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Copy of Competencia

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by

Sandra arellano

on 25 January 2013

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Transcript of Copy of Competencia

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacion.

DURACIÓN ESTIMADA: 120 horas 21060100802

Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho
y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas
institucionales. 21060100805

Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología
disponible y la legislación vigente. ASISTENCIA ADMINISTRATIVA: 121122
VERSION:2
FICHA:429354
LÍNEA TECNOLÓGICA DEL PROGRAMA:CLIENTE
RED TECNOLÓGICA: TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS Competencia 210601008

Recibir los documentos
de acuerdo con las políticas
organizacionales
y la legislación vigente. 21060100802 Canales o medios de ingreso de los documentos
Clasificación de la documentación recibida
Procedimiento para el registro de documentos recibidos.
Formatos y aplicativos para el registro de los
documentos recibidos.
Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. 21060100803

Despachar los documentos generados en la unidad administrativa,
teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas
técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los
documentos, las normas internas y la legislación vigente. Reducción en tiempo de consulta de documento en papel y documento electrónico
Reducción de costos de archivados
Reducción de la recuperación de un documento
Acceso concurrente a un documento
Mejora la atención a los clientes
Reducción de costos legales ORGANIZACION PRESERVACION Conservación documental
El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en el Procedimiento Operativo Estándar No. 001, en cuanto al formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico Fases básicas de gestión de un documento

Fase 1: Nacimiento y elaboración
en los archivos de gestión.

Fase 2: Utilización y mantenimiento.

Fase 3: Conservación y eliminación. •DESPACHO
•OPERACIÓN
•RECIBO ASÍ SU PRESERVACION VA SER MAS DURADERA FACILITA
MEJORA
AGILIZA IMPORTANCIA DE LAS T.R.D

Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos. TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

*Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. El sistema integral de gestión de documentos se ocupará de todo lo que le suceda a los documentos del instituto, a través de su ciclo vital, es decir; desde su nacimiento, pasando por su vida activa y productiva como medio de cumplir con las actividades de su entidad, hasta su muerte o destrucción. LEY GENERAL DE ARCHIVO Manual de gestión documental. Gestion Documental Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Canales o medios de ingreso de los documentos Mensajería.
Fax.
Correo tradicional.
Correo electrónico.
Página Web. Clasificación de la documentación recibida Correspondencia personal.
Folletos, revistas y publicaciones seriadas
Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas.
Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas.
Comunicaciones recibidas por fax.
Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico. CONOCIMIENTOS SOBRE EL DESPACHO DE DOCUMENTOS

Puesto de trabajo:
- Concepto
- Componentes
- Útiles, elementos y mobiliario.

Procedimiento y herramientas, manuales o automatizadas, para el recibo y el
Despacho de documentos.
Equipos y aplicativos para el despacho de documentos
- Impresora de matriz de puntos para radicación de documentos.
- Internet e Intranet y Correo electrónico
- Equipos de reproducción de documentos
Interpretación, análisis y síntesis de la información. CONOCIMIENTOS DE PROCESO

Alistar los útiles, elementos, equipos y el puesto de trabajo para el despacho de los documentos.
Operar equipos y herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, empleadas
Para el despacho de documentos, de acuerdo con los
Manuales de operación.
Despachar los documentos producidos por la Organización aplicando el manual de
Gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad, la legislación
Vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.
- Identificar los canales para el envío de los documentos producidos por la
Organización.
- Identificar formatos de registro y control de documentos producidos para su
Despacho.
- Registrar los documentos producidos por la Organización, para su despacho,
Aplicando la estructura Orgánico-funcional de la empresa, el manual de gestión
Documenta, la tecnología y el aplicativo disponible.
- Aplicar las normas de calidad durante el registro, despacho y control de los
Documentos producidos por la Organización.
- Enviar los documentos producidos, a través de los canales y medios establecidos
Por la Organización, aplicando las normas de correo y mensajería, el manual de
Gestión documental, las normas de gestión de la calidad, la legislación vigente, la
Tecnología y el aplicativo disponible.
- Diligenciar la información en el “Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados”, de acuerdo con la legislación vigente y normas organizacionales. Gestión Documental
Ø -Documento
Ø -Documento de archivo
Ø -Documento electrónico de archivo
Ø -Comunicaciones Oficiales.
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