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SOPORTES CONTABLES

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MAIRA ANGELICA HERNANDEZ CRUZ

on 1 December 2015

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SOPORTES CONTABLES
RECIBOS DE CAJA
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa.
RECIBO DE CAJA MENOR
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
COMPROBANTE DE EGRESO
El Comprobante de Egreso es un documento contable que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, causar anticipos, etc.
Es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

CONSIGNACIONES BANCARIAS
CARACTERISTICAS
1. Membrete
2. Nombre del documento
3. Número del consecutivo
4. Persona de quien se recibe el documento, con su respectiva identificación
5. Fecha de ingreso
6. Concepto o motivo de ingreso
7. Valor en número y en letras
8. Forma de pago
9. Imputación contable
10. Firma y sello del funcionario que recibe el pago

PROCEDIMIENTO CONTABLE

Se Gira Cheque No.45363 de la cuenta Cte del
Bancolombia cancelando la Factura No.1234 del Proveedor Marpico S.A por valor de $6.980.000.
Se Debita la cuenta que genera el
pago Proveedores y se Acredita Caja o Bancos
según como se realice el pago.

CARACTERISTICAS:
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
(Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso).
Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.


Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
PROCEDIMIENTO CONTABLE
.
La empresa Serviconstrucciones
Piramide, consigna en su cuenta
corriente $54.000.000 que tenia
en Caja General.
Se Debita Bancos.
Se Acredita Caja
NOTA CREDITO
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Si por error, al cliente se le cobró por las mercancías que se le vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crédito mediante la cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso.
NOTA DEBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso, para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le esta causando un cobro de intereses.

PROCEDIMIENTO CONTABLE

La empresa Serviconstrucciones Piramide, Elabora al cliente Yazmin Arango una Nota Debito por menor valor cobrado en la fact. 436.

Se Acredita el Ingreso 4135 y se Debita Clientes porque aumenta el Activo.
COMPROBANTES DE

DIARIO
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.
Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad, debe existir algún respaldo documental, pues de lo contrario la contabilidad no sería verificable ni confiable.

CUENTA DE COBRO
NOMINA
La nómina es el documento que se entrega mensualmente a todos los trabajadores en el que aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos como anticipos, o deducciones para seguros de salud.
Una nómina, en este sentido, es una herramienta administrativa de la contabilidad que permite realizar el pago de manera legal y organizada a los trabajadores, así como proporcionar información contable de utilidad para el trabajador, la empresa y el organismo encargado de regular las relaciones laborales.
CARACTERISTICAS:
Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código cuenta cotización en el que está el trabajador incluido.
Datos básicos del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.
Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.
Detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que componen la retribución bruta del trabajador.
Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la nómina, como anticipos o, embargos en la nómina.
Líquido a percibir, dado que la nómina tiene consideración de documento acreditativo del pago de salarios cerrando los pagos pendientes al trabajador para el periodo estipulado.
Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle de las bases de IRPF.
Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y trabajador.

FACTURA DE VENTA
DOCUMENTOS NO
CONTABLES

COTIZACION

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
EJEMPLO: Se recibe el dia 15 de Nov/15 de la Señora Sofia Guevara el valor de $250.000 por motivo de cancelacion de la Factura Credito No.765 del 17 de Oct/2015.
Se Debita Caja por valor de $250.000,
se Acredita Clientes $250.000.

Ejemplo: Cancelacion a Papeleria Patty suministro de papel bonk y lapiceros para uso de la oficina por valor $13.000.
Se Debita el Gasto Compra de Papeleria y se Acredita Caja Menor por la salida del Dinero.
PROCEDIMIENTO CONTABLE:
Se elabora Factura de
Venta al Sr. Dario Hernandez en efectivo por la compra de:
4 bultos de Cemento
45 metros de Porcelanato.

Se Debita Caja 1105 por la entrada del Dinero en efectivo y se
Acredita El Ingreso por la venta efectuada 4135 o la salida de la mercancia.
PROCEDIMIENTO CONTABLE:
El Cliente Dario Hernandez nos devuelve mercancias por baja calidad porvalor de $250.000,
correspondiente a la fact. Credito No.4356.

Se Debita el Ingreso - Ventas y se Acredita el activo - Clientes.


Ejemplo:
“Por favor envíame la cotización de diez Canecas de pintura tipo 1 color blanco y 15 kilos de cal”.
PEDIDOS
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula una compra a un comerciante. Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

Caracteristicas:
1.MEMBRETE
2.NOMBRE DEL DOCUMENTO: pedido
3.NÚMERO CONSECUTIVO
4.NOMBRE DEL CLIENTE: persona natural o juridica a quien se envia la cotización y el pedido, este contiene razón social o nombres completos, direccion completa, telefono, pagina web, etc
5.FECHA DE PEDIDO
6.FORMA DE ENTREGA O PEDIDO
7.NOMBRE DEL VENDEDOR
8.FORMA DE PAGO
9.DESCRIPCION DEL PRODUCTO: Cantidad, referencia, valor unitario, valor total, debo coincidir con la descripción del producto de la cotización.
10.FIRMAS: del cliente o comprador y del vendedor.

REMISION
Este Documento se utiliza como constrancia de entrega de un Pedido.
para que tenga efecto y validez deberá ser firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

objetivos diferentes, al comprador le servirá para comparar con el pedido que haya realizado, a efectos de constatar si se trata de la mercadería solicitada y para controlar posteriormente si la misma corresponde a lo que se factura.

Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado de la nota de remisión, oportunamente firmada por el comprador, tendrá una constancia no solamente de haber entregado la mercadería y así poder facturarla, sino que además que la misma fue aceptada conforme.

Al comprador le servirá para comparar con el pedido que haya realizado, a efectos de constatar si se trata de la mercadería solicitada y para controlar posteriormente si la misma corresponde a lo que se factura.

Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado de la nota de remisión, oportunamente firmada por el comprador, tendrá una constancia no solamente de haber entregado la mercadería y así poder facturarla, sino que además que la misma fue aceptada.
ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN.
TITULOS VALORES
CHEQUE
Llámase cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto. Es un documento que ha de librarse contra un banco o una entidad de crédito que tenga fondos a disposición del librador y de conformidad con un acuerdo expreso. Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.
Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al banco.
Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el cheque con los fondos que el librador tiene.
Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque( tomador es el primer tenedor).Como queda dicho el cheque es una orden de pago.
TIPOS DE CHEQUE:
CHEQUE CRUZADO: que solo puede ser depositado y cobrado por otra institución de crédito
CHEUQE AL PORTADOR: Que no necesita endosarse para transferirse.
CHEUQE A LA ORDEN: Que es endosable.
EL CHEQUE NO A LA ORDEN: Que solo puede cobrarse por la persona a cuyo nombre esta emitido
CHEQUE CERTIFICADO: Que implica una anotación del banco que declara que existe dinero suficiente en la cuenta para cubrir el importe
EL CHEQUE DE CAJA: Que es el emitido por un banco a sus dependencias.
CHEQUE DE VENTANILLA: Que son emitidos por una institución financiera para sus clientes.
EL CHEQUE DE VIAJERO: Que es emitido por una determinada institución de crédito y abonados por una dependencia suya dentro del país o en el exterior.


PROCEDIMIENTO CONTABLE:

Se cancela la Factura a Credito No.8569 del Proveedor Aluminios y Sistemas por valor de $2.550.000 en cheque.

Se Debita Proveedores Proveedores 2205 porque disminuye el pasivo, se Acredita el Activo Bancos.
PAGARE
El pagaré es un título de crédito, con determinadas formalidades, que contiene la promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero a una persona determinada.
CARACTERISTICAS:
A. Debe contener la palabra pagaré literalmente escrita en el documento, sin que sean válidas otras palabras o expresiones similares como pagará, páguese, etc
B. Debe contener la promesa de pago de una cantidad de dinero en euros o en moneda extranjera, expresada en números o en letras.
C.Debe señalar un vencimiento
D. Debe designar un lugar de pago
E. Debe designar un tomador, es decir, debe indicar el nombre de la persona o sociedad concreta a cuyo favor se emite el pagaré, legalmente denominada beneficiario
F.Debe figurar el lugar y fecha emisión del pagaré. Si falta la fecha o el lugar de emisión, el pagaré es nulo.
G.Debe constar la firma del emisor del pagaré, que es la persona o entidad obligada a pagarlo a su vencimiento.

LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es uno de los Títulos valores que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento
ELEMENTOS DE LA LETRA DE CAMBIO:
Librador: persona que emite la letra de cambio (acreedor) dando la orden de pago a otra persona (deudor).
Librado: persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor).
Endosante: acreedor (original o posteriores) que transmite su derecho de cobro.
Endosatario: persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido el derecho de cobro.
Tenedor: persona poseedora del título en cada momento.
Avalista: persona que garantiza, en todo o parte, el pago.
C.D.T.
El CDT (Certificado de Deposito a Término) es un titulo valor que emite un banco a un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir el CDT. El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser como mínimo de 30 días.
El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al momento de constituir el CDT.
El CDT puede ser negociado o endosado.
Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un CDT.
La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del monto del CDT.
Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al vencimiento del título valor junto con el capital.
Un CDT puede ser renovado de forma automática
C.D.T. NO CAPITALIZABLE:
Es el CDT tradicional, el cual puede ser pactado a
una tasa fija o variable . con la flexibilidad en la periocidad del pago de los intereses que pueden ser trimestral, mensual, semestral o al vencimiento.

CDT CAPITALIZABLE:
es una modalidad de inversión que como el anterior se puede pactar con una tasa fija o variable durante todo el período de su vigencia y además, tiene la ventaja de reinvertir los intereses al momento de vencimiento del título automáticamente por el sistema del Banco
ACCIONES Y BONOS
El bono es un titulo de deuda, de renta fija o variable, emitida por un estado, por un gobierno regional, por un municipio o por una empresa industrial, comercial o de servicios.También puede ser emitido por una institución supranacional (banco mundial, banco europeo de inversiones, etc.), con el objetivo de obtener fondos directamente de los mercados financieros. El emisor secompromete a devolver el capital principal junto con los intereses.
Las acciones es una parte proporcional del Capital de una Sociedad Anonima, representa la propiedad que una persona tiene de una parte de esa Sociedad. Normalmente las Acciones son transmisibles libremente y otorgan Derechos economicos y politicos a su Titular. Como inversion en renta variable, ya que no tiene un retorno fijo si no que depende de la buena marcha de la Empresa.
Caracteristicas:
1. SU VENCIMIENTO: Fecha en que el eemisor devuelve el importe recibido.
2. SU VALOR NOMINAL: Importe de Dinero que resivira el invesor a su vencimiento.
3. LIQUIDEZ: Una vez emitidos, los bonos pueden negociarsen en mercados de valores organizados.
4. CUPON: Correspnde al % de intereses que el emisor sse compromete a pagar sobre el valor nominal, habitualmente este pago se realiza de forma semestral.
CLASIFICACION DE LAS ACCIONES:
Las acciones al capital numerario,
son las que se exhiben en efectivo (numerario).
Las acciones del capital de especie,
son aquellas que habrán de todo o en parte, con bienes distintos al numerario.
Las acciones nominativas
, son aquellas en las cuales, consta el nombre del socio o accionista; serán negociables cuando puedan circular de acuerdo al contrato social, serán no negables; cuando el contrato social no permita su circulación.
Las acciones al portador
, son aquellas en las cuales no consta el nombre del socio o accionista, solo en el extranjero. Serán sencillas, cuando el titulo principal represente una acción. Serán múltiples, cuando el titulo principal represente dos o más acciones.
Las acciones liberadas
, son aquellas que han sido exhibidas totalmente. Son acciones pagaderas que han sido exhibidas totalmente. Son acciones ordinarias, aquellas que confieren a sus poseedores legítimos los derechos y las obligaciones establecidos en el contrato social.
Acciones liquidas
: Son aquellas que se han negociado en bolsa en los últimos siete días hábiles bursátiles.
Acciones medianamente liquidas
: Son aquellas que no habiéndose negociado en bolsa en los últimos siete días hábiles, si lo han hecho en los últimos treinta días.
Acciones no liquidas: Son aquellas que se han negociado en los últimos treinta días hábiles.
Entrada de almacén: Es el documento que garantiza el ingreso de la mercancía a la empresa; y con él se genera la creación de la tarjeta de Kardex o existencia de cada producto.
Cuando ya existe la arjeta de Kardex, sirve para asentar la entrada del articulo y sumarlo a las unidades ya existentes.

Salida del almacén: Documento indispensable para el registro de salida de mercancías del almacén.
La cuenta de cobro cumple una función de comprobante de la realización de un pago, existen formatos pro forma de cuenta de cobro que pueden utilizarse para hacer un cobro por la prestación de un servicio cuando no se esta obligado a facturar. La tradicional cuenta de cobro no es válida como soporte contable y mucho menos como soporte fiscal, salvo que llene la totalidad de los requisitos.
REQUISITOS:
Fotocopia del RUT
Fotocopia de la Cedula.
Factura Equivalente.
DOCUMENTO EQUIVALENTE:
El documento equivalente a la factura, es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con los no Obligados a facturar. El documento equivalente puede ser expedido por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por el adquiriente de los mismos. El documento equivalente en ningún momento puede reemplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla.
ARCHIVO Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Es un conjunto Organico de documentos , producidas por personeas Fisicas, juridicas , publicas o privadas que se originana en el ejercicio de sus funciones y actividades.
FUNCIONES DEL ARCHIVO:

a-Gauardar, conserva y custodiar la informacion.

b.- Facilitar rapida y comodamente la Información.

c.- Construir un centro Activo de Informacion.
d- Cumplir con las dispocisiones Legales.
El archivo en una empresa es imprecindible por dos razones:
1. Por imperativo Legal - Art. 30 Codigo de comercio obliga a conservar durante seis años libros y Documentacion que generen derechos y obligaciones de la empresa con relacion a otras personas.
2. Por Interes propio, la Informacion es la base y fundamento de muchas de las desiciones que se toma en la empresa y está muchas veces contenida los documentos.
la documentacion mercantil junto con la documentacion relacionada con los impuestos de cada Actividad Empresarial, debe conservarse en un tiempo de 5 a 10 años.
PRESENTADO POR:
MAIRA ANGELICA HERNANDEZ
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