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“La función de compras, abastecimientos y servicios."

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Maria Renée Salazar

on 14 October 2014

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Transcript of “La función de compras, abastecimientos y servicios."

“La función de compras, abastecimientos y servicios."
Introducción
El éxito de cualquier empresa, sea pública, privada, industrial, comercial o de servicios, depende principalmente de las correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el área, así como habilidad, capacidad, inteligencia, empeño e ingenio por parte de los ejecutivos.


DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
Abastecimiento
Esta es una función mediante la cual se realiza el proceso para poder proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es básicamente un sinónimo suministro e incluye.
Incluye las actividades siguientes:

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
Francisco Gabilondo Soler
Hermosillo, Son. Octubre 2014.
Integrantes:

Cinthia Cadena Moreno
Mayra Gallardo Álvarez
Alfredo García Vásquez
Maria Salazar Castañeda
Adrián Soots Peña


Materia:
Cadena de
Abastecimientos

El departamento de compras es el que se encarga dentro de la empresa de las adquisiciones en el momento adecuado, con la cantidad y calidad que se requiere y al precio más bajo, sin descuidar la calidad en ningún momento.
IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
La función primordial que tiene este departamento es que ayuda a la empresa a generar más utilidades.Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recae la responsabilidad de adquirir los insumos que son indispensables para el desarrollo de las actividades de la empresa, no es solo comprar por comprar en esto intervienen varios factores para elegir los productos y proveedores más idóneos para realizar la compra.
- Comprar los insumos necesarios.
- Mantener la continuidad del abastecimiento
- Hacerlo con la inversión mínima existente.
- Tener los materiales disponibles en todo momento.
- Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
- Comprar los materiales al precio más bajo posible sin descartar la calidad y el servicio requerido.
- Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
- Contar con más de una fuente de proveedores y de entrega de materiales como previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de materiales.
- Anticipar alteraciones en los precios, por factores como el tipo de cambio, inflación, escases, etc.

FACTORES EN LA DECISIÓN DE UNA COMPRA
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
La Calidad
Un factor para denotar calidad, no es un alto precio como normalmente se piensa, muchas veces hay materiales de gran calidad, que están a precios accesibles simplemente porque la marca no es reconocida o es una marca nueva, nunca se debe de descuidar la cuestión de la calidad, ya que como se dice, “lo barato sale caro”, si el material es de mala calidad, no será muy popular con los clientes.
El Precio
Este factor es importante mas no imperativo para decidir si hacer una compra o no, mayormente el consumidor se fija en esto para realizar su compra, casi siempre se busca un precio bajo, pero también se toma en cuenta lo que este precio conlleva, muchas veces un precio bajo conlleva un producto de baja calidad. Y este producto de baja calidad trae poca aceptación del cliente, devoluciones, mala imagen de la empresa, etc. hay que checar el impacto que esto conlleva al coto beneficio de adquisiciones de bajo costo y baja calidad.
Funcionalidad
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar qué función van a desarrollar en beneficio del producto final, es importante definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.
LA FUNCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
La función primordial que tiene este departamento es que ayuda a la empresa a generar más utilidades.Esta función es muy importante y compleja, ya que, al ejercicio eficaz de esta se atribuye por mucho el éxito comercial de una empresa, si no se lleva acabo de forma correcta se pueda augurar un fracaso inminente.
UN BUEN SISTEMA DE VENTAS SE COMPONE DE LAS SIGUIENTES FUNCIONES:
En esta función siempre hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones, precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago, verificación y aceptación. Un punto que me gustaría agregar es que también se tienen que considerar la garantía que el proveedor nos otorgue.
Adquisiciones
Guarda y almacenaje
En esta función tenemos que tener en cuenta para la entrega de productos la recepción, las dimensiones (tamaño y peso) , la clasificación del producto y el inventario ya existente, ya que no queremos abarrotar o sobre poblar nuestros estantes.
Proveer a producción
En este punto vemos lo que es el abastecimiento para la producción y tomamos en cuenta los siguientes puntos, la clase, cantidad y dimensiones. Un ejemplo de este punto es la planta Ford, ya que, en vez de gastar mucho en bodegas y abarrotarse de piezas para su ensamblaje, vio la forma de traer a sus proveedores, de esta manera las piezas que llegan para su ensamblaje son las que se ocuparan en la producción diaria y así no se tiene material ocupando espacio innecesariamente.
SECUENCIA LÓGICA DE UN PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.
- Se reciben las requisiciones provenientes del departamento de almacén, debidamente autorizadas.
- Se localizan a los proveedores que pueden tener la mercancía requerida dentro y fuera de la empresa.
- Se solicitan cotizaciones.
- Se elabora una tabla o cuadro comparativo de las cotizaciones.
- Se negocian las condiciones de pago, entrega, precio, calidad, etc. de la mercancía.
- Se elabora orden de compra al proveedor que ofrezca las mejores condiciones antes mencionadas.


- Se establecen formas de control para activar las órdenes de compra.
- Se reciben las mercancías en el departamento de almacén.
- Se realiza una comprobación exacta de la mercancía recibida conforme a la orden de compra.
- Se presenta al departamento de contabilidad facturas, órdenes de compra, acuse de recibo, etc. referente a la compra.
- Se determina el punto de recompra a través del control de inventarios del departamento de almacén, se establecen máximos y mínimos.
TIPOS DE COMPRAS
Compras Corporativas:

En este tipo de compras se trabaja con un solo proveedor para todo tu corporativo. Esto se utiliza mucho en las franquicias, los beneficios de este tipo de compras más que nada son económicos, ya que se está comprando en grandes volúmenes y se asegura una uniformidad en cuanto a la calidad.

Compras por el tipo de material:
Es necesario diferenciar el tipo de materiales, principalmente entre aquellos materiales directos e indirectos en la producción, los primordiales son las materias primas y los componentes y aquellos que son indirectos como los auxiliares y herramientas.

Compras por la frecuencia del material:
Esta segunda clasificación consiste en llevar a cabo la compra del material según la frecuencia con la cual el material se utiliza. Un ejemplo es: la compra de maquinaria no es muy frecuente a comparación de la de materias primas.

Compras para reabastecer stocks:
Esta se concentra en el surtimiento de materiales y es utilizada para el control de los materiales directos a la producción, ya que por medio de esta clasificación se intenta cubrir las corridas mínimas de producción, es decir se compra más material para tener una reserva en el almacén y esta puede ser utilizada en el momento en que la requiera producción sin provocar alarmar de falta de existencias.

Compras por el costo del material:
Una clasificación más es por el costo de material, es decir se basa en el valor monetario del material. Esto es en cuanto a la solvencia con la que cuente cada empresa y la importancia de dicho material para la producción.

RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA.
Almacén
Este departamento es quien mantiene constantemente informado sobre las existencias reales de materias primas por medio del control de inventarios, además de ser el área donde se realizan las requisiciones y pone en movimiento a compras para su debido re-surtimiento y de esa manera estar en posibilidades de proveer oportunamente a este departamento y mantenerlo en producción continua.
Producción
Debido a que este departamento de producción tiene que estar en constante funcionamiento es MUY IMPORTANTE que compras logre conseguir las materias primas en el tiempo adecuado, al precio más bajo posible pero siempre cumpliendo con los requerimientos de calidad necesarios para el perfectos funcionamiento de este departamento.
Contabilidad
Este departamento debe de realizar informes con datos exactos que se registran de forma sistemática las operaciones comerciales, es por eso que el departamento de compras debe pasar información real al departamento de contabilidad para evitar retrasos de pago a proveedores y poder aprovechar al máximo los descuentos que estos ofrecen.
a. Cálculo de necesidades:
Esta una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

b. Compra o Adquisición:
Tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

c. Obtención:
Esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

d. Almacenamiento:

implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan.
e. Despacho o distribución:
Este punto se basa en atender los requerimientos del usuario, desde la distribución hasta la entrega de la mercadería solicitada.
f. Control de stocks:
Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.
g. Utilización de desperdicios:
Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.

Un correcto abastecimiento en una empresa depende de varios factores:

 Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo.
 Determinación correcta de proveedores (externos o internos y correcta planeación de envío y sostenimiento de inventarios.

Es importante tener en cuenta que el abastecimiento es un concepto amplio y que ha cambiado en gran medida gracias a las nuevas tecnologías informáticas.

Objetivos
 Mantener la continuidad del abastecimiento.
 Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios buscando la calidad adecuada
 Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.
 Mantener costos bajos en el departamento.
 Estudiar e investigar nuevos procedimientos.

RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS
• Producción
• Mercadotecnia
• Ingeniería
• Contabilidad
• Departamento
Legal

LA FALTA DE ABASTECIMIENTO
La falta de abastecimiento debe ser tomada como la base de un declive grave en cualquier empresa. Esto representa:
 Pérdidas financieras.
 Demoras en la producción (cuando se trata de materia prima o recursos)
 Insatisfacción de la demanda que significara comprar en otro lugar
 Crea desventaja en el posicionamiento frente a la competencia en el mercado.

Servicio
El servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de la gente.

Un servicio se diferencia de un bien (físico o intangible) en que el primero se consume y se desgasta de manera constante el servicio requiere de una constante inversión en mercadotecnia, capacitaciones y actualización de cara a la competencia, la cual tiene pocas restricciones físicas.

ESTRATEGIA
La razón por la que las empresas no han logrado ofrecer un servicio con calidad se debe, sobre todo, a que ni ellas ni los clientes saben que significa exactamente.
Los elementos para llegar a conseguir un servicio excelente son:

 Liderazgo.

 Establecer una estrategia.

 Crear fluidez de comunicación.

 Recompensar al personal.

ASPECTOS IMPORTANTES:
 La calidad en el servicio es diferente a la calidad de los otros productos
 Cuando hablamos de servicio no podemos verificar de su calidad a través de un departamento de aseguramiento de calidad, pues la mayoría de las veces el cliente sólo tiene oportunidad de evaluar el servicio hasta que ya se está desarrollando.
 El servicio no se pueden estandarizar a las expectativas del cliente, debido a que cada cliente es distinto y sus necesidades de servicio también lo son aunque en apariencia todos requieren el mismo servicio.

¿QUÉ ES LA CALIDAD EN EL SERVICIO?
El servicio que recibe el cliente es a través de la suma de los siguientes cinco factores.
1) Elementos tangibles:
Apariencia de las instalaciones de la organización, la presentación del personal y hasta los equipos utilizados en determinada compañía (de cómputo, oficina, transporte, etc.)

2) Cumplimiento de promesa:
Significa entregar correcta y oportunamente el servicio acordado. Es decir, que si usted prometió entregar un pedido de 30 toneladas de materia prima a su cliente industrial el viernes de las 8 de la mañana, deberá cumplir con esas dos variables.
3) Actitud de servicio:
Con mucha frecuencia los clientes perciben falta de actitud de servicio por parte de los empleados; esto significa que no sienten la disposición quienes los atienden para escuchar y resolver sus problemas o emergencias de la manera más conveniente.

4) Competencia del personal:
El cliente califica qué tan competente es el empleado para atenderlo correctamente; si es cortés, si conoce la empresa donde trabaja y los productos o servicios que vende, si domina las condiciones de venta y las políticas, en fin, si es capaz de inspirar confianza con sus conocimientos como para que usted le pida orientación.

5) Empatía:
Aunque la mayoría de las personas define a la empatía como ponerse en los zapatos del cliente, se ha obtenido de parte de los clientes que evalúan este rubro de razonamientos de acuerdo con tres aspectos diferentes que son:

 Facilidad de contacto
 Comunicación
 Gustos y necesidades:

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL SERVICIO
1. Actitud de servicio
2. Satisfacción del usuario
3. Actitud positiva, dinámica y abierta
4. Evitar la inmoralidad
5. El buen servidor es quien se encuentra satisfecho dentro de la empresa

Esta empresa cuenta con proveedores sólidos y confiables, los años de experiencia que le ha dado el negocio al dueño
Jerónimo Aldana Gómez
le han servido para saber exactamente qué pasos dar al momento de realizar una compra para abastecer su negocio.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El departamento de compras es el que se encarga dentro de la empresa Tamarisalsa es básicamente de lo más sencillo, el dueño es el único encargado de realizar las adquisiciones en el momento adecuado, con la cantidad y calidad que se requiere y al precio más bajo, sin descuidar la calidad de su producto.
IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
La importancia de este departamento dentro de Tamarisalsa es de sumamente grande ya que al ser una empresa comercial es prácticamente posible hacer las ventas necesarias si no se cuenta con los recursos suficientes para la producción, además de que parte del margen de ganancia que se establece en la empresa es gracias al departamento de compras.
OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
- Comprar los insumos necesarios.

- Conseguir los productos al menor costo y con la mejor calidad

Los principales factores que influyen en la empresa de Tamarisalsa al momento de una decisión de compra son:

La calidad
El precio

FACTORES EN LA DECISIÓN DE UNA COMPRA
SECUENCIA LÓGICA DE UN PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
-El gerente de producción realiza una llamada al dueño de la empresa para poner al tanto que materiales son necesarios.
-El dueño realiza una llamada a los proveedores correspondientes.
-El dueño recibe la cotización y la revisa detenidamente.
-Una vez revisada la cotización se realiza el pago.
- Se espera el tiempo dependiendo del proveedor.

TIPOS DE COMPRAS
Compras por el tipo de material:
Dentro de Tamarisalsa se lleva a cabo esta compra ya sea de los ingredientes necesarios como por ejemplo:
- El chile árbol picante
- Chiltepín
-Sal
-Chile
-Azúcar.
-Tamarindo
Así como las botellas y galones para su presentación.
-Envase de PET de 360 mililitros
-Envase de Polietileno de Galón (3.785 lt)
-Envase de PET de 1 litro

RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA
La relación con los demás departamentos así como con los empleados dentro de la empresa de Tamarisalsa es considerada muy buena. Ya que el ambiente dentro de la organización es óptima para realizar el trabajo.
ABASTECIMIENTO
Esta es una función sumamente importante para la empresa de Tamarisalsa ya que esta mantiene una relación estrecha con el departamento de compras
El correcto abastecimiento en esta empresa depende de:
 *El aviso en tiempo y forma del gerente de producción
 *La correcta atención de los proveedores.
 *El tiempo de llegada de los materiales debido a los proveedores ya sea foráneo: se tarda una semana, local: al momento de la compra (un día, máximo dos)

Que los productos lleguen en:
 *Tiempo
 *Forma
Tamarisalsa cuenta con productos locales y otros que son fuera.
Locales: le llevan el producto a la oficina si es una cantidad pequeña, si es muy grande el va por ella.
Nacional: le mandan el producto, le llega por paquetería y el va por ella (Guadalajara).

Objetivos
Servicio
Tamarisalsa es una empresa que vende sus productos a las grandes empresas y de igual forma a pequeñas. Esta empresa no cuenta con un establecimiento donde se dedique a la venta de sus productos pero si toma en cuenta el servicio como una estrategia eficaz para atraer clientes.
MISIÓN

Elaborar cuidadosamente y distribuir productos 100% naturales de la más alta calidad a base de tamarindo y chile, con personal altamente capacitado, para satisfacer y cubrir las necesidades del mercado a través de las cadenas comerciales más importantes.

VISIÓN

Ser reconocidos por la alta calidad de nuestros productos, elaborados cuidadosamente y con los mejores ingredientes, de origen 100% natural, distinguiéndonos por nuestros procesos y productos innovadores a nivel nacional.



OBJETIVOS
Que los productos lleguen en:
-Tiempo
-Forma
VENTAS:
Lograr ventas mensuales por $500,000.00
Tener participación de mercado en Jalisco, Baja California, Sonora y Sinaloa.

POSICIONAMIENTO:
Ser la primera opción en productos naturales y saludables en salsas botaneras y picantes
SLOGAN:
NATURALMENTE para frutas y botanas.

VALORES
• Honradez
• Responsabilidad
• Lealtad
• Proactividad
• Espíritu de servicio
• Orden

Compras de servicios:

Se refieren a contratar a otra empresa o persona para hacer una función en particular dentro de la empresa. Casi todas las organizaciones subcontratan de alguna manera y es un proceso considerado como complementario para el negocio. Muchas veces estas contrataciones son para servicios de limpieza, seguridad, etc.

Compras de bienes mercancías y materiales:
Estas compras se llevan a cabo en grandes volúmenes, esto se realiza así con la finalidad de negociar y acordar un mejor precio de compra, condiciones de entrega, entre otras cosas que beneficien tanto al vendedor como al comprador.

Compras de Artículos Relacionados:
Los productos relacionados son aquellos que son necesarios en el día a día en la empresa, por ejemplo: zapatos de seguridad, guantes de seguridad, cascos, martillos, papelería, etc.

Francisco Gabilondo Soler
Francisco Gabilondo Soler
(6 de octubre de 1907, Orizaba - 14 de diciembre de 1990, Texcoco)

Durante su niñez le gustaba leer los cuentos de Grimm, Andersen y Hauff. Leyendo las aventuras de los escritores Verne y Salgari le da por soñar en viajes a mundos desconocidos.

Lo que realmente le gustaba era la Astronomía y la Música.
Al cumplir los 25 años comienza profesionalmente su carrera musical.
Inició su carrera como compositor a finales de los años veinte, cuando aún vivía en su natal Orizaba. Compuso ritmos como tango, fox-trot y danzón, aunque desafortunadamente sus primeras obras se perdieron.

Llegó a la ciudad de México en 1928 en busca de cumplir su sueño de estudiar. Ingresó al Observatorio Nacional como voluntario, pero lo dejó al poco tiempo por falta de recursos.

Se casó muy joven, casi terminando la adolescencia y por insistencia de Rosario Patiño, su primera esposa, que conoció en Orizaba, se instaló en la ciudad de México. Aunque su mayor pasión fue siempre la astronomía (donó un telescopio al Observatorio Nacional) la música fue el camino que lo llevó al estrellato.
Discografía
* Caminito de la escuela
*Marcha de las letras
*El ratón vaquero
*Los cochinitos dormilones
*La patita
*La muñeca fea
*Abuelito
*El ropavejero
*Tete
*El chorrito.
Con el programa de radio al aire todos los días, el gerente artístico de la estación sugirió que las canciones narraran las aventuras de algún “animalillo”. Gabilondo, que ya para entonces contaba con la ayuda de un violinista, el Mtro. Alfredo Núñez de Borbón, pensó en un grillito, y por influencia del francés, decidió llamarlo Cri-Cri El Grillito Cantor. Quince días después de nacer el personaje, la Lotería Nacional decidió patrocinarlo.
Cri-Cri, El Grillito Cantor, dejó de transmitirse el 30 de julio de 1961.

Fue el último programa hecho totalmente en vivo en la XEW, la emisora que lo vio nacer.

En 1963 surgió un proyecto para cine basado en la vida del Mtro. Gabilondo Soler, aunque el desenlace se desvió en gran medida de la historia real por cuestiones comerciales, guarda un espíritu emotivo que muchas generaciones de mexicanos recuerdan y albergan en su corazón.
El repertorio de Cri-Cri incluye 228 canciones y composiciones, 120 de ellas grabadas, más de 300 personajes y 3,560 páginas de textos y cuentos.

Uno de los aspectos más interesantes de sus canciones es que, por ser un producto de la radio, fomentan enormemente la imaginación de aquellos que la escuchan. Las ventas en discos representan más de diez millones de unidades desde 1949 a la fecha.
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