Introducing
Your new presentation assistant.
Refine, enhance, and tailor your content, source relevant images, and edit visuals quicker than ever before.
Trending searches
”Hvis de omkring dig ikke vil lytte til dig, må du falde på knæ og bede om tilgivelse, for skylden er i sandhed din.”
- Fjodor Dostojevskij
Misforståelser af tonen i e-mails udløser ofte konflikter.
Mailkonflikter udvikler sig lynhurtigt og kan meget sjældent løses konstruktivt via e-mail.
Når en konflikt er under opsejlning, må man derfor forlade e-mail kommunikationen og tage en snak.
Læser du ALTID dine e-mails igennem, før du trykker "send"?
Læser dem I HOVEDREGLEN?
Læser du dem ALDRIG?
En lille udfordring:
Læs dine fem sidste afsendte e-mails
?
Tjek vores andre kurser i kommunikation:
Undgå, at tonen misforstås
Skulle jeg have skrevet "hej" i stedet for "kære"?
Formulér dig hensigtsmæssigt og eliminér fejl
Fem måder at være høflig på
Den findes ingen gylden regel for, hvordan man skal indlede en e-mail.
Vurdér, hvad modtageren vil forvente. Eller kopiér modtagerens egen måde at indlede på.
Skriver du "kære", efter modtageren har skrevet "hej", risikerer du, at modtageren føler sig invaderet.
Skriver du "hej", efter modtageren har skrevet "kære", signalerer du, at I ikke er så tæt på hinanden, som modtageren tror.
Hvilken regler opererer du selv med?
Du kommer langt med høflighed
Don't do this at home:
Slå stavekontrol til og læs din e-mail igennem
Den nemmeste måde at styre uden om unødvendige mailkonflikter på er ved at være høflig. De fleste konflikter opstår, fordi tonen i en e-mail opfattes som uforskammet, kold eller sur - selv om den ikke er ment sådan!
Tre dårlige undskyldninger for ikke at være høflig:
Har du selv flere bud?
Undgå for meget talesprog
De fleste sproglige fejl i e-mails er sjuskefejl. Slår man stavekontrollen til og læser e-mailen igennem, før man trykker "send", fanger man langt de fleste fejl.
Er det en vigtig e-mail, kan man med fordel bede en kollega læse den igennem.
Problemet er, at sjuskefejl fra en virksomheds medarbejdere sætter selve virksomheden i et kedeligt lys.
... men undgå også at skrive for tungt og kedeligt
E-mailen opfattes generelt som en mellemting mellem talesprog og skriftsprog. Bliver det for talesprogagtigt, det vil sige lidt for sludrende, opfattes det useriøst:
"Det, jeg mener, er, at vi ikke sådan rigtigt kan gå med på dine krav, hvis du forstår. Nej, jeg mener, nogle af kravene, kan vi vist godt gå med på, men ikke dem alle, ok?"
"Mødet var i mandags, og der var LÆKKER forplejning, ikke
bare en tunsandwich og en kande vand, men virkelig nice, sådan noget gourmet-agtigt noget, nå men anyways, det var et fint møde, og vi fik det vi skulle, så ingen ko på isen der, eller ingen is på koen, som Bertram siger, når han er i sit sjove hjørne, eller når han selv tror, han er sjov :-)"
Skriv aldrig hele ord med BLOKBOGSTAVER
Spot fejlene i disse tre e-mails:
Hvis du ønsker stavekontrol, slår du den til her:
Det er generelt en fremragende idé at skære det gammeldags kancellisprog væk, men i e-mails er det særligt vigtigt. Her har modtageren nemlig en anden forventning til skrivestilen.
Oversæt følgende formuleringer til nudansk:
Skriver du hele ord med blokbogstaver vil det opfattes, som at du råber til modtageren.
"Jeg er MEGET utilfreds over udfaldet!"
"HVORDAN I ALVERDENS KOMMER DU FREM TIL DET???!!?"
Brug kun blokbogstaver, når det er International Caps Lock dag d. 28. juni.
Det er aldrig nødvendigt med mere end et tegn
Mange udråbstegn og spørgsmålstegn har samme effekt på modtageren som blokbogstaver.
"Hvad mener du????"
"Betyder det, at du ikke kommer??!!?"
"Hvordan det??"
Er du topfrustreret? Tæl til ti
Send aldrig en e-mail, mens du er maksimalt frustreret. Vent en halv time.
Hvis ikke du venter en halv time, kan du være helt sikker på, at konfliktlavinen ruller.
Undgå for alt i verden ironi i dine e-mails
Ironi er en væsentlig kilde til misforståelser i e-mails. Man skal kende hinanden rigtig godt for at bruge ironi. Men selv, når man gør det, har man brug for at aflæse kropssprog og betoning for at forstå ironien.
Er dette fx ment ironisk?
Nogle gange er en e-mail ikke løsningen
Hvis du har brug for at udtrykke utilfredshed eller give en decideret skideballe, er en e-mail sjældent løsningen.
Kritik leveret over e-mail vil i 99 % af tilfældene opfattes hårdere, end den er ment.
Tag tyren ved hornene og tag en snak med modtageren.
E-mailstruktur
Sørg for, at din e-mail er nem at svare på
En e-mail skal være nem at svare på. Ikke sådan forstået, at dit spørgsmål skal være banalt.
E-mailen skal have en klar vinkel, og man skal ikke være i tvivl om, hvad der skal svares på.
Sørg også for, at der ikke skal svares på 12 ting.
Sådan opbygger du en effektiv e-mail
Spor dig ind på dit hovedbudskab og formidl det kort og forståeligt
Find ind til essensen at det, du gerne vil fortælle. Begynder du med det, har du styr på den røde tråd. Og du ved, hvad der kan skæres væk. Det er tit meget enkelt, fx:
"Ja, lad os aftale det."
"Jeg har nok brug for, at du uddyber, hvad du mener."
"Her har du kontrakten."
"Vi holder møde med dem i morgen kl. 10. Skal du med?"
Har du mere end ét hovedbudskab i din mail, skal du i hovedtræk sende flere mails.
Orker man at gå i gang med at læse din e-mail?
Alt fra "Cover My Ass" til e-mail lovbrud
En effektiv e-mail ser let, luftig og indbydende ud.
Undgå massive tekstblokke og benyt i stedet:
Den effektive e-mail er kort og præcis
En tekst, der læses på en computerskærm, skal være kortere og mere præcis end en trykt tekst.
Læseren læser 30 % langsommere foran skærmen
Læserens koncentration og tålmodighed er i bund
Bcc: Undgå "Cover My Ass"-princippet
Vælg et klart og præcist emne
I mange organisationer er medarbejderne rigtig gode til at bcc ledere og andre kolleger. Man gør det særligt for at 'dække éns bagdel', hvis en dialog fx har udviklet sig uhensigtsmæssigt. Eller man gør det for at kunne sige til næste møde, "jamen, det har jeg da sendt dig."
Det giver i det lange løb mange e-mails. Overvej altid, om det virkelig er relevant for den person, du bcc'er.
Bcc står i øvrigt for "Blind Carbon Copy".
Emnefeltet er en service for din læser. Det gør det muligt at skanne indbakken og danne sig et hurtigt overblik. Og det gør det nemt for modtageren at arkivere din e-mail i Outlook.
Disse emner er hverken klare eller præcise:
I hvor høj grad er det
en udfordring hos jer
Reglen om fordeling af ansvar
Jo flere du sender en e-mail til, jo flere er der til at tage ansvar for opgaven. Det burde højne sandsynligheden for, at der sker noget. Det gør det bare ikke i praksis.
Jo flere, der får e-mailen, jo mindre er sandsynligheden for, at nogen overhovedet tager ansvar for opgaven.
Lav en utvetydig handlingsanvisning
En e-mail kan være strafbar!
For at sikre et flow i maildialogen og mindske svartiden er det afgørende at fortælle modtageren, hvad du forventer, at vedkommende gør nu.
Sørg derfor for at slutte af med en handlingsanvisning, man ikke kan misforstå. Fx:
Markedsføringsloven har en særlig paragraf om e-mails:
"§ 6. En erhvervsdrivende må ikke rette henvendelse til nogen ved brug af elektronisk post [...] medmindre den pågældende forudgående har anmodet om det.
Stk. 2. Uanset stk. 1 kan en erhvervsdrivende, der fra en kunde har modtaget dennes elektroniske adresse i forbindelse med salg af en vare eller en tjenesteydelse, markedsføre egne tilsvarende produkter eller tjenesteydelser til kunden via elektronisk post. Dette forudsætter dog, at kunden har mulighed for let og gebyrfrit at frabede sig dette både i forbindelse med afgivelsen af adressen til den erhvervsdrivende og ved efterfølgende henvendelser.
Sender du e-mails klokken to om natten?
Når du sender e-mails om aftenen eller midt om natten, sender du et signal til modtagerne. Det signal skal du være dig bevidst.
Et lille trick til dig, der arbejder om natten: I Outlook kan du udskyde leveringen af dine e-mails.
Udskyd leveringen af dine
e-mails under "Indstillinger" og "Udskyd levering"
Ville du sende din e-mail, hvis du skulle betale for et frimærke?
Nogle gange er det helt overflødigt at sende en e-mail. Overvej, om du ville sende e-mailen, hvis du skulle betale for et gammeldags frimærke.
Det er faktisk så smart og nemt, at dét i sig selv
rummer et problem ...
En stor del af den eksterne kommunikation for en arbejdsplads foregår via e-mails. Og det er afgørende for jeres omdømme, at modtagerne af jeres e-mails betragter jeres kommunikation som klar, forståelig, troværdig og imødekommende.
E-mails minder umiddelbart om samtaler, men modtageren kan ikke aflæse afsenderens kropssprog eller toneleje.
Når man ikke kan aflæse dette, forsøger man automatisk at udfylde hullerne - og det går galt i 50 % af tilfældene!