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Copy of Présentation des Services de l'École aux regroupements étudiants 2012-2013

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by Bertrand Sinniger on 19 September 2012

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Transcript of Copy of Présentation des Services de l'École aux regroupements étudiants 2012-2013

2012-2013 Présentation des Services de l'École aux regroupements étudiants Normand Racine 1) Service de sécurité Accès aux Locaux La consommation d’alcool est interdite à l’École en tout temps sauf dans les lieux pour lesquels les organisateurs d'une activité ont obtenu un permis d'alcool; (copie à transmettre à la Sécurité)

La consommation et la possession de bière ou de boisson alcoolisée dans les locaux des regroupements étudiants sont strictement interdites;


Le Service de sécurité confisquera sans préavis toute consommation alcoolisée trouvée dans les locaux des regroupements étudiants. Alcool Les règles et conditions établies par le service de sécurité doivent être respectées intégralement :

La période durant laquelle l’alcool pourra être consommé;
Le nombre d’agents de sécurité requis pour l’activité en fonction des risques liés à celle-ci.


Il est obligatoire que les décors et bannières installés sur les lieux de l’événement soient ignifugés. Une vérification auprès du Service de sécurité est obligatoire. Normes de sécurité lors des événements Michel C. Tremblay 6) Studio de design graphique Le Studio de design graphique conçoit (avec frais):

- des bannières
- des affiches
- des dépliants
- des brochures
- de la papeterie

Les textes, les images et les logotypes des partenaires, s’il y a lieu, sont fournis par les regroupements étudiants. Conception et production de documents Afin de respecter une certaine uniformité dans l’affichage à l’École, les affiches et les bannières doivent être fixées sur des trépieds.

Lors de votre demande, vous devez préciser la date et le lieu de l’affichage. Les affiches et les bannières seront remises au Service des immeubles qui se chargera de l’installation.

Les esquisses de tous les documents portant le logotype de
HEC Montréal doivent être présentées au Studio de design graphique pour approbation. Validation des normes graphiques HEC Montréal Les associations étudiantes de programme d’études peuvent préparer des mosaïques de photos de finissants de leur programme. Il est important de respecter les balises définies par l’École pour les informations à y inscrire, certaines interdictions s’appliquent.


Toute mosaïque doit être approuvée par chantal.faulkner@hec.ca, responsable de la production du secteur Design graphique de la Direction des communications. Encadrement de mosaïque de photos de finissants Nicolas Gauthier - Alimentaire
Carl Nadeau - Boutiques universitaires 5) COOP HEC Montréal Martine Vézina 7) Services comptables
et de la trésorerie Changement de signataires À la fin de chaque mois, chaque regroupement étudiant reçoit une facture des dépenses approuvées durant le mois.

Ces frais doivent être acquittés le plus rapidement possible par chèque, à l’ordre de HEC Montréal, et transmis aux Services comptables et de la trésorerie, par courrier interne ou en personne au local DEC-6.260. État de compte mensuel Facturation de services
offerts par l'École Manon Limoges 4 ) Réseau ADN
Affichage Numérique Dynamique
- Identification du demandeur

- Description de l'activité

- Spécifications techniques selon les supports visuels utilisés
Photos
Images
Vidéos (Aucune bande sonore) Éléments d'information et spécifications
techniques à fournir Remplir le formulaire de demande et le soumettre à la Direction des communications à adn@hec.ca au moins 20 jours avant la date de l’événement ou de l’annonce. Délais de production Bertrand Lacoste 3) Service de l'audiovisuel Il est possible d’obtenir du matériel en consultant et déposant les demandes à audiovisuel.info@hec.ca.


Prévoir des frais pour:

- Installation et/ou opération pour le matériel utilisé lors d’activités réalisées à l’École;

- Location, selon le type de matériel, pour utilisation à l’extérieur de l’École. Matériel audiovisuel Il est également possible d’obtenir des services de techniciens en déposant les demandes à la même adresse: audiovisuel.info@hec.ca


Pour du soutien et la planification d’événements majeurs, communiquer avec un responsable du service de l’audiovisuel au moins 2 semaines avant l’événement. Services de techniciens Tony Bonetto 2) Service des immeubles - Type de fournitures
- Formulaire de demande
maximo@hec.ca
- Délais (2 semaines à l'avance)
- Particularités durant les fins de semaine Aménagement de locaux lors des activités Diane Lauzon 8) Services aux Étudiants - SAE Diane Lauzon Production d'événements Mathieu Drugeon Saines Habitudes de Vie
Ma Santé au Sommet Stéphanie Leverdier Reconnaissance
des activités étudiantes Tutorat Philippe Lareau / Charles-Antoine Carra 9) Assurances Responsabilités Il est obligatoire que les regroupements étudiants détiennent une assurance responsabilité civile pour leurs activités, négociée par le Service aux Étudiants, qui paie la prime à même la cotisation spéciale demandée à tous les étudiants inscrits.

Lors d’activités à l’extérieur de l’École, les regroupements étudiants doivent demander un avenant auprès du courtier d’assurances et en acquitter les frais.

Au début du trimestre d’automne, chaque regroupement étudiant doit envoyer la liste de ses activités à diane.lauzon@hec.ca. Assurance responsabilité civile des regroupements étudiants Le Service aux étudiants négocie aussi une assurance couvrant spécifiquement les administrateurs (sauf ceux de l’AEHEC qui ont une autre assurance).

Cette assurance couvre les coûts que les administrateurs et dirigeants d’un organisme peuvent être légalement tenus de compenser financièrement par suite d’un dommage causé à une tierce partie.

Le courtier Charles-Antoine Carra peut être contacté en tout temps:
- Téléphones : 450 245-3322 / 514 861-7429 / 514 569-5657. Assurance responsabilité des administrateurs Chaque regroupement étudiant a un code d’identification appelé CCS. Ce code est l’équivalent de votre compte client pour l’École et sera utilisé pour la facturation.

Chaque année, vous devez aviser les Services comptables et de la trésorerie des nouveaux signataires autorisés. Communiquer avec lucie.plante@hec.ca qui vous remettra le formulaire à remplir. Benoit Archambault Ecoresponsabilité Pierre Batellier Réservations de locaux Pour la tenue de leurs activités, les regroupements étudiants peuvent réserver à l'aide des formulaires en ligne:

Les salons L’Oréal et National;

L’amphithéâtre IBM, la salle SGF, la salle Tata Communications, l’Atrium Hydro-Québec, la salle Esdras-Minville, la salle Édouard-Montpetit et le salon Deloitte;

Les salles de cours; Réservations de kiosques Pour réserver un kiosque, vous devez envoyer un courriel comportant les dates et une description de l’activité à Chantal Prud'homme à vie.étudiante@hec.ca.

- Édifice CSC entrée Louis-Colin : Kiosques 1 à 4 au rez-de-jardin sous l’escalier « sud ». Kiosques 5 et 6 à côté du guichet de la Banque Nationale.

- Édifice Decelles : Un emplacement est disponible dans le Hall des diplômés au 3e étage. Réservations de salles de réunion La gestion de la salle de réunion CSC-RJ.863 est sous la responsabilité du Service aux étudiants.

Pour réserver cette salle vous devez envoyer un courriel à Chantal Prud'homme à vie.étudiante@hec.ca. Levées de fonds Calendrier de production --» hec.acadam.com - Activités Physiques
- Nutrition
- Bien-être Psychologique Encourager l'adoption et le maintien des SHV:

- Communication
- Événements
- Aides / Conseils / Support
- Partenariat
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