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ENFOQUE DE AUDITORÍA PARA LA REVISIÓN DE OPERACIONES DE CICLOS TRANSACCIONALES Y CONTROL INTERNO

Este enfoque se relaciona con la auditoría de los controles de las transacciones económicas que originan los estados fin
by Edwin R. Bustos M. on 19 January 2013

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Transcript of ENFOQUE DE AUDITORÍA PARA LA REVISIÓN DE OPERACIONES DE CICLOS TRANSACCIONALES Y CONTROL INTERNO

Este enfoque se relaciona con la auditoría de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. ENFOQUE DE AUDITORÍA PARA LA REVISIÓN DE OPERACIONES DE CICLOS TRANSACCIONALES Y CONTROL INTERNO requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse. Pueden presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios: 1.- Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero 2- Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo. 3.- Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos. 4.- Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores. 5.- Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta. 6- Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado. CICLO DE INGRESOS
Funciones que se requieren para cambiar sus productos o servicios por efectivo, con los clientes. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de éstos el efectivo. Funciones Típicas: Podrían ser:

- Otorgamiento de crédito. - Toma de pedidos.
- Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio.

- Facturación - Contabilización de comisiones.
- Contabilización de garantías. - Cuentas por cobrar.
- Cobranza. - Ingreso del efectivo.
- Ajuste a facturas y/o notas de crédito.
- Determinación del costo de ventas. Asientos contables comunes: Dentro de ingresos
- Ventas
- Costo de ventas.
- Ingresos de caja
- Devoluciones y rebajas sobre ventas.
- Descuentos por pronto pago.
- Provisiones para cuentas de cobro dudoso
- Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables.
- Gastos de comisiones.
- Creación de pasivos por el impuesto a las ventas.- Provisiones para gastos de garantía. Formas y documentos importantes; Ejemplos de ingresos que podrían ser:
- Pedidos de clientes.
- Órdenes de venta y embarque.
- Conocimientos de embarque.
- Facturas de venta.
- Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas.
- Avisos de remesas de clientes.
- Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes. Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a) Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones; Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito.
- Catálogos de productos y listados o archivos de precios. b) Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente Bases dinámicas
- Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir.
- Auxiliares de clientes.
- Estadísticas de ventas.
- Diarios de ventas. Objetivos
Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado objetivos específicos de control interno, De autorización De procesamiento y clasificación de transacciones De verificación y evaluación De salvaguarda física. Tratan los controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
1. Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
2. El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas gastos de venta y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
4. Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones en una empresa. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

5. Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.
6. Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.7. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente.8. Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación.9. Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente.
10. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito.
11. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
12. Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Este objetivo trata de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

19. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

20. El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería.
El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia. 2. CICLO DE COMPRAS
Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de compra, se ha considerado conveniente mostrar separadamente dichas funciones en dos ciclos, para facilitar la revisión del control interno del ciclo de egresos.
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: La adquisición de bienes, mercancías y servicios.
- El pago de las adquisiciones anteriores.
- Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó. El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
- Inventarios - Activos fijos
- Servicios externos
- Suministros o abastecimientos En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.

Las funciones típicas de compras podrían ser:
- Selección de proveedores- Preparación de solicitudes de compra- Función específica de compras- Recepción de mercancías y suministros- Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos- Registro y control de las cuentas por pagar y tos pasivos acumulados- Desembolso de efectivo Formas y documentos Importantes Formas y documentos Importantes

- Requisiciones de compra
- Ordenes de compra y contratos
- Documentos de recepción de mercancías
- Facturas de proveedores
- Notas de cargo y de crédito
- Solicitudes de cheques
- Recibos de servicios
- Póliza cheque 3. CICLO DE NOMINA O PERSONAL
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
- La contratación y utilización de mano de obra
- El pago de mano de obra
- Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. Funciones típicas
Las funciones típicas de nóminas podrían ser:
- Reclutamiento y selección de personal
- Contratación de personal
- Llevar las relaciones laborales
- Preparar informes de asistencia
- Registro, información y control de la nómina
- Desembolso de efectivo
- Promoción y evaluación de personal. Formas y documentos importantes
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:
- Solicitud de empleo
- Contratos de trabajo
- Informes de tiempo
- Tarjetas de reloj
- Autorización de ajustes de nómina
- Autorización de pagos especiales
- Recibos de pago
- Cheques. Enlace con otros ciclos
Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
- Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería
- Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción.
- Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero. OBJETIVOS
CICLO DE NOMINA O PERSONAL AUTORIZACIÓN
1. El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.
2. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4. Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
5. Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración. PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
6. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

7. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
8. Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben y registrarse como pasivo
9. Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse.
10. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse.
11. Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificare, concentrarse e informarse.
12. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
13. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
14. Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
15. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna. DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas. SALVAGUARDA FÍSICA
El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 4. CICLO DE TESORERÍA
El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital.
Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. Funciones Típicas- De un ciclo de Tesorería podrían ser:
- Relaciones con sociedades financieras y de crédito
- Relaciones con accionistas
- Administración del efectivo y las inversiones
- Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos
- Custodia física del efectivo y los valores
- Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.
- Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses)
- Operaciones de inversión y financiamiento
- Administración financiera de planes de beneficio a empleados
- Administración de seguros Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
- Obtención y pago de financiamiento
- Emisión y retiro de acciones
- Compra y venta de inversiones en valores
- Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos
- Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con deudas e inversiones
- Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda
- Compra y venta de moneda extranjera. Formas y documentos importantes
Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser:
- Certificados provisionales de acciones
- Acciones emitidas
- Obligaciones, bonos, papel comercial
- Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones
- Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.
- Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura
- Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados
- Pólizas de seguro. Bases de referencia: Archivo maestro de accionistas
- Cédulas de trabajo de intereses y dividendos- Libro de registro de accionistas y utilidades- Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamos

Bases dinámicas
- Saldos de las cuentas bancarias- Cartera de inversiones- Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores. Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
- Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras
- Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos
- Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos
- Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas. OBJETIVOS DE TESORERÍA DE AUTORIZACIÓN
1. Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse con políticas de la administración.
2. Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital
3. Los importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores,
4. Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y la distribución contable--
5. Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorería deben de estar de acuerdo, PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
6.Deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
7. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra - venta de inversiones
8. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
9. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores
10. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
11. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
12. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
13. Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
14. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna.
15. Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas. SALVAGUARDA FÍSICA
23. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
24. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. CICLO DE PRODUCCIÓN
Muchos de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se procesan, se montan o ensamblan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipo depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.
Utilizan en algunos casos un sistema de mercancías generales, basado en la comparación de inventarios físicos para determinar el costo producción y ventas. Funciones típicas
Las funciones típicas de un ciclo de producción podrían ser:
- Contabilidad de costos
- Control de fabricación
- Administración de inventarios
- Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo Asientos contables comunes:

Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

- Transferencias de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado)
- Aplicación del costo de mano de obra
- Aplicación de gastos de fabricación
- Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos
Variaciones (incluyendo desperdicios)
- Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y otros costos diferidos.
- También se puede incluir como asiento contable común los retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo Formas y documentos importantes:
- Ordenes de producción
- Requisiciones de materiales
- Tarjetas de tiempo (de mano de obra)
- Informe de producción
- Informe de desperdicios
- Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación
- Hojas de costo Bases de referencia
Archivo maestro de los productos:
- Información de los elementos del costo
- Relaciones de materiales
- Hojas de ruta e ingeniería del producto
BASES DINÁMICAS
Auxiliares de inventarios
- Hojas de costo
- Listados de valuación de inventarios
- Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo
- Análisis de otros costos amortizables Enlaces con otros ciclos
- Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras
- Embarques de productos, con el ciclo de ingresos
- Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas
- Resúmenes de actividades (asientos de diario). con el ciclo de informe financiero
- Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras OBJETIVOS DE LA PRODUCCIÓN POR AUTORIZACIÓN
El plan de producción (qué, cuánto, cuándo y cómo se fabrica y los niveles de inventarios a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
2. El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir
3. El método de valuación de inmuebles, maquinaria y equipo y el sistema de actualización de valores

Las condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria y equipo
6. Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÒN DE TRANSACCIONES

Sólo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposición de activos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.
10. Los recursos utilizados en la producción deben informarse correcta y oportunamente.
11. La producción terminada debe informarse correcta y oportunamente.
12. Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente.
13. Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción así como su distribución contable debe calcularse correcta y oportunamente.
14. Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales costos deben calcularse correcta y oportunamente. verificación y evaluación
Deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas.
Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos. SALVAGUARDA FÍSICA
El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
El acceso a los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios y de propiedad, así como a las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso, debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 6. CICLO DE INFORMACION FINANCIERA
Funciones típicas
1. Preparación de asientos de diario
2. Registros en los libros de contabilidad
3. Recolección de información suplementaria para preparación de informes
4. Preparación de informes
5. Mantenimiento de los registros contables Formas y documentos típicos

1. Comprobantes de diario
2. Estados financieros y otros anexos
Información Información de soporte
1. Código de cuentas
2. Presupuestos
3. Libros de contabilidad
4. Registros auxiliares Asientos contables comunes
1. Ajustes por inflación
2. Eliminaciones y reclasificaciones, si es aplicable. POR SU AMABLE ATENCIÓN MUCHAS GRACIAS
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