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NORMAS Y LEGISLACION VIGENTE

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by

conny jimenez

on 7 February 2014

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Transcript of NORMAS Y LEGISLACION VIGENTE

TRANSFERENCIA DOCUMENTALES
PRESENTADO POR:
CONNY S. JIMENEZ
PAOLA SAAVEDRA
MARIANA ALARCON
FERNANDA PARRA
DIANA AGUILAR

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
La transferencia documental, dentro de las entidades de la Administracion de la entidad, consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestion al archivo central del municipio, una vez que estos han cumplido su trasmite administrativo y han agotado su tiempo de retencion establecido en la tabla.
PASOS PARA EJECTUAR LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA
Para realizar con exito una trasferencia documental de un Archivo general, se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
PRIMERO
Constante que la documentacion a transferir, haya cumplido su tiempo de retencion en la dependencia correspondiente. retire el material metalico, hojas y formatos en blanco, copia o fotocopia de documentos cuyo original se encuentre en el expediente, colillas de envio de fax, borradores, etc.
segundo
Registre en el fomulario unico de inventario documental, los expedientes (carpetas) que se van a transferir, identifcando claramente a que serie o subserie pertenecen.
TERCERO
Efectuando el inventario, ubique los expedientes dentro de las cajas para el archivo,identificando en cada una de ellas lasiguiente informacion:

fondo,
seccion,
subseccion
N° de carpetas
N° de la caja
fechas extremas
CUARTO
Solicite la visite del jefe de archivo general del municipio , para revisar y orientar el proceso de transferencia, de acuerdo con las normas y procedimientos que para tal fin se hayan establecido.
QUINTA
Proceda a trasferir la documentacion al Archivo General del municipio, acompañada del formato unico de inventario Documental, debidamente dilido, en original y copia.
SEXTO
El jefe del Archivo General,confrontarala remision fisica de la documentacion con el formato unico de inventario documental, para establecer la veracidad de la entrega
SEPTIMO
Finalmente, el jefe de archivo general del municipio. ubicara la documentacion en la respetiva estanteria, teniendo el cuidado necesario de no mezclar la documentacion perteneciente a cada una de las entidades de la administracion municipial
NORMAS Y LEGISLACION
1. DECRETO 1382/95: ordena la transferencia documental historica de los organismos nacionales al archivo General de la Nacion.
2. LEY 584/2000: Ley general de archivos. Articulo 20 las entidades publicas que se suprimen deberan entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones.
3.
3.ACUERDO 08/95: Reglamenta la transferencia de la documentacion histca de los organismos del orden nacional.

4. Decreto 998/ 97: Reglamenta la transferencia de la documentacion historica de los archivos de los organismos del orden nacional al archivo general de la nacion.

5. Decreto 254/00: por el cual se expide el regimen de liquidacion de las entidades publicas del orden nacional.

6. Acuerdo 038/2002: Por lo cual se desarrolla el articulo 15 de la ley general de archivos 594 de 2000.

7. Acuerdo 041/2002: Por el cual se reglamento la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden funcionaen o privaticen y se desarrollan el articulo 20 y 50 paragrafo.

FONDOS ACOMULADOS
Los fondos acomulados son documentos

reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivistico determinado de organizacion y de conservacion.
FONDO CERRADO
Son fondos que subdividen en un numero fijo de acciones que cotizan en bolsa. El precio de las acciones vendra determinado pro la oferta y la demanda y no por su valor liquitativo.
fondos abiertos
Fondo de archivo suseptible de crecimiento, generalmente por tratarse de competencias que han desaparecido.
Fondo donado
Fondo adquirido
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