Naar een nieuw portaal voor ROC van Twente

• informatie 'zenden' (topdown)

• communiceren door (MBO) College/Dienst

• statische informatie (lastig vindbaar)

• documenten op P:/schijf (lastig vindbaar)

1. Visie op een vernieuwd portaal

2. Teamsamenwerking

3. Documentmanagement

Wensen als

• delen van documenten
• gezamenlijke agenda
• taken afstemmen
• reguliere teams, ad-hoc teams
• één portaal gedachte

(alles benaderbaar via Plaza 2.0)

Wensen als

• P:\ en U:\ schijf verdwijnen
• Optimale zoekfunctie dankzij metadatering
• Documenten delen, centrale opslag
• Secretariaten digitaliseren hun post
• Dossiervorming (student, examen, ..)
• Wetgeving (bewaartermijnen)
• Papierbeperking

Extra meenemen

• Workflow
• Digitaliseren documenten
• Digitale handtekening
• Webformulieren

Scenario's

• Eerst Plaza 1.0 migreren, dan Plaza 2.0 verder uitbouwen

• Eerst teamsamenwerking en documentmanagement in Plaza 2.0, dan de migratie van Plaza 1.0 en verdere uitbouw

Keuze:

• Optie 2

Voordelen:

• Eerst met alleen medewerkers ervaring opdoen, dan studenten en andere 'stakeholders'

Nadeel

• Tijdelijk 2 portalen

Rollen/taken:

• samen inrichten Plaza 2.0
• 10 workshops jan.-juli
• pilots voorbereiden

najaar 2010

Plaza 1.0

Programma:

Vervanging

ICT-platform

• sinds 2008
• eendimensionaal
• aanbodgericht
• company generated

Platform

Wensen

• oplossing voor P:/schijf
• teamsamenwerking

• statische informatie (lastig vindbaar)

• vooral 'zenden' (topdown)

• aanbodgericht

• communicatie op niveau Dienst/College

Visie

januari

2011

maart/april

2011

Focus

Plaza (1.0)

2010

4. overlap Plaza 1.0 en Plaza 2.0

5. techniek

mei/juni

2011

Resultaten

workshop 'Visie'

• teamsamenwerking

• documentmanagement

Overlap Plaza 1 en Plaza 2

Technische keuze

Waarom Sharepoint als platform?

• past op ingezette IT-architectuur ROC
• cloud visie van Microsoft
• samenwerking met andere ROC's
• groot marktaandeel Sharepoint in mbo/hbo
• meerdere leveranciers voor het onderwijs
• veel standaard mogelijkheden
• geen beperkende factoren gevonden

Resultaten workshop 'Documentmanagement'

Aanpak

Resultaten workshop 'Teamsamenwerking'

Thema's en projecten

Roadmap

Techniek en implementatie

Andere werkwijze (cultuurverandering?)

1. Visie op een vernieuwd Plaza

2. Teamsamenwerking

Samenwerken

3. Documentmanagement

4. Overlap Plaza 1.0 en Plaza 2.0

5. Techniek

• analyse
• inventarisatie

• 3 workshops
• tussenbalans
• platformkeuze
• 2 workshops
• eindpresentatie
• roadmap

Naar een nieuw portaal

als digitale werkomgeving

Toekomst?

Sociale Media als extra

communicatiekanaal

2014/2015

2013/2014

2012/2013

• lange termijn visie
• gewenste functionaliteiten

Roadmap

jan-aug 2012

sep - dec 2012

aug/dec 2011

dec 2011/

ICT bouwt Plaza 2.0 op 3 pijlers

jan 2012

10 Workshops met

de Ambassadeurs

2-daagse training

Ambassadeurs

Leverancierskeuze

• inrichten Plaza 2.0 pilot-omgeving
• teamsite Onderwijs
• teamsite Dienst
• teamsite Expertisegroep
• teamsite Project
• taxonomie/metadatering opzetten
• praktische kennis opdoen Sharepoint

Elk team een afge-

schermde samenwerk-

omgeving (teamsite)

Elke medewerker een eigen site (kennisdelen

via MijnSite)

Documenten delen

op Plaza 2.0

(P:schijf verdwijnt)

• opbouw sharepoint sites
• soorten sites
• lijsten
• bibliotheken
• webonderdelen (webparts)
• metadatering
• .......................

(wekelijks één dagdeel)

Werven 10

Plaza-ambassadeurs

Rol

Plaza-ambassadeur?

8 Pilots in het eigen team

Pitchtraject

• MBO College voor Bouw, Infra & Interieur
• MBO College voor Commercie & Ondernemen
• MBO College voor Vormgeving, Mode & Media
• Dienst Communicatie & Marketing
• Dienst Facilitaire Zaken & Huisvesteing
• afdeling ICT (ServiceDesk)
• Dienst Onderwijs & Kwaliteit
• afdeling InformatieVoorziening

(één per (MBO)College/Dienst)...

• is de ‘power-user’ van Plaza 2.0
• wordt ondersteund vanuit de projectgroep Plaza 2.0
• ondersteunt de key-users van hun eigen (MBO)College/Dienst
• vervult een sleutelrol bij de overstap naar Plaza 2.0.

• beoordelingscriteria
• leveranciershortlist
• presentaties
• offertes
• leverancierskeuze fase 1

(doel: pilotomgeving Plaza uitproberen)

Documenten delen

op Plaza 2.0

Elk team een afge-schermde samenwerk-omgeving (teamsite)

Voor elke medewerker

een eigen site

(kennisdelen via MijnSite)

• organiseert en ondersteunt het (samen)werken
• alleen zichtbaar voor je teamleden
• gemakkelijk documenten delen
• alle berichten, mededelingen, activiteiten op één plek (i.p.v. losse mailtjes met bijlagen)

• niet meer in mappen op P:\ schijf
• samen werken aan documenten
• kenmerken / labels toevoegen aan een document (‘metadata’)
• zorgvuldige metadata => makkelijk terugvinden
• automatisch versiebeheer
• documenten altijd te benaderen, ook thuis

• werkomgeving met persoonlijk en publiek deel
• 250 Mb opslagruimte (ter vervanging van U:\)
• hier je mailbox en agenda bekijken
• je ‘profiel’ invullen met je expertise, ervaring

(doel: kennisdeling, naar voorbeeld LinkedIn)

Planning (fase 1 en 2)

De HELP-functie

Rol Key-user en

Plaza-Ambassadeur

In kleine stapjes overgaan naar Plaza 2.0

FASE 1

• jan 2013: beginnen met het aansluiten van ruim 100 teams

FASE 2

• apr 2013: inhoud Plaza 1.0

(roosters, subsites, etc.) gefaseerd overzetten

• sep 2013: studenten krijgen toegang
• 2013: inhoud van P:\ schijf veiligstellen

begin 2014: Plaza 1.0 wordt afgesloten

Plaza 1.0 Plaza 2.0