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instrumentos de control archivistico

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by

Yessika Fernandan Ruiz

on 27 February 2015

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instrumentos de control archivistico
CONCEPTO
Son Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística dentro de la Entidades.
YESSICA FERNANDA RUIZ
KAREN MELISSA RUIZ
JULIETH ANDREA SOL

Cuadros de clasificación documental – CCD
Las Tablas de Retención Documental – TRD
Programa de Gestión Documental - PGD
Plan institucional de archivo de la entidad
El cuadro de clasificación, es una herramienta para organizar, describir y vincular documentos de archivo; existen tres tipos de cuadros de clasificación:



Orgánicos
Funcionales
Orgánicos- funcionales
Es un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
INVENTARIO DOCUMENTAL
Es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permite el control de los documentos para implementar y mejorar la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos archivisticos y la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.
Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
Registro de Correspondencia de Entrada y Salida
Consiste en la recepción, envió y registro en el sistema de administración de correspondencia.
Características
Controla
preciso
Inteligible
Localización estratégica
Acción Correctiva
Operatividad
Decreto 2609 de 2012 en el Artículo 8
La Ley 594 de 2000

Cuadro de control prestamo de documentos
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución.
Firmas Digitales
Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditarese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.
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