entre más grande sea el número de líneas, más intensa es la fuerza que tira de las oficinas para acercarlas. Las relaciones que se establezcan aquí se llevarán al diagrama de relación de actividades.
Esta hoja de trabajo pasa del diagrama de relación de actividades al diagrama adimensional de bloques.
Diagrama de fuerzas de las comunicaciones
Otra forma de determinar las relaciones en la oficina es el diagrama de fuerzas de las comunicaciones
El método del diagrama de procedimientos (diagrama de flujo) requiere hacer el análisis y el diagrama de todo el flujo de los papeles de trabajo. Esto podría ser un trabajo tan grande que quizá sean necesarios varios años de análisis.
Los resultados del diagrama de flujo son valiosos en extremo, pero para las necesidades de la distribución de oficinas, el diagrama de fuerzas es mucho más rápido.
El diagrama de fuerzas de las comunicaciones requiere que los planeadores de las oficinas hablen con cada persona involucrada en la oficina y averigüen con quien trabajan más. Cada persona con quien se hable será el centro del diagrama, y las personas con quienes se trabaja estarán en la periferia.
Las técnicas utilizadas para crear la distribución de las oficinas son las siguientes:
1. Organigrama.
2. Diagrama de flujo (análisis de sistemas y procedimientos).
3. Diagrama de fuerza de las comunicaciones.
4. Diagrama de relación de actividades.
5. Hoja de trabajo de actividades.
6. Diagrama a dimensional de bloques.
7. Determinación del espacio de oficinas.
8. Distribución maestra detallada.
La figura muestra el movimiento de los formatos de la orden de compra por la oficina, lo cual tiene un efecto en la distribución de ésta. Cuando todos los formatos se analicen, las relaciones entre los departamentos quedarán más claras y podrán desarrollarse códigos de relación.
Hacer diagramas de los procedimientos es muy parecido a elaborar la gráfica del flujo de procesos, pero en lugar de seguir el camino de un producto, se sigue el de cada copia de un formato.
Para analizar el flujo del papel se desarrolló la técnica del diagrama de procedimientos, o gráfica del flujo. Con el fin de ayudar a explicar los pasos estándar, se adoptaron símbolos estándar (símbolos de la gráfica del proceso)
El número de líneas que conecten a la persona sujeto con las periféricas indicará la importancia de la relación como sigue:
1. Si hay cuatro líneas es absolutamente necesario que estas dos personas se encuentren cerca. Este código debe reservarse para la gente que se comunica varias veces en una hora, lo cual será el código A de las relaciones.
2. Si hay tres líneas es de especial importancia que las dos personas estén cerca la una de la otra. Este código debe reservarse para personas que necesitan comunicarse al menos una vez cada hora. Esta relación tendrá un código E.
3. Si hay dos líneas, es una relación importante y las dos personas deben estar cerca. Esta relación se reserva para quienes trabajan juntas varias veces en un día. El código de esta relación será I.
4. Si hay una línea, se trata de una relación ordinaria y se reserva para gente que interacciona sobre una base cotidiana. Una relación así será de código O.
Este es el diagrama de fuerzas de una persona.
La figura ilustra el procedimiento de la orden de compra (OC).
Las personas o departamentos se enlistan a un lado.
Comienza con quien hace la requisición de algo (envío de una solicitud de compra) y las aprobaciones que obtiene, se crea la orden de compra y se envían copias a otras cuatro áreas (se llena una copia con la requisición en un archivo abierto en compras).
Una copia es para quien solicita, otra va a contabilidad, otra a recepción y una más es para el vendedor que proveerá el artículo.
Una vez que la orden es enviada y recibida, se adjunta a una copia de la lista de empaque del vendedor y se hace un reporte de recepción. A los archivos tienen que llegar cinco copias de la orden de compra, dos de las requisiciones, cuatro de los reportes de recepción, una lista de empaque y una factura.
Se deben tener en mente las reglas siguientes para crear la distribución maestra detallada:
• En general, los escritorios deben tener la misma dirección.
• En áreas abiertas, los escritorios deben colocarse en filas de dos.
• Para los escritorios que estén en una fila, debe haber 6 pies entre el frente de un escritorio y el frente del otro detrás de él.
• Si los escritorios están en filas de dos o más y la entrada y la salida están confinadas a un lado, debe permitirse que haya 7 pies del frente de un escritorio al del otro que se encuentre detrás él.
• Si los empleados están espalda con espalda, hay que dejar un mínimo de 4 pies entre sus sillas.
• Los pasillos entre las áreas de escritorios deben tener un ancho de 3 a 5 pies ( 0.91 a 1.52 metros).
• Los pasillos intermedios deben tener 4 pies de ancho (1.22 metros).
• Los pasillos principales deben tener, por lo menos, un ancho de 5 pies (1.52 metros).
• La iluminación natural debe provenir de por arriba del hombro izquierdo o de la espalda de un empleado.
• Se requieren de 50 a 75 pies cuadrados (4.65 a 6.97 metros cuadrados) para un espacio de trabajo que consista en un escritorio, espacio para repisas y silla, con tolerancia de dos pies de espacio en su largo y ancho.
• Los escritorios no deben estar frente a pasillos y áreas de actividad intensa.
• Los escritorios de los empleados que realicen trabajos confidenciales no deben estar cerca de las entradas.
• Deben estar cerca de los accesos los escritorios de los trabajadores que tengan mucho contacto con visitantes, y debe proveérseles de espacio adicional.
• El escritorio de la recepcionista debe estar cerca de la entrada para visitas.
• Los supervisores deben ubicarse junto a los trabajadores de línea.
• En las áreas abiertas, los supervisores deben estar separados de su grupo por 3.3 pies.
• El flujo de trabajo debe seguir la distancia más corta.
• Los grupos y los departamentos relacionados deben situarse cerca unos de otros.
• Deben agruparse las actividades menores alrededor de las principales.
• El trabajo debe llegar a los empleados.
• Los bebederos deben estar a la vista.
• Las distribuciones deben acomodarse para controlar el flujo del tránsito.
• Por lo general, el equipo pesado debe ponerse contra las paredes o las columnas.
• Las estaciones de manufactura que generen ruido deben agruparse.
• No debe obstruirse el acceso hacia las salidas, los corredores, las escaleras y los extintores de incendios.
• Deben acatarse todas las normas de seguridad gubernamentales.
• Al planear las oficinas, hay que considerar la carga en pisos y columnas; espaciamiento de ventanas; ductos de calefacción, aire acondicionado y ventilación; salidas eléctricas; iluminación y acústica.
• Cualquier escala de la distribución será de 1/4 de pulgada = 1 pie, o 1/8 de pulgada = 1 pie.
• Debe considerarse el uso de hojas cuadriculadas reproducibles y plantillas de plástico auto adheribles.
• Las personas que sostengan entrevistas frecuentes, cara a cara, deben estar cerca la una de la otra.
• Los empleados deben estar junto a los archivos y referencias que usen frecuentemente.
• Los trabajadores deben ubicarse cerca de sus supervisores.
• Deben considerarse archiveros de cinco gavetas, en lugar de cuatro.
• Debe contarse con archiveros de entrepaños abiertos o laterales, en vez de los archiveros estándar.
• Como sustitutos de los archiveros de 2 gavetas deben considerarse los de cuatro o cinco.
• El área de recepción debe generar una impresión agradable a los visitantes y usará una tolerancia de 10 pies cuadrados por cada uno de ellos, si más de uno llegara en un momento dado.
• La distribución debe tener un mínimo de desviaciones y ángulos.
• Deben usarse áreas abiertas extensas en lugar de varias áreas pequeñas.
• Deben subdividirse las áreas abiertas para más de 50 personas por medio de archiveros, armazones, rieles, o particiones “tipo banco”.
• El espacio para oficinas no debe utilizarse para almacenar cosas a granel o para con- servar los archivos muertos.
• Debe proveerse espacio para conferencias en salones, en lugar del interior de oficinas privadas.
• Las salas de conferencias y capacitación deben agruparse.
• Será frecuente que el tamaño de las oficinas privadas se determine por medio de las particiones existentes.
• Las oficinas privadas deben tener un mínimo de 100 pies cuadrados y un máximo de 300.
• Se usará una oficina privada de 300 pies cuadrados sólo si su ocupante se reúne con grupos de ocho o más personas por lo menos una vez al día.
En pocas palabras, muestra la relación de cada departamento o persona con cada uno de los demás departamentos o personas.
Se usa un solo código (A E I O U o X) para denotar la importancia de la relación.
En la distribución de las oficinas, el diagrama de fuerzas se emplea para establecer estos códigos tan importantes: puede hablarse a cada departamento o persona incluida en el estudio y hacer que cada quien registre los códigos.
Se desarrolló a partir del diagrama de fuerzas de las comunicaciones.
Para calcular el requerimiento de espacio para la oficina, se usan las técnicas siguientes:
1. Técnica de los 200 pies cuadrados por persona. Esta técnica se utiliza para establecer el espacio total de oficinas.
Si mira la figura, se contará con 36 personas que requieren espacio de oficinas, lo que arroja:
36 × 200 = 7,200 pies cuadrados. Por tanto, esta superficie es la que se necesita para las oficinas.
Por tanto, se necesitan un total de 7,450 pies cuadrados (692 metros cuadrados)
2. Técnica del nivel en la organización. Al estudiar el organigrama anterior , se obtiene la información siguiente:
El organigrama da al planeador de la distribución una idea del tamaño de las oficinas.
El número total de personas es la mejor indicación del tamaño de oficina que se requiere. Se obtiene una estimación gruesa del espacio de oficinas que se necesita multiplicando el número de personas que requieren espacio por 200 pies cuadrados (1.86 metros cuadrados) para cada una.
Ojo: Sólo debe usarse para determinar el espacio total de oficinas, no el de los departamentos.
Quién trabaja en la oficina, quién reporta a quién, cuántas personas están en el departamento, cuáles funciones se realizan y otras preguntas similares encuentran respuesta en el organigrama.
Otra forma de calcular el espacio, es la determinación del número de personas en cada nivel de la compañía.
3. Técnica de la estación de manufactura. El enfoque de la distribución de la estación de manufactura es el más detallado e incluirá sanitarios, armarios, cafeterías, áreas de recepción, salas de consejo, salas de juntas, y cualquier cosa que requiera espacio. Esta técnica agrega 25 por ciento de espacio adicional para expansión. La superficie, en pies cuadrados, de una oficina es tan sólo lo que ésta mide de largo multiplicado por su ancho, expresado en pies. Así, una oficina de 20 × 20 pies, tendrá 400 pies cuadrados.