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DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA

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Valeria Peralta

on 20 March 2015

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DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
El área de crédito y cobranza de una empresa es una pieza clave dentro de una organización. Antes de una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta qué  monto  y a qué plazo venderle al cliente, y después de la venta el área de cobranza ve que los plazos de pago se cumplan  y cuando no, toma medidas para procurar el pago lo antes posible. 

Funciones
Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.
Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar
Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable
Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación de material bibliográfico.
Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.
Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.
Informar a las Gerencias de Librerías y Distribución, así como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.

Documentos
Importancia de departamento
Se resalta la importancia del cobro porque las cuentas por cobrar son el resultado de un incremento importante de colocación de los productos en el mercado, a través de las ventas a crédito.
Por lo tanto la disponibilidad de liquidez depende de una gestión eficaz de la cobranza como resultado del manejo adecuado de nuestros ingresos.

El análisis y evaluación de la gestión de cobro en forma periódica es vital para la salud financiera de la empresa.

¿Qué es?
Relación con otros departamentos
Relación con ventas:
Colaboran por perseguir los mismos objetivos:
 Aumentar las ventas venturosas
 Reducir las pérdidas por cuentas malas
 Elevar utilidades de la empresa
 Relaciones cordiales con los clientes

Relación con finanzas y tesorería:
 Aprobación de créditos
 Ampliación de límites de crédito
 Cobranza de la cartera
 Activos de la empresa

Relación con el de compras y producción:
 Recabar información del proveedor en:
*Problemas en la fabricación *Dificultad en conseguir materias primas
 Autorizar créditos
 Preferencia a solicitudes

Relación con otros departamentos:
 Conciliación de cuentas
 Control de cuentas
 Manejo de cuentas similares
 Informe de los pagos recibidos
 Informe de valores obtenidos en pagos
 Modificaciones de las ventas
 Emisión de notas de crédito
 Castigo de cuentas incobrables
 Rescate de operaciones

Personal
Funciones básicas del Gerente general de crédito y cobranza:
• Analizar el mercado para lograr una colocación
adecuada de las ventas a crédito.
• Participar en la formulación de las políticas
de crédito cobranza, Implanta, interpreta, comunica y vigila que se lleven a cabo, conforme a lo planeado.
• Participar en la formulación de las políticas
de crédito.
• Supervisa la administración de todas las funciones, actividades y fases del departamento a su cargo.
• Ofrecer un servicio adecuado a la clientela.
• Evita la fuga de utilidades por cuentas
incobrables.
• Investiga constantemente los nuevos métodos para el control de las operaciones.
• Elabora manuales de organización y procedimiento de crédito.
• Principalmente realiza el cierre de las operaciones
importantes con los clientes.
• Vigila que el proceso de “cierre de mes”
se cumpla las normas de la alta gerencia.

Funciones básicas del Analista de Crédito
• Se encarga de proponer el límite a otorgar en las líneas de crédito al
cliente con base en la evaluación de la información proporcionada por los mismos.
• Asiste al gerente en la elaboración de
informes periódicos, ayuda en la planeación y el logro de metas, representa al gerente
en la comunicación y relación con los departamentos afines y la conciliación de metas
comunes.
Se encarga de la negociación con las agencias investigadoras los plazos de entrega de
resultados de acuerdo a las zona, la amplitud de la investigación y el informe de
acuerdo a su potencial como cliente, atención personal para garantizar la
confidencialidad de la información y los costos de los reportes.

Funciones básicas del Analista de Cobranza
• Está a cargo de la recuperación eficiente
de la cartera del sector público o privado que le corresponda
• Mantiene el contacto y estrecha comunicación con
el cliente, mantiene la comunicación y relación
con el personal del propio departamento y de las áreas relacionadas.
Se involucra en el logro de metas afines.
Se encarga de la negociación con los
clientes para tratar de lograr la cobranza acordada.
Funciones básicas del Gestor de Cobranza
• Realiza los cobros en las instalaciones
del cliente.
• Revisa y corrige sus rutas de cobranza.
• Mantiene la comunicación directa con el analista
a cargo, establece contactos con el personal
encargado de pagos de los clientes.
Conoce la cuota de cobranza que debe
alcanzar en el mes.
• Se encarga de llegar a tiempo en
el horario establecido por los clientes, para
recoger los cheques de pago, revisa que
estén a nombre de la empresa, la fecha, el importe,
que esté “cruzado” con la leyenda para abono en
cuenta.

Funciones básicas del Auxiliar de oficina
• Recibir la facturación diaria con los documentos
requeridos por cada tipo de clientes provenientes
del área de almacenes por la entrega
de mercancía, complementar la documentación necesaria para
el trámite de cobro.  
• Mantener los diferentes archivos al día, alimentar
el sistema con los datos de los clientes.
• Prepara requisiciones sencillas, de copias de papelería, de formatos de imprenta, complementa los formatos
de cartas de recordatorios, elabora memorandos y
los vales de gasolina para los gestores. 
• Archiva la documentación que integra el expediente del cliente, los consecutivos
de documentos de facturas, notas de crédito, notas de cargo, licitaciones, pedidos, entradas, reportes de cobranza, y en general se encarga completamente del control del archivo de los documentos
del departamento.

Cheque

Documento de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta

Pagare
Contiene la promesa incondicional de una persona de que pagará a una segunda persona

Letra de cambio
Una persona física o jurídica ordena a otra que pague una cantidad a favor de un tercero

Diagrama
de flujo
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