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ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA FUND

Presentacion del proyecto de elaboracion de la tabla de retencion documental de FCICN para Comite de Archivo y Lideres de proceso
by

Adriana Gonzalez

on 21 November 2015

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ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE FCICN
Cuándo se deben modificar las TRD
¡Qué es una TRD?
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Para la elaboración de las tablas se deben tener en cuenta tanto los documentos físicos como los documentos electrónicos de la entidad.

OBJETIVO
Elaborar las Tablas de Retención Documental de la Fundación Clínica Infantil Club Noel FCICN, de acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación, con el fin de dar inicio a un Sistema de Archivo Institucional que este ajustado a los parámetros técnicos y normativos que rigen la actividad archivística en Colombia.
Tabla de retención documental:
Beneficios de las TRD
Fácil manejo, control y acceso a la información.
Racionalizan la producción de documentos y evitan su duplicidad.
Garantizan que la documentación histórica se conserve como memoria institucional y patrimonio documental.
Normalizan y regulan los calendarios para realizar transferencias primarias y secundarias de los documentos.
Mejoran los procesos al interior de la organización y reflejan las funciones ejecutadas en cada área.
En cuanto a la función archivística sus beneficios se encaminan a dar un manejo integral a los documentos, controlar su producción y trámite, identificar y permitir una gestión adecuada de los documentos de apoyo.
Criterios para su elaboración
• Idoneidad
Para su elaboración se debe contar con un grupo interdisciplinario altamente calificado.
• Análisis contextual
Al evaluar los documentos para valorarlos se debe tener en cuenta tanto el contexto legal como institucional e histórico y determinar la relevancia presente y futura.
• Trazabilidad y control
Todos los documentos que sirven de base para elaborar las TRD se deben conservar de manera permanente en el archivo institucional.
Reglamentación relacionada
Conocida como la Ley General de Archivos, que en su artículo 24, establece la obligatoriedad que tienen las entidades del Estado de elaborar y adoptar las TRD.
Ley 594 del 14 de Julio de 2000
Deroga el Decreto 4124 de 2004, reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y establece nuevas competencias a los consejos departamentales y distritales de archivo y a los comités de archivo, relacionadas entre otras, con la evaluación y aprobación de las TRD.
Decreto 2578 del 13 de Diciembre de 2012
Donde se establecen los instrumentos archivísticos para la gestión documental, contando entre ellos con las TRD.
Decreto 2609 del 14 de Diciembre de 2012
Donde se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD.
Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013
Circular externa 003 de febrero 27 de 2015
Establece directrices para la elaboración de las TRD.
Por medio del cual el Ministerio de Cultura, establece el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Decreto 1080 de Mayo 26 de 2015
Archivo de gestión:
Archivo de la oficina productora que reúne la documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo central:
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo histórico:
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Ciclo vital del documento:
Etapas sucesivas por las que atraviesa un documento desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Código:
Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Comité de archivo:
Conceptos necesarios para interpretar las TRD.
Comité evaluador de documentos:
Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas, la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental, la evaluación y convalidación de las TRD y tablas de valoración documental.
Cuadro de clasificación:
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones, subsecciones, series y subseries documentales.
Disposición final:
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Función básica del archivo, destinada a determinar la clasificación posible de los documentos, para su conservación, transferencia o eliminación, según sus usos administrativos, fiscales, legales o jurídicos, tanto presentes como futuros y sus valores testimoniales, informativos e investigativos.
Retención documental:
Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Serie documental:
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Grupo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Conceptos necesarios para interpretar las TRD.
Evaluación de documentos:
Subserie documental:
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tipo documental:
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Metodología para la elaboración de la TRD

Se revisaron documentos institucionales tales como la reseña histórica, el marco legal al que está sujeta como entidad de salud, la estructura interna (organigrama institucional), los documentos del sistema de gestión de la calidad y los manuales de responsabilidades por competencias.

Investigación preliminar sobre la FCICN y sobre las fuentes documentales
Definición de formatos institucionales
Se establecieron los siguientes formatos:
Encuesta de producción documental.
Consolidado de funciones y series documentales.
Cuadro de clasificación documental.
Tabla de retención documental.
Normograma.
Realización de encuestas de producción documental
Entrevista de campo, con cada área productora de documentos.
Codificación del organigrama institucional
La codificación numérica establecida refleja los niveles de autoridad de la entidad y correlaciona las áreas con su jefe inmediato.

La codificación asignada permite fácilmente la creación de nuevos códigos de áreas, si se presenta la apertura de alguna dependencia dentro de la Institución.
Análisis e interpretación de la información recolectada
Con base en la información consolidada en la encuesta y en el análisis de funciones de todos los cargos:
1. Se definen las series y subseries documentales en un listado alfabético.

2. se estructura el Cuadro de Clasificación Documental en el cual se indica la sección, la serie y subserie documentral con sus respectivos tipos documentales.

3. Se elaboran las Tablas de Retención Documental TRD.
El borrador o primera versión de TRD se envió para revisión de los líderes de proceso.

Con las modificaciones sugeridas se presentan para revisión final por parte del Comité de Archivo de la entidad.

Revisiones y ajustes
Presentación, evaluación y aprobación de las TRD
El Comité de Archivo de la entidad, se encarga de revisar, sugerir ajustes y finalmente aprobarlas.
Posteriormente, se presentan al Comité evaluador de Documentos del Valle del Cauca (Gobernación) para su convalidación. Si se sugieren ajustes, estos se realizan para poder implementarlas.
Implementación de las TRD
Consiste en la aplicación de lo establecido en las tablas de retención documental en la organización de los archivos de gestión de la entidad, una vez convalidadas por el ente territorial.
Cuando se produzcan cambios relacionados con:
La estructura orgánica.
Las funciones.
Los procesos.
La legislación.
Las series y tipos documentales.
Los criterios de valoración.
Los soportes de los documentos.
RESULTADOS OBTENIDOS
Consolidado de funciones y series documentales.
Listado maestro alfabético de series y subseries documentales.
Cuadro de clasificación documental.
Normograma.
Tablas de retención documental.
¿Qué sigue ahora?
Presentación al Comité Evaluador de Documentos del Valle del Cauca.
Implementación, una vez, avalada para organizar los archivos de gestión de todas las áreas.
Elaboración de los demás instrumentos archivísticos exigidos por ley:
Plazo marzo 31 de 2016 (resolución 84295 de Octubre 28 de 2015)

• Programa de gestión documental
• Políticas para la gestión de documentos electrónicos
• Plan para organización de fondos acumulados (archivo central o inactivo)
Elaborado por:

Adriana González Saavedra

Santiago de Cali 2015
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