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Fundamentalmente, el examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis preguntas:
1. Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan
2. Para que se hace? Propositos que se persiguen
3. Quien lo hace? Personal que interviene
4. Como se hace? Metodos y técnicas que se aplican
5. Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
6. Cuando se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
7. Porque se hace? Logica o razón que se sigue.
* Conocer el hecho que se analiza
* Describir ese hecho
* Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detalles
* Revisarlo de manera critica para comprender mejor cada elemento
* Ordenar de cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado mediante comparaciones y búsqueda de analogías o discrepancias.
*Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto.
* Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.
Intolerancia
Estrés, Conflicto y Crisis
Trab. en Equipo deficiente
Tiempos de entrega prolongados
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, dichas respuestas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio mediante la pregunta ¿Por qué? Hasta en cinco ocasiones de manera consecutiva. El primer por qué generalmente produce una explicación superficial de una situación, pero cada uno de los subsiguientes examina de una manera más profunda las causas de esa situación
Una vez que se haya puesto en marcha la instrumentación luego de haber seleccionado y aplicado las técnicas de recolección, determinados los instrumentos de medición, iniciada la elaboración de los papeles de trabajo y registradas las evidencias bajo una estricta supervisión, se debe llevar a cabo el examen, el cual consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre si y con el todo, y de estas con su contexto.
* Anarquía
* Cinismo
* Impotencia
* Bloqueo
* Juego de Poder
Lo que resulta importante para el personal, como la remuneración, ascensos, despidos, crecimiento profesional y la posición
El propósito del examen es aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias especificas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión optimos.
Cómo se mide el personal ó como ellos alcanzan lo que se proponen. Es la medición del rendimientos y descripción de la planificación estratégica
Lo que es importante para el personal, como descripción del cargo, organigrama, responsabilidades, manuales de cargo y funciones, procedimientos.
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones y le posibilitan:
* Comprobar como se están ejecutando las etapas del proceso administrativo
* Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos
+Examinar los resultados que está obteniendo la organización
+ Revisar las circunstancias que inciden en los resultados +Verificar los niveles de efectividad
+Conocer el uso de los recursos
+Determinar la medida de consistencia en procesos específicos
Es integral porque es aplicable a todas las variables del ámbito de una organización
Es indirecta porque las variables administrativas solo son mensurables en las manifestaciones observables y el la medición de actitudes de los integrantes de la organización
Es científica, en su realización y en la metodología empleada, tanto al obtener la información como en su tratamiento y análisis.
Es integrada y continua a los procesos de todas las áreas y por lo tanto formativa y de retroalimentación.
Es referencial, porque su finalidad esta en relación con las metas y los objetivos propuestos, o con los programas establecidos.
Forma: se utilizan escalas de medición.
Fondo: se utilizan componentes del proceso administrativo, elementos específicos e indicadores.
• Se puede adoptar un tipo de escala o hacer mezcla de los diferentes tipos de escala.
• La escala debe de reflejar las variables a evaluar en los indicadores.
• La escala debe tener tantas opciones como profundidad se requiere en la pregunta.
Para medir o cuantificar las respuestas a determinadas preguntas.
• De comparaciones pareadas
• De clasificación
• De suma constante
• De Guttman
• De clases o similitudes
• De protocolos verbales
• De clasificación continua
• Likert
• Diferencial semántico
• Stapel
• Thurstone
Presenta distintas alternativas de respuesta con diferentes valores que implican rango u orden. El número asociado a los intervalos no tiene ningún significado, solo una connotación jerarquica. En cuanto a las formas más habituales de esta escala, nos encontramos con una serie de ítems actitudinales como los siguientes: totalmente de acuerdo, de acuerdo, indiferente, en desacuerdo y totalmente en desacuerdo.
Es la escala de nivel más bajo, y consiste en la asignación, puramente arbitraria de números o símbolos a cada una de las diferentes categorías en las cuales podemos dividir el carácter que observamos. Se ha de tener presente que los números asignados a cada categoría sirven única y exclusivamente par identificar la categoría y no poseen propiedades cuantitativas.
El nivel de medida más elevado es el de cocientes o razones, y se diferencia de las escalas de intervalos iguales únicamente por poseer un punto cero propio como origen; es decir que el valor cero de esta escala significa ausencia de la magnitud que estamos midiendo.
La escala de intervalos iguales, está caracterizada por una unidad de medida común y constante que asigna un número igual al número de unidades equivalentes a la de la magnitud que posea el elemento observado.
• Cetscale
• Lov
• Markor
• Serperf
• Servqual
• Vals
Son un tipo de instrumento para medir las variables que tenemos en cada uno de los indicadores a utilizar en la auditoría administrativa, las escalas nos permitirán diseñar los cuestionarios, las listas de chequeo y las cédulas de forma tal que arrojen evidencias sistematizadas y objetivas para ser evaluadas.
• Herramientas de trabajo
• Conjuntos de afirmaciones que se analizan individualmente y en conjunto.
Las escalas que se empleen deben cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Grado en que un instrumento produce resultados consistentes y coherentes. La confiabilidad hace referencia a si la escala funciona de manera similar bajo diferentes condiciones. Hablar de confiabilidad, en este caso implica también los conceptos de estabilidad,
consistencia, seguridad y credibilidad.
Una vez determinados los indicadores que utilizaremos como instrumentos de medición de la eficacia y la eficiencia administrativas, se procederá a definir las escalas que nos permitirán diseñar un instrumento que contenga información sistematizada.
Todas las mediciones se caracterizan por la mayor o menor presencia de dos atributos:
(a) confianza (o qué tan confiable es la medición)
(b) validez (o qué tan válida es una medición).
Grado en el que un instrumento en verdad mide la variable que se busca medir.
Validez de contenido: recoge todas las dimensiones de lo que se debe medir
Validez de constructo: mide lo que realmente se quiere medir
Validez convergente: correlación con otros estudios que teóricamente midan lo mismo
Validez discriminante: incorrelación con otros estudios que no miden lo mismo
Validez concurrente: correlación entre la nueva medición y anteriores mediciones relacionadas con el mismo tema
Validez predictiva: capacidad para predecir los actitudes futuras a partir de la medición