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Copy of OPTIMIZACIÓN EN LA TOMA DE INVENTARIOS
TABLERO DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO
P
GESTIÓN VISUAL
FENÓMENO (5W+1H)
EQUIPO
UBICACIÓN EN PLANTA
UBICACIÓN EN MAPA DE PROCESOS
Gaseosas Lux
Análisis de Mejoras
SEGUIMIENTO
LUP MECANISMO DE FALLA
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
MISIÓN
V
¿QUÉ ESTÁ PASANDO?
Se realizó un diagnóstico para identificar los procesos que actualmente afectan los resultados del cierre de inventario encontrando que existen dos problemas importantes:
Somos un equipo de trabajo que quiere contribuir al logro de la mega impactando positivamente el nivel de servicio y la participación de la compañía en el mercado, a través de la optimización de procesos clave como la toma y contabilización de inventario.
1. Hay reconteos que alargan el proceso
VALOR CORPORATIVO
"VIVIMOS EN EQUIPO
PARA UN MISMO RETO"
CONTRIBUCIÓN A LA ESTRATEGIA
ESPINA DE PESCADO
PRINCIPIO DE FUNCIONAMIENTO
ESTÁNDARES E INFORMACIÓN
Normas
A
1. Recepción, Identificación y Rotación del Producto Terminado (BE1 04-54)
Falta verificación periódica de estándares
2. Guía para la interpretación de las fichas de conformación de cargas en el almacén de empaque (BE1-04-127)
El procedimiento actual de conteo es ineficiente
Incorrecta identificación de bodega
3. Envasado de bebidas gaseosas, energizantes, con jugo, té (en frío) y refrescos de fruta con gas (BE1-04-09) (apartado 3.2.5)
La toma de inventario no es automática
4. Inventario y ajuste diario del almacén de Empaque y Producto Terminado (BE1 04-154)
Falta tecnología orientada a un registro de inventario automático
Falta de aplicación de estándares
Sistemas de información que no se actualizan en tiempo real
RESULTADOS Y APRENDIZAJES
MAGNITUD DEL PROBLEMA
ANÁLISIS 5 POR QUÉ
Impacto a Indicadores
Beneficios Intangibles
P Q 2
P Q 3
P Q 4
P Q 5
P Q 1
CONTRAMEDIDAS
COSTO DE OPORTUNIDAD (proyectado anual)
$29.400.000
MEDIO AMBIENTE
1 reconteo
Incorrecta identificación de bodega
Falta aplicación de estándares
MANO DE OBRA
$22.200.000
Falta verificación de estándares con periodicidad
MÉTODO
La forma actual de conteo no es la más eficiente
PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO
TIPO DE PROBLEMA
ACCIONES DE RÉPLICAS
RESULTADOS Y APRENDIZAJES
INDICADORES DE IMPACTO
1
Reconteos
N° de conteos después del primer conteo
H
IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES
METAS DE RECUPERACIÓN
CRONOGRAMA DE TRABAJO
CONTRAMEDIDAS
RESULTADOS
CONTRAMEDIDAS
RESULTADOS
GERENTE DE OPERACIONES, JEFE DE ALMACENAMIENTO, SUPERVISORES Y SUBALMACENISTAS DE EYP CAPACITADOS EN LA NORMA BE1 - 04 -54 DE PREPARACIÓN DE BODEGA Y SU IMPACTO EN LA TOMA DE INVENTARIOS
No se conoce el estándar
MEDIO AMBIENTE
No esta reglamentado un método de verificación
ALMACENISTAS, SUPERVISORES DE BODEGA, OPERARIOS Y SUPERVISORES DE DESPACHOS CAPACITADOS EN LA NORMA BE1-04-54 RELACIONADA CON LA PREPARACIÓN DE BODEGA Y SU IMPACTO EN LA TOMA DE INVENTARIOS
MÉTODO
El procedimiento actual no contempla subconteos por zonas de la bodega
SUPERVISORES Y OPERARIOS DE ALMACENAMIENTO CAPACITADOS EN EL ESTÁNDAR DEFINIDO PARA TOMA DE INVENTARIOS
"Dificultades en la toma de inventario de producto terminado que dependen de la concentración y habilidad de observación pero también del estado de la bodega, generando reconteos que alargan el proceso de cierre del inventario."
SECTORIZAR LA BODEGA POR ZONAS ESTRATÉGICAS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS
ESTANDARIZAR EL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO (HORA DE INICIO, ZONAS DE CONTEO Y ACTIVIDADES)
CAPACITAR AL PERSONAL DE EYP EN EL PROCEDIMIENTO ESTANDARIZADO (SUBCONTEOS Y CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN)
ANTES
DESPUÉS
Formación
3
105 personas formadas
=
80,15%
2
Desviación de tiempo
6.49 horas
Disminución de 1.11 horas
Costo de oportunidad
$81.000.000
anuales
Layout de Bodega demarcado por zonas de trabajo
No hay disponibilidad de tiempo
No se tiene contemplando dentro de plan de trabajo
No esta reglamentado un método de verificación
Duración de conteo y cierre
8 horas
P.O.E PARA TOMA DE INVENTARIOS QUE DESCRIBE PASO A PASO LAS ACTIVIDADES DEL NUEVO PROCEDIMIENTO
DESARROLLAR E IMPLEMENTAR UN MÉTODO DE VERIFICACIÓN DE LA NORMATIVIDAD RELACIONADA CON LA TOMA DE INVENTARIOS
3
Formación
N° personas formadas/Total personas
Costo de oportunidad
$53.400.000
anuales
No se conocía con anticipación el debido procedimiento (estándar)
MANO DE OBRA
Construcción de P.O.E para otros procesos clave y capacitación al personal con estos estándares
POE para toma de inventarios
2
Desviación de tiempo
(Duración actual de contabilización -
Duración objetivo de contabilización) < ó = 0
Costo de oportunidad
$118.000.000
anuales
N° Reconteos diarios
3 reconteos
SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN DEL TEMA
Cierre de inventario más temprano que permita tener cifras reales y oportunas para procesos clave como planeación y despacho
Plan de inducción para jefaturas y nivel operativo de almacenamiento, despachos y producción
Mayor concentración y productividad del equipo gracias a un procedimiento estandarizado y optimizado
Existen diferencias en la consolidación de información con SAP
Se realizan varios conteos de una misma presentación
No se concilia la información entre tablets antes de enviar al sistema SAP
El procedimiento actual no contempla subconteos por zonas de la bodega
CAPACITAR AL PERSONAL ENCARGADO DE PREPARACIÓN DE BODEGA (GERENCIA DE OPERACIONES, JEFE DE ALMACENAMIENTO Y SUBALMACENISTA) EN LA NORMA BE1-04-54
Pedro Duarte
Mario García
Henry Cabezas
Natalia López
Natalia Mancipe
Diego Higuera
Líder
Seguridad
Indicadores
Estándares
Estándares
Calidad
Coordinador Almacenamiento y Distribución
Coordinador de Despachos
Supervisor de Producción
Planeadora de Producción
Profesional en Formación
Practicante Mejoramiento Continuo
No se conoce el estándar
No se respetan dimensiones ni señalización
Formación al personal de Producción, Despachos y Almacenamiento en las normas definidas en estándares
POE para reunión matutina
P.O.E DE REUNIÓN MATUTINA PARA VERIFICAR CONDICIONES DE BODEGA, ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN SAP Y AS400, ESTADO DE MAQUILA, NOVEDADES DE DESPACHO, ENTRE OTROS ASUNTOS A TENER EN CUENTA ANTES DE LA TOMA DE INVENTARIO
Incorrecta identificación de bodega
Temas de gran impacto para la operación:
*Exactitud de Inventario
*Nivel de Servicio
*Manejo de mermas y desperfectos
2. Se genera una contabilización tardía de inventario (promedio 4:00 pm)
La toma de inventario no es automática
Falta tecnología orientada a un registro de inventario automático
Sistemas de información que no se actualizan en tiempo real
Contribución al logro de las 5S con la clasificación, organización y limpieza de bodega, una vez se enseña y aplica el estándar
LUPS
CAPACITAR AL NIVEL OPERATIVO DE PRODUCCIÓN, DESPACHOS Y ALMACENAMIENTO SOBRE LA NORMATIVIDAD RELACIONADA CON LA TOMA DE INVENTARIOS
Parecía ser el método más conveniente
La experiencia demostraba que se podían obtener resultados así
No se conocía con anticipación el debido procedimiento (estándar)
El operador realiza el procedimiento según lo que le enseñaron
LAYOUT DE BODEGA SECTORIZADO Y CON ZONAS ESTRATÉGICAS DEMARCADAS PARA DIVIDIR EL TRABAJO DE TOMA DE INVENTARIOS POR EQUIPOS RESPONSABLES DE CADA ZONA
Costo de oportunidad
$53.400.000
anuales
Material de capacitación para EYP y Despachos
Reconteos
1
Duración de reconteo
1 h 21 min