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Subsistemas de compras, partidas por pagar y desembolsos.

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Juan Herrera

on 14 September 2013

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Subsistemas de compras, partidas por pagar y desembolsos.

Based on Jim Harvey's speech structures
Procedimientos usuales de este subsistema:
Solicitud y aporbacion de compras.
Solicitudes, cotizaciones, análisis y selección del proveedor.
Ordenes de compras locales e internacionales.
Recepción de mercancias y registros de las compras.
compras al contado.
Solicitud de emisión de cheques para pagos a proveedores.
manejo de fondo de caja chica y fondos especiales.
Objetivo de las compras:
Comprar la clase adecuada de materiales.
Calidad y cantidad apropiada.
Fecha oportuna y en el lugar exacto.
Precios justos.
Indagar sobre nuevos materiales.
Nuevas Líneas.
Estabilidad de precios.
Aumento de créditos para la entidad.
Solicitud de compras:
Una solicitud de compra es un pedido interno entre sectores, para que el responsable de compras provea de algún elemento que el sector necesita.
La tarea del encargado de compras es tomar la nota de la necesidad de compra solicitada por el encargado de almacén o por el jefe del departamento que origino la solicitud.
Aprobación de la compra.
En algunas organizaciones se tiene establecido un presupuesto o programa de compras aprobado de antemano.
En otras es indispensable la aprobación del director u otro funcionario.
Una vez aprobada la solicitud se regresa al departamento de compra.
Cotización y selección del suplidor:
El departamento de compras debe estar bien ordenado.
tener archivos de solicitudes y ordenes de compras, así como de proveedores y de artículos con informaciones como:
Direcciones.
precios.
cotizaciones.
condiciones de ventas.
condiciones de entrega.
Las cotizaciones son diseñadas con la finalidad de evaluar los precios de mercado de los diferentes productos que se desean adquirir.
Toda adquisición de mercancía debe estar avalada por tres cotizaciones diferentes y el encargado de compra seleccionara la que mejor beneficio arroje a la empresa.
Ordenes de compra
Debe hacerse en forma impresa prenumerada y con el numero de copias requeridos.
Debe estar clara la cantidad, clase y calidad del material de manera con el fin de garantizar los intereses de la empresa.
El original de la orden de compra firmada por el jefe de compras se envía al proveedor, una copia sin precios al departamento de recepción o almacén y el triplicado queda en el departamento de compras, al cual se anexa la solicitud de compra que le dio origen.
Orden de compra local:
La orden de compras la realiza el departamento de compras.

La compañía le envía una copia a compañía vendedora y una copia al departamento que lo solicita.
Orden de compra internacional
Esta debe estar avalada por tres documentos necesarios:
Factura comercial:

Factura consular:
Es la factura que emite el cónsul dominicano para ver si la mercancía que va a entrar al país esta en buen estado y buenas condiciones.
Conocimiento de embarque:
Es tener conocimiento del punto de salida y llegada de la mercancía.
El formulario 3480 es el documento utilizado cuando los artículos sean menores de 12 y si son mas de 12 se utiliza el 3480A.
Este documento consta de:
Identificación de la declaración.
Declaración de importación.
Del agente aduanal.
Régimen y exenciones.
Designación de Mercancías.
Del valor.
Auto liquidación del valor total a pagar.
Observaciones.
De las firmas.
Recepción de mercancías
Las operaciones que realiza el almacén son:
Recepción.
almacenamiento.
despacho.
registro.

Compras al contado:
Se originan en la mayoría de los casos por compras de emergencias o cuando no se tiene crédito establecido con un proveedor exclusivo.
Desembolsos
Los desembolsos importantes no corrientes necesitan una autorización adicional de los directores, comité ejecutivo o de otros socios o funcionarios.
Caja Chica
Su fondo debe reponerse cuando se halla agotado el 70% del mismo y los desembolsos no deben exceder el 10% del fondo total.
Las características de la caja chica:
Es creada para gastos menores.
Es reembolsable.
Es un fondo fijo.
Tiene un limite máximo de desembolso.


Políticas y controles internos:



Que las mercancías pedida se necesiten realmente en la cantidad solicitada.
Que las mercancías solicitadas sean recibidas por una persona autorizada.
Que todo el departamento de compras este capacitado en lo relativo a las cotizaciones previo a realizar las ordenes para adquirir productos de calidad a un costo aceptable.
Que no se efectúen pagos algunos sin la factura original y comprobantes correspondientes.
Que los precios y condiciones según facturas estén conformes con el acuerdo hecho.
Que las mercancías recibidas sean solicitadas.
JUAN LENIN HERRERA DE9127.
KEILA HICKS PEREZ DE1137.
JENIFER CASANOVA DC7116
Gracias por su atención.
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