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¿COMO UTILIZAR EL GECOP?

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by

Carolina Vargas

on 9 January 2016

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Transcript of ¿COMO UTILIZAR EL GECOP?

PARA QUE SE CREO GECOP
SECRETARIA GENERAL
ARCHIVO GENERAL
Teniente Coronel SANDRA BIBIANA GARRO RAMÍREZ
Jefe Área Archivo General

1
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4
5
TE Carolina Vargas Chinchilla
JEFE GUCOR-DIPON
Tramitar documentos de manera digital
REVISIÓN DIGITAL
¿PORQUE SURGIÓ LA IDEA?
CREACIÓN
¿Cuando se empieza a tramitar todo en medio digital, sin esperar que le soliciten el físico?
¿Que roles existen en el GECOP?
Pertenece al Grupo de Radicación y Correspondencia DIPON de la Secretaria General como dueña del proceso de Gestión Documental, quien será la encargada de controlar mediante reportes estadísticos el buen uso de la herramienta.



Gestor

Rol asignado a los “Jefes de Gestión Documental” de cada unidad policial
1-asignar y desactivar usuarios. 2-radicar documentos de entrada y salida. 3-generar consulta estadística. 4-realizar cambio de archivo. 5-generar reportes de radicados y de salidas por dependencias. 6-hacer traslado de documentos. 7-gestionar documentos. 8-asignar o cambiar responsable de correspondencia de cada dependencia 9-verificar trazabilidad de un documento. 10-crear destino de particulares. 11-editar dependencias. 12-dar permiso de descarga de imágenes 13-crear usuarios. 14-generar búsqueda de usuarios 15-responder documentos. 16-ejecutar consulta administradora. 17-búsqueda inteligente y 18.acceder al manual de usuario.
Radicador
Rol exclusivamente asignado a los “Radicadores” principales de las ventanillas únicas radicación de cada unidad policial
1-cambio de archivo 3-radicación de entradas 4-consulta estadística 5-descarga de imágenes 6-acceso al manual del usuario. 7-reporte de radicados 8-radicación de salidas. 9-consulta de documentos gestionados 10-reporte salida por dependencias. 11-trazabilidad de un documento. 12-consulta administradora y 13-búsqueda inteligente.
Rol asignado al “Secretario” principal de cada Área o Grupo
Secretario:
1-radicación de salidas 2-documentos gestionados 3-reporte de salida por dependencias 4-consulta administradora 5-manual del usuario 6-reporte de radicados y 7-permisos de visualización de información que pasa por su bandeja.
Rol asignado a los funcionarios responsables de dar respuesta a los diferentes requerimientos allegados y producidos en cada dependencia
Usuario Normal
1-radicar salidas 2-documentos gestionados 3-acceso al manual del usuario 4-reporte de radicados y de salidas por dependencia.
Administrador Funcional
Administrador técnico
Corresponde al funcionario responsable de Telemática de la Secretaria General, quien coordinará y supervisará con las instancias pertinentes el mantenimiento preventivo y correctivo, así como la actualización del software, garantizando el normal funcionamiento del mismo.
¿Es obligatorio que las personas que tengan GECOP llenen un acta de confidencialidad de la informacion?
R/ SI Por las politicas de seguridad de la informacion.
¿Cuales son los beneficios de utilizar el GECOP?
Tiene usuarios ilimitados
Deja la trazabilidad de todo lo gestionado (Recepción, Reenvío, Archivo, Descarga)
Recepción en tiempo real
Respuestas mas oportunas.
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Revision Real unidades-Sistema
PREGUNTAS FRECUENTES A NIVEL NACIONAL
¿Como radicar un documento de salida?

¿Si estoy en ventanilla o de secretario y voy a recibir un documento pero no tiene consecutivo y quiero registralo en el sistema que se debe hacer?
1
2
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¿Que hago con un documento cuando ya tiene el numero consecutivo del sistema GECOP?
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¿Que puedo hacer si al escanear trunco los documentos? Es decir escaneé el que no debia
5
Si necesito dar respuesta a un documento, en que lugar del sistema se realiza esa opcion? ¿ Porque se hace de esa manera?
6
Que sucede si olvide dar respuesta por el boton que corresponde y le di un numero de salida normal? Como solucionarlo
7
Si soy Jefe y quiero observar los documentos de los funcionarios tanto radicados como pendientes. Donde lo puedo hacer ?
R/Administracion /Consulta Estadistica
R/Gestionar /responder documentos
R/ Ingresa al documento/opcion dar respuesta
R/Radicacion/ Radicacion de Salida
R/ Radicacion/Pre-Radicacion
R/ Abrir el documento/Reenviar (unidad competente)
R/ Administracion/Cambio de archivo
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¿Si me llega a mi bandeja un documento que no es de mi competencia que hago?
R/Abro el documento/ Reenviar- Comentario del porque no es de mi competencia/ devuelvo el documento
9
¿Necesito buscar una informacion en el GECOP de un documento radicado pero no tengo el consecutivo. Que hacer?
R/Consultar/ Busqueda inteligente
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¿Que hacer si un funcionario sale trasladado, pensionado, etc?
R/Enviar/ Traslado de documentos
¿Que hacer si un funcionario sale de vacaciones y el usuario se bloquea? ¿Que hago con los documentos que quedan pendientes en la bandeja?
R/Administracion/Usuarios/Busqueda de usuarios/otorgar permisos de gestion
¿Que hacer si necesito asociar funcionarios para que visualicen todos los documentos que son allegados a la unidad?
R/Administracion/Usuarios/Busqueda de usuarios/Gestionar las bandejas de
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12
Existe unos comodines especiales para encontrar mas informacion
% y _ entre palabras
Se puede sacar Estadísticas
Mala Indexación de documentos
No colocan comentarios a los documentos ya revisados
Es la herramienta mas utilizada en la Policía Nacional
No es exclusivamente para los radicadores. Todos los funcionarios de la PONAL cuentan con usuario GECOP- alineado con el SIATH.
No significa que a los Jefes le carguen documentos si no lo ameritan. Se puede hacer enlace con los documentos que le llegan al secretario de la unidad. (El comandante puede colocar comentarios en el documento, revisar en tiempo real si ya le dieron respuesta al mismo.
Los comandantes pueden revisar mediante consulta estadística cuantos documentos tienen pendientes sus funcionarios y cuantos ya han gestionado (Respuesta, Archivar, Reenviar, etc)
NORMATIVIDAD
¿Porque la capacitación?
Existe preocupación por gran cantidad de documentos pendientes
Se debe a que no le dan respuesta adecuada a los documentos que son allegados a la unidad por el boton link que corresponde en el sistema
Porque no existe una adecuada organización respecto a los funcionarios responsables de los documentos
CERO PAPEL
Ley 527 del 18 de agosto de 1999, “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

Ley 594 del 14 de julio del 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Ley 962 del 08 de julio de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.

Ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

Decreto 2150 del 05 de diciembre de 1995, “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

Resolución No. 08614 del 2012 del Ministerio de Defensa Nacional “Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental - PGD “Hacia un Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo” SGDEA para el Sector Defensa”.

Resolución No. 03049 del 24 de agosto de 2012 “Manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Para La Policía Nacional.

Resolución No. 03222 del 14 de agosto 2014 “Por la cual se implementa el aplicativo Gestor de Contenidos Policiales GECOP”.

Acuerdo 038 del 20 de septiembre de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.







Como hacer para radicar un oficio a una unidad particular me de un consecutivo de GECOP?

se debe radicar de manera fisica y en el sistema cuando de unidad , colocar Particular-particular
Quienes tienen usuario GECOP?

1
Todos los funcionarios que figuren en el SIATH de la PONAL.
Como ingreso a mi usuario?

1
Ingresa a GECOP a traves de Polired y coloca el mismo usuario y contraseña de su PSI
Porque no me deje ingresar a mi usuario

1
En muchos casos es posible que tenga desactivado el usuario. Tendra que comunicarse con el Jefe de Gestion Documental de la unidad para que le active la casilla de "ACTIVO" y "DESTINATARIO
Para que sirve activar la casilla destinatario?

1
Esta casilla permite que le puedan cargar documentos a cada usuario.
Se hace de esta manera para que enlace el documento de la solicitud y el documento de respuesta. Y para que tambien no le quede pendiente documentos en la bandeja
¿Como el tramite de los documento internos de la PONAL es solo a traves del GECOP? Cual es mi sustento para el recibido

1
El sistema cuenta con la trazabilidad de cada documento de cada funcionario por los que pase este documento. RECEPCION-LECTURA-

DESCARGA
o cualquier GESTION que se realice al documento el sistema lo dejara especifico

1
Existen dos aspectos importantes de la organizacion del tramite de los documentos.
Como es especificamente la organizacion para el tramite de documentos a las unidades? ¿Es necesario aprenderme los nombres de cada funcionario de la POLICIA para tramitar documentos
Para el tramite de los documentos a una unidad diferente a la que pertencezco, no voy a poder ver mas que a la Ventanilla Unica de Radicacion de cada unidad a Nivel Nacional. Solo debo conocer la sigla a la que le voy a enviar el tramite. "Buscar Unidad" EJEMPLO: MEMAZ-GUGED-RADIC
Sin embargo si requiero enviar un documento interno de mi unidad, si voy a poder ver a todos los compañeros que trabajan conmigo. Y se lo direccionare a nombre del funcionario "Buscar personal Activo"
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