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archivo y conservación de documentos en el área financiera y

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juan sebastian alvis guzman

on 15 March 2014

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archivo y conservación de documentos en el área financiera y contable de la empresa
importancia

Los archivos son considerados de gran importancia para la sociedad, por que en ellos se recoge, conserva, preserva y difunde información contenida en los documentos. Por ello se dice que los archivos son el repositorio de la memoria histórica y cultural de una nación, de la sociedad en general, debido a que ellos se encargan de resguardar la información más relevante y de alto valor. Lo mismo sucede con los fondos documentales de las instituciones tanto privadas como públicas, conservan la memoria de sus actividades y funciones orgánicas. Asimismo es de suma importancia que se cumpla los principios archivísticos, para asegurar una optima administración y gestión de calidad en los procesos sistemáticos, y así brindar un servicio eficientemente y eficaz a la hora de difundir la información y de buscar y recuperar la misma.

archivos administrativos
clases

Archivo de Gestión o Administrativo:

Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.


clases

• Archivo Central:

Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.


• Archivo Histórico:

Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa o edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse permanentemente. REPOSITORIO, ALMACEN, DEPÓSITO.


Planificación de archivos


Planeación estratégica es una herramienta que permite a las organizaciones prepararse para enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro, ayudando con ello a orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, por lo cual es necesario conocer y aplicar los elementos que intervienen en el proceso de planeación.



La planeación estratégica es el proceso gerencial de desarrollar y mantener una dirección estratégica que pueda alinear las metas y recursos de la organización
archivos administrativos
Definición:
El término archivo, viene del latín: archīvum. Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Sin embargo la palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivística hasta el local y muebles. Según el diccionario de la real lengua española nos aporta las siguientes definiciones:
- Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
- Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
- Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).
- Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.
- Conjunto de la información almacenada de forma digital.
archivos administrativos
documentos de archivos
un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades
tipos de archivos de documentos
tipos de archivos
Archivo semi activo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
importancia de los archivos
Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.
Objetivos:
-Conocer los elementos de un sistema de información.-Ubicar el archivo como un sistema de información.-Diferenciar los sistemas que integran el archivo,-Conocer los procesos que puedan manejarse en forma automatizada.
el archivo como un sistema de información
El tema de la teoría general de sistemas es un punto determinante para comprender esnecesario recordar que se entiende como por un sistema definición que integra tres elementos básicos.1. Grupo de partes o elementos que bien pueden tratarse de entidades o unidades oactividades para nuestro caso son cada una de las dependencias que conforman laorganización, además de los procesos inherentes al ciclo de vida de los documentos
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semi activos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
manejo automatizado frente
de las tecnológicas
los archivos automatizados
Los avances tecnológicos que se han dado en los últimos años en los campos de lainformática y las telecomunicaciones, constituyen un factor de gran importancia para eldesarrollo de casi todas las actividades en que se desempeña el ser humano.Estos adelantos han venido produciendo cambios en las fuerzas de trabajo ,lo que hacenecesario que se identifiquen los problemas de comunicación , el procesamiento
correo electronico
El correo electrónico tiene relación con el recibo de información o producción de undocumento cuando sea necesario conservarse.En la medida que las redes se popularicen y cubran muchos lugares, la informaciónseguramente será intercambiada en gran parte de forma electrónicamente. El correoelectrónicamente permite reproducir en pantalla de computador cualquier informaciónque previamente se ha colocado impresa en una lectura electrónica.Permite la trasferencia, en cuestión de segundos, de mensajes, documentos,memorandos, oficios y preliminares, almacenándolos en un lugar
redes sociales
Las grandes instituciones que funcionan con grandes redes o sucursal sales podrían pensaren la instalación de redes, de manera que puedan compartir sus recursos de información .Algo así como desconcentrar la función del archivo y la correspondencia mediante unainterconexión del archivo central y las demás sedes, las cuales deberán agruparse porzonas, cada una de las cuales ejercerá las funciones del archivo de recibo, despacho, yarchivo de los documentos, todas interconectadas entre si .El archivo central será elencargado de normalización, con el fin de conservar unidad de criterio en los procesos dearchivo.
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