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FONDOS ACUMULADOS

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by

mileidis cujia petro

on 7 April 2014

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Transcript of FONDOS ACUMULADOS

MARCO TEORICO
FONDOS ACUMULADOS
decreto 138 del 1995.
decreto 998 de 1997.
decreto 254 del 2000.
ley 594 del 2000.
acuerdo 041 del 2002.
acuerdo 02 del 2004.
MARCO JURIDICO
FONDOS ACUMULADOS
El Plan Archivístico Integral comprende un conjunto de acciones administrativas y técnicas tendientes a la organización, conservación y preservación de los documentos de valor secundario.
PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
establecer un nivel de organizacion de la documentacion.
reconstrucción de la historia institucional.
elaboracion de un plan archivistico integral.
ORGANIZACION

La organización de los fondos acumulados requiere de tres momentos:
FONDOS ACUMULADOS
FONDOS ACUMULADOS
SON DOCUMENTOS REUNIDOS POR UNA ENTIDAD EN EL TRANSCURSO DE SU VIDA INSTITUCIONAL SIN UN CRITERIO ARCHIVÍSTICO.
Es el que muestra las condiciones generales en que se encuentra el archivo
DIAGNOSTICO
ORGANIZACION
principio de procedencia.
consulta de informacion en fuentes primarias y secundarias.
tener en cuenta los antecedentes, creacion y desarrollo de empresas.
documentacion administrativa ( documentos que producidos por la direccion ).
documentacion tecnica.
grafica del desarrollo institucional.
RECONSTRUCCION DE LA HISTORIA INSTITUCONAL
despues de haber tabulado la informacion es necesario elaborar un documento que contenga:
objetivos, descripcion de la documentacion, meodologia a utilizar, comite de archivo, Espacios adecuados de trabajo y de almacenamiento, Mobiliario adecuado, Costos, Cronograma (actividades, personal, tiempos), Bibliografía, Socialización del proyecto, de su ejecución y de sus resultados en la entidad.

PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
ELABORACION
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO
identifica las condiciones en que se encuentra el archivo para detectar deficiencias y oportunidades de manejo y formular estrategias de mejoramiento o mantenimiento de dichas condiciones.
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO
PAUTAS DE ELABORACION
INFRAESTRUCTURA FISICA DE UN ARCHIVO
Se a estableido como reglamento general que las areas de un archivo deben construirse con unas dimenciones no mas de 100m2 o equivalente a 300m3 por deposito, ya que no existe una medida exacta para la construcion de estos.
CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACION DE UN ARCHIVO
Los documentos deben estar conservados de manera adecuada en sus unidades de conservacion correspondiente ,como lo son: las carpetas con ganchos plasticos, cajas desasificadas y estantes en buen estado.
ESTADO FISICO DE LA DOCUMENTACION
La documentacion debe estar en buen estado, libre de ajentes que puedan alterar su conservacion
.
por eso debemos tener en cuenta que la documentacion no cuente con ningunos de los siguientes ajentes contaminantes : los agresivos, abrasivos, roturas, dobleces, manchas,humedad exesiva, esquebrajamiento.
NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
está relacionado con la aplicación de los formatos del diagnóstico integral propuesto por el Archivo General de la Nación, que contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y de su organización.
ESTADO DE LOS DEPÓSITOS
Es aconsejable que los muros del deposito tengan un espesor de 25cm, que sus diviciones internas y sus puertas sean hechas en acero, los pisos deben estar impermebilizados y recubiertos de un material que no produzca polvo. El techo debe ser resistente y solido y la superficie de este debe estar impermeabilizada.
MUEBLES DE ARCHIVO
DEBEN SER:
estantes metalicos
mesa( vidrio, metalicas)
carros de carga
aires acondicionados
escaleras
CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
Son actividades que previenen cualquier tipo de daños que pueden sufrir la documentación, utilizando todos los recursos a nuestra disposición para lograr un ambiente propicio para los documentos.
PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES
EXISTEN CUATRO FACTORES QUE SON:
AMBIENTALES
BIOTICOS
DESASTRES
ANTROPOGENICOS
PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES
AMBIENTALES
Estan involucrados con la humedad, temperatura, luz, cotaminacion admosferica y polvo. las alteraciones producidas por estos factores son diversas y pueden acacionar debilitamiento,reblandecimiento, manchas, deformacion del documento y acomulacion de suciedad.
PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES
BIOTICOS
Microorganismos, insectos y roedores.
pueden ocacionar alteraciones y degradaciones de los soportes, erosiones superficiales, manchas de diferentes colores, galerias y cavernas.
PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES
DESASTRES
Son un riesgo inmidente por que pueden ocacionar perdida total de lols documentos,l ya que no hay programas ni sistema de prevencion en caso de desastre ( insendios, terremotos e indundaciones).
PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES
ANTROPOGENICOS
Son los facores que alteran las documentaciones y que involucran metodos mas deficientes que son los medios que se agrupan como lo son: los clips, los ganchos,las carpetas y las cajas.
PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES
ANTROPOGENICOS
tambien factores de tipo fisico-mecanico (roturas, rasgaduras, dobleces,deformaciones, fragmentacion y abraciones)deterioro de fisico-quimico (hidrolisis acida y oxidacion).

APLICACION
PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
Ayuda a determinar las secciones para cada fondo, asuntos generales, unidades de conservación, soportes y el volumen documental...
GESTION DOCUMENTAL
FONDOS ACUMUADOS
MAORIS QUIÑONES,MILEIDIS CUJIA
GRACIAS
identificar cuantos archivo tiene la entidad.
seleccionar los archivos objeto de diagnostico y elaborar el listado de archivos a diagnosticar.
programar las visitas a los archivos.
aplicar los formatos de diagnostico.
sistemetizar la informacion y elaborar el informe preliminar.
revisar el informe preliminar por parte de las unidades de archivo.
elaborar el informe final.
FODO ACUMULADO
COMO IDENTIFICARLOS
HAY TRES FORMAS DE ABORDARLOS:

cuando ha sufrido reestructuracion administrativa.
cuando han sido liquidadas.
cuando han sido privatisadas
fondos acumulados: son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional y sin ningun criterio archivistico.
MARCO TEORICO
criterio archivistico son las pautas enmarcadas del organismo rector: AGN
MARCO TEORICO
CRITERIOS ARCHIVISTICOS
SON TRES:
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS.
PROCESOS ARCHIVISTICOS.
TRD, PGD Y TVD.
MARCO TEORICO
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:
es el que dice que la documentacion debe ir organizada conforme a su nacimiento, aqui es onde se dan las series y subseries.
MARCO TEORICO
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
es el que dice que cada dependencia debe archivar la documentacion que produce, aqui es dan agrupaciones documentales.
MARCO TEORICO
PROCESOS ARCHIVISTICOS:
PRODUCCION
RECEPCION
DISTRIBUCION
TRAMITE
CONSERVACION
CLASIFICACION
ELIMINACION
DISPOCISION FINAL.
MARCO TEORICO
MARCO TEORICO
PRODUCCION
Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones
RECEPCION
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona, natural o Jurídica.
MARCO TEORICO
DISTRIBUCION
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario
MARCO TEORICO
TRAMITE
Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
MARCO TEORICO
CONSERVACION
Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
MARCO TEORICO
CLASIFICACION
MARCO TEORICO
ELIMINACION
MARCO TEORICO
DISPOCISION FINAL
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental o en la Tablas de Valoración Documental.


es el conjunto de operaciones tecnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupacion documental relacionada en forma jerarquica con criterios organicos o funcionales para revelar su contenido.
Actividad resultante de la disposición final señal da en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios.
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