BASC

BASC

ALIANZA EMPRESARIAL PARA UN COMERCIO SEGURO

BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE

REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO

1.1 Procedimientos de Seguridad

1.1.1 Debe mantener la documentación que permita verificar la validez del certificado, para aquellos Asociados de Negocio certificados BASC.

Deben existir procedimientos documentados para la selección de sus Asociados de Negocio (clientes/proveedores) y terceras partes vinculadas en la cadena de suministro.

1.1.2 Debe establecer por escrito, acuerdos de seguridad, para aquellos Asociados de Negocio que no estén certificados por BASC, que describan el cumplimiento de los criterios de seguridad BASC, basados en la evaluación de riesgos.

1.1.3 Debe verificar los procedimientos de seguridad que ha implementado el Asociado de Negocio No certificado BASC, basado en un proceso documentado de gestión de riesgos.

1.2 Punto de Origen

1.4 Procedimientos de Seguridad durante el transporte

1.3 Participación/Certificación en un Programa de Seguridad de la Cadena de Suministro Administrado por una Autoridad Extranjera

1.2.1 Debe asegurar que los Asociados de Negocio desarrollen procesos y procedimientos de seguridad compatibles con los Estándares BASC, para mantener la integridad de la carga desde el punto de origen.

1.4.1 Debe verificar que el transportista contratado, así como otras terceras partes involucradas cumplan con el acuerdo de seguridad establecido. En caso que ellos subcontraten los servicios, debe asegurarse que cumplan con los mismos requisitos de seguridad tal como se indica en los requisitos para Asociados de Negocio.

Si un Asociado de Negocio participa o participará en un programa de seguridad reconocido internacionalmente, debe informar de esta condición al exportador.

1.2.2 Debería realizar verificaciones periódicas de los procesos e instalaciones de los Asociados de Negocio basado en un proceso de gestión del riesgo y éstos deberían mantener las normas de seguridad requeridas por el exportador.

1.4.2 El exportador, como responsable de cargar los contenedores y furgones, debe trabajar con el transportista, para verificar que se aplican procedimientos y controles de seguridad eficaces en el punto de llenado del contenedor o furgón.

2.2 Inspección del Contenedor y Furgón

1.5 Otros Criterios Internos para la Selección

2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA

1.6 Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

2.1. Integridad del Contenedor

Luego de haber efectuado una evaluación de riesgos, el exportador debería verificar en sus Asociados de Negocio, solidez financiera, existencia legal, capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales y capacidad para identificar y solucionar deficiencias de seguridad. Debería establecer criterios de verificación para el ingreso de nuevos socios (accionistas).

2.1.1. Debe mantener la integridad de los contenedores, furgones, remolques y la carga para protegerlos contra la introducción de materiales y personas no autorizados

La organización debería aplicar en su proceso de selección y de evaluación de Asociados de Negocio criterios de prevención contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo así como:

a) Conocimiento de sus Asociados de Negocio (Identidad y legalidad de la empresa y sus socios)

b) Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de sus ingresos características de sus operaciones)

c) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando identifique operaciones sospechosas.

2.1.2. Debe tener procedimientos documentados en el punto de llenado para sellar correctamente y mantener la integridad de los contenedores y furgones.

Para la identificación de operaciones sospechosas, se debe contemplar como mínimo los siguientes

factores en función del riesgo (señales de alerta):

a) Origen y destino de la operación de comercio internacional

b) Frecuencia de las operaciones

c) Valor y tipo de mercancías

d) Modalidad de la operación de transporte

e) Pago en efectivo por la prestación de servicios

f) Inconsistencias en la información proporcionada por el Asociado de Negocio.

2.1.3. Debe diseñar procedimientos para considerar el riesgo en aquellas áreas geográficas donde las evaluaciones de riesgo justifican inspeccionar los contenedores o furgones para detectar personas escondidas o contrabando u otras actividades ilícitas.

2.2.1 Debe establecer un procedimiento documentado para verificar la integridad física de la estructura del contenedor antes del llenado, esto incluye la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas.

2.2.2 Debe cumplir un procedimiento de inspección para todos los contenedores que vayan a ser cargados, se recomienda la inspección de los siete (7) puntos:

a) Pared delantera

b) Lado izquierdo

c) Lado derecho

d) Piso

e) Techo interior/exterior

f) Puertas interiores/exteriores

g) Exterior/sección inferior

2.5 Sellos del Contenedor y Furgón

2.5.1 Debe instalar un sello de alta seguridad a todos los contenedores y furgones cargados con destino a la exportación. Todos los sellos deben cumplir o exceder la norma ISO 17712 actual para sellos de alta seguridad.

2.5.5 Debe establecer procedimientos documentados para el registro, control e inventario.

2.5.2 Debe establecer procedimientos documentados que especifiquen cómo se controlan y aplican los sellos a los contenedores y furgones cargados.

2.4 Inspección del Camión o Tractor

Debe cumplir un procedimiento de inspección física del camión. Se recomienda la inspección de siete (7) puntos, antes que el camión abandone el punto de llenado con el contenedor/remolque cargado:

a) Parachoques

b) Área del motor

c) Llantas

d) Tanque de combustible

e) Cabina

f) Litera

g) Tanque de aire

2.3 Inspección del Furgón y Plataforma

Debe establecer un procedimiento documentado para verificar la integridad física de la estructura del furgón antes del llenado, incluso la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas. Se recomienda la inspección de diez (10) puntos (7+3) para todos los furgones:

a) Área de la quinta rueda, inspeccionar el compartimiento natural y placa del patín

b) Pata mecánica

c) Parte inferior

2.5.4 Debe manejar los sellos, solo con los empleados designados, con el fin de mantener la integridad de los mismos.

2.5.3 Debe tener procedimientos para reconocer y reportar a las autoridades aduaneras o la autoridad pertinente, cuando los sellos, contenedores o furgones han sido comprometidos.

5.1Procedimientos para la Documentación e Información

Debe establecer procedimientos para garantizar que toda la información y documentación utilizada en el despacho y recibo de mercancías y carga, sea legible, completa, exacta y protegida contra las modificaciones, pérdidas o introducción de información errónea.

El control de la documentación y la información en los equipos de cómputo, debe incluir protección contra el acceso no autorizado.

4.1 Verificación Preliminar al Empleo

4.1.1 Debe existir un procedimiento documentado para evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo.

4.1.2 Deben existir procedimientos para verificar la información y referencias laborales indicadas en la solicitud de empleo.

4.1.3 Debe mantener una lista actualizada de empleados propios y subcontratados que incluya datos personales de mayor relevancia de acuerdo a lo que permita la Ley.

El control de acceso impide la entrada no autorizada a las instalaciones, mantiene control de los empleados y visitantes y protege los bienes de la organización. Los puntos de acceso deben incluir la identificación de todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada y salida.

3.1 Empleados

3.1.1 Debe existir un sistema de identificación de empleados con el objetivo de controlar el acceso.

3.1.2 Deben tener acceso solamente a aquellas áreas donde desempeñan sus funciones.

3.1.3 Deben establecer, procedimientos documentados para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso como: identificación de empleados, llaves, tarjetas de proximidad, etc.

5.5 Control de Materias Primas y Material de Empaque

5.5.1 Debe establecer diferencias del material de empaque de exportación y del producto nacional.

5.5.2 Deben ser controlar y revisar el material de empaque y embalaje antes de su uso.

5.5.3 Deben contar con procedimientos documentados para el manejo y control de materias primas y material de empaque.

5.5.4 Deben controlar las sustancias precursoras para la fabricación de los productos conforme a las regulaciones legales.

3.2 Visitantes

3.2.1 Deben presentar una identificación vigente y con fotografía al momento de ingresar a la instalación.

3.2.2 Deben ser acompañados durante su permanencia en la organización.

3.2.3 Deben exhibir en un lugar visible su identificación temporal.

3.2.4 Deben existir procedimientos para controlar la entrega, devolución y cambio de carnés de identificación de los visitantes.

5.2 Procedimientos para Asegurar Manifiestos Oportunos y Exactos

Deben contar con procedimientos para asegurar que la información recibida de los Asociados de Negocio en cuanto a la integridad de la carga, sea reportada en forma exacta y oportuna.

4.3 Procedimientos de Terminación de Empleo

4.3.1 Debe establecer procedimientos documentados para retirar la identificación y eliminar el permiso de acceso a las instalaciones y sistemas para los empleados desvinculados de la organización.

4.3.2 Debe controlar el suministro, manejo, entrega y devolución de uniformes de trabajo de la organización.

4.2 Verificación e Investigación de Antecedentes

4.2.1 Deben verificar e investigar los antecedentes personales de los candidatos con posibilidades de empleo.

4.2.2 Deben actualizar los datos básicos de los empleados como mínimo una vez al año y verificarlos periódicamente conforme a la criticidad del cargo.

3.3 Identificación de Personal de Entregas y Correos

3.3.1 Todos los vendedores, proveedores y contratistas deben presentar una identificación vigente con fotografía, con fines de registrar su ingreso.

3.3.2 Debería ser examinado todo correo y paquetes recibidos, antes de ser distribuidos.

5. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD

Deben contar con procedimientos documentados que establezcan las medidas de seguridad para asegurar la integridad de los procesos relevantes al transporte, manejo y almacenaje de la carga en la cadena de suministro.

3.5 Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas

Debe establecer un procedimiento para identificar y dirigirse a personas no autorizadas o no identificadas de acuerdo a las circunstancias.

4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO

3.4 Inspecciones

3.4.1 Deben inspeccionar todos los vehículos e individuos que entren y salgan de su instalación, manteniendo registros. El derecho para requisar tiene que estar en concordancia con las Leyes locales.

3.4.2 Deben establecer procedimientos documentados para definir cuando un contenedor y/o la unidad de transporte no son aptos para el ingreso y salida de la instalación.

CONTROL DE ACCESO FISICO

4.2.5 Debe contar con un programa de concientización sobre adicciones al alcohol, drogas, juego, entre otros, que incluya avisos visibles y material de lectura.

4.2.6 Debe realizarse una visita al domicilio del personal que ocupará las posiciones críticas o que afecta a la seguridad, antes de que ocupe el cargo y actualizarla mínimo cada dos años.

4.2.7 Debe disponer de un archivo fotográfico actualizado del personal e incluir un registro de huellas dactilares y firma.

4.2.3 Deben mantener registros actualizados de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros legales de orden laboral.

4.2.4 Debería realizar pruebas al personal de áreas críticas para detectar consumo de alcohol, drogas y otras adicciones, antes de la contratación, cuando haya sospecha justificable y aleatoriamente en un periodo máximo de dos años.

5.4 Discrepancias en la Carga

5.4.1 Debe investigar y solucionar todos los casos de faltantes o sobrantes y otras discrepancias o anomalías.

5.4.2 Debe notificar oportunamente a aduanas y a otras autoridades competentes si se detectan anomalías o actividades ilegales o sospechosas.

5.3 Recepción y Despacho de Carga

5.3.1 Deben describir con exactitud la carga contra la información del manifiesto.

5.3.2 Deben describir con exactitud, indicando cantidad, peso, etiquetas, marcas, frente a los documentos de la carga.

5.3.3 Deben comparar las órdenes de compra o de entrega frente a la carga.

5.3.4 Debe identificar plenamente a los conductores o choferes antes de que reciban o entreguen la carga.

5.3.5 Deben establecer un procedimiento para la trazabilidad oportuna de la carga.

5.3.6 Debe existir un registro fotográfico o fílmico antes, durante y después del proceso de cargue y descargue.

5.3.7 Debe existir una política de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos de la organización.

7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

7.1 Protección con Contraseña

7.1.1 Para los sistemas automatizados se debe asignar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la contraseña.

7.1.2 Debe establecer políticas, procedimientos y normas de tecnología de información utilizadas en la organización, las cuales deben darse a conocer mediante capacitación.

6.3 Estacionamiento de Vehículos

Deben estar alejadas de las áreas de manejo, almacenaje de carga y de las adyacentes a éstas, las áreas de estacionamiento de los vehículos privados (empleados, visitantes, proveedores y contratistas).

6.5 Control de Cerraduras y Llaves

6.5.1 Las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores de áreas críticas deben contar con mecanismos de cierre y estar controladas.

6.5.2 Deben mantener un control sobre las cerraduras, llaves y claves de acceso entregadas.

6.5.3 Los edificios de oficinas deben tener horarios de acceso limitados.

6. SEGURIDAD FÍSICA

Las instalaciones de manejo y almacenaje de carga deben tener barreras físicas y elementos de disuasión para resguardar contra el acceso no autorizado.

6.1Seguridad del Perímetro

6.1.1 Debería implementar una cerca perimétrica en las áreas de manejo y almacenamiento de carga.

6.1.2 Debería utilizar cercas o barreras interiores para segregar la carga doméstica, internacional, de alto valor y peligrosa.

6.1.3 Deben inspeccionar periódicamente todas las cercas y barreras para verificar su integridad e identificar daños.

6.7 Sistemas de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia

6.7.1 El uso de elementos de seguridad electrónica debe estar considerado en su evaluación de riesgos.

6.7.2 Debería utilizar sistemas de alarmas y cámaras de vigilancia para supervisar y monitorear las instalaciones y prevenir el acceso no autorizado a las áreas críticas.

6.8 Otros Criterios de Seguridad

6.8.1 Debe la Empresa tener un Jefe o responsable de la seguridad, con funciones debidamente documentadas.

6.8.2 Debe disponerse de un plano con la ubicación de las áreas sensibles de la instalación.

6.8.3 Deben estar controladas y separadas las áreas de lockers de empleados de las áreas de Almacenamiento y operación de carga.

7.2 Responsabilidad

6.4 Estructura de los Edificios

6.4.1 Las instalaciones deben construirse con materiales que resistan la entrada forzada o ilegal.

6.4.2 Deben realizarse inspecciones y reparaciones periódicas para mantener la integridad de las mismas.

6.2 Puertas y Casetas

6.2.1 Deben ser controladas, monitoreadas y supervisadas las puertas de entrada y salida de vehículos y de personal.

6.2.2 Debe mantenerse al mínimo necesario la cantidad de puertas habilitadas para entradas y salidas.

ILUMINACION

Debe existir una adecuada iluminación dentro y fuera de la instalación, incluso en las siguientes áreas:

a) Entradas y salidas

b) Áreas de manejo y almacenaje de carga

c) Barreras perimetrales

d) Áreas de estacionamiento

7.2.1 Se debe establecer un sistema para identificar el abuso de los sistemas informáticos a fin de detectar accesos no autorizados, manipulación indebida o la alteración de los datos del negocio.

7.2.2 Los infractores del sistema de seguridad de tecnologías de la información deben estar sujetos a apropiadas medidas disciplinarias.

7.3. Protección a los Sistemas y Datos

7.3.1 Software anti-virus y anti-espía deben ser instalados y mantenidos en los sistemas de computación susceptible a la infiltración.

7.3.2 Debe observar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual

7.2.3 Debe considerar en su evaluación de riesgos contar con una copia de respaldo fuera de sus instalaciones. Debería disponer de copias de respaldo de la información sensible de la organización.

6.8.4 Debe tener un servicio de seguridad competente, propio o contratado de preferencia certificado BASC.

6.8.5 Debe disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicación oportuna con los supervisores y encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras.

6.8.6 Debe garantizar una acción de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de seguridad durante 24 horas al día.

6.8.7 Debe establecer procedimientos documentados y dispositivos de alerta, acción y evacuación en caso de amenaza o falla en las medidas de protección

8.1 Capacitación

8.1.1 Debe contar con un programa de capacitación anual a fin de que todo el personal sepa reconocer y reportar amenazas y vulnerabilidades sobre actividades ilícitas, tales como actos de terrorismo y contrabando, en toda la cadena de suministro.

8.1.2 Deben ser conscientes de los procedimientos que la organización ha puesto en marcha para considerar una situación y como reportarla.

8.1.3 Debe brindar capacitación adicional a los empleados que laboran en las áreas de envío y recepción de carga, así como a aquellos que reciben y abren la correspondencia.

8.1.4 Debe estar capacitado el personal que labora en la organización para implantar el SGCS BASC, a fin de permitir que las personas adquieran habilidades para el control y seguridad de los procesos.

8.1.6 Deberían ofrecer incentivos por la participación activa de los empleados.

8.1.5 Debe ofrecer capacitación específica a los empleados para mantener la integridad de la carga, remolques y tractores, reconocer conspiraciones internas y protección de los controles de acceso.

8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCIACIÓN SOBRE AMENAZAS