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PGD Distribución de documentos

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by

Jenny Benítez

on 15 August 2016

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Transcript of PGD Distribución de documentos

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
PGD

JENNY A. BENÍTEZ
DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
OBJETIVO Y FUNCIÓN
2. DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS INTERNOS
*Identificación de dependencias destinatarias
de acuerdo a la competencia.
*Clasificación de las comunicaciones.
*Organización de documentos a dependencia competente.
*Reasignación de documentos mal direccionados.
*Registro de control de entrega de documentos recibidos.
*Identificación de dependencias.
*Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
*Registro de control de entrega de documentos internos.
1. DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS EXTERNOS
3. DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS ENVIADOS
*Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, tramite en línea, página web, entre otros.
*Control de cumplimiento de requisitos de documento.
*Métodos de empaque y embalaje.
*Peso y porte de documentos.
*Gestión del correo tradicional: normal, certificado, especial.
*Control de devoluciones.
*Organización de mensajería externa.
*Registro de control de envío de documentos.
*contratación de empresas especializadas.
FLUJOGRAMA
INICIO
DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS EXTERNOS
La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes razones
¿El documento es competencia
de la entidad?
SI
NO
La unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente dejando constancia mediante comunicación escrita.
La unidad de correspondencia hace la revision de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen de ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuestas y asunto correspondiente.
¿Es competencia de la entidad?
SI
NO
Cuando la comunicación no esta firmada ni presenta el nombre del responsable de su contenido, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar a la oficina de su competencia donde se determinarán las acciones a seguir.
Se procederá a la radicación
del documento.
1
1
La unidad de correspondencia analiza el documento con base en la TRD para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de la radicacion y consigna en la plantilla de registros y la radicación de los datos (nombre de la persona y/o entidad remitente, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, fecha y hora de recibido, etc.).
La utilidad de correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación para estos documentos, cada entidad deseñará formatos de control de entrega.
La unidad de correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia.
FIN
INICIO
DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS INTERNOS
¿Conoce el procedimiento
para la distribución
de documentos?
NO
SI
Consultar manual de procedimientos de cada dependencia según
el caso
Hacer entrega de los documentos con sus respectivos anexos, si los hay, a la dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.
FIN
INICIO
DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS ENVIADOS
La dependencia protectora remite a la unidad de correspondencia para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre.
¿Conoce el proceso para
la distribución?
NO
SI
La unidad de correspondencia consulta el proceso establecido en la entidad para la distribución de documentos enviados.
La unidad de correspondencia verifica cumplimientos (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás datos regulados por la entidad.
1
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¿El documento cumple requisitos?
NO
SI
La unidad de correspondencia consulta
el proceso establecido en la entidad para
la distribución de documentos
enviados.
La unidad de correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.
La unidad de correspondencia realiza las actividades de aislamiento físico, peso, y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.
La unidad de correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, entro otros.
La unidad de correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos.
¿El documento fue devuelto?
SI
Se entrega a la dependencia del
documento devuelto para confirmar,
realizar y volver a enviar.
La unidad de correspondencia da por
concluido el trámite
de entrega.
FIN
ACLARACIÓN
La información que aquí se expone no es de mi propiedad. Me fue brindada por un profesor de PolCoLan
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