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CAPITULO 3. AUDITORIA DE LA FUNCION DE INFORMATICA. UPTC

CAPITULO 3. AUDITORIA DE LA FUNCION DE INFORMATICA. UPTC
by

ANDREA CANDELA

on 25 September 2014

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Transcript of CAPITULO 3. AUDITORIA DE LA FUNCION DE INFORMATICA. UPTC

¿Quién interviene en la formulación del presupuesto del área?¿Se respetan los planteamientos presupuéstales del área?

SI___ NO___¿Los recursos financieros con que cuenta el área son suficientes para alcanzar los objetivos y metas establecidos?
SI___ NO___No, ¿qué efectos se han tenido en el área al no contar con suficientes recursos financieros?
Presupuestos:
AUDITORIA
DE LA
FUNCION INFORMATICA
3 Auditoria de la función informática.
3.1 Recopilación de la información organizacional
3.2 Evaluación de los recursos humanos
3.3 Entrevistas con el personal de informática
3.4 Situación presupuestal y financiera
3.4.1 Presupuestos
3.4.2 Recursos financieros y materiales
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA UPTC
CONTADURIA PUBLICA
AUDITORIA DE SISTEMAS
DECIMO SEMESTRE
2014
DIANA MILENA FORERO








ANDREA CANDELA VALBUENA
UNIDAD 3
AuDiToRia
De La
FuNCioN
iNFoRMaTiCa
3.1 RECOPILACION DE LA INFORMACION ORGANIZACIONAL
Una vez elaborada la planeación de la auditoría, la cual servirá como plan maestro de los tiempos, costos y prioridades, y como medio de control de la auditoría, se debe empezar la recolección de la información.
RECOPILACION
DE LA
INFORMACION ORGANIZACIONAL
Se procederá a efectuar la revisión sistematizada del área a través de la observación y entrevistas de fondo en cuanto a:
Se deberá conocer la situación presupuestal y financiera en cuanto a:
revision de la estructura organizacional
Jerarquías (Definición de la autoridad lineal, funcional y de asesoría)
Estructura orgánica
Funciones
Objetivos


Donde el entrevistado tiene libertad absoluta para responder.


Su objetivo es centrar las respuestas donde el auditor quiera llegar sin salirse del tema.


Se utiliza para determinar el grado de cooperación y colaboración.


Se hacen para terminar con el interrogatorio.


Es la combinación de dos o más de las preguntas anteriores.
Abiertas:
Cerradas:
De sondeo:
De Cierre:
Mixta:
entrevista con el personal
 - Presupuesto
 - Recursos financieros
 - Recursos materiales
 - Mobiliario y equipo
Se hará un levantamiento del censo de recursos humanos y análisis de situación en cuanto a:
Número de personas y distribución por áreas
Denominación de puestos
Salario
Capacitación
Conocimientos
Escolaridad
Experiencia profesional
Antigüedad
Historial de trabajo
Salario y conformación
Movimientos salariales
Índice de rotación del personal
Programa de capacitación
Si existe la documentación de las actividades, funciones y responsabilidades
Si los puestos se encuentran definidos y señaladas sus responsabilidades
Si el análisis y descripción de puestos está de acuerdo con el personal que los ocupa
Si se cumplen los lineamientos organizacionales
Si el nivel de salarios comparado con el mercado de trabajo
Si los planes de trabajo concuerdan con los objetivos de la empresa
Si se cuenta con los recursos humanos necesarios que garanticen la continuidad de la operación o se cuenta con "indispensables“
Si se evalúan los planes y se determinan las desviaciones
IMPORTANTE:
La entrevista se utiliza para recopilar informacion en forma verbal a traves de preguntas que propone el auditor.
La entrevista es una forma de conversacion! NO DE INTERROGACION
funciones de los gerentes
organizacion:
planeacion:
Recursos Humanos
3.2 EVALUACION DE LOS RECURSOS HUMANOS
La evaluación esta presente en todo momento de la ejecutoria de un empleado dentro de una organización. Desde la entrevista inicial, la valoración del desempeño, hasta la carta de recomendación cuando se desea mover a otro empleo, las personas están siendo evaluadas
EVALUACION DE LOS RECURSOS HUMANOS
La evaluación del desempeño o valoración del rendimiento, implica identificar, medir, y gestionar el rendimiento de las personas dentro de una organización.
La valoración del rendimiento, implica identificar, medir, y gestionar el rendimiento de las personas dentro de una organización.
Para poder identificar los puntos que van a ser evaluados dentro de una organización, es necesario conocer cuál es la situación general de la empresa, definir la política, establecer objetivos y obtener información sobre las evaluaciones previas y sus resultados.
Por otro lado para obtener un diagnóstico de las situaciones de las empresas con relación a su desempeño, se pueden hacer entrevistas, cuestionarios, informes, documentación escrita y programas de acción.
COMO INFORMAR A EMPLEADOS DE SU RENDIMIENTO
* Documentar el rendimiento del empleado.

*Solicite la participación del empleado.

*Céntrese en los comportamiento.

*Sea específico y de tiempo.

*Dirija su información sólo a facetas de la situación de rendimiento que el empleado puede cambiar.

*Informe a los trabajadores sobre cualquier deficiencia.

*Desarrolle un plan de acción y otro de seguimiento.

*Revise su propio rendimiento. (Como se ha relacionado con el empleado)
3.3
ENTREVISTAS CON EL PERSONAL DE INFORMATICA
Guía de entrevista
Obtención y análisis de la situación presupuestal del departamento.
Se obtendrá información presupuestal y financiera del departamento, así como número de equipos y características para hacer un análisis de su situación desde un punto de vista económico. Costos del departamento, desglosado por áreas y controles. Presupuesto del departamento, desglosado por áreas. Características de los equipos, número de ellos y contratos.
3.4
SITUACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA

PRESUPUESTOS

RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
RECURSOS
FINANCIEROS
RECURSOS MATERIALES Y TECNICOS
¿Existe un programa sobre los requerimientos del área? SI NO¿Qué personas del área intervienen en su elaboración?¿Se respetan los planteamientos del área? SI NONo, ¿en qué aspectos no se respetan?
¿Los recursos materiales se le proporcionan al área, son suficientes para cumplir con las funciones encomendadas? SI NO
No, ¿en qué no son suficientes?¿Los recursos materiales se proporcionan oportunamente? SI NO¿Cuáles son las principales limitaciones que tiene el área en cuanto a los recursos materiales?
GRACIAS!!
A) Estructura Orgánica
B) Se deberá revisar la situación de los recursos humanos.

C) Entrevistas con el personal de procesos electrónicos
D) Se deberá conocer la situación presupuestal y financiera.
F) Por último, se deberá revisar el grado de cumplimiento de los documentos administrativos.

La información nos servirá para determinar:
determinar los objetivos del area y la forma en que se van a lograr estos
proveer las facilidades, estructura, division de trabajo, responsabilidades y de personal necesario para realizar las metas
seleccionado, capacitado y entrenado del personal
direccion:
coordinando las actividades, proveyendo liderazgo y guia, y motivando al personal
control:
comparando lo real contra lo planeado, como base para realizar los ajustes necesarios
PRINCIPALES PLANES QUE SE REQUIEREN DENTRO DE LA ORGANIZACION DE INFORMATICA
estudio de viabilidad
estudio de viabilidad
este consiste en la evaluacion para determinar, primero, si la computadora puede resolver o mejorar un determinado procedimiento, y el segundo cual es la mejor alternativa.
planeacion de cambios, modoficaciones y actualizacion
especifica las metas y actividades que deben realizar para lograr los cambios y modificaciones, su independencia, tiempos, responsabilidades y restricciones, cuando la organizacion toma la desicion de hacer cambios sustanciales de software, hardware, comunicaion o equipos periericos
plan maestro
plan de proyectos
plan estrategico de una intalacion informatica define los objetivos a largo plazo y las metas necesarias para lograrlo.

el plan estrategico de la organizacion
el plan estrategico de sistemas de informacion
plan de requerimientos
el paln de aplicaciones de sistemas de informacion
el plan maestro puede comprender cuatro subplanes:
consiste en el plan basico para desarrollar determinado sistema y para asegurarse que el proyecto es consistente con las metas y objetivos de la organizacion y con aquellos señalados en el plan maestro

plan de seguridad: seguro, contingencias y recuperacion en caso de siniestro.
una instalacion de informatica esta expuesta a sufrir un desastre por muchas razones, se tiene que tener un plan que permita eliminar en lo posible la ocurrencia de un desastre no de perdida por acusas internas o externas a la organizacion
EVALUACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA
Para lograr la evaluación de la estructura orgánica se deberá solicitar el manual de organización de la dirección, el cual deberá comprender como mínimo:
Organigrama con jerarquías
Funciones
Objetivos y políticas
Análisis, descripción y evaluación de puestos
Manual de procedimientos
Manual de normas
Instructivo de trabajo o guías de actividad
Objetivos de la dirección
Políticas y normas de la dirección
Planeación

El director de informática y aquellas personas que tengan un cargo directivo debe llenar cuestionarios sobre la estructura orgánica, funciones, objetivos y políticas.
Estructura orgánica
Uno de los elementos más críticos es el relativo al personal y a su organización.

Un personal calificado, motivado, entrenado y con la adecuada remuneración, repercute directamente en el buen desempeño del área de informática

Las funciones en informática pueden definir de un organismo a otro, aunque se designen con el mismo nombre
Funciones
objetivos:
Uno de los posibles problemas o desconocimiento que puede tener el personal es el desconocimiento de los objetivos de la organización, lo cual puede deberse a falta de definición de los objetivos; esto provoca que no se tenga una planeación adecuada.Uno de los posibles problemas o desconocimiento que puede tener el personal es el desconocimiento de los objetivos de la organización, lo cual puede deberse a falta de definición de los objetivos; esto provoca que no se tenga una planeación adecuada.
Puede entrevistarse a un grupo de personas elegidas, sus opiniones deben ser debidamente fundamentadas.
Las opiniones determinan:
 Grado de cumplimiento de la estructura organizacional administrativa.
 Grado de cumplimiento de las políticas y los procesos administrativos
 Satisfacción e insatisfacción
 Capacitación
 Observaciones generales

Un presupuesto es una herramienta de gestión conformada por un documento en donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio.
Los presupuestos se suelen relacionar exclusivamente con los ingresos o egresos que realizará una empresa, sin embargo, podemos hacer uso de estas herramientas para cuantificar pronósticos o previsiones de cualquiera de los elementos de un negocio
Los presupuestos son herramientas fundamentales para un negocio
 planeación:
los presupuestos nos permiten planificar actividades, planificar objetivos, recursos, estrategias, cursos a seguir; anticipándose a los hechos y, por tanto, ayudándonos a reducir la incertidumbre y los cambios.
 coordinación:
los presupuestos sirven como guía para coordinar actividades, permitiéndonos armonizar e integrar todas las secciones o áreas del negocio, tanto entre éstas, como con los objetivos de la empresa
 control:
los presupuestos sirven como instrumento de control y evaluación, nos permiten comparar los resultados obtenidos con los presupuestados para que, de ese modo, por ejemplo, saber en qué áreas o actividades existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo obtenido y lo presupuestado)
No sólo consiste en determinar qué equipos físicos, programas o realizaciones cuestan más o menos, sino también abarca otros aspectos, además del económico, tales como: fiabilidad, velocidad de procesamiento, rentabilidad, etc.A la hora de la entrega de los equipos informáticos, el contrato debe recoger un plan y un informe de gastos que condujo a su elección. También puede contratarse un seguro para una garantía eficaz de los equipos.
La administración de recursos financieros supone un control presupuestal y significa llevar a cabo toda la función de tesorería (ingresos y egresos). Es decir, todas las salidas o entradas de efectivo deben estar previamente controladas por el presupuesto.
La administración financiera consiste en:

Obtener oportunamente y en las mejores condiciones de costo, recursos financieros para cada unidad orgánica de la empresa que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas, se eleve la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o servicios.

Solicitar documentos sobre los equipos, número (de los equipos por instalados, por instalar y programados), localización y características.

Fechas de instalación de los equipos y planes de instalación.

Contratos vigentes de compra, renta y servicio de mantenimiento.

Contrato de seguros

Convenios que se mantienen con otras instalaciones

Configuración de los equipos, capacidades actuales y máximas.

Planes de expansión

Ubicación general de los equipos

Políticas de operación

Políticas de uso o de equipos
La administración de recursos materiales consiste en:
Obtener oportunamente, en el lugar preciso,
en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.

BIBLIOGRAFIA
http://www.gerencie.com/auditoria-de-sistemas-de-informacion.html
http://www.oocities.org/mx/acadentorno/aui3.pdf
http://artemisa.unicauca.edu.co/~ecaldon/docs/audit/introduccion.pdf

Echenique, José Antonio. 2003. “Auditoría en Informática”. Mcgraw-Hill. México.

Hernández, Hernández Enrique. 2000. “Auditoría Informática: Un Enfoque Metodológico”. CECSA. México.

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