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Comunicazione aziendale

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by

Sabino Ferrucci

on 24 September 2013

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Transcript of Comunicazione aziendale

Sabino Ferrucci
Comunicazione Aziendale
Che cos'è la comunicazione
aziendale?
(comunicazione nell'azienda)
Intendiamo per comunicazione in azienda
(o comunicazione interna) l'insieme di tutte le attività comunicative svolte da quanti hanno un ruolo all'interno di un ente o una impresa.
(la comunicazione "in" azienda)
Comunicare è l'atto più semplice del mondo,
perchè
TUTTO
comunica.
Qualsiasi organismo vivente sa
COMUNICARE
.
Non tutti però sanno farlo con
EFFICACIA
e dunque, non tutti sanno
FARSI CAPIRE
.
L'
ASIMMETRIA
comunicativa è la prima (forse l'unica) causa di conflitto tra gli "organismi viventi" ed è un
OSTACOLO
da evitare soprattutto nei contesti lavorativi.
Non bisogna pensare però che ciò che accade e che si comunica "all'interno" non abbia ripercussioni dirette anche all'esterno.
E' necessario perciò saper comunicare bene all' "interno"
per "mostrare" il meglio di noi
anche all' "esterno".
Bisogna quindi conoscere
gli
elementi fondamentali
e le dinamiche che
regolano i
processi comunicativi
.
Che significa comunicazione?
Il termine deriva dal latino dall'unione di "cum" (con) e "munire" (legare)
ovvero legare insieme / mettere in comune / rendere partecipe
C
O
M
U
N
I
C
A
R
E

Come avviene un'atto comunicativo?
La formula classica del processo comunicativo prevede uno scambio tra un emittente e un ricevente, attraverso un mezzo di comunicazione e un codice
(che tasmettono un messaggio, in un particolare contesto)

Potremmo dire disgiunzione, ovvero incomprensione
Qual è il contrario di comunicazione?
Quando "non c'è" comunicazione?
La comunicazione "è inefficace"
quando "manca" uno degli "elementi" del processo comunicativo

team building
tecniche di relazione
strumenti comunicazione interna
the apprendist
sintesi nella comunicazione
tullio de Mauro

Riepilogando, il processo comunicativo prevede:

un Emittente: persona che inizia la comunicazione.
un Ricevente: accoglie il messaggio, lo decodifica, lo interpreta e lo comprende.
un Codice: parola parlata o scritta, immagine, tono impiegato per "formare" il messaggio.
un Canale: il mezzo di propagazione fisica del codice (onde sonore o elettromagnetiche, scrittura, bit elettronici).
un Contesto: l'"ambiente" significativo all'interno del quale si situa l'atto comunicativo (cultura).
un Referente: l'oggetto della comunicazione, a cui si riferisce il messaggio.
LA MODIFICA di UNA sola di
QUESTE "VARIABILI", può comportare
la modifica del MESSAGGIO
E' molto importante tenere
a mente questo aspetto per
comprendere l' "
evoluzione
" continua"
dei processi comunicativi
Una cosa è infatti dire "CIAO" ad un proprio amico o familiare...

...una cosa è dirlo ad un proprio superiore
stesso codice
stesso canale
diverso contesto
diverso "..........."

La
comunicazione verbale
, avviene invece attraverso l'uso del
linguaggio
, sia
scritto
che
orale
e dipende da precise regole sintattiche e grammaticali.
FRAINTENDIMENTO !!!
il FRAINTENDIMENTO
non va confuso con
l'INCOMPRENSIONE
FRAINTENDIMENTO
INCOMPRENSIONE

"c'è fraintedimento quando il destinatario di una comunicazione
crede
di aver compreso il contenuto del messaggio ma questo è
diverso
da quello "inviato" dal mittente"
A titolo di esempio, il pollice in alto,
in molti paesi equivale ad "
ok
", in altri equivale all'espressione "molto bene",
in altri ancora è addirittura un
insulto
!
(Iran, Iraq, Thailandia)
in questi casi, quando ad esempio siamo all'estero, ci può essere fraintendimento...e le agenzie viaggi dovrebbero sempre avvisarci in tempo!
"c'è incomprensione invece, quando
il destinatario di una comunicazione,
non trova una interpretazione completa del messaggio"
(
compreso a metà...
)
esempio "limite" tratto da un annuncio radiofonico di qualche anno fa...“
il mondo della pubblica amministrazione e quello delle aziende private procedono su strade parallele, quindi convergono sempre più
”.
Specie nei contesti lavorativi,
bisogna fare MOLTA ATTENZIONE
alle COMUNICAZIONI INCOMPRENSIBILI...
esistono
diversi tipi di "comunicazione"
che in base alla modifica delle
parti del "processo"
, possono determinare
INFORMAZIONI differenti
comunicazione visiva
comunicazione verbale
comunicazione non verbale
comunicazione para verbale
ANALIZZIAMO brevemente queste
diverse tipologie di COMUNICAZIONE
Per
comunicazione visiva
si intende la trasmissione di un messaggio tramite un’
immagine
che rappresenta o riproduce la realtà. La comunicazione per immagini permette di raggiungere
il massimo effetto comunicativo nel più breve tempo possibile, grazie al suo forte potere di richiamo, alla sua spesso immediata comprensibilità e alla facilità di memorizzazione
.
La
comunicazione non verbale
, avviene senza l'uso delle parole,
ma attraverso canali diversificati, quali
mimiche facciali, sguardi, gesti, posture.
VANTAGGI ?
SVANTAGGI ?
VANTAGGI?
SVANTAGGI?
VANTAGGI?
SVANTAGGI?
La
comunicazione para verbale
,
riguarda in ultima analisi la voce, ovvero il suo
tono, volume e "velocità"
...ma anche le pause (es.
schiarirsi la voce
) o gesti cha accompagnano la parola (
giocherellare con qualsiasi cosa capiti a tiro di mano
o
mordersi le labbra
).
Mah...
non
saprei...
Vuoi
stare
zittooooo !!!??!!!
mmm...
e adesso
cosa gli
rispondo?
VANTAGGI?
SVANTAGGI?
Bisogna essere bravi ad "ottimizzare" l'uso
di queste modalità che non
sono mai in assoluto
positive (+) o negative (-).
Alcuni esperti di public speaking dicono che un concetto "debole" espresso ad alta voce, viene percepito meglio di un concetto "forte" espresso a voce bassa...magari, tremando e sudando (comunicazione NON v. e PARA v.)
queste 4 modalità possono essere presenti
contemporaneamente nelle nostre comunicazioni.
L'importante è non mandarle in CONFLITTO...
esempi...di conflitto comunicativo "espressivo"
Complimenti
vivissimi:
"il tuo progetto
è bocciato!"
l'uso "consapevole" delle diverse
tipologie
di comunicazione
e del
loro contesto
è alla base della costituzione e dei gruppi "formali" e della regolazione al loro interno
(famiglia,amici, scuola, azienda etc.)
il
CONTESTO
, come abbiamo visto in
precedenza, determina se una "comunicazione
è
FORMALE
o
INFORMALE
in un contesto "familiare" prevale una comunicazione di tipo "emozionale"
contenuto e forma
sono liberi
in un contesto "formale" prevale
una comunicazione di tipo "informativo"
contenuto e forma
sono regolamentati
vediamo due semplicissimi esempi:
comunicazione "informale+familiare+emozionale"
comunicazione
"formale+informativa"
e sui
social network
che tipo di "comunicazione"
prevale
?
il "contesto" in cui prevale in assoluto
la forma è quello...
e nella
pubblicità?
ma torniamo al "
contesto
"
della comunicazione in azienda
pensiamo all'
azienda
(o ad un "altro" ambiente di lavoro")
come a un
gruppo di persone che agisce
in base a regole precise in vista di determinati
obiettivi strategici
il gruppo di lavoro in azienda
è sempre
"FLUIDO"
:

-si crea;

- si riorganizza in corso d'opera (cambio personale);

- si riorganizza in base agli obiettivi (gruppi target);
CREAZIONE del GRUPPO
ovvero

TEAM BUILDING
un insieme di attività, il cui scopo è la formazione
di un gruppo di persone in vista di un obiettivo generale
o circoscritto ad una specifica necessità
il processo di costruzione del gruppo
è legato ad
alcune "variabili"
...
- obiettivi

- metodo

- ruoli

e...
TIPOLOGIE
di
"COMUNICAZIONE"
nel gruppo
il "CLIMA"
all'interno del gruppo
analizziamole un po' meglio
singolarmente...
L'obiettivo
"della"
e
"nella"
costruzione di un team deve essere sempre
chiaro
e quanto più
condiviso
(accettato). E' importante che sia sempre valutabile e corrisponda a qualcosa di concreto.
Possono esserci obiettivi di tipo "motivazionale" utili ad aumentare il coinvolgimento, superare la crisi e migliorare la conoscenza dei partecipanti e le "pratiche di comunicazione".
(misurazione e riscontri)
Il
metodo riguarda l'insieme di regole
per

organizzare i ruoli, la gestione del tempo e l'uso degli strumenti utili per risolvere i problemi. Quando il metodo viene a mancare o manca di efficienza o di efficacia si creano sottogruppi, discussioni poco produttive e mirate e la
caduta di significato di "essere gruppo"
.
(tipologie di metodo)
Il
ruolo
è l'insieme dei comportamenti che ci si aspetta da chi occupa una posizione riconosciuta e assegnata all'interno del gruppo stesso. I ruoli del gruppo sono (dovrebbero essere) caratterizzati da flessibilità, interdipendenza e complessità di aspettative.
In teoria a maggiori onori...dovrebbero corrispondere maggiori oneri...

(ruoli/competenze/responsabilità)
Il
clima
è l'insieme dei
valori, opinioni, sentimenti
, comportamenti prodotti dai membri del gruppo, questi devono creare l'atmosfera che viene influenzata anche dalla cultura che si sviluppa contemporaneamente nel gruppo stesso. Il clima è un elemento determinante per la vita e la sopravvivenza del gruppo e viene reso esplicito attraverso il sostegno e la fiducia reciproca, l'attenzione del leader verso i bisogni dei singoli, il riconoscimento dei ruoli, la qualità delle relazioni, l'apertura e il feedback.
il collante di queste tre variabili è la
COMUNICAZIONE
In tutte le fasi della formazione di un gruppo, la
comunicazione
gioca sempre un ruolo decisivo.
Vediamo queste fasi...
FASE 1: formazione del gruppo

E' lo sviluppo tra le persone di un
senso di appartenenza
mediante fiducia, conoscenza e condivisione dei valori e della "mission aziendale", attraverso esperienze comuni e la creazione di un'immagine di squadra condotto da alcuni o da un
leader
.

Risultano importanti in questa fase la capacità di prendere decisioni, di definire obiettivi e di problem solving, la capacità di lavorare in gruppo e di
comunicare al gruppo
. Da questa scelta vengono definiti i ruoli, gli obiettivi, le regole e i compiti.

Esempi banali possono essere riferiti anche all'organizzazione di una vacanza...

chi partecipa
?
perchè partecipa
? (perchè condivide cosa? chi?)
perchè chi ha proposto la meta è stato più bravo a comunicare l'idea
...?
FASE 2: scambio-conflitto

Fase in cui si possono creare contrasti e conflitti in quanto
ogni soggetto può imporre la propria individualità
.

Compito del leader è proprio quello di assestare la crisi mettendo in evidenza gli obiettivi comuni da raggiungere.

Il gruppo può risolvere la situazione conflittuale in due modi:
- proporre nuove soluzioni
- adottare nuove strategie
Esempio riferito a quanto dicevamo prima:

- per la vacanza è stata proposta Parigi ma una parte del gruppo vuole andare a Londra: si escludono le due opzioni precedenti e si propone di andare a Barcellona (
nuove soluzioni
)

- restano le opzioni Parigi e Londra ma per scegliere si vota democraticamente

(
nuove strategie
)


In mancanza di soluzione...il gruppo può disgregarsi (poco impatto se si tratta di gruppi informali come amici, grande impatto in ambito lavorativo...).
FASE 3: normalizzazione (routine)

Le difficoltà sono superate e sono state
"create"
regole di comportamento
e
codici
...applicati
quotidianamente.

Che significa praticamente???
- ci sono i leader del gruppo (max 2)
- ci sono regole condivise da tutti
- i leader decidono cosa fare
- sono propositivi
- risolvono i conflitti
- governano le prassi comunicative
FASE 4: aggiornamento

In questa fase possono accadere due cose:

- il gruppo migliora la sua coesione e la sua performance, restando unito

- il gruppo ritiene naturalmente di aver terminato il proprio percorso e si scioglie definitivamente
esempi:

- si passa da amici di scuola
ad amici anche dopo la fine delle superiori;
si resta uniti per molti anni ancora.

- terminata la scuola, non ci si saluta più...
Q U I N D I . . . p a r t i a m o d a l l e c o s e d a E V I T A R E

I L V E R B O E S S E R E . . . e v i t a r n e l ’ a b u s o s o s t i t u e n d o l o c o n i l v e r b i d i a z i o n e

E S E M P I O “ f a c c i a c o s ì ” è p i ù e f f i c a c e d i “ é m e g l i o s e f a c o s ì ”

A N C O R A D A E V I T A R E . . . i n i z i a r e l e f r a s i c o n u n a n e g a z i o n e ( a d e s . “ n o n è c h e s i a s b a g l i a t o m a ” è m e n o e f f i c a c e d i “ f a t e i n q u e s t o m o d o e o t t e r r e t e r i s u l t a t i m i g l i o r i ” ) d o p p i e n e g a z i o n i ( a d e s . “ n o n è v e r o c h e n o n s i p u ò f a r e ” è m e n o e f f i c a c e d i . . . . ? ? ? ) a b u s a r e d e l c o n d i z i o n a l e ( a d e s . “ s a r e b b e m e g l i o s e f a c e s s e c o s ì ” è m e n o d i r e t t o d i . . . . ? ? ? ) i n i z i a r e l e f r a s i c o n “ c r e d o c h e ” “ p e n s o c h e ”

alcune parole chiave

Q U A L I S O N O ? c r e s c i t a o p p o r t u n i t à s v i l u p p o o b i e t t i v i c o m u n i s e m p r e s i c u r a m e n t e
E' necessario quindi "dare un'occhiata"
alle c.d. tecniche di comunicazione
soffermiamoci su un
aspetto che non abbiamo
fin qui considerato...
cos'è?
l'ASCOLTO
Ci sono errori da evitare per favorire
il "processo"?
sono da
consigliare...
parliamo quindi di "pratiche"
per far diventare efficace
la nostra comunicazione
nell'ambito di contesti variegati
come scuola, ufficio, azienda etc.
Alcuni consigli...
pensiero e (') linguaggio...
Vygotskij

entriamo nel mondo
reale...
gli "impatti"
prima e durante
la comunicazione
(l'autoanalisi)
(esempio: l'interrogazione...)
Bisogna essere perciò
attenti a:

- COSA DICIAMO
- A CHI LO DICIAMO
- COME LO DICIAMO
un ruolo importante
è giocato dal c.d.

"P R I M O I M P A T T O"

(molto importante nelle
relazioni sociali, lavorative e
anche affettive)
"Il miglior modo per favorire
una buona prima impressione
è quello di
focalizzarci sugli altri
,
non su noi stessi!"

vediamo una semplice tabella
che analizza alcune fasi "preparatorie"
e facciamo un
"AUTO ANALISI"
5 minuti di
"auto - analisi"
poi sentiamo qualcuno
di voi...
passiamo ora ad
un aspetto già trattato
in precedenza e facciamo
un altro esercizio di auto - analisi:
torniamo sull'
"ASCOLTO"
Analizziamo il c.d.
"ASCOLTO ATTIVO"
ovvero la CAPACITA' DI ASCOLTARE CHI PARLA MOSTRANDO INTERESSE IN CIO' CHE
VIENE DETTO E FACILITANDO LA RICEZIONE DEL MESSAGGIO

("Le persone che comunicano efficacemente dedicano molto più tempo all'ascolto
che a parlare")

5 minuti di
auto-analisi...
Esistono quindi le
"ABILITA' TECNICHE PER MIGLIORARE LA CAPACITA' COMUNICATIVA E L’IMPATTO?"

(Scordiamoci che le persone nascano con caratteristiche cromosomiche che facilitano una
buona comunicazione. Comunicare bene significa fondamentalmente osservare una serie di
piccoli dettagli comportamentali che possiamo sintetizzare nei seguenti 8 punti)
vediamo un altra
tabella ed eseguiamo
la
terza auto-analisi
poi passiamo ad un esercizio...
esempio discorso
Full transcript