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Transcript

Projektplanung Photodays

2. Informieren

der BBIS Berlin Brandenburg International School GmbH

7. Reflektieren

1. Wann sollen die Photodays stattfinden? Terminabsprache mit Management, Schulsekretariaten und CEO-Sekretärin nötig

2. Suche nach Fotografen: Angebotsvergleich für 730 Schüler/43 Klassen/150 Mitarbeiter

3. Organisation von internen Räumlichkeiten als Fotostudio

4. Kommunikation mit Eltern und Mitarbeitern:

  • Einrichten von E-Mailadresse für Korrespondenz -> IT Abteilung
  • Versenden von Mitteilungen an alle Eltern über Managebac Schulsystem

5. Buchen von Flügen und Reservieren von Hotel über BBIS Travel Management

6. Catering für Fotografen über internen Caterer Apetito bestellen

Termin: Überlegenswert wäre, die Photodays etwas später im Schuljahr zu terminieren, da jedes Jahr Nachzügler unter den Neuzugängen sind. Dies würde die aufwendige Photoshop-Arbeit bei Pret-a-Portrait verringern. Im Genezug würde dies bedeuten, dass unsere Schüler ihre Schülerausweise entsprechend später erhielten.

Foto-Bestellungen: Pret-a-Portait informierte, dass trotz 10% Early-Bird-Rabatt-Code relativ wenige Bestellungen von Fotos eingegangen sind. Dies lag jedoch in erster Linie an unseren Ferienterminen, an denen fast alle Familien verreist sind und Schul-Emails keine Priorität haben. Auch dies spricht für einen anderen Termin, da Inklusivangebot des Dienstleisters auf einem Mindestmaß an privaten Bestellungen beruht. Auch dies spricht für eine geänderte Terminierung.

Anmeldesystem: Das System zur Anmeldung der Eltern für Familienfotos war nicht optimal konfiguriert, die Anmeldung sollte zukünftig über eine andere Software gestaltet oder das vorhandene System überarbeitet werden.

Datenschutz: In Zukunft müssen wir uns im Rahmen der final in Kraft tretenden Datenschutzgrundverordnung rechtlich absichern. Dies wird voraussichtlich im Rahmen einer Anlage im Schulvertrag geregelt werden.

3. Planen

1. Nach Absprache mit den Schulsektionen und unter Berücksichtigung des Schulkalenders mit allen Veranstaltungen wird der Termin der Fototage auf den 4.-6. September 2017 festgelegt und im Kalender reserviert

2. Anschreiben von Fotografen aus UK (da englischsprachig wichtig) aus Lieferantenpool und auf Empfehlung von Kollegen, Einholen von Angeboten.

3. Festlegen des Raumes: Unser MPR (Multiple Project Room) ist groß genug zur Einrichtung von drei Fotostudios, wird für den Zeitraum geblockt

4. E-Mailadresse photo@bbis.de soll für jegliche Korrespondez angelegt werden -> IT wird beauftragt

1. Analyse

6. Beurteilen

4. Entscheiden

Das Management der BBIS hat festgestellt, dass das Marketingmittel Jahrbuch regelmäßig aktualisiert werden muss. Daher soll ein englischsprachiges Fotografen-Team alle Schüler und Mitarbeiter fotografieren. Die Organisation soll dieses Jahr Frau Sturm übernehmen. Eltern und Mitarbeiter sollen die Möglichkeit erhalten, ihre Fotos für private Zwecke zu bestellen.

Die Fototage waren ein voller Erfolg.

Es wurde ausreichend Puffer eingebaut, damit jedes Kind tolle Einzel- und Gruppenfotos machen konnte. Leider haben trotz mehrmaliger Erinnerungs-Emails an das Personal für Mitarbeiterfotos nicht alle das Angebot genutzt.

Da die Fototage terminlich recht früh im neuen Schuljahr angesiedelt wurden und wir schulbedingt viele verspätete Neuzugänge erwarten, wird in 3 Monaten ein erneuter Fototermin angesiedelt. Die Neuzugänge werden in die Klassenfotos mit Photoshop ergänzt.

Das Paket mit den kostenlosen Mitarbeiterfotos ist abhandengekommen. Laut Sendungsverfolgung wurde das Paket an der Rezeption angenommen. Die bisher vergebliche Suche dauert an. Hier sollten Mitarbeiter bezüglich ihrer Sorgfaltspflicht sensibilisiert werden.

Das System für Eltern zur Buchung der Geschwister-und Familienfotos hat Doppelbuchungen der Timeslots zugelassen. Dies führte zur Verwirrung und es mussten demnach manuell Termine ein- und ausgetragen werden.

Vereinzelt wurden Fotos der Schüler gemacht und konnten nicht namentlich zugeordnet werden, dies geschah dann mit Hilfe der Lehrkräfte.

Angebotsvergleich:

Bestes Angebot von der Firma

https://www.pret-a-portrait.net:

  • Keinerlei Kosten für BBIS, da Flüge und Übernachtungskosten Teil der Leistung
  • kostenloses Mitarbeiterfotoset (eine Datei als jpeg, einmal Foto als Print)
  • kostenlosenloser Druck und Versand der Schülerausweise nach unserer internen Vorlage
  • Finanzierung der Fotografen erfolgt lediglich durch die private Bestellung der Eltern von Einzelbildern ihrer Kinder

5.2 Durchführen

5. Durchführen

5.1 Durchführen

Am Vortag:

- Kontrollieren des Aufbaus des MPR

Am Tag selbst:

- Begrüßen der Fotografen und Einweisen in die Räumlichkeiten

- pünktliche Abholung des Caterings zu den von Frau Sturm festgelegten Pausenzeiten der Fotografen durch Frau Sturm

- Unterstützen der Koordinierung der 3 Fotostudios mit den verschiedenen Klassen sowie Hilfe beim Finden der Schüler-, Lehrer- und Mitarbeiternamen

Nach Abbau durch Hausmeister:

- Kontrollieren ob MPR wieder ordnungsgemäß abgebaut wurde

Nach einigen Wochen:

- Erhalt der Schülerausweise der Schüler und Bestellkarten für die Fotos der Einzelshootings von Pret-a-Portrait

- Weitergabe an die Schulsekretariate und Versand einer Infomail an die Klassenlehrer, diese morgens im Homeroom an ihre Klassen zu verteilen

- Ausdruck von Plakaten zur Information der Eltern über 10% Rabatt bei earlybird-Bestellungen

- Klassenlehrer überprüfen nach Anweisung, ob alle Namen mit den Klassenbildern übereinstimmen

- Feedback wird an Pret-a-Portrait weitergeleitet, ggfls. Nachbearbeitung der Bilder

- Lieferung der kompletten Einzelfotos der Schüler und Mitarbeiter auf einem Datenträger

- Ablage der Daten auf internem BBIS Graphikdrive

1. Finale Vertragsunterzeichnung mit Pret-a-Portrait

2. Reservierung Hotelzimmer NH Berlin Potsdam für 3 Fotografen über BBIS Travelbooking Abteilung (Kosten tragen Fotografen)

3. Ziehen von Klassenlisten mit Schülernamen aus Managebac- System für Pret-a-Portrait, übersenden dieser, zur Anfertigung von Foto-ID-Karten für jeden einzelnen Schüler für die Bestellung

4. Erstellen von Excelliste mit Zeitplan, wann welche Klasse in welchem Studio ihre Klassen-/Gruppen- und Einzelfotos machen können, sowie Berücksichtigung für timeslots für Mitarbeiterfotos und Familienfotos, unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Pausenzeiten für KiTa/Grundschule und Mittel- und Oberstufe

5. Versenden der Liste an WHOLESCHOOL MITTE/ENDE AUGUST

6. Erstellen von Raumänderungsplänen für den MPR: Alle Klassen, die dort an den Photodays Unterricht haben, benötigen einen anderen Klassenraum

7. Weiterleiten der Informationen an die Principals der Schulsektionen, diese geben diese Informationen im "daily bulletin" der jeweiligen Schulsektion weiter. Diese tägliche Email, informiert die Lehrer über Veranstaltungen, Vertretungs-unterricht, Raumänderungen und weitere, den Schulablauf betreffende Informationen.

8. Bestellen von Frühstück und Lunch für Fotografen bei Apetito Catering unter Berücksichtung einer Vegetarierin

9. Erstellen eines Aufbau- und Ablaufplans der Photodays

und Weiterleiten an die Schulsektionen, Sekretariate Cc:

To: Event <Event@bbis.de>; IT-Support (IT Ticket) <IT2@bbis.de>

Cc: CEO Sekretärin; KiTa/Grundschulsekretärin, Mittelstufensekretärin; Oberstufensekretärin

Subject: Photo Days 04-06.09.17- Set up MPR

9. Verfassen einer Email via Managebac Schulsoftware an alle Eltern, um über die anstehenden Fototage zu informieren. Eltern können sich für Termine für Familienfotos anmelden-> Verwaltung der Anmeldungen der Termine

10. Platzieren von Plakaten auf Campus, damit wirklich alle Elternteile über Fototage informiert sind

11. Versenden der wholeschool-mail an alle Mitarbeiter mit allen Infos und Fototerminen für die Verwaltung

von Nadine Sturm Klasse 2652

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