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Tema 6. El Evento

Fitur. Marca-España
by

Goretti Cabaleiro Cerviño

on 26 February 2014

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Transcript of Tema 6. El Evento

Goretti Cabaleiro
gcabalei@emp.uc3m.es

Gestión de Eventos Turísticos
Curso 2013-2014

TEMA 6.
LA CELEBRACIÓN
DEL EVENTO

¡ Ha llegado el día!
--> Todos los elementos analizados y preparados en los capítulos anteriores se ponen de manifiesto.


--> El trabajo durante los meses anteriores es muy importante, pero los 15 días anteriores es donde se sucede una cadena coordinada entre organizadores y proveedores para dejar todos los servicios montados, comprobados y preparados
PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA CONSEGUIR UN EVENTO EXITOSO
1. LA SECRETARÍA EN SEDE
Centro de operaciones y el
punto de contacto
para todo tipo de situaciones
1. Inscripciones pendientes de pago.
2. Nuevas inscripciones.
3. Información/horario.
4. Información sobre otros profesionales
Equipo bien instruido y con
plena conciencia de su dedicación
.

Debe ser capaces de
responder de manera agradable y eficaz
, contribuyendo a un clima de calor y
acogida internacional
.

Debe estar equipada y
abierta desde el primer día
que se abre el registro del congresista (víspera o día de apertura oficial)

Situada en una zona
próxima al área de registro y entrega de documentación
.
5. Localización de un médico
6. Cambios de hotel
7. Pérdidas de billetes o pasaportes
8. Justificantes de asistencia,...
PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA CONSEGUIR UN EVENTO EXITOSO
1. LA SECRETARÍA EN SEDE II
El responsable de la Secretaría en Sede.
Responsable de la
coordinación general de los servicios y organización
del congreso, junto con cada uno de los miembros de su equipo responsables de:
1. Inscripciones.
2. Programa
3. Alojamiento.
4. Exposición
Hay que tener la certeza de que los encargados de cada función conocen puntualmente su cometido, por lo que habrá que preparar
instrucciones detalladas
y comprobar que estas instrucciones
llegan al personal de servicio
.
A. PERSONAL DE LA SEDE
El responsable de la secretaría enviará al coordinador de la sede con 5 semanas de antelación al inicio del congreso, sus
instrucciones finales sobre la disposición y necesidades diarias de cada sala y área de registro.
Estas
instrucciones incluirán
: configuración, servicios, fecha y hora en la que cada sala debe estar preparada para su uso.
Si es necesario,
traducir las instrucciones
a otro idioma para distribuirlas entre el personal y la secretaría.
Unos días antes del congreso,
el responsable mantendrá una reunión con el personal de la sede
para conocer personalmente a las personas con las que va a estar trabajando in situ y saber a quién tienen que dirigirse en caso de emergencia y cómo puede contactar con ellos.
Estos contactos incluyen al responsable de mantenimiento y equipamiento de salas, electricistas, técnicos de audiovisuales, sistemas de comunicación e instalaciones telefónicas, aire acondicionado y calefacción, jefe de catering y personas de guardia fuera de horario,...
B. CONOCIMIENTO DE LA SEDE
Todo el personal de la secretaría debe conocer y saber orientarse en la sede debidamente para poder dar respuesta a preguntas que llegarán de los asistentes
C. AZAFATAS
Ha de mantenerse con ellas una reunión obligada, especialmente con las que tienen asignada el registro de congresistas y entrega de documentación y comprobar que conocen perfectamente el sistema a aplicar.
D. CHECKLIST
Establecer un listado de todo lo que se puede precisar para trasladarlo a la sede: papelería básica, equipos y herramientas informáticas,...
También se usa para comprobar que se recoge todo lo que se ha llevado el último día.
5. HORARIOS
El responsable de secretaría debe estar seguro de que cada uno de los presidentes de sesión conocen su estructura horaria, que las azafatas responsables tienen instrucciones puntuales de cada intervención y que los paneles de información horaria están preparadas y dispuestos en su lugar
PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA CONSEGUIR UN EVENTO EXITOSO
2. REGISTRO DE CONGRESISTAS Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
* Deberá estar
bien señalizada
y atendida por
personal instruido
, normalmente azafatas, permaneciendo abierta todos los días que dure el congreso, reforzando su servicio el primer día. Podrá contar con varios mostradores:
1. Información
2. Congresistas preinscritos
3. Nuevas inscripciones
4. Ponentes e invitados
El número de mostradores y la organización y el equipo de atención vendrá determinado por la naturaleza del evento, así como por la cantidad de congresistas inscritos de antemano, inscripciones previstas in situ y necesidades de coordinación de programa de acompañantes y exposición
2. REGISTRO DE CONGRESISTAS Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN II
A. MOSTRADOR DE INFORMACIÓN:
* Es importante que los congresistas puedan
localizar a sus amigos o compañeros
, que pueden estar en diferentes hoteles. --> Listado sobre el registro de los congresistas.

* Es útil situar
puntos alternativos de información
.
B. MOSTRADOR DE CONGRESISTAS PREINSCRITOS
1. Por orden alfabético:
Las azafatas tendrán sus
puestos distribuidos por letras
de forma que cada congresista se coloque delante del puesto que incluye la inicial de su apellido. Todas las personas sabrán donde tienen que colocarse.
2. Por orden numérico:
Los mostradores están dispuestos por números, de forma que cada congresista se sitúa en el mostrador que incluye su
número de inscripción
. En este caso todas las azafatas deberán estar en posesión de un
listado adicional por orden alfabético
, por si se olvidan de su número y hay que consultar el listado.
2. REGISTRO DE CONGRESISTAS Y
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN III
C. MOSTRADOR DE NUEVAS INSCRIPCIONES
* Se situarán
mesas altas
de apoyo para facilitar la cumplimentación de los formularios de inscripción a los nuevos congresistas.

* Si hay que abonar las inscripciones, estarán equipados con
sistemas de seguridad.
D. MOSTRADOR DE PONENTES O INVITADOS
* Estas personas deben ser atendidas y registradas en un
mostrador separado
. Además de ser considerados VIP, suelen llevar una
documentación distinta y precisar de servicios adicionales
: reembolso del importe de su viaje y estancia, coordinación de su intervención y medios técnicos, etc.
3. INAUGURACIÓN DEL CONGRESO
* Preparar el acto inaugural por medio de un
guión escrito y planificado
con horarios puntuales en el que se marque con todo detalle su desarrollo.

* Cada uno de los responsables del acto tendrá c
opia de este guión
.

* Deberá incluir:
autoridades
que van a presidir el acto (nombre, tratamiento, cargo),
orden de llegada
,
personas que reciben
a cada una de ellas, situación de las autoridades en la
mesa de presidencia
, orden de
intervención
, duración de cada intervención y
textos de presentación y cierre
. Este guión se preparo siguiendo las siguientes pautas:
Pautas a seguir para elaborar el guión:
a) Su envio y seguimiento incluye
coordinación con el jefe de protocolo de la institución correspondiente, así como de la sede de congreso
.
Se hará llegar una invitación a cada uno de los miembros del comité de honor. Una vez recibida la confirmación de asistencia, se comunicará a cada uno de ellos la lista de autoridades que vendrán, para protocolo.

b)
Protocolo de entrada
: El Presidente del Comité Organizador es el anfitrión del congreso, quien conjuntamente con las autoridades de menor rango darán la bienvenida a las autoridades de mayor rango.

c)
Presidencia de mesa
: Colocación de personalidades según su rango, situado los carteles de mesa con los nombres de cada participante en el lugar adecuado, sillas, agua, micrófonos necesarios para la intervención de cada miembro de la mesa.

d)
Atril.
El atril de los oradores deberá contar con
micrófono y luz propia
, así como con un puntero láser para la señalización de la pantalla como apoyo en exposiciones.

e)
Banderas y ornamentación de la mesa y sala
. Las banderas estarán situadas según el protocolo.

f)
Textos y orden de intervención
de cada uno de los oradores.

g) Convocatoria de medios de
comunicación y fotografía
. Reserva de las primeras filas laterales de la sala para los periodistas asistentes

h)
Conferenciante magistral
. Interviene una vez que el acto se ha dado como inaugurado por la autoridad competente.
PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA CONSEGUIR UN EVENTO EXITOSO
4. LAS SESIONES
* Constituyen el alma del congreso.

* Todas las salas deberán estar debidamente
equipadas y montadas en función del tipo de sesión
: sillas necesarias para la audiencia, la plataforma, mesas y sillas para ponentes, carteles de mesa con sus nombres, atril y mesa de proyección.

* Contarán con las
pantallas y equipos de proyección solicitados
y contratados (diapositivas, video, retroproyección, cañones, micrófonos inalámbricos y auriculares para la traducción simultánea)

* Conveniente contar con un
mando a distancia para encendido y apagado
de las luces durante las proyecciones.

* Las azafatas deberán
conocer la situación de los enchufes e interruptores
y el funcionamiento de la calefacción/aire acondicionado y protección de luz en las ventanas.

* A la entrada de cada sala se situará una
azafata que controlará la entrada de congresistas en la sesión
. En congresos muy grandes, se deberá contar también con un guarda de seguridad.
PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA CONSEGUIR UN EVENTO EXITOSO
5. SALA DE PONENTES
* Los ponentes se convocan al menos
una hora antes del comienzo
de la misma, para coordinar intervención y tiempos y comprobar que disponen de material y equipos necesarios para su intervención.

* Los ponentes se reunirán en una
sala dispuesta en exclusiva para ellos
, cerca de las salas de las sesiones.

* En la sala de ponentes se habilitará un lugar apropiado donde se situará un
proyector y una pantalla para que cada ponente pueda comprobar sus diapositivas
, colocarlas y entregarlas al responsable de proyección.
6. TRADUCCIÓN SIMULTÁNEA
* Comunicar la necesidad de instalación de cabinas y equipo de traducción simultánea.
* En los días previos al congreso,
breve reunión con los intérpretes
para orientarles sobre la terminología científica y su disciplina.
* Importante que el intérprete reciba la
transcripción de la conferencia
con tiempo suficiente para preparar el texto.
PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA CONSEGUIR UN EVENTO EXITOSO
7. COFFEE BREAKS Y ALMUERZOS DE TRABAJO
*
72 horas
antes del evento se comunicará a la sede el
número de participantes previsto
y se irá actualizando cada día en función de la asistencia del día anterior.
*
Para acceder a los cafés
suele ser suficiente portar la acreditación de congresista.
*
Para acceder al almuerzo
se suelen entregar unos resguardos para presentar a la entrada del restaurante o sala.
8. BANQUETE DEL CONGRESO
* Entre 72 y 48 horas antes del banquete, el restaurador pedirá una
garantía de comensales
, que siempre tendrá un
porcentaje de desviación del 10%
.
* Para
reducir el riesgo
, mejor entregar un
ticket numerado
a las personas que confirman su asistencia al banquete. Si el banquete se hace por invitación, se requerirá que los interesados pasen por secretaría. Si el banquete es previo pago, se entregará un ticket a los que hayan pagado el banquete con la inscripción, dejando la venta abierta hasta las últimas 24 horas.
* Es responsabilidad de la secretaría
comprobar personalmente el montaje, calidad y variedad del servicio de mesas previo a la celebración del banquete.
PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA CONSEGUIR UN EVENTO EXITOSO
9. CLAUSURA
* Tiene un
acto protocolario
detrás.

* Suele tener una
audiencia
mucho más
reducida
. En ocasiones coincide con el cierre de la última sesión.

* En cada congreso el tratamiento puede ser muy distinto, por tanto, hay que dejar que el responsable de protocolo se encargue de todo.
PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA CONSEGUIR UN EVENTO EXITOSO
1. La Secretaría en Sede
2. Registro de Congresistas y Entrega de Documentación
3. Inauguración del Congreso
4. Las Sesiones
5. Sala de Ponentes
6. Traducción Simultánea
a. Inscripciones
b. Programa
c. Alojamiento
d. Exposición
a. Mostrador de Información
b. Mostrador de Congresistas.
c. Mostrador de Nuevas Inscripciones
d. Mostrador de Ponentes e Invitados
7. Coffee Breaks y Almuerzos
8. Banquete
9. Clausura
1. LA SECRETARÍA EN SEDE
1. LA SECRETARÍA EN SEDE II
3. INAUGURACIÓN DEL CONGRESO
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