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FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL : ACTIVIDAD

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Isabel Mojica

on 17 May 2014

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DATO
Es una unidad pequeña de gran importancia ya que ayuda a la fluidez, claridad, solidez y precisión de la información. Puede ser representado por un símbolo, letra o numero para identificar una culalidad o cantidad.
DOCUMENTO
Es el instrumento que contiene la información que se utiliza para la trasmisión de conocimiento humano.
INFORMACIÓN
es un conjunto de datos que se encuentran debidamente organizados con un objetivo comunicativo en alguna actividad. tambien puede establecer comparaciones en una situacion o fenomeno.
ACTIVIDAD CONTEXTUALIZACIÓN
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografías, cuadros, vídeos y discos duros.



ACTIVIDAD INTERACTIVA
FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL : ACTIVIDAD 2
DIFERENCIAS ENTRE DATO, DOCUMENTO E INFORMACIÓN
ETAPAS DE UN DATO
CLASES DE DATOS
Numéricos:
permite estimar calificación, medida, porcentaje.
En cadena:
permiten que el texto tenga una secuencia lógica, generalmente se encuentra entre comillas, signos de admiración u otros.
Lógicos:
permiten emitir un juicio de razón y puede estar contenido en uno o varios criterios. Por ejemplo: si/no
F/M.
"su objetivo es trasmitir un mensaje"
TIPOS DE INFORMACIÓN
Personal:
Nos da a conocer rasgos específicos, cualidades, sentimientos o actuaciones de un personaje.
Institucional:
Contiene aportes sobre acciones administrativas, operativas y funcionales de una entidad.
Documental:
facilita la información de uno o varios documentos
de archivo:

permite recopilar, conservar y archivar diferentes evidencias de una organización.
Electrónico:
Almacena información que es realizada, analizada y generada en dispositivos digitales o electronicos
Características:
Internas:

Externas:
Implícitas en el texto.

autor del documento.
fecha y lugar de producción.
motivo de la elaboración o de la producción.
cuerpo o contenido del documento.
No dependen del cuerpo del documento. Son los parámetros que dicen de que forma se debe realizar. Por ejemplo las cartas, memorandos, informes, planos, documentos informaticos, etc.
Son tres conceptos totalmente diferentes que se relacionan entre si, ya que la información se conforma con un conjunto de datos y el documento es el instrumento donde presenta la información.
¿clasificación de documentos?
Textuales:
notas, borradores, apuntes rápidos. Documentos que contienen solo texto.
Gráficos:
mapas, dibujos, planos. Permiten visualizar rápidamente la información.
Imagen:
fotografías, cuadros. Evidencian información plasmada en textos o gráficas.
Cinta:
vídeos, cintas magnéticas. Medios audiovisuales que buscan captar la atención.
Otros soportes:
discos duros. Lugares adicionales donde se guarda la información.
aportes al foro
RECOLECCIÓN:
recopilan diferentes datos
PROCESAMIENTO:
Se organizan los datos.
TRANSFORMACIÓN:
Luego de procesar y organizar los datos, estos se convierten en información.
TIPOLOGíAS DOCUMENTALES
Documentos que se generan según la actividad para la cual son diseñados.
correspondencia comercial:
Son importantes porque muestran la actividad mercantil de la empresa. Se encuentran las cartas comerciales, informes presupuéstales, circulares.
DOCUMENTOS CONTABLES:
Nos muestran las operaciones comerciales de la empresa y ver las actividades contables. Aquí podemos ver facturas, recibos de caja, comprobantes.
DOCUMENTOS ESPECIALES:
Son documentos que tienen formatos especiales pueden ser soportes electrónicos, imágenes o documentos que se realizan a diario como las actas.
DOCUMENTOS LEGALES:
Nos sirven para mostrar la existencia de diferentes sucesos o momentos de la empresa como registros, hojas de vida, cobros y pagos.
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