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Artefatos do Plano de Gerenciamento de Projetos

Um plano de gerenciamento de projeto é uma função de integração: ele integra todos os planos de gerenciamento (cronograma, escopo, custo, risco, etc) em uma unidade coesa.
by

Ronan Moura

on 26 October 2016

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Transcript of Artefatos do Plano de Gerenciamento de Projetos

Artefatos do Plano de Gerenciamento de Projeto
Partes Interessadas
Comunicação
Responsabilidades
Gerenciar Riscos
Solicitações de Mudança
Lições Aprendidas
Dados Físicos
Um plano de gerenciamento de projeto é uma função de integração: ele integra todos os planos de gerenciamento (cronograma, escopo, custo, risco, etc) em uma unidade coesa.
São aquelas pessoas e ou organizacões que tem algum grau de interferência com o projeto.

Elas podem impactar ou ser impactadas pelos projetos ou seu resultados.
Elas fornecem, mas também podem tirar:
Recursos financeiros;
Pessoas;
Apoio.
Sua influência e nível de envolvimento podem variar.
Por que as Partes Interessadas importam?
A probabilidade de um projeto fracassar está ligada a quantidade de questões (
issues
) não resolvidadas entre as Partes Interessadas.

O Líder de Projetos é o responsável por gerenciar as Partes Interessadas.
Informar o que a quem?
Qualificação da PI
Enquadramento
Poder e interesse
O apoio das PIs não pode ser presumido.

A identificação das PIs inclui:
como e porque eles são importantes para o projeto
o que o sucesso do projeto significa para elas.

Mutualidade:
como a PI é importante para o projeto;
o que a PI requer do projeto (expectativas).
Cadastro de PI no EPM
Cadastro de PI no EPM
Cadastro de Partes Interessadas
Lições Aprendidas
O documento de lições aprendidas inclui o que foi feito certo, o que foi feito errado e o que seria feito de outra forma se o projeto pudesse ser refeito.
Registro das lições aprendidas
As lições aprendidas são documentadas durante todo o ciclo de vida do projeto, caso contrário, no mínimo, durante o encerramento do projeto.
Consulta às lições aprendidas
A iniciação de projetos envolve consultar as lições aprendidas no passado e usá-las no projeto atual.
Registro no EPM
Clayton M. Christensen
No Encalço das Líderes
Matriz de Responsabilidades de Projetos
Gerenciamento das responsabilidades do projeto
Você saberia dizer quais são os típicos papéis e responsabilidades de cada um destes grupos na Cemig Distribuição?


Patrocinador;
Equipe do Projeto;
Gerente Funcional;
Líder de Projeto.
Gerenciamento das responsabilidades do projeto
Envolve organizar e gerenciar a equipe do projeto.

Deve haver papéis e responsabilidades formais no projeto, que incluem auxiliar o líder de projetos, responsabilidades em reuniões e outros trabalhos não relacionados a atividades.

Em linhas gerais, pode-se dividir papéis e responsabilidades entre 4 grandes grupos:

Patrocinador, Equipe do Projeto,
Gerente Funcional e Líder de Projeto.
Executivos ligados ao processo de expansão.

Seu papel pode ser desempenhado por cliente externo.
Fornece os recursos financeiros;


Tem requisitos que devem ser cumpridos.
É parte interessada.
Atua como a voz ou o porta-voz para quem não conhece o projeto, incluindo a alta administração (CPO, Conselho).
Soluciona conflitos que estão além do controle do líder de projeto.
Papéis e Responsabilidades
Patrocinador
Pode ser um acessante, um órgão regulador, uma entidade política...
Designar pessoas específicas para a equipe.
Informar o líder sobre outros projetos que podem ter impacto em seu projeto.
Fornecer sua experiência no assunto.
Recomendar mudanças nos projetos.

Ajudar em problemas relacionados ao desempenho dos membros da equipe.
Gerenciar as atividades que ocorrem em sua área funcional.
Papéis e Responsabilidades
Gerente Funcional
É o grupo de pessoas que realizará o trabalho no projeto
Pode ajudar a identificar e envolver as partes interessadas, identificar requisitos, restrições e premissas.
Fornece estimativas de tempo e custos.
Participar no processo de gerenciamento dos riscos.
Recomenda mudanças no projeto.
Papéis e Responsabilidades
Equipe do Projeto
É o responsável por gerenciar o projeto para cumprir seus objetivos.
Influencia a equipe do projeto e o ambiente;

Coordena interações entre o projeto e as principais partes interessadas.
Lidera e orienta os esforços de planejamento do projeto.

Auxilia a equipe e outras partes interessadas durante a execução do projeto.
Deve entender que um cronograma irrealista é uma falha do líder de projetos e saber como lidar com essas situações.
É responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto.
Papéis e Responsabilidades
Líder de Projetos
Mantém o controle sobre o projeto;

Usa métricas para verificar se há variações e tendências no trabalho do projeto.
Dedica mais tempo a ser proativo do que a solucionar problemas (reagir.
Como registrar a Matriz de Responsabilidade no EPM?
Comunicação no EPM
Documentos do Projeto
Partes Interessadas;
Comunicação;
Matriz de Responsabilidades;
Riscos;
Solicitações de Mudanças;
Lições Aprendidas;
Dados Físicos;
Documentos do Projeto.
Neste campo devem ser arquivados todos os documentos do projeto como:

Termo de Abertura (Estudo de Viabilidade + Dossiê + Contrato Acessante)
Atas de reunião;
Apresentação da Reunião de Abertura do Projeto;
Termos de aceite das entregas (RD Final (projeto executivo), CLO, etc).
Estratégias para riscos negativos:

Eliminar;
Transferir: deslocar o risco e suas consequências para terceiros.
Obs.: não elimina o risco e nem a necessidade de seu gerenciamento;
Mitigar: redução da probabilidade de ocorrência ou do impacto de um evento de risco a níveis aceitáveis
Aceitar:
Passivamente: tratar dos riscos quando os mesmos ocorrerem;
Ativamente: estabelecer reserva para contingências (tempo e/ou dinheiro).


Estratégias para riscos positivos:

Explorar: garantir que a oportunidade seja concretizada;
Compartilhar: alocação integral ou parcial da propriedade da oportunidade a um terceiro que possua mais capacidade de capturá-la para benefício do projeto.
Melhorar: aumentar a probabilidade e/ou os impactos positivos de uma oportunidade
Aceitar: aproveitar uma oportunidade, caso a mesma ocorra.
Reservas de contingência:

O recurso é do próprio plano;
O valor é originado do cálculo quantitativo dos riscos;


Reservas de gerenciamento:

O recurso está associado ao macroprojeto, não consta na linha de base do projeto;
Utilizado para riscos que não conseguem ser identificados.
Exemplo de definições de impactos dos riscos
Você conhece, de fato, os riscos a que está sujeito?
Condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito negativo ou positivo no projeto;

Pode afetar tempo, custo, escopo ou qualidade;

Risco não deve ser temido, deve ser gerenciado. A identificação deve ocorrer o quanto antes;

Realizar análise qualitativa, identificando a probabilidade de ocorrência e impacto de cada risco no projeto;

Estabelecer estratégia de tratamento do risco

Atenção para os seguintes pontos:

Considerar informações de projetos já realizados;

Antecipar situações reduz os impactos.
A mudança só tem sentido se for enviada com antecedência para o EGP, assim que sua necessidade for identificada.

Ações corretivas deverão ser definidas e implementadas para corrigir os desvios.

Não será necessária aprovação do Comitê de Mudanças nos seguintes casos:
Aumento de custo absorvido pelo orçamento total;
Mudança de prazo que não atrasa o encerramento do projeto;
Mudança de prazo quando as obras são executadas pelo acessante;
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