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Inscripción y escogencia de proveedores – Fuentes de aprovisionamiento
El compradora través del seguimiento de los pedidos de importación, debe mantener actualizada la información de llegadas y recepción de las mercancías y la libre disposición de esta a los diferentes entes y departamentos de la compañía, como tesorería y almacén, con la finalidad de gestionar cualquier proceso inherente a la disposición de las mercancías
Los términos de negociación en estas compras dependen de los acuerdos entre las partes y deben acogerse a los términos de negociación internacional, que rigen para el comercio mundial y permiten hacer una negociación más sencilla y cuyas responsabilidades se establecen claramente para las partes.
como cualquier compra este proceso parte de una necesidad, ya sea atraves de formatos , el sistema o verbalmente, el requeridor expone una necesidad puede el mismo recomendar el proveedor especifico o los posibles proveedores, incluso la ubicacion de este producto.
Para las compras internacionales y para la nacionalizacion dentro del pais, es indispensable y requisito de la aduana muestra la descripcion de la mercancia de acuerdo alas normas establecidas. por ello se debe anticipar el proceso atraves del suministro de la información del material a importar clara y correcta, generándose desde la requisición en la que para ambos tipos de compras debe ser igual en datos básicos, pero incrementado para las compras internacionales de acuerdo a lo que la partida arancelaria con la que se importará solicite.
Tratándose de una compra al exterior cuyo proceso y tiempos de entrega son un poco más complejos y amplios, es importante que se tenga en cuenta el factor tiempo al momento de la solicitud, tanto para el comprador como para el solicitante es importante establecer los tiempos que la importación requiere. Es por ello que las compras de importación deben hacerse con mucha antelación y debe existir en estas mucho planeación para lograr que el procesos fluya eficientemente reduciendo la posibilidad de traumas ante cualquier novedad presentada.
inscribir a un proveedor internacional puede ser un proceso algo complejo, pues las exigencias en materia duanera pueden ser mayores o pueden existir muchas restricciones de acuerdo al producto importar. esta tarea normalmente requiere de mayor tiempo, tanto en el estudio, requisitos y mayor complejidad y exigencias para ser escogidos. para tratarse de compras fuera en los que los factores distancia y tiempo pueden afectar el proceso
Relacionado con los riesgos del comercio exterior, tanto clientes como proveedores, buscan la forma de que en las negociaciones se minimicen los riegos para cada parte. Normalmente y si los proveedores son nuevos con los que no tenemos créditos es probable que soliciten sus pagos de manera anticipada o contra entrega, o combinando las dos en porcentajes. Una de las funciones de compras que permiten a la empresa financieramente ser más flexibles es lograr precisamente crear un ambiente de confianza a los cliente externos y lograr con este que los proveedores nos den acceso al crédito para sus compras.
El Departamento de compras en la búsqueda o gestión por abastecer a la compañía de materiales, específicamente de aquellos cuya producción no se encuentre dentro del país, no presentar la calidad requerida o cantidades requeridas, debe iniciar una gestión relacionada con el proceso de compras a empresas internacionales e iniciar no solo el proceso de compra, también el proceso de importación que le agrega mayor valor al producto, demanda mayor esfuerzo y recursos económicos, financieros y humanos en este proceso, además la comunicación ya pasa a otro plano, pues deja de ser comprador, proveedor, transportador para convertirse en comprador, proveedor internacional, aduana internacional, aduana nacional, transportador nacional, transportador internacional y demás intermediarios que pueden hacer parte del proceso. Lo que le aplica nuevas características especiales que hacen del proceso algo más complejo y delicado.
En la importacion de las mercancías la recepción en las bodegas del comprador se realiza posterior a la nacionalización de las mercancías, trasladando estas desde el lugar de arribo o depósito público a las bodegas o almacén del comprador. Puede que internamente se establezcan otro tipo de procesos contables muy diferentes a la llegada de la mercancía que incluso hacen el proceso interno más complejo. A la vez el destino y manejo interno de estas mercancías dentro del almacén es muy diferente al de la recepción de una mercancía nacional.
un aspecto a tener muy en cuenta en la planificación de nuestras compras nacionales es la documentación, tanto en origen, como en destino. Cada país tiene un proceso de aduanas que puede llegar a ser muy complejo como el nuestro, por lo tanto planificar nuestras compras en el exterior, debe incluir la tarea de indagar los procesos aduaneros externos e internos y la documentación que debemos suministrar al proveedor y la que debemos solicitar para efectos de aduana para la nacionalización de mercancías. Algunos de estos son requeridos original y deben ser solicitados con mucha anticipación, se relacionan algunos documentos básicos que solicita nuestra aduana para la nacionalización de las mercancías procedentes del exterior, que de acuerdo al tipo de mercancía la cantidad de estos puede ser mayo
Las compras internacionales por factores como la distancia, hacen que la variable tiempo sea más elevada que las compras nacionales. Aspectos como el modo de transporte, ubicación de la mercancía, aduanas internacionales, requisitos nacionales e internacionales, entre muchos otros aspectos, permiten que generalmente los tiempos de entrega de la mercancía sean más extensos de lo normal, incluso pueden ocurrir eventualidades que hacen de este un poco más extenso y fuera de nuestra planeación inicial.
Al adquirir bienes y servicios dentro del mercado nacional estamos hablando de compras nacionales, mientras que al adquirir bienes y servicios que se encuentren fuera del país nos estamos refiriendo a compras internacionales o a Importaciones.
“A continuación mostramos algunas características que determinan los procesos de compras nacionales e internacionales, haciéndolas algo diferentes y unas más complejas que otras.”
Seguimiento de la compra Envío, Recepción, Contabilización, Pagos.
- Seguimiento de la compra, comunicación con el proveedor
- Rastreo del envío y transporte
- Coordinar procesos relacionados con la recepción
- Coordinar con contabilización detalles de compra y documentación requerida para su contabilización.
- Coordinar con tesorería detalles del pago e informar al proveedor de fechas de pago de acuerdo a la negociación.
Siendo el departamento de compras un foco que permite el soporte en las utilidades de la empresa, no solo a través de la aplicación de la economía en su gestión también a través del crédito y el mantenimiento adecuado de los inventarios, es fundamental que se encuentre bien estructurado y que sus procedimientos sean adecuados y claramente establecidos, de tal forma que le permita a la empresa contar con un soporte único dentro de la compañía que le provee no solo de materiales, también de información, recursos económicos y relaciones externas dentro del mercado, lo que a la compañía le permite convertirse en un cliente confiable para cualquier proveedor de bienes y servicios. Por lo tanto las compras son una oportunidad para estrechar muy buenas relaciones con los proveedores, lo cual es fundamental para la cadena logística, pues permite que desde sus inicios su funcionamiento sea eficiente. Una industria cuya operación es eficiente depende de la renovación adecuada de la inversión, aspecto que inicia con las compras de materias primas e insumos. El departamento de Compras debe procurar y asegurar las compras de la compañía con provisión de materiales garantizados en los tiempos y cantidades requeridas y a costos eficientes, buscando por todos los medios y a través de la Gestión de Compras cubrir todas las necesidades y mantener desde todos los puntos de vista una interacción oportuna y eficiente con las demás áreas con las que hace conexión.
Profesional de compras
- Determinación de compra nacional o internacional
- Acuerdos de negociación
- Términos de pago
- Fecha y lugar de entrega
- Informe de material a solicitar, cantidades y precios
- Detalles del proceso
- Otros valores generados en el proceso
Elaboración contrato u Orden de compra
- Aprobación Orden de compra
Coordinador de compras, vicepresidencia, presidencia (dependiendo del monto de la compra)
Envío Orden de Compra al Proveedor
- Directamente
- Internet
- Confirmación de recibo de Orden de compra
1. Nuevos materiales, a través de la búsqueda de productos con características especiales que ofrezcan ventajas permitiendo sustituir a los materiales actuales.
2. Nuevas líneas o surtidos posibles de productos para añadir a la producción y permitir más eficiencia.
3. Nuevos proveedores que ofrezcan mayores ventajas, flexibilidad, capacidad, calidad y economía a la compañía.
4. Buenas y excelentes precios de mercado que permitan una afectación positiva en los costos de la producción.
5. Gestionar el crédito con los proveedores para hacer un uso más eficiente de las finanzas de la compañía.
Evaluación y acompañamiento de los proveedores. Construcción de relaciones.
- Evaluación del proceso y del proveedor según los términos de negociación
Formato evaluación de proveedores (Solicitante, Analista, Contabilidad, Tesorería, Coordinador de compras y Comprador)
- Seguimiento a los proveedores, a través del constante contacto y solicitando nuevas cotizaciones.
- A través del contacto por diferentes medios construir relaciones perdurables con los proveedores.
Presentado por: Ivonne Bossio.
Diego castañeda.
Presentado a: Manya Pulido.
Se proponen los siguientes procesos de manera muy simple pero creemos que será efectiva teniendo en cuenta el tamaño de la empresa Colteunidos, su tamaño, producción y proyección hacia las ventas nacionales e internacionales, a través de la solicitud de materiales detectando las necesidades, fuentes de abastecimiento, negociación con los proveedores, seguimiento de la compra y evaluación de proveedores.
Área de producción. Solicitante, Requeridor.
. Material solicitado con especificaciones, descripciones, características, destino, uso y centro de costos al cual será cargada la compra.
Requisición
Aprobación de la requisición (Jefe directo del solicitante)
Recepción de Requisición en compras
Analista de compras
Analista de compras o solicitante
- Búsqueda de posibles fuentes de aprovisionamiento
Proveedores nacionales e internacionales
- Cotizaciones
Comparación, evaluación
- Escogencia de los proveedores
- comparación
- Selección
Aprobación y cálculo de montos
Coordinación de compras
- Inscripción de proveedores
- Actualización de proveedores