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Evaluación del desempeño del departamento de compras.

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Tania Armenta Rguez

on 19 November 2015

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Transcript of Evaluación del desempeño del departamento de compras.

Evaluación del desempeño del departamento de compras.
GRADO DE AUMENTO O DISMINUCIÓN DE LOS GASTOS DE SUS OPERACIONES
El grado de aumento o disminución de los gastos que ocacionan sus operaciones esta sujeto a muchas interpretaciones, racionales irracionales.
GRADO DE ACEPTACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS QUE ATIENDE.
ORGANIZACIÓN
Es el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos tienen que realizar, de manera que los deberes asignados se lleven a cabo en forma eficiente, sistemática y positiva.

La evaluación tiene como finalidad en conocer la clasificación o agrupamiento de las actividades de un departamento de compras con el fin de que se efectúe una buena organización.
EN LAS OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO
La finalidad de toda inspección es estudiar la situación tal como existe y hacer sugerencias para mejorarla. Esta inspección debe evaluar al personal del departamento, su organización y sus operaciones como unidad independiente.


Algunas de las finalidades de la evaluación nos conducirán a observar lo siguiente:

-Apreciar el grado de aceptación de los departamentos que atiende.
-El grado de aumento o disminución de los gastos que ocacionan sus operaciones.
-Proporción entre los costos del departamento y los gasto.
-Costo por pedido.
-El precio pagado
-Giro de existencias
-Factores de calidad.
-Costos de dirección.
-Datos estadísticos.
-Técnicas de dirección.
-Manual de operación.
-Apego al presupuesto.
-Disposición de departamento.
-Entrevistas con los agentes vendedores
-Costos tipo..




El grado de aceptación por los otros departamentos tiene que evaluarse tomando en cuenta los antecedentes de hostilidad merecida o inmerecida. Es muy comun que las buenas o malas relaciones estén determinadas por intereses personales.
PROPORCIÓN ENTRE LOS COSTOS Y
LOS GASTOS.
Una evaluación del departamento de compras que utiliza mucho en la que compara los costos de operación del departamento con los gastos totales para la compra de las mercancías que se encarga de adquirir.

Si se tiene que hacer una evaluación sobre esta base, lo primero que el evaluador tendría que encontrar seria la proporción o relación normal entre uno y otro puntos.
COSTO POR PEDIDO
El departamento de compras procede a una comparación del costo unitario de cada uno de los pedidos hechos durante cierto número de años, pero no para conocer la efectividad relativa, sino para tomar una medida correctiva.
PRECIO PAGADO
El precio pagado puede compararse con los costos anteriores de los artículos que se compraron para utilizarlos con el mismo fin.
GIRO DE EXISTENCIAS:
El movimiento deseable de las existencias es el volumen que, siendo lo mas bajo posible asegure una producción continua. Si el departamento de compras logra aumentar el promedio de giro manteniendo ininterrumpida la producción, habrá rebajado los costos de la compañía, y se le deberá reconocer este merito en cuanto se haga la evaluación.
FACTORES DE CALIDAD:
La calidad es exigida muy a menudo por ingeniería o producción. Si el departamento de compras logra cambiar la calidad o las especificaciones con lo que disminuya el costo del artículo, el merito será de ambos.
COSTOS DE DIRECCION:
La cifra de este costo estará muy influida por el volumen y la variedad de las investigaciones emprendidas, por la cantidad de labor fuera de la oficina, que hayan desarrollado los compradores en su propia fábrica o en las fábricas de los vendedores, por lo extenso de los análisis de valores y por el programa de preparación y adiestramiento.
DATOS ESTADISTICOS
Hay cierto número de mediciones estadísticas que se utilizan para evaluar la efectividad del departamento.
La mayoría de ellas no necesita ser explicadas, algunas son utiles y otras son de dudosa eficacia. Las que indico a continuación son las que se toman en cuenta con mayor frecuencia:
1. Numero de pedidos colocados
2. Numero de facturas aprobadas para su pago
3. Porcentaje de los descuentos logrados por pronto pago
4. Porcentaje de pedidos de menor cantidad
5. Porcentaje de pedidos urgentes
6. Porcentaje de pedidos retrasados
7. Numero de notificaciones retenidas
8. Número de empleados del departamento.


TECNICAS DE DIRECCION:
La inspección deberá apreciar lo adecuado de las políticas seguidas
por el departamento y su integración en la conducta general de la compañía. Los conflictos entre la política de la compañía y la seguida por el departamento habrán de eliminarse.


MANUAL DE OPERACIÓN:
El manual de operación debe contener los procedimientos uniformes a seguir.
Este debe precisar lo que ha de efectuarse y quien debe hacerlo. De esta manera el trabajo resulta mas efectivo y aumenta la moral del empleado.

APEGO AL PRESUPUESTO:
El departamento de compras tiene dos presupuestos: uno abarca las compras que se hacen para los otros departamentos
y el otro determina los gastos del funcionamiento del departamento. El pronóstico de gastos tiene que ser flexible, en especial por lo que se refiere a abastecer la producción.

DISPOSICION DEL DEPARTAMENTO
La distribución del departamento dependerá, de la magnitud de la organización. En todos los casos, la disposición deberá cuidar de que la circulación del trabajo sea ininterrumpida.

ENTREVISTAS CON LOS AGENTES VENDEDORES:
Los agentes de ventas que conocen su oficio prefieren ir al tema en cuestiones de negocio. El comprador se beneficia tambien con esta forma de proceder.
Se han llevado a cabo estudios en materia de tiempo y conversaciones, con el fin de corregir las perdidas innecesarias por parte de los compradores.

COSTOS TIPO:
Los costos tipo se determinan por anticipado, de manera que el departamento de compras tenga una idea de cuales son los gastos que se salen de lo normal. Los costos tipo se determinan con base en los hechos entre los que figura la experiencia.


EL EJECUTIVO
Quien dirija el departamento de compras, debe ser una persona leal y capaz. Mucho se ha hablado y escrito acerca de la deseabilidad de una lealtad entre el o los compradores. Sabemos que las normas tienen una influencia decisiva en las compras; ya que esta nos permitirá estudiar la voluntad desde el punto de vista de los actos en que se manifiesta, y de esta manera estamos en posibilidad de conocer las malas prácticas que pudieran darse en la conducción de este departamento; por ejemplo, aceptación de costosos regalos,grandes agasajos al comprador por parte del vendedor, comisiones, invitaciones a espectáculos y en general todo aquello que este encaminado a comprar ciertos intereses.
-VALUACION DE ACTITUDES:
Por bien que se haga una labor determinada de acuerdo con las técnicas y los métodos aceptados
en ultimas instancia habrá de ser juzgada por personas que no son peritas en la materia.

-EN EL PUESTO DENTRO DE LA EMPRESA:
Esta evaluación se enfocara desde el punto de vista de la organización general; que ubicación tiene el puesto de jefes de compras dentro de la empresa y, más específicamente, dentro del organigrama de la compañía, atraves del cual conoceremos la división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de comunicación, los jefes de cada grupo de empleados, los canales formales de comunicación, los jefes de cada grupo de empleados, los trabajadores y la relaciones que existen entre los diversos puestos de la compañía y en cada departamento o sección.
A pesar de las dificultades que implica la determinación de los niveles y los rangos, debe de efectuarse en toda industria. Este paso implica algo mas que la determinación de los deberes y las responsabilidades respectivas, y abarca la esfera general de influencia de cada individuo, y la importancia relativa en su cargo en comparación con otros de toda la compañía.


METODOS PARA LA EVALUACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
La calificación o evaluación de un departamento de compras es un tema nuevo.
Los métodos utilizados para este fin son casi siempre subjetivos por parte de quien desea conocer la eficiencia de dicho departamento, quizá por que cada departamento representa situaciones especiales y especificas.
-BASES OBJETIVAS:

*MATEMATICAS

*ESTADISTICA
-numero de pedidos colocados
-numero de facturas aprobadas para su pago
-Porcentajes logrados par pronto pago
-porcentaje de pedidos surtidos parcialmente
-porcentaje de pedidos no surtidos
- porcetaje de retrasos o incumplimiento.

*DE INFORMACION
- registro de especificaciones de materiales
- registro de compras
-registro de contratos
-registro de proveedores
-registro de de precios o cotizaciones
-resumenes de informes.

• REGISTRÓ DE ESPECIFICACIONES DE MATERIAL
Este registro de formara con las especializaciones de cada uno
de los materiales que normalmente se usan en la compañía
Registro de compra
Este registro debe disponerse de manera que permita una comparación rápida y exacta entre diferentes compras de la misma mercancía .
Registro de contratos
Es esencial contar en cualquier instante con un registro completo de los contratos de compra
Registro de proveedores
Este registro proporciona una lista de fuentes posibles de compra de diversos materiales y ,ercancias y ofrece una oportunidad para anotar datos confidenciales que afecten ala inconveniencia del provedor.

Registro de precios y cotizaciones:
Este registro puede estar en poder de la persona encargada de los precios y
comprobar las facturas. Será de mucha ayuda que los registros sean consultados y verificados si se mantienen al dia

Resúmenes de informe:
Un registro en el que conste el numero de pedidos hechos el numero del importe de cada factura recibida, el numero de recepciones el de carta escrita y telegrama enviado.

El concepto moderno de departamento de compras exige que existan medios para conocer su eficiencia a satifaccion de la gerencia de la compañía.
• Economías comprobadas
• Gasto de funcionamiento del departamento
• Gasto ocacionado por errores del departamento
• Gasto de almacenamiento y comprobación de las existencias en inventario


En cuanto ala economías comprobadas:
los precios deben establecerse por medio de grafica o de informes tabulares sobre las principales mercancías compradas.

Gasto del funcionamiento del departamento comprenderán a :
• Salarios y jornales
• Gastos de viaje
• Artículos y suministros de escritorio
• Subscripciones y cuotas
• Alquiler alumbrado y mantenimiento
• Teléfono,telégrafo y timbres postales


Gastos ocasionados por errores del funcionamiento del departamento
En este informe se incluirán todo los gastos debido a errores en las especificaciones de los materiales:
• Las pérdidas al recibirlos
• Las mermas no respuestas por el proveedor
• Los faltantes no reclamados
• Las mercancías defectuosas no sustituidas
• Materiales que no se devuelven a tiempo
• Reclamaciones improcedentes o fuera de tiempo.

Gastos de almacenamiento y comprobación de existencia en inventario constituyen un cargo en contra el departamento de compras por que el inventario ocasiona gastos y este puede ser excesivo por culpa de compras cuando los precios son favorables o bien por tener proveedores preferentes.

Bases subjetivas:
Físicas:
(cargo de jefe de compras)
• El jefe de compras debe tener conocimiento generales completos sobre la economía y otros
mas a fondo de la economía especial de su industria
• Debe tener encuenta que materiales comprar debe poseer conocimiento sobre los principales conceptos realizados por su empresa
• Si el jefe quiere comprar debe tener un conocimiento sobre que materiales comprar
• Buen criterio y buensentido de los valores
• Personalidad que inspire confianza y una actitud amistosa

Psicológicas:
(los aspectos psicológicos en un ejecutivo de compras)
Aspecto de la organización en la empresa que no puede designarce,explicarsepor escritoni patentizarce claramente pero que es de una importancia extraordinaria para el departamento:la moral
La moral industrial es una actitud o un sentimiento asia la organización.
La existencia de una buena moral entre los ejecutivos dirigentes y trabajadores de una empresa en la base necesaria para que exista un espíritu de soliradidad
Es importante que el principal responsable del departamento tenga seguridad en su empleo,sueldo justo,desarrollo profesional sentimiento de dignidady responsabilidad para que asegure el esfuerzo coperativo de todos sus empleados.


Acosta Arias Javier
Armenta Rodriguez Tania
Peñuelas Rodriguez Karen
Valdez Torres Yessica
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