Gestão Cartorária

DICAS DE QUALIDADE

APLICATIVOS DE SUPORTE

DICAS DE QUALIDADE

CHECK LIST

• Ferramenta utilizada para auxiliar na conferência dos requisitos exigidos para o bom desempenho da atividade. Ex: petição inicial.

“MESA LIMPA”

• Manter o seu ambiente de trabalho organizado.
• Não acumular pilhas de processos e papéis em cima da mesa.
• Retirar dos escaninhos somente aquilo que for realizado no dia.

• Mudança de paradigma – Nova gestão pública

• Não engessar atividades.

• Aprender a gerenciar.

GERENCIAR: “Ato criativo que depende de habilidade, requisitos técnicos, pessoas e recursos diversos, para produzir bens e serviços (entregas do processo de trabalho)”.

ATIVIDADE JUDICIÁRIA

SISTEMA RENAJUD

RENAJUD: O Sistema RENAJUD versão 1.0 é uma ferramenta eletrônica que interliga o Poder Judiciário e o Departamento Nacional de Trânsito – DENATRAN, possibilitando consultas e o envio, em tempo real, de ordens judiciais eletrônicas de restrição e de retirada de restrição de veículos automotores na Base Índice Nacional (BIN) do Registro Nacional de Veículos Automotores – RENAVAM.

FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

SISTEMA BACEN JUD

INCUMBÊNCIAS DO DIRETOR DE SECRETARIA

SISTEMA INFOJUD

BACEN JUD: O Bacen Jud 2.0 é um instrumento de comunicação eletrônica entre o Poder Judiciário e instituições financeiras bancárias, com intermediação, gestão técnica e serviço de suporte a cargo do Banco Central. Por meio dele, os magistrados protocolizam ordens judiciais de requisição de informações, bloqueio, desbloqueio e transferência de valores bloqueados, que serão transmitidas às instituições bancárias para cumprimento e resposta.

INFOJUD: O sistema permite aos órgãos da Justiça fazerem requisições judiciais de informações protegidas por sigilo fiscal pela internet, com segurança e confidencialidade. A ferramenta pode ser utilizada somente pelos representantes do Poder Judiciário e  mediante cadastro prévio. Para garantir a segurança das informações, os usuários devem possuir obrigatoriamente certificado digital.

Boletim de Frequência

Informar a frequência dos servidores da secretaria até o dia 05 do mês subsequente, via Sistema Mensageiro.

Pedido de Materiais

Mediante uso do Sistema Hermes

Ofícios Administrativos

Comunicações internas (Tribunal).

• Analisar a secretaria como uma linha de montagem – onde cada setor produz um conjunto de atividades indispensáveis ao sucesso e à finalidade do processo.

• Estabelecer rotinas.

• Estabelecer procedimentos operacionais padrão (POP).

• Mapear processos de trabalho.

Boletins mensais

Informar a produtividade dos juízes que atuaram na vara durante o mês e as estatísticas da secretaria.

Corregedoria TJPR

Até o dia 10 de cada mês, no site do TJ.

CNJ

Até o dia 10 de cada mês, no site do CNJ.

• Não acumular processos no chão.
• Identificar as pilhas de processos, classificando as atividades.
• Distribuir os documentos em pastas catalogadas, fichários, ou até mesmo em bandejas de acrílico devidamente etiquetadas.
• Lembrar que a sua forma de organizar o trabalho deve ser facilmente identificável pelo colega.
• Setores do cartório devem se comunicar, é necessário que documentos, modelos, processos sejam de fácil localização por todos.
• Manter o sistema de gerenciamento de processos atualizado – Cível Papel (local físico).

IV – Retorno de conclusão;

Analisar as determinações do juiz e verificar o que a secretaria deverá cumprir. Em regra resume-se a intimações de partes e advogados, anotações, certificações, retificações e expedição de documentos.

V - Publicação;

Tornar públicas as decisões proferidas pelo juiz – Princípio da publicidade. Intimar partes, por meio de advogados para cumprir determinações – DJ.

Processos físicos – todas.

Projudi – Editais de citação e leilão.

III - Autuação;

5.2.1 - Recebida da distribuição e tão logo efetuado o preparo inicial, ou, sendo este dispensado, a petição inicial será registrada e autuada pela escrivania.

• art. 257 do CPC. Não recolhidas as custas no prazo de trinta dias, a distribuição será cancelada.

No PROJUDI não há mais autuação, mas o servidor ao analisar a petição inicial recebida deverá observar o regular pagamento das custas ou pedido de JG, gerando o respectivo demonstrativo no sistema uniformizado.

SETORES DA SECRETARIA

X - Arquivamento de feitos;

XI - Outras atribuições:

Cabe à Escrivania/Secretaria, fiscalizar o cumprimento dos prazos processuais, certificando nos autos o decurso dos mesmos sem a devida manifestação, intimando-se às partes para darem andamento nos processos e/ou remetendo-os ao Juiz quando necessário.

VIII - Registro de sentença;

Utilizar o Sistema Publique-se em caso de processo físico. No Projudi esse registro é dispensado.

IX - Registro de depósitos judiciais;

Em livro próprio nos casos de processo físico. No Projudi o livro é virtual mas é mantida a obrigatoriedade do registro.

II - Juntada de documentos;

Carimbar folhas, grampear documentos menores em sulfite, rubricar certidão ou carimbo de juntada sempre. Datar corretamente, em especial ARs e mandados.

IMPORTANTE!

Não recebimento de documentos soltos e desacompanhados de petição, a fim de se evitar o extravio.

- Atendimento ao Público:

Consulta processual;

Recebimento e Protocolo de Petições e demais Documentos;

Cargas e Baixas de Autos aos senhores Advogados;

Cargas e Baixas Diversas;

Entrega de documentos;

Pedidos de Certidões;

• Conferência prévia

Consiste na verificação do cumprimento de todos os procedimentos necessários, como intimação de testemunhas, retorno de AR, mandado, etc.

VII - Audiências;

• Secretariar

Abrange as seguintes atividades: conduzir o ato, redigir a ata, registrar áudio e vídeo, enfim, auxiliar o magistrado;

• Sugere-se que o mesmo servidor responsável por secretariar as audiências também expeça cartas e mandados, bem como providencie a postagem e distribuição dos mesmos;

Preparo dos equipamentos

Antes de iniciar a audiência é imprescindível a verificação dos equipamentos, caso a mesma seja realizada por meio de gravação em mídia, realizando, inclusive, a identificação das pessoas presentes

VI - Expedição de documentos:

• Mandados; (constrição de bens)
• Cartas;
•  Termos;
•  Cartas Precatórias e Cartas Rogatórias;
•  Cartas de Adjudicação e Arrematação;
•  Ofícios;
•  Alvarás;

ORGANIZAÇÃO CARTORÁRIA

SECRETARIA CÍVEL E FAZENDA PÚBLICA

PROCESSOS FÍSICOS E PROJUDI

CARGOS DE 1º GRAU DE JURISDIÇÃO

• Lei nº16.023/2008
• Art. 8°: Atribuições

Analista Judiciário

I - Atividades de planejamento, organização, coordenação, supervisão técnica, assessoramento, estudo, pesquisa, elaboração de certidões, pareceres, laudos ou informações e execução de tarefas de maior grau de complexidade.

II - Execução de tarefas de suporte técnico, judiciário e administrativo e apoio em geral.

COMPOSIÇÃO DA SECRETARIA:

• Juiz;

• Assessores;

• Diretor/Chefe de Secretaria;

• Supervisor de Secretaria;

• Analista Judiciário;

• Técnicos Judiciários;

• Estagiários.

Obrigado pela atenção e bom início de trabalho!

Celeny Louise Schneider Michels

Webmail: clmi@tjpr.jus.br

Pandion: clmi@tj.pr.gov.br