Introducing 

Prezi AI.

Your new presentation assistant.

Refine, enhance, and tailor your content, source relevant images, and edit visuals quicker than ever before.

Loading…
Transcript

Effektiv e-mail kommunikation handler om at skrive præcise e-mails, der ikke misforstås og ikke keder din læser

”Hvis de omkring dig ikke vil lytte til dig, må du falde på knæ og bede om tilgivelse, for skylden er i sandhed din.”

- Fjodor Dostojevskij

Misforståelser af tonen i e-mails udløser ofte konflikter.

Mailkonflikter udvikler sig lynhurtigt og kan meget sjældent løses konstruktivt via e-mail.

Når en konflikt er under opsejlning, må man derfor forlade e-mail kommunikationen og tage en snak.

Hvad er fordelene så ved e-mails?

Omskriv denne mail efter alle kunstens regler - dog uden at det bliver FOR høfligt

Har du prøvet at få en skideballe over e-mail?

Har du prøvet at give en skideballe over e-mail?

Læser du ALTID dine e-mails igennem, før du trykker "send"?

Læser dem I HOVEDREGLEN?

Læser du dem ALDRIG?

En lille udfordring:

Læs dine fem sidste afsendte e-mails

?

www.arosbusinessacademy.dk

Tjek vores andre kurser i kommunikation:

Tak for denne gang! Og rigtig god fornøjelse med dine e-mails.

Effektive e-mails

Tonen i dine e-mails

Det rent sproglige

Undgå, at tonen misforstås

Skulle jeg have skrevet "hej" i stedet for "kære"?

Formulér dig hensigtsmæssigt og eliminér fejl

Fem måder at være høflig på

Den findes ingen gylden regel for, hvordan man skal indlede en e-mail.

Vurdér, hvad modtageren vil forvente. Eller kopiér modtagerens egen måde at indlede på.

Skriver du "kære", efter modtageren har skrevet "hej", risikerer du, at modtageren føler sig invaderet.

Skriver du "hej", efter modtageren har skrevet "kære", signalerer du, at I ikke er så tæt på hinanden, som modtageren tror.

Hvilken regler opererer du selv med?

1. Indled dine e-mails høfligt med "hej", "kære" etc.

2. Benyt en kort høflig indledning, fx "Tak for din mail", "Tak for et spændende møde i torsdags."

3. Skriv i et respektfuldt og anerkendende tonefald, selv om du er uenig, fx "jeg forstår godt din frustration", "tak for den udførlige forklaring".

4. Afslut med en høflig bemærkning, fx "håber I får et godt møde", "hav en god dag!"

5. Slut af med en høflig afsked, fx "med venlig hilsen", "mange hilsner"

Du kommer langt med høflighed

Don't do this at home:

Slå stavekontrol til og læs din e-mail igennem

Den nemmeste måde at styre uden om unødvendige mailkonflikter på er ved at være høflig. De fleste konflikter opstår, fordi tonen i en e-mail opfattes som uforskammet, kold eller sur - selv om den ikke er ment sådan!

Tre dårlige undskyldninger for ikke at være høflig:

  • Jeg har meget travlt
  • Modtageren og jeg har været kolleger i flere år
  • Min modtager er ikke selv høflig

Har du selv flere bud?

Undgå for meget talesprog

De fleste sproglige fejl i e-mails er sjuskefejl. Slår man stavekontrollen til og læser e-mailen igennem, før man trykker "send", fanger man langt de fleste fejl.

Er det en vigtig e-mail, kan man med fordel bede en kollega læse den igennem.

Problemet er, at sjuskefejl fra en virksomheds medarbejdere sætter selve virksomheden i et kedeligt lys.

... men undgå også at skrive for tungt og kedeligt

E-mailen opfattes generelt som en mellemting mellem talesprog og skriftsprog. Bliver det for talesprogagtigt, det vil sige lidt for sludrende, opfattes det useriøst:

"Det, jeg mener, er, at vi ikke sådan rigtigt kan gå med på dine krav, hvis du forstår. Nej, jeg mener, nogle af kravene, kan vi vist godt gå med på, men ikke dem alle, ok?"

"Mødet var i mandags, og der var LÆKKER forplejning, ikke

bare en tunsandwich og en kande vand, men virkelig nice, sådan noget gourmet-agtigt noget, nå men anyways, det var et fint møde, og vi fik det vi skulle, så ingen ko på isen der, eller ingen is på koen, som Bertram siger, når han er i sit sjove hjørne, eller når han selv tror, han er sjov :-)"

Skriv aldrig hele ord med BLOKBOGSTAVER

Spot fejlene i disse tre e-mails:

Hvis du ønsker stavekontrol, slår du den til her:

Det er generelt en fremragende idé at skære det gammeldags kancellisprog væk, men i e-mails er det særligt vigtigt. Her har modtageren nemlig en anden forventning til skrivestilen.

Oversæt følgende formuleringer til nudansk:

Skriver du hele ord med blokbogstaver vil det opfattes, som at du råber til modtageren.

"Jeg er MEGET utilfreds over udfaldet!"

"HVORDAN I ALVERDENS KOMMER DU FREM TIL DET???!!?"

Brug kun blokbogstaver, når det er International Caps Lock dag d. 28. juni.

  • for nærværende =
  • erlægge =
  • forefindes =
  • anmode om =
  • hoslagt fremsendes =
  • endvidere =
  • Vi har truffet afgørelse om =
  • FG skal under henvisning til din ansøgning meddele, at der kan ydes dispensation =
  • Vær venlig at rette telefonisk henvendelse til =
  • Hermed fremsendes de udbedte dokumenter =

Det er aldrig nødvendigt med mere end et tegn

Mange udråbstegn og spørgsmålstegn har samme effekt på modtageren som blokbogstaver.

"Hvad mener du????"

"Betyder det, at du ikke kommer??!!?"

"Hvordan det??"

Er du topfrustreret? Tæl til ti

Send aldrig en e-mail, mens du er maksimalt frustreret. Vent en halv time.

Hvis ikke du venter en halv time, kan du være helt sikker på, at konfliktlavinen ruller.

Undgå for alt i verden ironi i dine e-mails

Ironi er en væsentlig kilde til misforståelser i e-mails. Man skal kende hinanden rigtig godt for at bruge ironi. Men selv, når man gør det, har man brug for at aflæse kropssprog og betoning for at forstå ironien.

Er dette fx ment ironisk?

  • "Du er sørme ude i god tid, hvad?"
  • "Det var vel nok billigt."
  • "Ja, det er jo ikke din største styrke."

Nogle gange er en e-mail ikke løsningen

Hvis du har brug for at udtrykke utilfredshed eller give en decideret skideballe, er en e-mail sjældent løsningen.

Kritik leveret over e-mail vil i 99 % af tilfældene opfattes hårdere, end den er ment.

Tag tyren ved hornene og tag en snak med modtageren.

E-mailstruktur

Sørg for, at din e-mail er nem at svare på

En e-mail skal være nem at svare på. Ikke sådan forstået, at dit spørgsmål skal være banalt.

E-mailen skal have en klar vinkel, og man skal ikke være i tvivl om, hvad der skal svares på.

Sørg også for, at der ikke skal svares på 12 ting.

Sådan opbygger du en effektiv e-mail

Spor dig ind på dit hovedbudskab og formidl det kort og forståeligt

Blandede bolcher

Find ind til essensen at det, du gerne vil fortælle. Begynder du med det, har du styr på den røde tråd. Og du ved, hvad der kan skæres væk. Det er tit meget enkelt, fx:

"Ja, lad os aftale det."

"Jeg har nok brug for, at du uddyber, hvad du mener."

"Her har du kontrakten."

"Vi holder møde med dem i morgen kl. 10. Skal du med?"

Har du mere end ét hovedbudskab i din mail, skal du i hovedtræk sende flere mails.

Orker man at gå i gang med at læse din e-mail?

Alt fra "Cover My Ass" til e-mail lovbrud

En effektiv e-mail ser let, luftig og indbydende ud.

Undgå massive tekstblokke og benyt i stedet:

  • Små punktopstillinger
  • Dobbelt linjeskift mellem afsnit
  • Korte e-mails, hvor man ikke skal scroll'e

Den effektive e-mail er kort og præcis

En tekst, der læses på en computerskærm, skal være kortere og mere præcis end en trykt tekst.

Læseren læser 30 % langsommere foran skærmen

Læserens koncentration og tålmodighed er i bund

Bcc: Undgå "Cover My Ass"-princippet

Vælg et klart og præcist emne

I mange organisationer er medarbejderne rigtig gode til at bcc ledere og andre kolleger. Man gør det særligt for at 'dække éns bagdel', hvis en dialog fx har udviklet sig uhensigtsmæssigt. Eller man gør det for at kunne sige til næste møde, "jamen, det har jeg da sendt dig."

Det giver i det lange løb mange e-mails. Overvej altid, om det virkelig er relevant for den person, du bcc'er.

Bcc står i øvrigt for "Blind Carbon Copy".

Emnefeltet er en service for din læser. Det gør det muligt at skanne indbakken og danne sig et hurtigt overblik. Og det gør det nemt for modtageren at arkivere din e-mail i Outlook.

Disse emner er hverken klare eller præcise:

  • ’Hej Søren’
  • ’vs. Re. Re. Re. Re. Re. Vs. vs. re. 'Den skide forligsforhandling’’
  • ’møde’
  • 'Den anden dag'

I hvor høj grad er det

en udfordring hos jer

Reglen om fordeling af ansvar

Jo flere du sender en e-mail til, jo flere er der til at tage ansvar for opgaven. Det burde højne sandsynligheden for, at der sker noget. Det gør det bare ikke i praksis.

Jo flere, der får e-mailen, jo mindre er sandsynligheden for, at nogen overhovedet tager ansvar for opgaven.

Lav en utvetydig handlingsanvisning

En e-mail kan være strafbar!

For at sikre et flow i maildialogen og mindske svartiden er det afgørende at fortælle modtageren, hvad du forventer, at vedkommende gør nu.

Sørg derfor for at slutte af med en handlingsanvisning, man ikke kan misforstå. Fx:

  • Ser frem til at høre fra dig!
  • Hvad siger du til at tage mødet kl. 12.30 i stedet?
  • Vil du smide et par linjer om, hvad du synes?
  • Kunne du være interesseret i det?
  • Så betragter jeg sagen som afsluttet [en ikke-handling]

Markedsføringsloven har en særlig paragraf om e-mails:

"§ 6. En erhvervsdrivende må ikke rette henvendelse til nogen ved brug af elektronisk post [...] medmindre den pågældende forudgående har anmodet om det.

Stk. 2. Uanset stk. 1 kan en erhvervsdrivende, der fra en kunde har modtaget dennes elektroniske adresse i forbindelse med salg af en vare eller en tjenesteydelse, markedsføre egne tilsvarende produkter eller tjenesteydelser til kunden via elektronisk post. Dette forudsætter dog, at kunden har mulighed for let og gebyrfrit at frabede sig dette både i forbindelse med afgivelsen af adressen til den erhvervsdrivende og ved efterfølgende henvendelser.

Sender du e-mails klokken to om natten?

Når du sender e-mails om aftenen eller midt om natten, sender du et signal til modtagerne. Det signal skal du være dig bevidst.

Et lille trick til dig, der arbejder om natten: I Outlook kan du udskyde leveringen af dine e-mails.

Udskyd leveringen af dine

e-mails under "Indstillinger" og "Udskyd levering"

Ville du sende din e-mail, hvis du skulle betale for et frimærke?

Nogle gange er det helt overflødigt at sende en e-mail. Overvej, om du ville sende e-mailen, hvis du skulle betale for et gammeldags frimærke.

God e-mail kommunikation

Til dig fra Aros Business Academy!

  • De koster ingenting at sende
  • De er afleveret i løbet af få sekunder
  • Man kan sende kopier af e-mails uden besvær
  • De kan gemmes, og man kan nemt søge i dem
  • Modtager og afsender skal ikke være tilgængelige samtidig

Det er faktisk så smart og nemt, at dét i sig selv

rummer et problem ...

Fem fordele ved e-mails

Derfor er det vigtigt at arbejde med sine e-mails!

Det handler om jeres omdømme!

Fakta: Tonen misforstås i 50 % af alle e-mails

Hvor tit misforstår du tonen i en e-mail?

Hvor tit misforstår dine modtagere tonen i dine e-mails?

En stor del af den eksterne kommunikation for en arbejdsplads foregår via e-mails. Og det er afgørende for jeres omdømme, at modtagerne af jeres e-mails betragter jeres kommunikation som klar, forståelig, troværdig og imødekommende.

E-mails minder umiddelbart om samtaler, men modtageren kan ikke aflæse afsenderens kropssprog eller toneleje.

Når man ikke kan aflæse dette, forsøger man automatisk at udfylde hullerne - og det går galt i 50 % af tilfældene!

Learn more about creating dynamic, engaging presentations with Prezi