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Guía para SharePoint 2010

Breve tutorial sobre el uso de esta herramienta de colaboración.
by

Yaneth Montoya

on 15 May 2013

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Transcript of Guía para SharePoint 2010

SharePoint 2010 Conociendo SharePoint Trabajar con documentos Microsoft SharePoint 2010 es una plataforma de colaboración para publicar, compartir, buscar, analizar y administrar la información de la entidad.

SharePoint funciona sobre Internet Explorer y se presenta como un sitio web. Se pueden cargar documentos en formato Word, Excel, Power Point o cualquier otra extensión de Office.

Esta herramienta se encuentra disponible para que los usuarios puedan publicar información de interés, sobre la cual los diferentes grupos de usuarios que tengan acceso, participen en la construcción y actualización de esa información. Pantalla central En esta sección se encuentra la presentación del sitio, la cual puede contener una descripción, una imagen relacionada, una sección de Anuncios donde se presentan las noticias más recientes relacionadas con el sitio, una sección de hipervínculos, entre otros. Menú lateral izquierdo o de acceso rápido Contiene vínculos a las bibliotecas que agrupan los documentos y a los listados de información. Cinta superior Presenta las opciones para trabajar en el sitio, por medio de una cinta similar a la utilizada en Office 2007. Barra de búsqueda Permite realizar búsquedas de cualquier tipo de documento, carpeta o lista, ya sea por el título o por el contenido. La búsqueda puede realizarse en todo el sitio o en alguna sección en particular y los resultados pueden filtrarse.

Para buscar solamente con una parte de la palabra clave, se debe utilizar el asterisco (*).
Ejemplo: buscando planea*, el resultado incluirá aquello que contenga los términos planea, planear, planeación, etc. 1. Crear carpetas 2. Crear un documento nuevo 3. Cargar uno o varios documentos 4. Visualizar o abrir documentos 5. Proteger y Desproteger documentos 6. Ver historial de versiones 7. Recibir alertas Paso 1. Ingrese a la Biblioteca de documentos en la que desea crear una nueva carpeta.

Paso 2. En la cinta superior por la pestaña "Documentos" haga clic en "Nueva carpeta".

Paso 3. Escriba el nombre de la nueva carpeta y haga clic en "Guardar". Paso 1. Posiciónese dentro de la carpeta o Biblioteca de documentos donde desea crear el documento.

Paso 2. En la cinta superior por la pestaña Documentos de clic en "Nuevo documento".
De esta manera se crean documentos a partir de plantillas previamente establecidas en las Bibliotecas. Si no se define una plantilla el documento que se crea por defecto es un Word. Estos pasos se aplican cuando los documentos han sido creados previamente:

Paso 1. Posiciónese dentro de la carpeta o Biblioteca de documentos donde desee cargar el documento.

Paso 2. En la cinta superior por la pestaña Documentos despliegue la opción "Cargar documento" y seleccione una de las dos opciones que aparecen, dependiendo si es uno o varios documentos los que va a subir a SharePoint. Desde este punto también puede cargar varios archivos dando clic en el link correspondiente:
















A continuación podrá seleccionar varios archivos al mismo tiempo, con un límite de 100 elementos por cada carga.

Paso 4. Una vez se ha seleccionado el o los archivos a cargar, verifique que la opción "Agregar como versión nueva a los archivos existentes" aparece marcada. Realice un breve comentario y finalmente de clic en "Aceptar".

Nota 1: Si existe en la carpeta un documento con el mismo nombre, con estos pasos se creará una nueva versión del documento, por tanto el archivo original no se sobreescribe.

Nota 2: Es posible que a continuación se le solicite información adicional sobre el archivo para su mejor identificación. 1. Crear carpetas 2. Crear un documento nuevo 3. Cargar uno o varios documentos 4. Visualizar o abrir documentos Paso 1. Ubíquese en la carpeta donde se encuentra el documento y de clic directamente sobre el nombre del mismo.

Paso 2. Seleccione el modo en que se desea ver el archivo, puede ser en modo de Sólo lectura o en modo de Edición, según los permisos del usuario y las características del documento.

Nota: Para abrir un documento, el usuario debe contar con al menos permisos de lectura sobre el mismo, de lo contrario no podrá siquiera ver el documento. 5. Proteger y Desproteger documentos El uso de los comandos Proteger y Desproteger asegura que nadie más modifique un documento mientras se trabaja en él. Al desproteger un documento el usuario puede modificarlo y guardar los cambios, los demás usuarios pueden verlo en el área de trabajo, pero únicamente pueden abrirlo en modo de Sólo lectura.

Entonces, si se van a realizar cambios sobre un documento escoja la opción "Desproteger y editar" al abrirlo, una vez haya finalizado la edición y luego de guardar el archivo, seleccione la opción Proteger.

Si se ha desprotegido un documento se debe proteger para que los demás usuarios puedan ver la última versión del mismo. Mientras no se haga, nadie podrá ver los cambios realizados ni desproteger el documento.

Nota: Cuando un documento se encuentra desprotegido en el ícono aparece una flecha verde y al posicionarse sobre ella se indica por quién está desprotegido. El historial de versiones es una lista donde quedan registradas las diferentes versiones que ha tenido un documento o ítem.



Paso 1. Con el clic izquierdo del ratón despliegue la lista de opciones del documento y haga clic en "Historial de versiones". Se mostrará un listado con todas las modificaciones hechas al documento.



Paso 2. De clic sobre la fecha en la columna "Modificado" para abrir la versión que requiere.



Nota: si se elimina la versión de trabajo actual de un documento o ítem, se elimina también todo el historial de versiones. 6. Ver historial de versiones En SharePoint se pueden establecer alertas para que se envíen correos electrónicos a los usuarios cada vez que un documento, carpeta o elemento, se modifique o cuando se elimine.


Paso 1. Despliegue el menú del ítem y seleccione "Enviarme alertas".


Paso 2. En la siguiente ventana modifique el título de la alerta (este aparecerá en el asunto del correo electrónico), el tipo de cambio sobre el cual quiere ser alertado y la frecuencia con la que desea recibir la alerta. 7. Recibir alertas Trabajar con listas Una lista es una colección de datos que puede compartir con los integrantes del equipo de trabajo y otros usuarios del sitio. Por ejemplo se crean listas para registrar contactos, tareas, asistentes a un evento, anuncios, entre otros. 1. Adicionar elementos a una lista 2. Editar elementos de listas Paso 1. Posiciónese dentro de la lista donde desee crear el elemento.

Paso 2. En la cinta superior por la pestaña "Elementos" haga clic en "Nuevo elemento".












Otra opción es en la pantalla central dar clic en el link "Agregar nuevo elemento". Paso 1. Posiciónese en la lista donde se encuentra el elemento a editar.

Paso 2. Señale el elemento dando clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda del mismo. Qué es SharePoint Otra opción es en la pantalla central, dar clic en el link "Agregar documento." Paso 3. Si va a cargar un solo documento de clic en el botón "Examinar" para buscar el documento en el equipo o en una unidad de red y más adelante seleccione el archivo dando doble clic. Paso 3. Aparecerá un formulario donde se solicita la información correspondiente para agregar el elemento a la lista, diligencie los datos requeridos y haga clic en "Guardar".



Nota 1: al igual que con los documentos, en los elementos de las listas es posible hacer seguimiento por medio del historial de versiones y crear alertas.

Nota 2: en las listas no se cuenta con las opciones de "Proteger" y "Desproteger". 1. Adicionar elementos a una lista 2. Editar elementos de listas Paso 3. En la pestaña "Elementos" haga clic en la opción "Editar elemento".








Paso 4. Modifique o agregue la información que requiera y de clic en Guardar. Usos Usos de SharePoint a. Archivo (no permanente) y acceso centralizado a información en general.
b. Edición de documentos entre dos o más personas, utilizando el control de versiones.
c. Gestión de los entregables de un Proyecto y otros documentos de apoyo al mismo como actas y comunicaciones.
d. Publicación de comentarios, discusiones de grupo, encuestas, entre otros.
e. Publicación de artículos de noticias y vínculos a sitios web. Guía para nombrar documentos en SharePoint A. Para nombrar una carpeta o archivo se deben utilizar la menor cantidad posible de palabras, es decir, procurar el uso de nombres cortos o abreviaturas conocidas.

B. Al nombrar carpetas y archivos NO se deben usar:
Tildes u otro tipo de caracteres acentuados, espacios, la letra Ñ o ñ (cambiar por N o n), signos de puntuación, caracteres como ¿ ? / \ : * ” < > [ ] & @ $ , ., artículos, números o fechas que indiquen versiones del documento (esto lo proporciona automáticamente SharePoint).

C. Para eliminar los espacios de los nombres se pueden utilizar:
- Guiones ( - ) para separar dos frases o información numérica
- Rayas al piso ( _ ) para separar dos palabras en la misma frase D. Cuando se haga referencia a fechas, éstas deben tener la nomenclatura AAAAMMDD.
Incorrecto: 24092011, 2011sep24, 24sep2011
CORRECTO: 20110924

E. No se debe repetir el nombre de las carpetas en los nombres de los documentos que ésta contiene.

F. Cuando el nombre incluya numeración con consecutivos, para que los archivos se ordenen correctamente es necesario utilizar ceros a la izquierda.

G. Tanto en los nombres de carpetas como en los archivos, no se deben usar las mayúsculas sostenidas, puesto que el texto escrito en mayúscula es difícil de leer y en algunos contextos denota agresividad. http://sharepoint/dsi/SharePoint/Guia_para_nombrar_documentos.pdf Por favor visualice esta presentación en modo "Pantalla completa"
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