Digitala verktyg för analoga projektledare
1
Digitala verktyg för analoga projektledare
av Micke Kazarnowicz
Varför?
Billigt
Flexibelt
Plattformsoberoende
Tillgängligt
Kompetenshöjande
Vilka är nackdelarna?
Andra nyttoverktyg
För vem? Målgruppen för den här presentationen är personer som har erfarenhet
av projektledning, och som mest jobbat i traditionella verktyg (till exempel MS Office, Outlook/Exchange, Lotus Notes). Jag utgår från att du har erfarenhet av att surfa på nätet, men att du inte använt dig av så många onlinetjänster än.
Syftet är att inspirera till att titta på några av verktygen i "molnet" och att visa att det rent praktiskt är möjligt att klara ett relativt stort projekt med förhållandevis små och enkla resurser.
Bästa tipset jag kan ge är att inte försöka dig på samtliga verktyg på en gång. Välj ett eller två som du tycker verkar intressanta och avsätt lite extra tid för att använda dig av dem i ett projekt.
... för att inte säga gratis. Men det finns inga gratisluncher, sägs det, och i det här fallet är det sant: alla tjänster kostar att driva. Hårdvara som tjänsten kör på, internetuppkopplingen för att tillhandahålla tjänsten, utveckling och programmering. Wikimedia Foundation, som driver bland annat Wikipedia, beräknar i år behöva över 20 miljoner dollar.
De flesta tjänster i den här presentationen finns i en kostnadsfri version. Vissa betalar du genom att annonser visas för dig, andra använder gratisversionen för att marknadsföra betalversionerna. Återigen andra drivs som något slags projekt där användare som får mycket nytta av tjänsten uppmuntras/förväntas att frivilligt bidra med ekonomisk hjälp. Till exempel Wikipedia.
Jag vill gärna uppmuntra beteendet att stödja den sistnämnda typen av tjänster, och lyfta fram Mindpark som föredöme. I december 2008 gav de ungefär en tia per anställd i moderbolaget till Wikipedia. Totalt blev det 20 000 kronor. Samma summa hade gett ungefär 40 användare en årsprenumeration på Nationalencyclopedins internettjänst.
De flesta av systemen kan användas för alla storlekar av projekt. Användare kan läggas till efter hand. Många av tjänsterna kan börja användas gratis med några användare, för att gå över till en betalversion när projektet växer.
Även funktionsmässigt är gratisversionerna ofta tillräckliga för mindre projekt. I samtliga tjänster kan man sedan utan att förlora data, eller behöva återskapa den, uppgradera till betalversioner med fler funktioner.
Du kan ge användare tillgång till det de behöver och vill ha, utan att tvinga på dem funktioner de inte har behov av eller intresse för. Till exempel kan alla i facket "want to know" hållas uppdaterade via en projektblogg. Den som bara behöver en ekonomisk översikt kan få tillgång att läsa ekonomidokumentet direkt i sin webbläsare, utan att snubbla över alla andra projektdetaljer.
Med de flesta av de tjänster som presenteras här behöver du inte längre fundera på om mottagaren sitter på PC eller Mac. Samtliga tjänster fungerar så länge du har en webbläsare och internetuppkoppling. Du behöver inte heller fundera på vilken version av Microsoft Office mottagaren har installerad, och huruvida du behöver spara Excelarket i ett annat format.
Om din dator kraschar kommer väldigt lite data gå förlorad. Lagringen sker i molnet, hos respektive tjänst. Du behöver inte vänta på att få en ny dator med rätt version av programvarorna installerad, du kan gå till en annan dator (kanske på ett internetcafé?) och nå de flesta tjänster omgående. På samma sätt är du inte längre knuten till en och samma dator - allt som krävs är en dator med internetuppkoppling och webbläsare.
Att lära sig verktyg tar tid. Fördelen med kunskap är att varje nyförvärvad bit av kunnande också
är en krok för ny kunskap. För varje verktyg man lär sig blir det lättare att lära sig nästa. Att inse att
man enkelt kan lära sig nya verktyg minskar rädslan och ökar tryggheten i oss, vilket i sin tur främjar
ytterligare inlärning. Att lära sig att lära är nyckeln till att överleva övergången till digitalt.
De flesta av dessa tjänster kan enkelt nås från olika plattformar. Du kan få tillgång till information via din smartphone, via din surfplatta eller laptop. Du kan logga in från en dator du lånar på hotellet och har tillgång till samma vyer och information som om det vore din egen dator.
Kommunikation
extern
intern
Tjänsten i max fem ord: många-till-många-kommunikation i sms-långa meddelanden.
Twitter är en så kallad mikroblogg. I 140 tecken långa inlägg delar användare med sig allt från vad de just nu gör, till åsikter och tips till dem som följer dem. Du följer användare med hjälp av ditt konto, deras uppdateringar hamnar i ett flöde som du läser antingen via webbläsaren eller i en klient.
Twitter är en konversation, och det är viktigt att svara på tilltal, framför allt om kontot på något sätt representerar ens verksamhet.
Twitter finns på http://twitter.com
Bambuser
Tjänsten i max fem ord: videosändning live via mobilkamera/datorkamera
Via Bambuser kan du sända ljud och video live med hjälp av din mobiltelefon eller dator med webbkamera. Tittarna använder sin webbläsare för att titta på sändningen. De kan kolla live, eller kolla på sändningen i efterhand. Ett enkelt sätt att livesända konferenser och evenemang med minimal kostnad.
Bambuser finns på http://www.bambuser.com
Skype
Jag är en medellång tevespelsfantast med radioröst och passion för historie-berättande, personlig utveckling och kommunikation.
Varje år gör jag (minst) en sak som skrämmer mig. 2009 hoppade jag bungyjump naken, köpte min första bostadsrätt och blev egenföretagare.
Jag har arbetat med internet som verktyg sedan 1996, jag är autodidakt och arbetar idag som frilansprojektledare, frilansskribent och konsult (utbildning och strategi) inom "sociala medier". Jag finns tillgänglig för uppdrag!
Jag nås på 073 207 87 00 eller kazarnowicz@gmail.com. Jag twittrar påhttp://twitter.com/kazarnowicz, bloggar professionellt på http://encee.se och har ett privat alter ego på http://www.asiktstorped.se
Tjänsten i max fem ord: (video-)telefoni dator <-> dator <-> telefon
Skype är ett sätt att kommunicera med röst och video. Det kostar ingenting att kommunicera via röst och video mellan datorer, och det är väldigt billigt att ringa från datorn till telefoner över hela världen. Du kan också skaffa ett telefonnummer så att man kan ringa din dator från en telefon.
Det här är ett program som kräver installation på din dator.
Skype finns på http://www.skype.com
Yammer
Tumblr
Tjänsten i max fem ord: Privat Twitter-klon för din organisation
Yammer kräver att deltagarna har e-postadresser på samma organisation. I övrigt fungerar den väldigt mycket som Twitter, men all kommunikation sker internt och kan inte följas av andra än organisationsmedlemmar. Det finns en integration mellan Yammer och Twitter, så att du kan använda Yammer för att skicka tweets.
Yammer finns på http://www.yammer.com
Tjänsten i max fem ord: mycket enkel och snabbstartad bloggplattform
Tumblr är en bloggplattform. Den är mycket lättarbetad och enkel att komma igång med (på bekostnad av utökad funktionalitet). Du behöver inte kunna någon kodning för att kunna publicera såväl text som bild. Bloggar är ett lätt sätt att hålla personer som inte direkt är involverade i projektarbetet informerade. Genom att prenumerera på RSS-flödet från bloggen får de del av nyheterna på sina villkor.
Tumblr finns på http://www.tumblr.com
Uppföljning
Planering
Surveymonkey
Tjänsten i max fem ord: avancerade enkäter och undersökningar enkelt
Surveymonkey låter dig skapa enkäter och undersökningar på nätet. Vare sig det handlar om en skala från 1-10, flervalsfrågor eller uppsatsfrågor skapar du dem enkelt med Surveymonkey. Verktyget är kraftfullt: utan kunskaper i hur du kodar kan du skapa scenarion (om personen svara A -> gå till fråga 3, om personen svarar B -> gå till fråga 6), du kan validera svar (till exempel endast siffror i ett postnummerfält) och du kan ladda hem resultaten både som PDF och för import till Excel.
Surveymonkey finns på http://www.surveymonkey.com
Tjänsten i max fem ord: forum med projektmedlemmars position.
Facebooks nya tjänst "groups" möjliggör att ha ett snabbt och enkelt forum för snabba frågor, diskussioner och delning av material som länkar, bilder och videos. Inom en snar framtid kommer även möjligheten att dela med sig av sin position via mobilen.
Facebook finns på http://www.facebook.com
Tom's planner
Gmail
Doodle
Tjänsten i max fem ord: GANTT-scheman online
Tom's planner tillåter dig att skapa GANTT-diagram
direkt i din webbläsare. Du kan samarbeta med andra
och skapa diagram tillsammans. Baserat på HTML och kan alltså användas även på surfplattor och smartmobiler utan flash-kapacitet (t ex iPhone). Betalversionen, som krävs om man ska jobba tillsammans kostar 180 dollar för ett år oavsett antal projektmedlemmar. En licens av MS Project kostar omkring 900 dollar.
Tom's Planner finns på http://www.tomsplanner.com
Tjänsten i max fem ord: enkel mötesbokning utan inloggning/lösenord.
Doodle är ett verktyg för att enkelt boka möten mellan personer som använder sig av olika kalendersystem.
Istället för att maila fem personer med olika datumförslag och försöka synka dessa, lägger du snabbt upp ett evenemang. Styrkan är att de som ska anmäla sig inte behöver lösenord, konto eller krångel med inloggning. De klickar på länken, skriver in sitt namn och bockar för de alternativ som funkar för dem.
Doodle kan också hjälpa dig när du till exempel ska arrangera en middag och hålla reda på vad folk vill äta. Personerna bockar för sina alternativ, och du får en lista som kan exporteras till valfritt format, till exempel Excel.
Doodle finns på http://www.doodle.com
Tjänsten i max fem ord: enda e-postprogrammet du behöver.
Gmail är mer än en e-postadress. Det är ett helt e-postprogram i din webbläsare. Du kan tanka hem din e-post från alla andra konton och samla den här. Över 7 GB lagringsutrymme i gratisversionen. Du kan hantera flera e-postkonton, maila från olika e-postadresser och till och med använda det offline. Gmail innehåller också Google Talk, en chatt där samtalen också blir sökbara bland dina mail.
Gmail finns på http://gmail.com
Google Calendar
Tjänsten i max fem ord: digital kalender kompatibel med allt
Google Calendar är en digital kalender med mycket av funktionaliteten i Outlook/Exchange eller Lotus Notes. Du kan ha flera kalendrar. För varje kalender väljer du om du vill dela den med ett utvalt antal personer, med hela världen eller om du bara vill kunna ha tillgång till den själv.
Kalendrarna går att automatiskt synkronisera med de flesta större kalenderprogram, till exempel Outlook, iCal och Lotus Notes. Du kan också synkronisera Google Calendar med många så kallade "smartphones".
Google Calendar hittar du på http://google.com/calendar
Google Docs
Tjänsten i max fem ord: Gratis plattformsoberoende Office-paket utan installation.
Google Docs är kanske den mest mångsidiga och kraftfulla tjänsten i denna presentation. Här finns ordbehandling (Word), kalkylblad (Excel) och presentationer (PowerPoint). Du kan skapa allt från textdokument till GANTT-diagram.
Du kan också utan tekniska kunskaper skapa formulär med allt från flervals- till uppsatsfrågor (där svaren sedan presenteras för dig i Excel-kompatibelt format). Styrkan i Google Docs är att du kan dela dokument och mappar med många personer oavsett var ni sitter och vad ni använder för programvara.
Google Docs finns på http://google.com/docs
Ning
Tjänsten i max fem ord: digital teambuilding.
Ning är ett ställe där du kan skapa ett eget community (tänk ett privat Facebook, som bara du och dina projektmedlemmar har tillgång till). Informationsspridning åt alla håll (projektledare -> projektrupp, projektmedlem -> projektgrupp, projektmedlem -> projektmedlem), ämnesspecifika diskussioner i forum, rapportering från projektmedlemmar i form av personliga bloggar. Fotografier och filmer kan samlas här utan att någon annan än projektmedlemmar får tillgång till dessa.
Ning finns på http://ning.com
Koordinering
Youtube
Tjänsten i max fem ord: en tevekanal för ditt projekt.
De flesta är vana att vara konsumenter av Youtube, och tänker inte på att allt som behövs är en webbkamera för att skapa en egen tevekanal. Du behöver inte ens någon programvara, du kan spela in direkt från din kamera till Youtube.
Du behöver inte göra alla videos tillgängliga för allmänheten, det finns alternativ att bara dela dem med upp till 25 personer (utan att dessa i sin tur behöver ha ett konto).
Youtube finns på http://www.youtube.com
Flickr
Tjänsten i max fem ord: lagring/delning av fotografier/filmsnuttar
Flickr låter dig lagra dina fotografier i "molnet" i högupplöst format. En applikation som stödjer dra-och-släpp finns för både PC och Mac. Du kan organisera fotografierna genom att etikettera dem och organisera dem i set. Du väljer om fotona skall kunna ses av bara dig, alla, eller bara dem du har lagt till som kontakter. Fotona kan sedan visas som bildspel, laddas ned och användas i tredjepartstjänster som Polarrose (automatisk ansiktsigenkänning) och Moo (tryckta produkter med dina egna motiv).
Flickr finns på http://flickr.com
Wikispaces
Tjänsten i max fem ord: ett Wikipedia för ditt projekt
Wikispaces låter dig skapa en helt egen wiki-lösning för ditt projekt. Användare kan själva bidra till detta: redigera och lägga till information utan kunskaper i kodning (WYSIWIG). Varje sida får en historik över ändringar, inklusive vem som har gjort dem. Varje wiki är publikt åtkomlig, vill du spärra den från publik access behöver du betala för tjänsten (5 USD/månad).
Wikispaces finns på http://www.wikispaces.com
Dokumentation
Bit.ly
Dropbox
Delicious
Tjänsten i max fem ord: förkortning av långa webb-adresser
Bit.ly gör en sak: kortar ner långa adresser. Om du ska skicka adressen till en nyhet hos SvD: http://www.svd.se/resor/reseexperten/prisvarda-hotell-i-bryssel-reseexperten-tipsar_3924079.svd har adressen 95 tecken.
Genom att använda bit.ly kortar jag ner länken till http://bit.ly/7sjnWy = 20 tecken. Som en bonus får jag också statistik över hur många som klickar på min länk.
bit.ly finns på http://bit.ly
Tjänsten i max fem ord: onlinelagring/delning
av filer/dokument.
Dropbox är en tjänst som gratis låter dig lagra 2 GB data. Du kan nå tjänsten både via din webbläsare och få den installerad som en lokal katalog på din dator. När du behöver dela filer med andra kan du lägga dem i din publika katalog och ge dem en länk till filen.
Dropbox finns på http://www.dropbox.com
Tjänsten i max fem ord: kategorisering och delning av bokmärken
Delicious är en tjänst där du och ditt projektteam kan dela med er av länkar. Länkarna etiketteras och beskrivs och blir sökbara. Ett bra sätt att dela med sig av det man hittar under till exempel research-fasen av ett projekt.
Delicious finns på http://www.delicious.com