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GTD - Getting Things Done

Getting Things Done System Workflow
by

Mel Dominguez

on 22 September 2012

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Transcript of GTD - Getting Things Done

Getting Things Done GTD Hacer más productivo nuestro tiempo.
Ser más eficientes en la realización de nuestros proyectos.
Mejorar hábitos para cumplir compromisos cuando decimos que lo haremos.
Mejorar organización personal.
Cumplir con nuestra palabra. Metas Personales y Nuevos Hábitos: 1. Capturar todas las cosas que necesitas hacer - ahora, después, algún día, grandes, pequeñas, importantes, vanales - en un sistema confiable FUERA de tu cabeza.

2. Disciplinarte para poder tomar decisiones de todas las cosas, o pasos, que tienes que hacer para terminar tus compromisos. Objetivos del Sistema GTD La mayoría de las personas siente que tiene demasiadas cosas que hacer, y no tiene tiempo suficiente para hacerlo.

El verdadero problema es que falta claridad y definir realmente lo que es un proyecto y la siguiente acción asociada para progresar en él. El Problema... Probablemente haz hecho más compromisos o acuerdos contigo de los que te imaginas, y cada uno de ellos, grande o pequeño, es recordado por una parte de tu mente. Éstos son los "incompletos" que llaman tu atención

El problema de nuestra mente es que generalmente nos recuerda los compromisos que tenemos en un momento en el que no podemos hacer nada por resolverlo.

¿De cuántas cosas sientes aunque sea una ligera responsabilidad de cambiar, terminar, empezar, o hacer algo al respecto? Manejando Compromisos Personales 1. Si está en tu mente, tu mente no está en paz.

2. Debes aclarar cuál es tu compromiso y decidir las acciones a seguir para progresar y terminarlo.

3. Cuando definas las acciones a seguir, debes tener recordatorios de éstas organizados en un sistema que revises regularmente. ¿Cómo Manejar Tus Compromisos? 1. Escribe el proyecto o compromiso que más tienes en tu mente en este momento.

2. Escribe qué tiene que pasar para que ese compromiso lo marques como "hecho".

3. Escribe la siguiente acción que necesitas tomar para avanzar este compromiso. Ejercicio... Probablemente experimentaste control, relajación y enfoque.
Mayor motivación para avanzar en el proyecto que hasta hoy, solamente habías pensado.
La situación no ha cambiado ni avanzado, pero te sientes mejor porque adquiriste una definición más clara del resultado final y la siguiente acción necesaria. Resultado Es una pérdida de tiempo y energía seguir pensando en algo en lo que no progresas, y solamente te genera más ansiedad acerca de lo que deberías hacer y no estás haciendo.

Tu mente seguirá trabajando en cualquier cosa que no esté definida.

Si no lo escribes en un papel y lo pones en un lugar que sepas que vas a revisar regularmente, tu mente volverá a preocuparse por ello. Lo cual no es nada efectivo. No hubo un progreso, y generó tensión. A veces, tu mente no te ayuda mucho... 1. Recolectar
2. Procesar
3. Organizar
4. Revisar
5. Hacer GTD Workflow - Los 5 Pasos
Para Manejar Compromisos ¿Cómo recolectar?

Cualquier cosa a la que puedas asociar "tengo que", "debería de", "quiero", "debo de", es algo que en tu mente está "incompleto" y todavía necesitas tomar una decisión acerca de lo que vas a hacer con eso. 1. Recolectar Debes estar seguro que realmente has recolectado todo lo que pueda representar algo que tengas que hacer, y que en algún momento, lo vas a procesar y revisar. 1. Cualquier "incompleto" debe de estar fuera de tu mente, y dentro de tu cubeta.

2. Debes de tener la menor cantidad posible de cubetas (casa, carro, oficina).

3. Debes de vaciar tu cubeta regularmente. ¿Cómo Recolectar De Manera Exitosa? Probablemente tus mejores ideas acerca del trabajo, no se te van a ocurrir en el trabajo.

Debes tener una forma de aprovechar esas ideas en cada momento por medio de un buen sistema de recolección, y de esta manera, incrementar tu productividad. Debes sacar tus ideas, una por una de la cubeta, decidir lo que es y qué debes de hacer con eso, y si sigue sin completarse, debes organizarlo en un sistema. Nunca lo vuelves a meter en la cubeta!

El no vaciar la cubeta es como tener botes de basura que nadie tira - y siempre tendrás que conseguir botes nuevos para meter toda tu basura. Vaciar la "Cubeta" 2. Procesar Procesa cada idea conforme aparezcan. No brinques a uno que te parezca más importante.
Procesa uno por uno.
Nunca pongas algo de vuelta en la cubeta.
Cada idea debe de ser procesada de igual manera.
El enfocarte en solo una idea te obliga a poner atención y tomar decisiones para procesar todas las ideas de manera correcta.
En el momento en el que tengas una idea en tu mano, decide lo que vas a hacer con eso y dónde va a ir. Nunca lo pongas de vuelta en la cubeta. Reglas Para Procesar Hay alguna acción relacionada?

Si la respuesta es Sí...
Se puede resolver en los próximos 2 minutos? Hazlo.

Si la respuesta es No...
Organízalo.

Procesar significa solamente vaciar la cubeta. Solamente tienes que identificar qué es cada cosa, lo que significa y lo que vas a hacer con eso. Si no es accionable... Categorías Basura
Incubar
Referencia Si sí es accionable... Proyectos
Calendario
Delegarlo (a alguien más)
Diferirlo (hacer después) 3. Organizar Acciones con horario definido.
Acciones con fecha definida.
Información con fecha definida.

En el calendario únicamente van estas 3 cosas. Nada más! Calendario Proyectos Un proyecto consta de más de una acción necesaria para ser terminado. Delegarlo Diferirlo La siguiente acción necesaria depende de alguien más. Toma más de 2 minutos hacerlo. Accionable No Accionable Basura Tira cualquier cosa que no tenga una acción potencial, o ningún valor como información. Incubar Referencia Esta es información que te interesa mantener, pero no puedes hacer algo para avanzar en el proyecto en este momento.

Ejemplo. Vas a viajar al Go Premier =] y tienes que buscar vuelos de avión y hotel. Pero el viaje es en 5 meses. Demasiado tiempo para hacer algo al respecto ahora.

Hay 2 tipos de incubación que puedes hacer.

1. Algún día
2. Día específico Cualquier información que te sirva para algún otro proyecto.

Ejemplo: Encontraste una página web donde los precios de vuelos son baratos y quieres guardar esta información para cuando compres tu vuelo a Utah. Organizar en Contextos Cuando Termines De Procesar... 1. Habrás eliminado lo que no necesitas.
2. Completado cualquier tarea que necesite menos de 2 minutos para completar.
3. Delegado a otros cualquier cosa que no te corresponda a ti.
4. Organizado cualquier proyecto o acciones que requieran más de 2 minutos para completarse.
5. Identificado compromisos o proyectos importantes. Escaneo Express No Es Procesar... Evita buscar las ideas más urgentes, divertidas o interesantes para realizar. Esto no es Procesar, es un escaneo express.

Al momento de procesar debes generar el hábito de empezar por una idea, y avanzar una por una, en orden, hasta terminar. Siempre que rompas esta regla y proceses solamente lo que se te antoje procesar, en el orden en el que quieras, invariablemente empezarás a dejar cosas sin procesar. Entonces dejarás de tener un sistema funcional y la "basura" empezará a acumularse en tu mente de nuevo. ¿Cómo Definir La Siguiente Acción? La palabra "Procesar" no significa "perder el tiempo en...". Simplemente significa "decidir qué es, y la acción siguiente".

Las acciones deben ser actividades visibles y obvias de realizar.

Ejemplo.

La acción "hacer junta" no es la siguiente acción porque no es suficientemente descriptiva de una acción física a seguir. ¿Cómo haces una junta? ¿Por teléfono? ¿Por email? ¿Con quién, o quiénes?. Debes decidir. Si no decides ahora vas a tener que decidir en algún momento y este proceso está diseñado para que termines de pensar acerca de esta idea.

Si todavía no has identificado la siguiente acción física requerida para empezar la tarea, va a haber un espacio en blanco en tu mente cada vez que pienses en esto, y tratarás de evitarlo. Un contexto es la herramienta, el lugar, o la persona, que se necesita para completar la acción.

Ejemplo.

Si la acción requiere una computadora, debe de ir en una lista llamada "Computadora".

Si la acción requiere realizarse cuando vas en tu carro; como "ir al banco". Debe de ir en una lista llamada "en el carro".

Si la acción requiere que hables con un socio para terminarse, debe de ir en una lista con el nombre de "socio", o si es una persona con la que haces muchas tareas, la lista debe ser "Diego".

Crear listas de contextos te permite aumentar tus niveles de productividad debido a que cuando estás en tu computadora, tienes una lista de tareas que puedes hacer, sin desenfocarte. Cuando tienes tiempo para estar en el teléfono, revisar tu lista "teléfono" y haces todas las llamadas que tengas que hacer. Teléfono
Computadora
Casa
Oficina
Carro
Mamá Ideas De Contextos 5. Hacer Es recomendable primero llevar a cabo las acciones menos importantes y que requieran menos tiempo, para abarcar más, y después tomar las acciones más grandes o importantes.

Las prioridades para decidir qué acciones tomar son las siguientes:

1. Contexto
2. Tiempo Disponible
3. Energía Disponible
4. Prioridad Un contexto es lo que necesitas para llevar acabo una acción.

Debido a que muchas veces no podrás llevar a cabo tareas de tu trabajo cuando estés en tu casa, o viceversa, es importante que este sea el primer punto a considerar. Contexto Tiempo Disponible Si estás en tu oficina y tienes 10 minutos disponibles antes de entrar a una junta, puedes escoger acciones que se puedan hacer en poco tiempo. Por ejemplo, llamadas que puedas hacer en 10 minutos. Energía Disponible Habrán proyectos o acciones que requieran una mente clara para poder llevarse acabo.

Hay muchas actividades pequeñas que puedes hacer cuando tus niveles de energía sean bajos. Y aún así, puedes avanzar y terminar acciones en estos momentos. Prioridad Después de definir las 3 anteriores, evidentemente es importante realizar acciones que tengan una prioridad más alta. La finalidad de este método es poder realizar actividades de manera mucho más productiva.

Debes estar seguro de que estás haciendo lo que debes de hacer, y que está bien que no hagas las cosas que no estás haciendo.

En cualquier momento que el sistema no esté actualizado con la información, ideas, tareas, proyectos y acciones que debes de hacer, tu cerebro no va a confiar en el sistema y tu mente volverá a empezar a recolectar información.

Esto significa que tu sistema no puede mantenerse estático. Para ayudarte a tomar decisiones apropiadas acerca de las acciones que debes tomar, debe de estar al día. 4. Revisar 1. Calendario
2. Acciones En El Contexto Correcto

El calendario debe ser lo primero que revises debido a que son acciones que deben ser completadas en un día o tiempo específico.

Después vas a revisar las acciones que puedes hacer en el contexto en el que estás. ¿Qué Revisar Y Cuándo? Revisión Semanal La revisión semanal es cualquier cosa que necesites hacer para tener tu mente en claro y vacía de compromisos.

También te servirá para que decidas qué acción tomar con respecto a proyectos que están en la categoría de "algún día". Podrás definir si vas a iniciar ese proyecto o si lo seguirás dejando para después. Cómo Implementar GTD Esta es la herramienta que estaremos usando la mayoría de nosotros para nuestras tareas.

Si tienes un teléfono Android o Iphone / Ipad, puedes descargar Producteev para tu celular o tablet. Es una herramienta con la que puedes llevar tu lista de proyectos y acciones a seguir.

Hay una cuenta gratis, y cuentas que cuestan. Pero en la cuenta gratis puedes incluso hacer espacios de trabajo para 2 personas. De esta manera puedes agregar acciones que otra persona necesita hacer para progresar en un proyecto.

También tienes una cuenta en la página de producteev.com en donde puedes ver todas tus tareas en tu computadora. No necesitas instalar nada. Producteev El Beneficio Personal El precio que la gente paga cuando rompen su palabra es la desintegración de confianza en una relación.

Todas las cosas que pones en tu "cubeta" son compromisos que hiciste contigo mismo. Las emociones negativas que sientes con respecto a ti son simplemente el resultado de romper esos compromisos.

Si tú sabes que tienes que cumplir con ciertos compromisos en Xango, y no los cumples, te sientes mal, te sientes culpable, frustrado, ansioso y presionado.

Esto hace que tu autoestima baje, y que no te sientas capaz de cumplir con otras responsabilidades.

Como ves, es un círculo vicioso. Mientras fallas a tu palabra, tu autoestima baja, y por lo tanto, menos capaz te crees que hacer más cosas, y vuelves a fallar y a sentirte mal. Cómo Evitar Romper
Compromisos Contigo? Para tener el resultado contrario; es decir, sentirte orgulloso con tus resultados, valorarte, tener satisfacción por la disciplina que tienes y evitar las emociones negativas, considera los puntos:

No hagas el compromiso
Cumple con el compromiso
Renegocía el compromiso Cumplir el Compromiso Cuando te des cuenta de que logras cumplir con ciertos compromisos probablemente empezarás adquirir nuevos y más grandes. Imagínate, ¿Qué puede pasar si tu jefe se da cuenta de tus niveles de eficiencia y productividad que demuestras en tu trabajo? No Hacer El Compromiso No hagas un compromiso que sabes que no puedes cumplir. Evita generarte emociones negativas sólo por tener la aprobación de la gente y querer quedar bien con ellos.

Cuando te des cuenta del precio que estás pagando de fondo por hacer compromisos que no cumples, probablemente te vuelvas más consciente de los que adquieres. Renegocía El Compromiso Un compromiso que renegocías no es un compromiso roto. Es un compromiso al cual ya le pusiste fecha para progresar en otro momento.

Por ejemplo. Si sabes que tienes que arreglar tu estudio y cada vez que pasas por ahí te molesta y tienes emociones negativas porque sabes que no lo has hecho, puedes simplemente renegociar el compromiso y ponerlo en la categoría de "algún día", o ponerlo en el calendario en alguna fecha en que sepas que vas a cumplir el compromiso. Proyecto: Arreglar Mi Carro Hablar al taller y
hacer una cita Hablarle a Juan para
que me de el número
del taller Ejemplo de proceso de pensamiento:

Tengo que llevar el carro al taller. Tengo que hacer una cita para ver cuándo lo puedo llevar. Pero no tengo el número del taller porque me lo recomendó Juan. Tengo el teléfono de Juan? Sí. Entonces necesito hablarle a Juan para que me de el número del taller y hacer la cita. Llevar el carro el
martes a las 9 am
(calendario) Hablar al taller el
miércoles para ver si
ya está listo (recordatorio) Recoger mi carro Proyecto
Terminado Inicio del
Proyecto La manera más sencilla de implementar este sistema en tu vida diaria es con una herramienta electrónica en la cual puedas llevar tus proyectos y notas, puedas verlo en tu calendario y recibir notificaciones de las acciones a seguir.

Sin embargo, también hay ocasiones en las que vas a necesitar implementar algunas herramientas físicas para poder tener tu sistema actualizado en todo momento. Calendario Como ya vimos, un calendario es la herramienta que más vamos a revisar cuando tengamos que llevar a cabo una acción.

Todos usamos google calendar para poner citas de nuestros prospectos y nuestros uplines lo puedan ver y estar al tanto de ellos.

De cualquier manera, puedes tener un calendario físico en dónde tengas anotados todos tus compromisos.

Usa cualquier herramienta que se te haga más fácil de checar constantemente. Post Its La manera más fácil de "vaciar tu mente" y poderlo meter en la "cubeta" es con post its.

Debes llevar post its a todos lados. En tu carro, oficina, cuarto, estudio o donde pases más tiempo.

Nunca sabes dónde va a surgir una idea millonaria. Cubetas Debes tener un lugar dónde poder dejar tus ideas antes de "procesarlas".

Sobre todo si tu sistema consta de llevar post its con las acciones a cumplir cada día.

No querrás que tus "nuevas ideas" se mezclen con ideas y acciones ya procesadas. Organizadores
De Oficina Debes tener un lugar dónde poder dejar tus ideas antes de "procesarlas".

Sobre todo si tu sistema consta de llevar post its con las acciones a cumplir cada día.

No querrás que tus "nuevas ideas" se mezclen con ideas y acciones ya procesadas. Melissa Domínguez
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