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Org. de Eventos Empresariales, Deportivos y Culturales - Clase 10

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by

Magui Golzman

on 21 July 2015

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Transcript of Org. de Eventos Empresariales, Deportivos y Culturales - Clase 10

Eventos Promocionales
Los eventos promocionales
4)
Segmentación y especialización (Integración y marketing experiencial):

Fuerte evolución, constante adaptación ante las necesidades cambiantes de los mercados.

Mensajes cada vez más sofisticados en forma y contenido.

Público cada vez menos receptivo a las comunicaciones de marketing. La creatividad es vital.

La marca es un simple medio de identificación, hay que generar experiencias para satisfacer las necesidades cambiantes.

Medición de los resultados. Análisis del retorno de la inversión.
Los eventos promocionales
Criterios de clasificación de los eventos
• Quién los convoca
• El carácter
• La forma de acceso
• El público
• El aspecto económico
• El objetivo
• La procedencia de los participantes
• El tipo de evento: desde el punto de vista de la organización

ORG. DE EVENTOS EMPRESARIALES, DEPORTIVOS Y CULTURALES
Los eventos promocionales
Convenciones de ventas, anuales, nacionales:
conseguir que la actitud o motivación de los asistentes dure a lo largo de todo el año. Momento idóneo para crear actitud positiva en el equipo y involucrarlos en la estrategia de la empresa.

Asistencia a ferias:
se muestran productos competitivos, no se centran en una sola marca. Oportunidad de tener en un mismo ambito a compradores y vendedores del sector. Interacción con una gran cantidad de visitantes, generación de experiencia de marca durante la exhibición. Nuevas tecnologías y desarrollo creativo de stand.
Los eventos empresariales
CEREMONIA DE RECONOCIMIENTO

Felicitar y agradecer a los integrantes de una organización que han cumplido con sus deberes de manera admirable o han superado las expectativas y demandas de la empresa.


Los premios deben corresponder a la acción que se está reconociendo.

Algunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:

Prendedores, estatuillas, certificados, premios, plaquetas, menciones de reconocimiento enmarcadas, regalos, un ascenso, invitaciones de obsequio.






Publicidad
Publicidad
 Selección de la campaña en relación con el evento: estilo (tono y enfoque) y tipo de público.
 Selección de los medios: especializados, masivos, otras vías (recursos no convencionales).
 Lanzamiento y ritmo: frecuencias, picos.
 Contratos y vinculaciones con empresas y sponsors: degustaciones y acciones complementarias.
 Inversiones según presupuesto e ingresos estimados.



Sede y gastronomía

Puede realizarse en una Galería de Arte, un banco, restaurant, el lobby de un hotel, las instalaciones de una línea aérea, etc.

Se necesita contar con
un espacio para la muestra
propiamente dicha y
un espacio
previo al ingreso a esa sala
para la recepción de las personas.

Se debe calcular
1 metro cuadrado por persona.

Las exposiciones se prevén con una anticipación de e
ntre seis meses y un año.

Una buena iluminación, adecuada y específica para mostrar la obra, es otro de los factores determinantes.Cada obra debe tener su propia iluminación.

Se ofrece lo que se conoce como "finger food" y se acompaña de diferentes tipos de bebidas.

Coordinación de actividades
El artista debe estar presente en la muestra la mayor parte del tiempo.

A medida que llegan los invitados se los hace recorrer la muestra
Se les entrega el catalogo. El artista o marchand explica y responde a las inquietudes del publico

Luego algún crítico de arte, marchand, etc. Habla del autor y su obra.

Finalmente se sirve un convite que varia con los tiempos, el lugar o el estilo del artista.

El evento no dura más de 2 0 3 hs.

Los precios pueden estar indicados a un extremo de las obras o se trata su negociación con el marchand.



Los vernissages se realizan entre semana en una galería privada, un martes, miércoles o jueves, y los viernes en centros culturales.

Son siempre por la tarde, a partir de las 19 hs, luego del horario de trabajo y antes de la comida.

El cumplimiento del horario es informal, ya que la gente suele comenzar a llegar unos minutos antes de la apertura, y sigue haciéndolo hasta el horario de finalización.

Si el artista es pintor, dibujante o caricaturista puede dar una demostración de su talento en vivo.

Deberá conversar y responder todas las consultas de los presentes.

Según la magnitud de la muestra deberán asegurarse las obras expuestas

Contratar servicio de vigilancia

Estudiar el traslado de las obras

Fijar fecha de cierre para el desarme de la muestra
Coordinación de actividades
Elementos de la muestra
Deben tener un
hilo conductor
entre la personalidad del artista, el mensaje, la obra y el estilo diseñado para la presentación, el arte elegido para la grafica, el brochure, el estilo de la música, el publico, la prensa, los críticos especializados.

Pueden utilizarse
proyección de audiovisuales
,
música exclusiva

en vivo
,
discursos programados
o simples
palabras alusivas
de parte de algún personaje emblemático.

Pueden realizarse
souvenirs
, por ejemplo un objeto con imágenes de la obra del artista.

Las obras deberán contar con
carteles
con los nombres, la fecha de creación, el estilo y el tamaño del lienzo.
Elementos de la muestra
Se realiza un
catálogo
con las obras numeradas y una breve reseña, o datos importantes de las mismas.

Las galerías de arte, por su parte, se ocupan de las invitaciones y los folletos trípticos.

En los casos de artistas de renombre se imprimen
afiches
.


Un
libro de firmas
para el artista, ubicado en un lugar estratégico es muy útil para los momentos en los que el artista no estará presente, para que la gente le deje mensajes, felicitaciones, saludos o datos de contacto.

Bibliografía
Di Génova, A. (2012). Manual de Relaciones Públicas e Institucionales. (pp. 41-69) y (pp. 203 – 228) Buenos Aires Ugerman.

Del Carril, A., Gill, E. (2008). La organización de eventos. En Cómo organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables (pp. 15-45). Buenos Aires. Aguilar (Ed.)


Coordinación de actividades
Timing modelo

19:00 hs.
Acreditación y Bienvenida

19:30 hs.
Presentación de la muestra, con breves palabras del artista.

20:15 hs.
Cocktail y bandejeo

21:30 hs.
Pintor destacado junto al artista anfitrión cierran con unas palabras
Los eventos promocionales
CARACTERÍSTICAS



Los eventos promocionales
Organización de eventos como herramienta de promoción:

Saturación de los medios tradicionales
Perdida de eficacia de los medios
Búsqueda de las empresas de nuevas formas de relacionarse con sus públicos
Impacto directo e interactivo con los públicos



El mensaje publicitario

La creación del mensaje publicitario parte de la personalidad y el posicionamiento decidido para el evento, los objetivos fijados y el público objetivo al que nos dirigimos.

Puntos clave del mensaje

 Beneficio clave al consumidor.
 Apoyo. Una razón para creer en ese beneficio.
 El estilo. El tipo de comunicación que deseamos para nuestra publicidad.

Publicidad
La campaña publicitaria debe definir
 Objetivo del evento.
 Alcance público general y focalizado (empresas, entidades).
 Nombre y denominación característica del evento.
 Slogans y mensajes.
 Logotipos o marcas.
 Elementos publicitarios (soportes).
 Elementos promocionales.
 Merchandising.

Publicidad
Los eventos empresariales
FERIAS

Exposiciones que permiten a las empresas mostrar y demostrar sus nuevos productos o servicios.

Dada la cantidad de expositores que este tipo de eventos convocan, es indispensable buscar alguna técnica para poder hacer que el stand que represente a la compañia, resalte entre la multitud.

El objetivo es sorprender y crear gran impacto visual.


Los eventos promocionales
3) Transmitir lo intangible:
productos indiferenciados para los consumidores. Necesidad de diferenciarse de la competencia.

Evento como la herramienta ideal para diferenciarse de la competencia y relacionarse de manera directa con el público objetivo.

Desarrollo del nivel tecnológico en los elementos de comunicación a favor de los eventos.

Profesionalización de las Agencias de Eventos, creación a medida y alcance desde el diseño, control y la producción completa del evento.
Clasificación a partir de la organización
Los eventos promocionales
Siglo XX: llegada de la Radio y la Televisión
Los eventos promocionales
.
Los eventos promocionales
Promoción de ventas
Los eventos empresariales
SEMINARIOS

Tienen propósitos educativos y generalmente implican pequeños grupos de personas.

La interacción es una parte importante, por lo que regularmente se les da la oportunidad a los asistentes de expresar sus opiniones o realizar preguntas a los oradores.


Los eventos promocionales

Comunicaciones de Marketing Integradas (CMI):

Evento como herramienta estratégica de comunicación con los públicos.
Aporte de valor a las marcas a partir de la relación experiencial con ellas.
Planificación y diseño de experiencias que logren emocionar, relacionar, sentir, pensar y actuar a los públicos con las marcas.
Los eventos promocionales
2) Mensajes más complejos:
Crece la competencia. Surgen nuevas necesidades en la comunicación de las empresas

Eventos personalizados, adecuados al perfil de cada empresa.

Necesidad de nuevos recursos creativos en los eventos.

Las empresas buscan proveedores que conocen sus necesidades de comunicación para diseñar sus eventos.
Clasificación a partir de la organización
• Empresariales, corporativos e institucionales
• Sociales
• Religiosos
• Culturales y artísticos
• Deportivos, lúdicos y recreativos
• Políticos
• Científicos
• Exposiciones
• Protocolares (gubernamentales)
Kotler: cuatro componentes de la mercadotecnia
Los eventos promocionales
Los eventos empresariales
DESAYUNO DE TRABAJO

Reunión, a primeras horas de la mañana, de un grupo de personas para hablar sobre un tema predeterminado durante una hora y media a dos horas.

El servicio de desayuno es sencillo.

Se puede realizar en el mismo ámbito de la empresa, fábrica, institución o en una confitería, el restaurante de un hotel, etc.
Los eventos comerciales
 Generar contactos efectivos y cierre de negocios.
 Conocer directamente las novedades de productos, materias primas e insumos y herramientas.
 Generar una base de datos con los visitantes y posibles clientes para generar posteriormente una estrategia de promoción.
 Actualizar mis productos según las tendencias y necesidades del mercado.
 Estrechar lazos con los clientes actuales
 Aumentar la visibilidad de la empresa dentro del sector
Características a definir de un evento comercial

 Tipo de evento
 Descripción del evento
 Antecedentes o versiones anteriores del evento
 Perfil de expositores (listado de participantes)
 Público objetivo (empresarios, clientes, compradores, proveedores, estudiantes,productores, instituciones)
 Fecha y horario del evento
 Quien organiza
 Otros eventos o actividades simultáneas a la feria (capacitaciones, ruedas, charlas, entre otras)
 Patrocinadores
 Modalidades de participación (costos o clases de inscripción)

 Tarjetas de Presentación
 Brochures
 Volantes
Obsequios o merchandising
 Personal necesario para apoyo al evento
 Identidad corporativa del personal (coherencia entre material grafico, diseño
de los espacios y presentación del personal de apoyo)
Herramientas gráficas que apoyarán la
participación en el evento comercial
Los eventos comerciales
Dos aspectos

La empresa como organizadora de la iniciativa comercial. Estrategia orientada desde la planificación en aumentar sus ventas o posicionarse en el mercado.

La empresa como participante (expositora/sponsor). Oportunidad para, en el marco de un evento realizado por otra empresa, generar contactos y hacer negocios.
Valorización del evento como estrategia de promoción

El sector se especializa y las agencias de eventos se focalizan en áreas concretas de la actividad: eventos de incentivos y motivación, eventos deportivos, ferias y congresos, etc.

Mayor coordinación entre los actores del proceso: anunciantes, agencias de comunicación, especialistas en eventos.

Nuevas tecnologías como recurso indispensable en la organización de eventos.

Fuerte tendencia en marketing esperiencial.

La evaluación como necesidad del sector. Ofrecer datos que permitan optimizar los presupuestos.


Los eventos empresariales
OPEN HOUSE

Jornada puertas abiertas.

Estrategia para mostrarse abiertamente frente a los públicos de la organización.

Es un medio de comunicación por el cual la organización invita a sus públicos a conocer sus instalaciones, su funcionamiento, los integrantes de la misma, sus procesos.

Posibilidad de comunicar masivamente las características de los productos: creación de grandes mercados de consumo
Necesidad de conocer a los receptores de los anuncios, qué pensaban, qué compraban: investigación de mercado
Surge la mercadotecnia: conjunto de técnicas para conocer y satisfacer las necesidades de los consumidores
Producto: conjunto de beneficios que ofrece un comerciante al mercado
Precio: medida cuantitativa de la utilidad o aprecio que un producto o servicio tiene para el consumidor
Plaza: área geográfica donde el producto es vendido
Promoción: técnicas empleadas para informar y persuadir al consumidor sobre las características y beneficios de un producto o servicio
Actividades comerciales que, mediante incentivos, comunicación personal o medios masivos, estimulan de forma directa la demanda a corto plazo de un producto o servicio.

Herramienta para impulsar el conocimiento, compra y consumo de productos o servicios.
Evolución en la Organización de Eventos Promocionales
1)
Comunicación básica con el entorno inmediato:
primeros eventos de comunicación de formación e información a la fuerza de ventas.

Eventos sencillos organizados con los propios recursos de la organización y controlados por la misma.
CUATRO ETAPAS
ESCENARIO HOY
Los consumidores involucrados activamente en un nivel de participación que les permita experimentar los valores de marca.

La participación de los consumidores es voluntaria. Lo hacen libremente, aunque los mensajes sean diseñados para comunicar lo mismo que aquellas herramientas comerciales que tienden a evitar.

Integrados en una estrategia de Comunicación de Marketing.

Se organizan y planifican para llegar a un público objetivo determinado.

Se invierte en un evento para conseguir una respuesta o actitud determinada.

La dimensión experiencial es la principal ventaja ante otras herramientas de comunicación.
Los eventos promocionales
Lanzamiento de producto:
dan a conocer un nuevo producto o servicio a un público determinado.
Diversos objetivos: apertura a nuevos canales, fidelización, generación de clientes, etc.

Relación experiencial con la marca.
Público participativo.

Evento grande que reúna a diferentes tipos de públicos, o diferentes lanzamientos direccionados a cada público específico.
Los eventos promocionales
Eventos de muestra y prueba de producto:
oportunidad de probar, sentir y usar los productos.

Experiencia directa con los productos a través de los sentidos.

El público percibe la exclusividad y la oportunidad única de ser invitado.

Herramienta para crear una experiencia satisfactoria del público objetivo con la marca. Pueden generar un positivo boca a boca. Pueden tener repercusión mediática.
Los eventos promocionales
Road Shows o Eventos Itinerantes:
eventos en gira, que se producen como resultado de organizar elmismo evento, de forma consecutiva, en varios lugares diferentes.

Dirgidos al mismo público.

Comparten la mayoría de los recursos abaratando costes.

Es un tipo de evento muy útil para apoyar a los distribuidores de cada zona.

Sirve para comunicar un mismo mensaje o para interactuar con colectivos
distribuidos en zonas geográficas alejadas.
Bibliografía
. Chong, José Luis. Promoción de ventas
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