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TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN

Algunas técnicas esenciales a las que recurrirá el buen moderador para manejar el grupo son:

  • Las preguntas : Se utilizan para iniciar fases del trabajo, aclarar situaciones o animar a la participación o a la generación de ideas.
  • Las reglas básicas de convivencia: Deben establecerse desde el principio de la reunión para facilitar y ordenar el trabajo del moderador y el de los asistentes.
  • El manejo de situaciones conflictivas: Los conflictos suelen ser malentendidos, por eso se deben usar técnicas como hacer preguntas oportunas para solucionarlos, hablar en un aparte con la persona que presenta una actitud negativa, no descalificar a las personas, etc.
  • Técnicas de visualización: La visualización implica reducir, resaltar y transformar la información. Esto se puede hacer mediante palabras claves, símbolos, flechas colores, objetos, videos, diapositivas, fotografía, dibujos, gestos o mímica. Se utilizan herramientas como la pizarra, el proyector, el cañón con presentaciones, etc. La visualización es el método ideal de proporcionar apoyo, facilitar la comunicación, clarificar ideas y reducir los errores o malentendidos.

A la hora de planificar y organizar una reunión hay que tener en cuenta las pautas siguientes:

EL ANTES

La preparación de la reunión

-El temario

-Preparación del material de la reunión

-Convocatoria

¿Cómo hacer reuniones productivas y gratificantes?

La aplicación de la técnica de reuniones de trabajo comporta tres momentos, cada uno

de los cuales con sus tareas específicas:

EL DURANTE

La realización de una reunión

-Acogida

-Inicio reunión

-Presentación cuestiones

-Diálogo o discusión

-La animación de la reunión

-La utilización del método analítico

-Final reunión

¿Qué es una reunión?

PAUTAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN

Una actividad que se genera en una situación de grupo, en

un momento y espacio determinados y que tiene un

objetivo específico.

  • Definir el objetivo.
  • Seleccionar el número de participantes.
  • Elegir la mejor fecha para todos los asistentes y asegurarse de que se dispone del tiempo suficiente.
  • Buscar el lugar de reunión mas adeacuado.
  • Determinar los contenidos y las personas que lo desarrollarán.
  • Definir los métodos y las técnicas que van a utilizar y el grado de conocimiento de las mismas por parte de los participantes.
  • Preparar la logística.

EL DESPUÉS

Las actividades posteriores

-Realización de lo acordado

PAUTAS Y TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN

  • Definir el objetivo
  • Seleccionar el número de participantes.
  • Elegir la mejor fecha para todos los asistentes y asegurarse de que se dispone del tiempo suficiente.
  • Buscar el lugar de reunión mas adecuado.
  • Determinar los contenidos y las personas que lo desarrollarán.
  • Definir los métodos y las técnicas que se van a utilizar y el grado de conocimiento de las mismas por parte de los participantes.
  • Preparar la logística.
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