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Sistemas de Informacion Basicos en las Empresas

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Gustavo Hernandez

on 9 February 2015

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN BÁSICOS EN LAS EMPRESAS
Aunque los SI de las empresas están adaptados a las circunstancias de cada una de ellas (mercado, tipo de negocio, tamaño, recursos, etc.), todos los sistemas presentan algunas características comunes, puesto que ciertas actividades de gestión suelen ser muy parecidas en la mayoría de las organizaciones.

Podríamos decir que una empresa típica cuenta con una estructura de SI compuesta por los siguientes subsistemas:

SUBSISTEMA DE GESTION COMERCIAL.
El propósito principal de todo negocio es vender, satisfaciendo las necesidades de los clientes. Las actividades de gestión relacionadas con el trato con los clientes se basa en dos áreas principales:
SUBSISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA.
La contabilidad es una de las herramientas básicas para la gestión de una empresa a la vez que es una obligación legal.

Todas las organizaciones llevan una contabilidad más o menos sofisticada, en función de su tamaño y complejidad.
1. Las propias ventas,
lo que incluye:
• La gestión y el tratamiento de los pedidos, en el caso de que la venta se realice de esta manera. En cada pedido se debe de controlar la forma de pago, determinar los productos o componentes incluidos y las cantidades que hay que pedir, verificar si la empresa puede aceptar el pedido, comprobar si hay existencias disponibles, etc.

• La facturación de la venta o pedido, una vez comprobada su viabilidad.

• El control de los detalles de entrega y la actualización del inventario cuando se confirma la operación de venta.

2. La función de comercialización.
La comercialización (marketing) implica el análisis de las ventas, de la competencia, de los gustos y demanda de los clientes, etc., para optimizar todos los aspectos que intervienen en la implantación de productos en el mercado. En la empresas todos los planes comienzan con un pronóstico de ventas, basado en factores como la ventaja competitiva, el precio que se puede fijar, el esfuerzo que se dedica a la promoción, las preferencias de los clientes, etc. Todos los presupuestos y planes para la publicidad, promoción e, incluso creación de productos o servicios dependerán de los ingresos estimados y de los estudios sobre su éxito comercial
1. La gestión de la información relacionada con la plantilla.
Esta incluye información personal compuesta de:
• Filiación completa: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección, estado civil, número de hijos, etc.
• En muchas empresas, se incluyen datos médicos, aunque ésta información está sujeta a restricciones legales por ser privada.
• Historial laboral: fecha de incorporación, bajas, cumplimiento de horarios, vacaciones, cargos y responsabilidades desempeñadas, departamento, etc.
• Datos relacionados con el salario y los incentivos: tipo de contrato, sueldo, incentivos, paga por objetivos, retribución en especie, etc.
• Los sistemas más sofisticados incluyen datos sobre la carrera profesional y el historial formativo de los empleados: títulos, cualificaciones, cursos recibidos, experiencia, perfiles de habilidades personales, etc.
2. La ejecución de la nómina.
La nómina o relación de pagos salariales se realiza de forma periódica, principalmente mensual. Para determinar todos los conceptos de la paga de cada empleado, se debe disponer de sus datos contractuales (nivel, salario, etc.) así como del historial laboral en el periodo (horas extras, bajas, etc.) para comenzar determinando su retribución bruta. Después, siguiendo la normativa laboral y fiscal, se deben deducir los pagos a la seguridad social, retenciones del impuesto de la renta, etc.
SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS.
• Se ocupa tanto de la gestión del personal como de la nómina.

• Quizás el recurso o activo más importante en una empresa es el constituido por el conjunto de personas que la componen, denominado técnicamente recursos humanos.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE ALMACEN Y PRODUCCION.
El objetivo principal de un sistema de gestión de inventario y de producción es el control de las existencias almacenadas y el desarrollo de la producción. Los grandes costos que significa tener mercancías paradas en un almacén ha llevado a que el control de existencias (stock) haya adquirido mucha importancia en las empresas.

Se trata de ofrecer el mismo servicio a los clientes minimizando la cantidad de dinero que debe dejarse inmovilizado en forma de existencias. Se debe controlar tanto las materias primas como los productos elaborados a la espera de venderse.

En el nivel más elemental, éste subsistema simplemente actualiza el registro de inventario en función de las ventas de productos, las compras de materias primas, el consumo de material en la fabricación, etc.
A nivel operativo éste subsistema trabaja en las siguientes actividades relacionadas con el almacenaje y la producción:
• Las compras de materias primas mediante pedidos a los proveedores, cuando de descienda de una cierta cantidad de existencias.

• La recepción de las materias primas verificando que coincida con lo pedido, una vez incorporadas estas existencias se debe actualizar el inventario.

• El envío de los productos fabricados a los clientes que han hecho un pedido, actualizando el inventario y gestionando los diversos registros y documentos implicados en ésta operación.

• La información de control de calidad de materias primas y de los productos elaborados.

• La información de puesta en el mercado de productos fabricados, considerados como inventariados y con relación con el sistema contable.

• La información analítica de control de costo de las actividades de producción principalmente para la optimización de recursos (materiales y humanos) y para ayudar a optimizar márgenes y precios.
A nivel táctico, la optimización del almacenamiento requiere la toma de decisiones en función de los datos estadísticos. Por ello, el subsistema debe trabajar en:
• La gestión y el control de las materias primas, los productos sin terminar, y los ya terminados, para conseguir importantes ahorros en los costos.

• La planificación de la capacidad de producción óptima para no saturar el almacén con una cantidad de productos terminados superior a la capacidad de venta.

Las actividades de gestión relacionadas con el personal de la empresa se basan en dos aspectos principales:
A nivel operativo, se responsabiliza de:
• Mantenimiento de datos de los empleados.
• Inventario de cualificaciones de los empleados.
• Inventario de puestos de trabajo existentes en la empresa y de las condiciones más adecuadas para desempeñarlos.
• Evaluación de los empleados en función de los informes de sus superiores, de la consecución de los objetivos marcados, productividad, etc.
• Generación de los informes de los informes que hay que remitir a la administración pública relacionada con las muchas disposiciones y normas aplicables: % de empleados fijos, de empleados con discapacidad, de jóvenes en prácticas, de mayores de 45 años, etc.
• Gestión de las solicitudes de empleo, almacenamiento de currículo, etc. para cubrir vacantes o ampliaciones de personal.
• Envío al departamento de gestión económica de las instrucciones exactas para el pago de salarios para cada empleado. Se trata de hacer el procesamiento mensual de la nómina y ordenar su pago.
A nivel táctico, se responsabiliza de:
• Análisis y diseño de perfil de la persona ideal para cada puesto de trabajo, para saber qué tipo de persona hay que contratar o qué formación debe recibir alguien antes de ascender a un cargo.

• Analizar las necesidades de contratación de personal para cubrir los objetivos de la empresa a medio plazo, generando planes de previsión de reclutamiento de plantilla. Maneja bases de datos de candidatos de diversas fuentes y los planes de captación de candidatos.

• Generar planes de remuneración para crear incentivos y aplicar beneficios sociales a los empleados: participación en ganancias de la empresa, jubilaciones, etc. para poder evaluar los gastos y los ahorros que se pueden esperar en cada caso.

• Análisis de las necesidades de formación y creación de planes para la mejora del nivel técnico-profesional de la plantilla, se refiere a la función de desarrollo personal.
A nivel estratégico:
En las empresas que se realiza una planificación a largo plazo (por ejemplo, las que planean instalarse en nuevos mercados), la gestión de RR.HH. se debe preocupar de crear planes que indiquen la cantidad de personal, sus características, las fechas en las que contratar, los cursos de formación necesarios, etc. para poder contar con la infraestructura de personal apropiada para los objetivos de la empresa. Son planes en los que los plazos se suelen contar en años.

Muchos de los datos para estas funciones son internos, pero también hay que contar con información de entidades externas.

Los SI que dan soporte a estos subsistemas suelen contar con distintas características para las funciones anteriores:

• La nómina se suele realizar mediante aplicaciones de trabajo en lotes (batch) ya que sólo deben trabajar a finales de mes con los grandes ficheros que resumen los datos relacionados con el salario, una vez que toda la información está disponible.

• La gestión del personal requiere algunos tratamientos inmediatos e interactivos (actualizaciones/modificaciones de datos importantes del empleado, consultas, etc.) y otros que actúan de manera periódica sobre grandes grupos de datos (resúmenes de control del personal, informes periódicos a los que obliga la ley, etc.).

• El intercambio de información de este subsistema con el exterior se concentra en flujos de información relacionados con empleados, agentes de empleo y normativa legal.

En ambos casos, la información manejada es confidencial debido a sus implicaciones sociales y personales. Por ello, los sistemas deben contar con un control estricto de accesos que asegure una adecuada protección de los datos.
En todas estas gestiones se crean la mayoría de los documentos típicos de l actividad comercial: pedidos, facturas, órdenes de entrega, etc.
El estudio de la comercialización requiere una contribución de información procedente de muchos departamentos: Información de ventas, Información de investigación de mercados, Informes técnicos de los departamentos de producción, Datos sobre la capacidad financiera de la empresa para acomenter campañas de promoción, entre muchos otros.
Sin embargo, a nivel estratégico, las decisiones de producción a largo plazo provienen mas de decisiones estratégicas de la alta dirección general que de análisis específicos de producción.

El control de existencias se adapta más bien a las condiciones marcadas por la estrategia general de la empresa.
A nivel operativo, se responsabiliza de:
• Todos los aspectos de apoyo a los vendedores.
+ Gestión de las carteras de los clientes para la localización de los compradores potenciales.
+ Control de los contactos con los clientes: visitas preferencias, historial de compras, etc.
+ Consultas sobre características y disponibilidad de productos.
+ Información sobre el crédito de cada cliente.
+ Facilidades para la gestión de pedidos y facturas.

• La gestión para la distribución de los productos. Debe permitir la identificación constante del comportamiento de los distintos canales de distribución en cuanto al control de envíos, recepción, devoluciones, impacto, etc.

• En general se pueden incluir todos los sistemas de apoyo para el área comercial: recepción y gestión de pedidos, terminales punto de venta, gestión de financiamiento y crédito, etc.
A nivel táctico, se responsabiliza de:
• La captura de información de ventas de cada cliente, de cada zona de cada tipo de producto, etc. para un posterior análisis que permitirá revisar si las previsiones se cumplen, detectar posibles problemas, etc.

• La gestión y el control de las campañas de publicidad y de promoción con el fin de optimizarlas, consiguiendo llegar al segmento de mercado deseado, eligiendo los medios más apropiados, buscando la mejor mezcla de acciones de presentación, etc.

• El establecimiento de los precios en función de los datos del mercado mediante simulaciones sobre los modelos estadísticos de las ventas.

• De las decisiones sobre la mejor forma de distribuir los productos (venta directa, concesionarios, etc.) en función de la información sobre los costos y los plazos de los distintos canales de distribución, la fiabilidad de la entrega, el impacto de distribución, etc.

• Análisis de los competidores para controlar cómo pueden influir sobre la comercialización de los productos.
A nivel estratégico:
En las empresas en las que se trabaja con planes a largo plazo, se trabaja con planes globales de marketing, basados en una gran acumulación de datos. Los objetivos básicos de esta actividad consisten en:

• Dividir el mercado en segmentos de personas con características o necesidades comunes.

• Seleccionar los segmentos a los que la organización desea acceder.

• Planificar los productos y los servicios que se deben ofertar para satisfacer las necesidades de dichos clientes.

• Predecir las ventas para los distintos productos y segmentos con los que se va a trabajar.
A nivel operativo:
Se ocupa de las actividades de toda la contabilidad de la empresa siguiendo la legislación correspondiente, lo que provoca que muchos de los datos a tratar y los procedimientos a seguir estén prácticamente estandarizados. La gestión contable diaria implica hace frente a ciertas funciones clásicas:

• Gestión de libro mayor contable con funciones de informes periódicos como hojas de balance, ingresos listados de cuentas, etc.
• Control de activos fijos, registro de equipamiento, propiedades, etc.
• Gestión de cobros y ventas, incluido el control de las facturas a clientes, la comprobación de saldos y los registros de ventas e ingresos con sus correspondientes informes.
• Gestión de pagos y cuentas por pagar, incluido el control de compras a proveedores.
• Control de inventario y de su costo, como parte de los activos.
• Gestión de compras para procesar las órdenes emitidas y la llegada de los pedidos.
• Ejecución de la nómina, en cuanto al pago de los salarios marcados por el departamento de RR.HH.
• Generación de informes para la dirección y de toda clase de documentos oficiales preceptivos.
A nivel táctico de decisiones, el subsistema de gestión económica, debería de dar soporte a las siguientes actividades para apoyar a las decisiones de los directivos:
• Gestión y control de presupuestos, apoyándose en la distribución que se va a emplear, del dinero en cuentas. Así los directivos pueden comparar el gasto realizado y el remanente de dinero respecto al comportamiento habitual en ocasiones anteriores.

• Información sobre el flujo de caja y tesorería, para poder controlar que exista suficiente dinero disponible tanto para las actividades diarias como para la adquisición de activos a largo plazo.

• Control de los planes de gasto de capital en función de parámetros financieros como el valor neto actual, el plazo de retorno de la inversión, etc.
Por último, a nivel estratégico, la alta dirección de la empresa desea obtener previsiones financieras a largo plazo: cuanto y cómo endeudarse de forma óptima para poder alcanzar las metas marcadas, la previsión de la recuperación de lo invertido, el establecimiento de los objetivos financieros de gastos e ingresos, etc.

Estos estudios son necesarios para extraer las conclusiones generales necesarias que llevan a una planeación económica a largo plazo.
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