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Programme d'échanges d'étudiants à l'Université de Montréal

Les démarches essentielles pour effectuer un échange à l'UdeM - Après la présentation d'une candidature
by

Daphne Levasseur

on 3 February 2016

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Transcript of Programme d'échanges d'étudiants à l'Université de Montréal

Programme d'échanges d'étudiants
Le Guide de l'étudiant étranger - Partie 2
Après la présentation d'une candidature

Section 1: L'attente de la décision
Section 2 : Après l'admission
Section 3: Le Bureau des étudiants internationaux (BEI)
Section 4: L'arrivée à Montréal
Félicitations! Vous êtes admis! Mais maintenant quelles sont les prochaines étapes?
La décision et la lettre d'admission officielles
La documentation de bienvenue
Le choix et l'inscription aux cours
L'évaluation du dossier
AUCUNE ADMISSION N'EST GARANTIE, et ce, même si vous avez été sélectionné par votre université.
Chaque candidature est évaluée par le conseiller pédagogique assigné au programme choisi. La décision est principalement basée sur les critères suivants :
La qualité du dossier académique
Le niveau de français
Les cours choisis
Le nombre de places disponibles
Rappelez-vous que certains programmes sont très contingentés (psychologie, droit, sciences économiques). Même si vous possédez un bon dossier académique, l'évaluation dépendra donc des autres candidatures reçues pour ces programmes.
Suivre son dossier en ligne
Tout avis de décision est disponible en ligne
dans le « Centre étudiant ».
(http://www.etudes.umontreal.ca/centre-etudiant/)
Pour accéder au Centre étudiant, un code UNIP vous sera automatiquement assigné lors de votre demande d'admission en ligne.
Si vous avez des problèmes avec votre code UNIP, veuillez adresser votre requête à l’adresse suivante :
admissions@sar.umontreal.ca
Une fois la décision émise, vous recevrez un courriel automatisé vous avisant de consulter votre Centre étudiant
(http://www.etudes.umontreal.ca/centre-etudiant/)
Vous pouvez imprimer la lettre de refus ou d'admission à partir du Centre étudiant et utiliser, le cas échéant, ce document pour entamer vos démarches d'immigration.
Astuce :
Évitez les retards et entamez immédiatement vos démarches d'immigration. Les copies de la lettre d'admission sont acceptées par les ambassades et consulats. Parfois, l'octroi d'un visa peut prendre plus de 2 mois, donc agissez sans tarder!
Dans les semaines suivant l'admission, vous recevrez par courrier électronique votre documentation de bienvenue de la part de la Direction des affaires internationales (DAI).
Vous devez lire attentivement TOUS les documents envoyés.
Cette documentation vous fournira d'importantes informations sur la préparation de votre séjour, dont :
Le nom et les coordonnées de votre conseiller pédagogique (choix de cours) et personne-ressource -TGDE (inscription)
Les dates du séjour
Les visas
L'accueil au Bureau des étudiants internationaux (BEI)
Si une offre d’hébergement est inclue dans la documentation de bienvenue, veuillez vous assurer de faire votre réservation et dépôt auprès du BEI avant le 30 juin.
(bei@sae.umontreal.ca)
Aucune inscription en ligne n’est possible
L’inscription se fait sur place
Veuillez contacter votre conseiller pédagogique préalablement afin de confirmer votre choix de cours
Rappel :
Le nom et les coordonnées de votre conseiller pédagogique et personne-ressource pour l'inscription se trouvent sur la première page de votre documentation de bienvenue.
Le BEI s’emploie à faciliter l’intégration des étudiants étrangers à la communauté universitaire et leur adaptation à la société québécoise. Il s'agit d'une ressource essentielle autant pour la préparation que pendant le séjour.
Les visas
L'hébergement
L'assurance médicale
Il est important d'obtenir les autorisations de séjour requises. Celles-ci varient selon :
Différentes options d'hébergement s'offrent aux étudiants en échange. Il incombe à l'étudiant d'effectuer ses propres démarches et d'assumer les frais d'hébergement. Bien sûr, le BEI est là pour vous aider!
Les résidences universitaires
Certains étudiants se verront proposer une offre d'hébergement. Cette offre fera partie de votre documentation de bienvenue. Toutefois, comme peu de places sont disponibles, les offres sont limitées aux étudiants d'universités pré-sélectionnées.
La réception d'une offre ne signifie pas que votre place est réservée. Pour réserver une chambre vous devez communiquer sans tarder avec le BEI et effectuer le dépôt requis avant le 30 juin.
Aucune chambre en résidence universitaire n'est offerte aux étudiants uniquement admis à la session d'hiver. Seulement les étudiants qui arrivent à l'automne pourront bénéficier d'une place.
Pour plus d'information sur les résidences, veuillez consulter le site suivant :
http://www.residences-etu.ca/
Les logements hors campus
Pour les étudiants qui ne logeront pas aux résidences universitaires, il est possible de louer une chambre ou un appartement à l’extérieur du campus pour la durée de votre séjour.
Le Bureau du logement hors campus de l'UdeM est une excellente ressource à votre disposition pour vous aider à trouver un logement. Vous pouvez consulter leur banque de logement en ligne à :
http://www.logement.umontreal.ca/
Le site du BEI vous propose également un nombre de sites d'annonces classées pour faciliter vos recherche ainsi qu'une échelle de prix moyens des loyers aux environs de l'UdeM :
http://www.bei.umontreal.ca/bei/mtl_logement.htm
Attention!
Notez que l’UdeM ne peut en aucun cas intervenir auprès des instances gouvernementales concernant l’octroi d’un visa.
La durée du séjour
Les activités visées pendant le séjour
études seulement
stage
travail
Assurez-vous d'obtenir les bonnes autorisations des différents paliers de gouvernement (provincial et fédéral).
Au niveau du gouvernement du Québec, il vous faut obtenir le Certificat d'acceptation du Québec (CAQ) pour tout séjour de plus de 6 mois. Pour plus d'information, consultez :
http://www.immigration-quebec.gouv.qc.ca/fr/services/caq-electronique/index.html
Au niveau du gouvernement du Canada, il vous faudra obtenir un permis d'études, ou encore un permis de travail si vous devez réaliser un stage. Pour plus d'information, consultez :
http://www.cic.gc.ca/francais/information/bureaux/demande-ou.asp
Pour toutes questions générales, veuillez contacter le BEI :
Courriel :
bei@sae.umontreal.ca
Tél. :
+1 (514) 343-6935
Tous les étudiants étrangers souscrivent
automatiquement
et
obligatoirement
à l’assurance médicale proposée par l'Université de Montréal.
Vous serez automatiquement et obligatoirement facturé à chaque session pour cette couverture médicale. Pour l'année académique 2014-2015, les frais sont de 332$ par session (4 mois). Une légère augmentation à ce tarif doit être anticipée pour l'année académique suivante.
Exemption
Une exemption est possible pour certains étudiants en provenance de pays ayant signé une entente avec le Québec (France, Belgique et certains autres pays européens), et pour certains étudiants qui bénéficient d’une couverture collective contractée par un organisme boursier ou l’établissement d’attache et qui répond aux exigences du BEI. Aucune autre forme d’assurance n’est acceptée.
Si vous êtes admissible à une exemption, assurez-vous de consulter votre bureau des relations internationales avant votre départ afin d’obtenir le formulaire requis pour les démarches administratives à effectuer auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) une fois arrivé à Montréal.
Astuce :
Une facture impayée occasionne une suspension de votre statut d'étudiant à l'Université de Montréal. Évitez-vous des ennuis et payez sans tarder vos factures!
Veuillez consulter la page suivante pour en savoir davantage sur les exemptions à la cotisation d'assurance médicale:
http://www.bei.umontreal.ca/bei/ass_exemptions.htm
Première étape:
Une rencontre au BEI
Deuxième étape:
L'inscription aux cours
Troisième étape:
Régulariser votre dossier étudiant
Nous vous conseillons d'arriver au moins une semaine avant le début des cours afin d'entreprendre les démarches suivantes
Semaine d'accueil
À chaque début de session, le BEI organise plusieurs activités dans le cadre d'une semaine d'accueil :
Ateliers d'information
Visites guidées du campus
Conférences
Cocktail de bienvenue
Les horaires des activités organisées pour la rentrée se retrouvent au :
http://www.bei.umontreal.ca/bei/calendriers.htm
Ateliers d'accueil et d'information
La présence à l'un de ces ateliers est
obligatoire
. Si vous êtes dans l'impossibilité d'assister à la semaine d'accueil, d'autres séances sont organisées en dehors de cette semaine.
Vous devrez avoir en main une copie de la documentation suivante :
le Certificat d'acceptation du Québec (CAQ)
votre passeport
votre permis d'études
ou, à défaut, tout autre document émis par les autorités d’immigration du Québec et du Canada
Rappel :
L'inscription aux cours se fait à votre arrivée à l'UdeM. Aucune inscription en ligne n'est possible pour les étudiants en échange.
D'abord, vous devez rencontrer votre
conseiller pédagogique
afin de confirmer votre choix de cours. Ce professeur pourra vous orienter vers les cours les plus adaptés à votre parcours académique
Une fois votre choix de cours confirmé, vous devez rencontrer votre TGDE assignée (personne-ressource pour l'inscription) qui effectuera l'inscription aux cours.
Rappel :
Au 1er cycle, un minimum de 12 crédits et un maximum de 15 crédits par session sont exigés.
Aux cycles supérieurs, il s'agit d'un minimum de 6 crédits et d'un maximum de 9 crédits.
Astuce :
N'attendez pas à la dernière minute pour contacter votre conseiller pédagogique. Vous pouvez prendre un rendez-vous ou encore lui poser vos questions importantes sur le choix de cours bien avant votre arrivée.
Conformément à la Convention qui régit les échanges d’étudiants, vous aurez accès à tous les services offerts aux étudiants réguliers inscrits à temps plein :
centre sportif, bibliothèques, services aux étudiants, cliniques, etc.

Plus vite votre dossier sera régularisé, plus vite vous pourrez profiter de ces services!
La carte étudiante
La carte étudiante est votre principal outil pour accéder aux services offerts à l'UdeM. Plus de détails vous seront transmis lors de votre rencontre au BEI. Aussi, vous pouvez consulter le site suivant :
http://www.carte.umontreal.ca/
Le paiement de votre facture
Il vous est conseillé de payer dès réception du compte les frais associés à l'assurance maladie ou encore aux frais de matériel didactique si vous suivez un cours de langue. Une facture impayée occasionne une suspension de votre dossier à l'UdeM.
Le Centre étudiant
À ce moment, votre Centre étudiant devrait déjà vous être familier. Assurez-vous de mettre à jour votre adresse au début et à la fin de vos études à l'UdeM si vous voulez recevoir votre relevé de notes.
Aussi, votre Centre étudiant vous donne accès à votre liste des cours inscrits, à votre horaire personnel, à votre relevé de notes, etc. C'est donc un outil de gestion de votre dossier étudiant pour la totalité de votre séjour à l'UdeM.
Rappel :
Pour toutes questions concernant votre UNIP ou l'accès au Centre étudiant, veuillez contacter :
admissions@sar.umontreal.ca
Pour faciliter les rencontres, veuillez respecter les heures d'ouverture du BEI :
http://www.bei.umontreal.ca/bei/coordonnees.htm
Suivez le BEI sur Facebook!
https://www.facebook.com/EtudiantsInternationaux.UdeM
Bon séjour à
l'Université de Montréal!
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